Formation Direction Commerciale VP concession Xerox Version 5 ProXim informatique 49, rue de la Petite Alouette 37550 Saint-Avertin Tél. 09 61 27 56 00 Fax 09 72 15 20 65

Formation Direction Commerciale Fonctions supplémentaires de l’écran d’accueil Liées à un niveau de droit > 1 (cf table Utilisateur) Ces pages présentent les différences avec la vision du « Commercial »

Page d’accueil La vision du Responsable commercial Actions : uniquement ses propres actions = « Mes actions à faire » Affaires : Appel d’un écran de sélection Dossiers: Appel d’un écran de sélection Tableaux de bord : Filtre sur toutes les statistiques Principe général : Les boutons qui déclenche un affichage immédiat (sans paramètres) pour un commercial donnent lieu à un écran de sélection supplémentaire pour le responsable Cet écran permet de sélectionner les informations pour un commercial précis ou pour l’ensemble des commerciaux encadrés

Liste des sociétés Filtre par type de fiche: Client, Prospect… A sélectionner avant de cliquer sur un bouton Appel d’un écran de sélection « multi-critères » qui permettra une recherche libre Toute la base : Réservé au niveau « 4 » Comptes affectés aux commerciaux encadrés par le responsable Comptes directement affectés au responsable commercial Liste des propositions: Ecran de sélection

Formation Direction Commerciale Gestion des utilisateurs et affectations Principe : Les procédures d’affectation se font toujours en deux temps, à valider dans le Menu Traitement, onglet Divers. Cette validation permet la réaffectations des fiches sociétés, des actions non faites et des affaires en cours (Ré)affectation des comptes d’un commercial Remplacement d’un commercial par un autre Affectation d’un responsable commercial Affectation par zone de vente Affectation par code postal Affection en gérance Gestion des listes de comptes

Utilisateurs Codes droits : Fixent les actions possibles sur les fiches auquel l’utilisateur à droit (selon son niveau) Responsable commercial (de niveau « 2 » au moins) Fonction de remplacement d’un utilisateur par un autre (fiches affectées, actions non faites, affaires en cours) Gestion de la notion de gérance au moment du remplacement Si décoché, la « validation commerciale » d’un dossier entraîne automatiquement la validation CDV Niveau de droit = Filtre sur les fiches sociétés qui peuvent être consultées par l’utilisateur 1 = Commercial (visibilité des fiches affectées) 2 = Responsable commercial (visibilité des fiches des commerciaux encadrés – Utilisateur dont il est « Responsable ») 3 = Structure (Utilisé en cas d’hébergement de deux structures dans une seule base) 4 = Visibilité sur tous les comptes

Zones de vente Permet de répartir les comptes par zones, zones à affecter aux commerciaux Zone de vente, que l’on retrouvera dans les fiches sociétés (onglet Infos) Commerciaux affectés à la zone Cocher pour affecter en « Gérance » Cadre d’affectation: L’affectation aux commerciaux indiqués est réalisée en cliquant sur un des deux boutons, avec les options suivantes : Case « Tous » cochée  + N’importe lequel des deux boutons : tous les comptes de la zone sont réaffectés Sélection d’une priorité + Bouton « Reaf / Priorité » : Seuls les comptes de cette priorité sont réaffectés Sélection d’un segment+ Bouton « Reaf / Segment » : Seuls les comptes de ce segment sont réaffectés On peux enchaîner plusieurs affectations pour une même zone (par exemple les P1 à un commercial les autres fiches à un autre…)

Codes postaux Commerciaux affectés Cocher pour affecter en « Gérance » Valide l’affectation des comptes (sauf comptes listés) Les affectations devront comme toujours être validées par : Traitement / Onglet divers / Bouton « Validation de la réaffectation des commerciaux »

Listes de comptes Concerne uniquement le parc 1 (« Gamme ») Nom de la liste Commercial affecté à la liste Accès au détail (fiches société de la liste) Principe de fonctionnement : Les listes de comptes permettent de « verrouiller » des fiches (qui peuvent par ailleurs faire partie d’une zone de vente) afin de les protéger lors des procédures de réaffectation. Elles ne seront donc pas traitées par la mécanique d’affectation des zones de vente, par exemple. L’appartenance à une liste sera affichée sur les sociétés concernées, et le changement direct de commercial sera impossible.

