La Carte d’Achat, l’outil de commande et de paiement en ligne COLLOQUE DE L’ACHAT PUBLIC – Lille 26 mars 2013 La Carte d’Achat, l’outil de commande et de paiement en ligne

LE COÛT DE L’APPROVISIONNEMENT Source: Les Achats [La Révolution Discrète] publication EBG La demande d’achat est une étape clé qui détermine : achats, fournisseurs, produits autorisés, circuit d’approbation, finances …  Diversité des domaines de dépenses Dispersion des donneurs d’ordre Exemple: Pour une demande d’achat d’un montant moyen de 256 €  Le coût fixe représente 122 €

LA CARTE D’ACHAT: PRINCIPES GENERAUX ► La carte d’achat est un moyen de paiement confié à des salariés pour s’approvisionner* auprès de fournisseurs préalablement référencés  Une utilisation simple (à distance ou de proximité)  Une délégation de paiement sécurisée et contrôlée  Une rationalisation du processus d’achat  Une diminution des coûts de traitement  Une relation renforcée  acheteur-fournisseur * achats courants, fréquents et répétitifs: fournitures de bureau, coursiers, maintenance, achats alimentaires, intérim, transports …

LA CARTE D’ACHAT: EVALUATION DES GAINS ACHETEUR FOURNISSEUR Traitement de la commande  Coût total (hypothèse de base) sans carte 70 € avec carte 28 € - 60%   Traitement de la facture sans carte 20 € avec carte 7.40 € - 63% + dématérialisation 5 € - 75% sans carte 10 € avec carte 5.10 € - 49% + dématérialisation 3.60 € - 64% Source: APECA - commission ‘Approche Economique’ fiche pratique n°3  Nouveau service: Evaluation des gains acheteurs publics

LA CARTE D’ACHAT DANS LE SECTEUR PUBLIC ►Une carte de paiement interbancaire ►Répondant aux besoins suivants :  Amélioration des processus de commande de suivi des engagements et des marchés de mandatement de règlement des fournisseurs  Réduction du coût de traitement de l’acte d’engagement  Maîtrise des dépenses récurrentes de faibles enjeux

L ’activité à fin 2011 (Etat & Secteur Public Local) LE MARCHE GLOBAL : UNE PROGRESSION CONTINUE L ’activité à fin 2011 (Etat & Secteur Public Local) Tendances 2012 >200 M € 2010 2011 94 547 € 170 774 € + 81% + 125% 253 259 570 502 373,32 € 299,34 € - 20% Source: enquête DGFiP/ SAE 2011 en collaboration avec les Etablissements financiers

Les dépenses récurrentes courantes (en M€) DES MARGES DE PROGRESSION IMPORTANTES (1/3) Fournitures D’atelier Vêtements De travail Les dépenses récurrentes courantes (en M€)

Les dépenses récurrentes courantes (en M€) DES MARGES DE PROGRESSION IMPORTANTES (2/3) Matériel médical Fournitures hôtelières Les dépenses récurrentes courantes (en M€)

DES MARGES DE PROGRESSION IMPORTANTES (3/3)

LE FONCTIONNEMENT DE LA CARTE D’ACHAT(1/2) (vente à distance) 2. Envoi de la transaction carte d’achat 5. Règlement du fournisseur Banque acquéreur Fournisseur 3. Livraison 4. Traitement de la transaction carte d’achat dans les systèmes 1. Commande 6. Envoi du relevé d’opérations Banque émetteur 7. Mandatement 8. Paiement Comptable public

les établissement financiers Un relevé d’opérations LE FONCTIONNEMENT DE LA CARTE D’ACHAT(2/2) La carte d’achat repose sur un dispositif technique, sécurisé, administré par les établissement financiers Des cartes Des flux de données Une interface web (plateforme) Un relevé d’opérations

LES NIVEAUX DE DONNEES EN RESUME Niveau I Nom du fournisseur -- Code Postal/Ville du fournisseur -- Montant de la transaction -- Date de la transaction Niveau II Données de Niveau I + Montant de TVA -- Taux de TVA -- Code Client ou Code de Marché -- Numéro de commande Niveau III Données de Niveau II + Description par ligne de facture -- Nombre d’unités -- Prix unitaire -- Montant total de la ligne Niveau IV Données de Niveau III + Entête et Pieds de Facture complets + Signature Électronique (Option Dématérialisation Fiscale) Achats de Proximité Achats de Proximité Vente à Distance Vente à Distance Vente à Distance

