Gestion des documents Contenu : Structure générale des documents Fonctions générales des documents

Gestion des documents : objectifs du chapitre À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : d'expliquer la structure générale des documents de vente et d'achat ; d'utiliser les fonctions générales des documents de vente et d'achat.

Gestion des documents : synoptique Notions de base de SAP Business One Données de base Transactions de stock Achats - CF CRM Ventes - CC Planification des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

Gestion des documents : scénario de gestion Pour utiliser de manière efficace la partie logistique du système SAP Business One, il est nécessaire de connaître la structure et les fonctions des documents de logistique. Vous utilisez des documents dans chaque partie du domaine logistique. Les documents sont traités de différentes façons, selon les besoins en matière de gestion et les types de processus logistiques. C'est pourquoi le système SAP Business One propose différents modes d'utilisation des documents.

Structure générale des documents : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'expliquer les différentes parties de la fenêtre d'un document de vente ou d'achat ; d'utiliser les options de formulaire pour personnaliser les zones d'un document ; d'utiliser des types de document ou des types de ligne différents.

Structure générale des documents Partenaire Nom Contact N° Statut Date comptable Devise interne/système Informations générales (En-tête) Contenu Logistique Comptabilité Article/Service Destinataires Paiement à Type d'expédition … 1 N° art./cat. Descr. article Quantité … Remarque au journal Conditions paiement Infos fiscales 2 Informations générales (pied de page) Acheteur/Commercial Total avant remise % remise … Total paiem. échu Cette structure de document est identique pour les documents de vente et d'achat (par exemple, livraison, facture, commande client ou commande d'achat). Les documents de vente et d'achat sont souvent appelés "documents marketing" dans la documentation de SAP Business One. Un document comprend généralement trois parties : la partie supérieure (en-tête) avec les informations générales, la partie centrale avec des informations réparties sur différentes pages à onglet et les données propres aux articles (pour accéder aux données détaillées sur les articles double-cliquez sur une ligne), la partie inférieure (pied de page) avec davantage d'informations générales. Texte d'en-tête et de pied de page : vous pouvez saisir des informations générales dans l'en-tête et le pied de page. Sélectionnez Saut -> En-tête et pied de page ou cliquez avec le bouton droit de la souris . Vous pouvez aussi utiliser un texte prédéfini en sélectionnant Insérer textes prédéfinis. Vous pouvez imprimer le texte de l'en-tête et du pied de page du document. Vous pouvez définir des textes prédéfinis sous Administration -> Définitions -> Généralités -> Définir textes prédéfinis. Remarques

Options de formulaire Format de table Vous pouvez afficher ou masquer les zones. L'activation des zones permet aux utilisateurs finals de saisir des données. Document Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour la partie générale du document (en-tête/pied de page) ou pour la table des articles (date de livraison, par exemple). Format de ligne Vous pouvez définir des options pour les détails de chaque article. Tous les documents peuvent être personnalisés de manière à répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs, via la fenêtre d'options de formulaire. Vous pouvez utiliser les options de formulaire pour définir et activer des zones et des valeurs par défaut pour chaque document.

Type de document : article ou service Dans les documents de vente et d'achat, vous pouvez choisir Article ou Service comme type de document. Document Service Client C00001 Nom Dupont Description Cpte général Prix Document Article Client C00001 Nom Dupont N° article Description Quantité Prix Pour les documents de vente et d'achat, vous pouvez choisir dans la page à onglet Contenu le type de document Article ou Service. Cette option s'applique à l'ensemble du document ; vous ne pouvez plus la modifier après avoir sauvegardé le document. La table de la page à onglet Contenu varie selon l'option choisie. Vous ne pouvez pas acheter ou vendre des articles et des services dans le même document. Services en tant que service dans le document : Utilisez l'option Service de SAP Business One uniquement pour acheter ou vendre un service qui ne possède pas de fiche. Services en tant qu'article dans le document : La saisie de services en tant qu'articles présente plusieurs avantages : Vous pouvez saisir des articles et des services dans le même document. Vous pouvez définir des données de base pour le service (prix, quantités de vente, etc.). Vous pouvez utiliser les analyses des ventes et les états d'analyse pour les services.

Type de ligne dans les documents de vente et d'achat Contenu Sélectionnez Type N° art. Description article Quantité Prix Total (DI) A1005 Ballon foot standard 1 14,76 14,76 A1006 Ball.foot Coupe monde 5 19,99 99,95 T L'article A1006 est bientôt épuisé ! S Sous-total ballons de foot 114,71 A1001 Casq. base-ball uni. 10 7,50 75,00 Options formulaire Détail colonnes A1006 Casq. base-ball spécial 10 9,10 91,00 S Sous-total casquettes de base-ball 166,00 Dans les documents de vente et d'achat, vous pouvez choisir le type de ligne dans la page à onglet Contenu. L'affichage par défaut du système ne contient pas la colonne de type, et vous pouvez le modifier à l'aide des options de formulaire. Vous devez sélectionner le code Type dans la page à onglet Options de formulaire – Détail colonnes. Les options des types de ligne sont les suivantes : vide : cette zone est vide pour une ligne d'article standard T : ligne de texte S : ligne de sous-total A : si le document est une offre client, l'option A est disponible pour une ligne d'article alternatif. Un article alternatif n'est pas pris en compte dans les calculs de totaux. Dans les documents de vente et d'achat, vous pouvez choisir le type de ligne. Total avant remise 280,71

Fonctions générales des documents : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les fonctions importantes dans les documents de vente et d'achat ; d'ajouter des documents sous forme de versions préliminaires ; d'utiliser les numéros de catalogue du partenaire ; d'utiliser le support multilingue dans les documents ; d'expliquer les différentes fonctions d'édition de documents.