Listes de comptes Détail de la liste Ajout d’une société Suppression d’une société (de la liste) Ensemble des sociétés appartenant à la liste Validation de la liste : C’est ce bouton qui provoque l’attribution des fiches sociétés à la liste ATTENTION : Les fiches sociétés ne sont modifiées que lors de la validation de la liste. Cela vaut aussi pour les suppressions de fiches dans la liste : C’est le bouton « Valider la liste » qui supprimera effectivement l’information de liste sur la fiche société

Fiche société affectation des droits spécifiques de gestion Le code droit 01 permet de : Modifier les affectations Modifier la zone de vente Modifier la segmentation (Priorité, segment…) Supprimer la fiche Modifier le type (Client/Prospect) Zone de vente Code liste (caché si le compte n’est pas listé) Zones de réaffectation de comptes, utilisées par l’affectation par zone de vente. La validation dans « Traitements » valide définitivement les affectations Affectation du compte en gérance

Tableaux de bord Statistiques « utilisateur » Accès à partir du menu « Accueil » Accessible pour tous les utilisateurs Limité par les niveaux de droits Un utilisateur de niveau 1 ne pourra consulter que ses propres statistiques… Les responsables ont accès aux requêtes de sélection

Tableau de bord Comptage d’actions Déclenchement du traitement qui appelle l’écran de sélection ci-dessous On peux sélectionner plusieurs utilisateurs pour des statistiques cumulées Possibilité de mémoriser des filtres et de la rappeler à la demande

Tableau de bord Détail des affaires Déclenchement du traitement qui appelle l’écran de sélection ci-dessous Détail des affaires Sous-total par Spanco On peux sélectionner plusieurs utilisateurs pour des statistiques cumulées Possibilité de mémoriser des filtres et de la rappeler à la demande

Tableau de bord Récapitulatif des affaires Déclenchement du traitement Tableau à double entrée Spanco/Outlook Graphe par statut

Suivi d’activité Statistiques « presse-bouton » Accès à partir du menu « Traitement » Réservé aux managers (niveaux 2 à 4) Limité par les niveaux de droits Un Responsable de niveau 2 n’aura accès qu’aux statistiques sur les commerciaux qu’il encadre

Menu Activité Menu Traitements Onglet Activité Détail des Rendez-vous Reprends les actions dont la catégorie statistique est « RDV » Suivi de l’évolution de l’Outlook (version écran/impression ou Excel) Préparation de l’Outlook : Prise du « Cliché » de l’Outlook en début de mois Récapitulatif hebdomadaire Préparé par une table planifiée hebdomadaire sur le serveur Détail des affaires Outlook / Opportunité (version écran/impression ou Excel)

Activité : RDV Sélection de la période (pré-paramétrée ou libre) Edition ou liste de travail, avec écran de sélection Détail hebdomadaire par commercial, avec répartition Clients/Prospects Indicateur d’affaire liée au RDV

Activité : Synthèse hebdo Statistique par Commercial et par semaine Nombre de RDV et de SASP de la semaine Nouvelles affaires de la semaine Outlook en fin de semaine

Outlook: Génération Choix du mois et validation Peut être exécuté plusieurs fois En cours de mois, une affaire peut être ajoutée ou retirée de l’Outlook (bouton « + Outlook » ou « -  Outlook »

Outlook - Situation Situation au moment de la génération (début de mois) Situation actuelle Prochaine action prévue

Liste des affaires Edition Export Excel

Suivi des actions Gestion des catégories d’action Statistiques sur les actions

Catégories d’actions Paramétrage Permet d’indiquer que cette catégorie est celle attribuée par défaut (pour les RDV, appels…) lors des clôture d’actions Rattachement à une catégorie statistiques (voir cette partie) Type Evenement/Tâche Colonne de comptage : Cf partie statistiques Couleur utilisée dans les plannings En cas d’ajout ou suppression de catégorie, une modification doit être réalisée dans le module « Outils » si la catégorie concernée figure dans les agendas

Statistiques actions Menu Traitements Onglet Statistiques Synthèse mensuelle ou hebdomadaire par type d’action (RDV, Appels…) Edition ou export Excel Comptage d’actions répartis selon le jour de la semaine Nombre d’action par fiche, avec la date de prochaine action Demande la mise en place d’un traitement de nuit Analyse détaillée des actions avec impression du compte-rendu Analyse détaillée des actions (une ligne par action, sans compte-rendu)

Statistiques actions Synthèse mensuelle Selon l’option choisie, détail par mois ou par semaine Les actions sont réparties en grandes familles (liées à la catégorie d’action) Visuel sur rendez-vous et remise d’offres Visuel sur les appels