LE RELEVE D’OPERATION

REGLEMENTATION AUTOUR DE LA CARTE D’ACHAT Il existe trois textes qui encadrent la carte achat : 1 - Le code des marchés publiques : Règlemente le formalisme à adopter pour la publicité et la procédure à mettre en œuvre pour le marché d’émission de cartes. 2 - Le décret du 26 octobre 2004 : Autorise l’exécution des marchés publics par carte achat et explique les modalités de fonctionnement. 3 – L’instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique : Complète le décret et explique les modalités de mise en œuvre de la carte achat (de la commande jusqu’au paiement)

LES SPECIFICITES DE LA CARTE D’ACHAT PUBLIQUE La carte d’achat a été adaptée à la réglementation de la dépense publique  Référencement préalable obligatoire des fournisseurs Paramétrage des seuils d’autorisation conforme aux autorisations budgétaires  Service de remboursement pour les opérations à distance  Validation du service fait  Adaptation du contenu du relevé d’opérations pour valoir pièce justificative de la dépense

UN PROCESSUS SECURISE  Chaque carte est associée à un profil : ► La Carte d’Achat est une carte à autorisation systématique  Chaque carte est associée à un profil : - Plafond de dépense en € par carte (budget autorisé) - Période de dépense autorisée - Maximum de dépense en € par commande et par carte Marché formalisé:  Budget annuel autorisé  Fournisseurs concernés par le marché et budget par fournisseur  Numéro de marché Date de validité du marché - Marché non formalisé : Plafond de dépense en € par fournisseur référencé

LES ROLES ET RESPONSABILITES (1/2)   ► Respect de la séparation entre ordonnateur et comptable  L’utilisation de la carte d’achat ne génère pas une sortie de fonds sans qu’il y ait eu, au préalable, une certification du relevé d’opérations par l’ordonnateur et l’organisation des contrôles de l’agent comptable.  In fine, le décaissement est réalisé selon les modalités habituelles, après regroupement sur un relevé, des utilisations des cartes par les différents porteurs de l’entité sur une période de temps donnée. Chaque acteur conserve le rôle que la réglementation lui attribue dans la chaîne de dépenses. ► Ordonnateur et Agent Comptable travaillent ensemble pour définir:   les catégories d’achats concernés par le programme, les fournisseurs autorisés,  les budgets attribués sur les cartes, les limites sur les montants à la commande, les porteurs des cartes,  le mode d’engagement et l’ordonnancement, les contrôles à réaliser, les documents à fournir, les modalités d’archivage.  

LES ROLES ET RESPONSABILITES (2/2)   ► L’ordonnateur :  Engage dans son système d’informations les dépenses qui seront réalisées par carte achat,  Valide ou refuse les services faits sous forme dématérialisée sur la plate-forme de la banque  Contrôle l’opportunité de la dépense à l’appui des pièces justificatives (factures détaillées) et certifie la conformité du relevé d’opérations  Ordonnance les dépenses réalisées par les cartes achats  Transmet le relevé d’opérations certifié avec les pièces justificatives au service comptable   ► L’agent comptable :  Procède aux différents contrôles au regard du relevé d’opérations certifié et des pièces justificatives  Procède au paiement à la banque du relevé d’opérations  Conteste une écriture portée sur le relevé d’opérations s’il constate une non-conformité sur le relevé d’opérations      

6 ETAPES CLES POUR REUSSIR SON PROJET  Définir les objectifs  Constituer une équipe projet  Définir le périmètre à court terme et en cible  Analyser les procédures et évaluer les gains attendus  Choisir un opérateur  Mettre en œuvre le dispositif

L’AIDE ET L’ASSISTANCE DE L’APECA  Enquêtes, chiffres, veille  Groupes de travail:  Secteur public,  PME et acceptation,  Le monde hospitalier et la carte d’achat,  Cartes entreprise  Formation et accompagnement à la mise en place  Collaboration étroite avec la DGFIP, le SAE…  Echanges, réseaux

LA BOÎTE A OUTILS CARTE D’ACHAT  Objectif: aide & accompagnement des rappels, des conseils, des annuaires, des questions / réponses, des modèles de documents à télécharger, liste de référence des programmes en cours … ►Evaluation des gains – modèle de calculs (guide + tableaux Excel)  Accéder au service : www.association-apeca.org

l’outil de commande et le paiement en ligne La Carte d’Achat, l’outil de commande et le paiement en ligne Contacts: sligeret@association-apeca.org 01 47 03 99 08 philippe.guerard1@dgfip.finances.gouv.fr 01 53 18 11 80 laurent.fabregat@dgfip.finances.gouv.fr 01 53 18 84 94