Fonctions générales importantes dans un document 3. Ajouter, supprimer, dupliquer ligne 4. Modifier description article 2. Sélectionner dans listes pour données de base 5. Annuler, fermer un document 1. Rechercher un document 6. Dupliquer un document 7. Protocole des modifications 1. Rechercher un document : si vous ne connaissez pas le numéro d'un document, saisissez les informations disponibles et utilisez la touche Tab ou sélectionnez l'icône Liste pour rechercher le document. Vous pouvez également combiner plusieurs zones ou entrer des termes de recherche avec le signe *. 2. Sélectionner dans listes pour données de base : appuyez sur la touche Tab ou sélectionnez l'icône Liste à droite de la zone. Une liste contenant tous les clients enregistrés dans le système apparaît. Vous pouvez créer des données de base article ou partenaire manquantes directement à partir du document. 3. Ajouter, supprimer, dupliquer ligne : sélectionnez Données -> ... ou cliquez avec le bouton droit sur une ligne. 4. Modifier description article : placez le curseur dans la zone Description article. Effectuez les modifications nécessaires. Quittez la zone Description article en appuyant sur Ctrl+Tab. 5. Annuler, fermer un document : sélectionnez Données -> ... ou cliquez avec le bouton droit. Lorsqu'une commande d'achat a été partiellement copiée dans un document d'achat de niveau supérieur (facture, par exemple), vous pouvez la fermer, mais pas l'annuler. Pour fermer une commande d'achat, affichez-la et sélectionnez Fermer dans Données. Dans les deux cas, la commande n'est pas supprimée. Vous pouvez toujours l'afficher et la dupliquer, mais vous ne pouvez pas la modifier ou la copier dans un document d'achat de niveau supérieur (facture, par exemple). 6. Dupliquer un document : sélectionnez Données -> Dupliquer ou cliquez avec le bouton droit. 7. Protocole des modifications : affiche les différences après la modification d'un document. Sélectionnez Outils -> Protocole des modifications... 8. Rechercher et copier derniers prix : affiche les derniers prix pour l'article/le partenaire. Placez le curseur dans la zone Prix et appuyez sur les touches Ctrl+Tab. 9. Calcul du volume et du poids : sélectionnez Saut -> Calcul du ... ou cliquez avec le bouton droit. 10. Sauvegarder comme version préliminaire : sélectionnez Fichier -> Sauvegarder comme pièce préenregistrée. 10. Sauv. comme pièce préenreg. 9. Calculer volume et poids 8. Rechercher et copier derniers prix

Versions préliminaires des documents de vente et d'achat Doc. - versions prélim. Document Fournisseur / Client Y1000 Fournisseur / Client Y1000 Fournisseur / Client Y1000 Sauveg. comme version prélim. Art. Descr. Quantité Prix Art. Descr. Quantité Prix Créer Art. Descr. Quantité Prix A03 Chaussu. 20 49,90 A03 Chaussu. 20 49,90 A03 Chaussu. 20 49,90 B10 Chausset. 40 4,50 B10 Chausset. 40 4,50 B10 Chausset. 40 4,50 Vous pouvez sauvegarder tout document de vente ou d'achat comme version préliminaire. Lorsque vous entrez un document, vous pouvez sélectionner Fichier -> Sauvegarder comme version préliminaire. Vous pouvez afficher la liste de toutes les versions préliminaires de documents. Sélectionnez Ventes - comptabilité clients -> Versions préliminaires de documents ou Achats - comptabilité fournisseurs -> Versions préliminaires de documents. Vous pouvez sélectionner tous les documents que vous avez sauvegardés comme versions préliminaires. Double-cliquez sur un document de la liste pour l'afficher et modifier les données. Si vous sélectionnez Créer, vous ajoutez le document. Les versions préliminaires des documents restent dans le système après avoir été traitées. Remarque : vous devez supprimer les versions préliminaires de documents dont vous n'avez plus besoin.