Statistiques actions Synthèse hebdomadaire Les actions sont réparties en grandes familles (liées à la catégorie d’action) Une ligne récapitulative par semaine Une ligne par commercial à l’intérieur de la semaine

Statistiques actions Liste des actions Sélection du ou des commerciaux Possibilité de mémoriser des requêtes Une ligne par action Totaux La même statistique existe avec l’impression du compte-rendu

Statistiques actions Comptage hebdomadaire Comptage par commercial et par jour de semaine Total par commercial sous forme graphique Les critères de sélection permettent d’éditer une semaine particulière, de filtrer sur une catégorie d’action… afin de mémoriser et d’utiliser des tableaux de bords de suivi d’activité

Suivi des affaires Statistiques sur les offres Statistiques sur les affaires Suivi d’évolution des affaires

Statistiques offres/affaires Statistiques sur les affaires Sur Spanco Récapitulatif sur critère « Outlook » Détail par commercial sur critère « Outlook » Statistiques sur les offres (SASP, négoce, consommables) Une analyse par statut : Gagnées En-cours Perdues Menu de Suivi de l’évolution des affaires pendant le mois

Statistiques offres Journal des ventes Edition détaillée (une ligne par commande) Sélection de la période et du type de documents de vente à inclure Edition récapitulative Journal détaillé Edition récapitulative mensuelle

Statistiques offres Offres en cours Edition détaillée (une ligne par offre) Sélection de la période et du type de documents de vente à inclure Edition récapitulative Journal détaillé Edition récapitulative mensuelle

Statistiques offres Offres en cours Edition détaillée (une ligne par offre) Sélection de la période et du type de documents de vente à inclure Edition récapitulative Journal détaillé Edition récapitulative mensuelle

Statistiques offres Affaires perdues Détail, avec motif de la perte Récapitulatif avec répartition

Statistiques affaires Par mois de prise d’ordre Critères de sélection multiples (ici selon le mois de prise d’ordre) Détail des affaires Une page par mois avec récapitulatif

Statistiques affaires Par statut Outlook Portefeuille Outlook global Portefeuille « Outlook » par commercial

Statistiques sociétés Comptages par commercial Détail par société

Statistiques sociétés Accès au menu Statistiques société Statistiques disponibles Ces statistiques ne sont pas accessibles en temps réel, elles sont calculées par une tâche quotidienne planifiée sur le serveur. Les données sont donc à J-1

Statistiques sociétés Comptages récapitulatif par commercial Nombre de sociétés pour lesquelles le téléphone est renseigné (plus pourcentage) Idem colonnes suivantes pour le fax et l’Email société Nombre de contacts et moyenne par fiche Idem colonnes suivantes pour les contacts avec emails, actions clôturées et actions non clôturées Nombre de machines en parc 1 et 2, plus moyenne par société Nombre de sociétés possédant au moins un contact, et pourcentage Idem colonnes suivantes pour actions, affaires et SASP Récapitulatifs pour l’ensemble des fiches

Statistiques sociétés Comptages détaillés par commercial Identification de la société Chiffre « 1 »  Téléphone rempli Idem colonnes suivantes pour le fax et l’email société Nombre de contacts Idem colonnes suivantes pour les contacts avec emails, actions clôturées et actions non clôturées Nombre de machines en parc 1 et 2 Chiffre « 1 »  Société possédant au moins un contact Idem colonnes suivantes pour actions, affaires et SASP Récapitulatifs pour le commercial (avec moyennes)

Statistiques sociétés Comptes (non) travaillés Le titre de l’édition peut être modifié au lancement… Date de dernière mise à jour Cette statistique s’appuie sur la date de dernière mise à jour La génération des statistiques calcule la date de dernière mise à jour de la fiche société ou de l’un des éléments suivants : Contact, action, parc, affaire, SASP Lors du lancement de l’édition, la date de dernière mise à jour est utilisable comme filtre afin de sélectionner les fiches non mises à jour depuis une certaine date, ou modifiées depuis une certaine date ou entre deux dates (pour évaluer le nombre de fiches enrichies pendant une période donnée)

Opérations de masse Clôture et report d’actions Purge du portefeuille d’affaires Validation des suppression et des affectations

Opérations de masse Accès par Traitement / Divers Validation de la réaffectation des commerciaux. Suppression des fiches cochées à supprimer par les commerciaux (sociétés/parc) Clôture en masse des actions non clôturées (avec écran de sélection) Listes de travail pour contrôler et éventuellement annuler les demandes de suppression Report masse des actions non clôturées au lundi de la semaine suivante (avec écran de sélection)