Support multilingue dans les données de base Données de base partenaire Valeurs des zones pouvant être traduites Par exemple, si une entreprise implantée aux États-Unis a des relations commerciales avec des entreprises implantées en Espagne, Elle peut fournir une traduction des zones en espagnol et intégrer celles-ci dans les documents de vente et d'achat. Il est ainsi possible de traduire le libellé des zones Description de l'article et Nom du client. Les champs des fenêtres des données de base et la plupart des zones alphanumériques peuvent être traduites dans SAP Business One. Exemples de valeurs de zone pouvant être traduites dans différentes langues : Données de base des partenaires : Nom, Contact, Adresse de livraison, Remarques, etc. Données de base article : Description, Unités de mesure, Détails, etc. Données se rapportant aux données de base telles que Type d'expédition, Conditions de paiement, Code projet, Administrateur des ventes, etc. L'icône représentant un globe à droite des zones indique qu'il est possible de traduire la valeur de la zone dans d'autres langues. Conditions préalables : Dans le menu principal de SAP Business One, choisissez Administration -> Initialisation système -> Détails entreprise -> onglet Initialis. de base, Prise en charge de plusieurs langues. Dans le menu principal de SAP Business One, choisissez Administration -> Définition -> Généralités -> Langues, puis définissez les langues. Sélectionnez la langue du partenaire

Support multilingue dans les documents Données de base partenaire Langue par défaut + Valeurs des zones pouvant être traduites Document de vente ou d'achat Document Fournisseur/Client C1000 Logistique Langue Anglais Données de base article Valeurs des zones pouvant être traduites Lorsque vous créez un document de vente ou d'achat, la langue du document est, par défaut, celle du partenaire. Le document est affiché et géré dans la langue de localisation par défaut, quelle que soit la langue sélectionnée dans la zone Langue. Il est toutefois possible d'afficher le document dans la langue étrangère. Pour afficher les valeurs traduites dans des documents de vente et d'achat, ouvrez un document (une commande client, par exemple), sélectionnez la langue d'affichage dans l'onglet Logistique et choisissez dans la barre de menus Affichage -> Valeurs traduites. Le système affiche dans le document la traduction de toutes les valeurs qui ont été traduites dans la langue sélectionnée. Si vous modifiez une valeur manuellement, elle ne sera pas traduite dans les autres langues.

Support multilingue pour l'impression des documents Document de vente ou d'achat Document Fournisseur/Client C1000 Logistique Langue Anglais Présentation langue étrangère Présentation langue du pays Les entreprises engagées dans le commerce mondial doivent pouvoir imprimer les documents échangés avec leurs partenaires étrangers dans la langue de ces derniers et dans la langue du pays de l'entreprise. La fonctionnalité du support multilingue permet de traduire les noms de zone des différentes fenêtres dans des langues étrangères et d'imprimer les documents destinés aux partenaires étrangers une fois ces zones traduites. Lors de l'impression d'un document, la langue est extraite de la langue du document. Si vous souhaitez toujours imprimer un document dans la langue du partenaire, vous imprimez ce document selon un modèle défini dans cette langue. Vous pouvez afficher et imprimer les documents de vente et d'achat avec les valeurs de la langue du partenaire. Il est également possible de modifier la langue d'un document à partir de la fenêtre de ce document et d'imprimer celui-ci dans la langue de votre pays ou une langue étrangère. Pour imprimer un document avec les valeurs traduites, choisissez une mise en page correspondant à la langue. Vous pouvez définir cette mise en page comme mise en page par défaut du partenaire. Vous pourrez ainsi imprimer automatiquement le document avec les valeurs traduites.

Édition de documents Document Fichier -> Aperçu avant impression Fournisseur / Client Y1000 A03 Chaussu. 20 49,90 B10 Chausset. 40 4,50 Fichier -> Aperçu avant impression Fichier -> Imprimer Fichier -> Exporter vers -> Fichier Aperçu avant impression Sortie imprimante Fichier (texte, XML ou image) Y1000 A03 20pces 49,90 B10 40pces 4,50 Total 1178 ... Y1000 A03 20pces 49,90 B10 40pces 4,50 Total 1178 ... Y1000 A03 20pces 49,90 B10 40pces 4,50 Total 1178 ... La mise en forme d'un document imprimé peut être affichée à l'écran. Lorsque la transaction commerciale est saisie, sélectionnez Fichier -> Aperçu avant impression. Il existe deux façons d'imprimer les documents de vente ou d'achat : Vous pouvez imprimer le document juste après la saisie de la transaction commerciale. Sélectionnez Fichier -> Imprimer. Vous pouvez imprimer plusieurs documents simultanément (toutes les factures d'un jour, par exemple). Sélectionnez Achats - comptabilité fournisseurs -> Impression du document ou Ventes - comptabilité clients -> Impression du document. Vous pouvez réimprimer des documents déjà imprimés. Cette fonction d'impression de documents permet d'imprimer plusieurs documents simultanément en générant et en affichant une liste de documents d'après les spécifications de l'utilisateur. L'utilisateur peut choisir d'imprimer toute la liste ou certains documents uniquement. Le cours TB1200 Implémentation et support indique comment éditer la mise en page. La fonction Exporter vers fichier vous permet d'exporter les documents dans des fichiers de types différents. Lorsque vous saisissez la transaction commerciale, sélectionnez Fichier -> Exporter vers ...

Gestion des documents : résumé du chapitre Vous êtes désormais en mesure : d'expliquer la structure générale des documents de vente et d'achat ; d'utiliser les fonctions générales des documents de vente et d'achat.