Gestion des déplacements temporaires Nouvel outil, nouvelles possibilités

Sommaire Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels changements ? Avec DT : les rôles dans le nouveau système précisions de vocabulaire Les avantages de la dématérialisation Concrètement, ça se passe comment ?

Quel périmètre ? Quel calendrier ?  Quels déplacements ? Tous les déplacements temporaires des personnels de l’académie, en particulier itinérants y compris ceux liés aux services partagés Ne sont pas concernés : les congés bonifiés et changements de résidence les déplacements liés à des actions de formation et à la participation à des jurys  Quel calendrier ? Déplacements de septembre à décembre 2009 : les paiements seront saisis directement par le bureau des frais de déplacement sur présentation des états papier correspondants Déplacements à partir du 1er janvier 2010 : saisie directe par les utilisateurs dans l ’application DT

Quels changements ?  Avant DT : Pour chaque déplacement, dans le cadre d’un ordre de mission permanent ou d’une convocation, le « missionné » remplissait intégralement un état de frais papier, qu’il transmettait, selon un circuit plus ou moins long et complexe, avec les pièces justificatives. Les délais de traitement étaient liés à la transmission des états de frais papier et à la saisie par les services administratifs de toutes les informations dans le système.

Missionné Assistant Valideur Gestionnaire Avec DT : les rôles dans le nouveau système

Avec DT : précision de vocabulaire  Dans DT, on distingue : L’ordre de mission : Il s’agit en fait de la demande d’engager la dépense et de l’autorisation (matérielle et juridique) de se déplacer. L’état de frais : Il s’agit de l’état qui permet le remboursement en fin de mission/ d’une période définie par le missionné.

Les avantages de la dématérialisation Les délais sont réduits Le missionné peut suivre l’avancement de son dossier et est averti du traitement Le volume papier diminue, ainsi que les opérations de saisie et les erreurs Le missionné est autonome dans l’organisation de sa mission, la gestion de son temps et la saisie de ses états de frais Les informations sur le profil du missionné sont générées par le service gestionnaire à partir des bases de gestion. (RIB ad hoc) Le missionné complète, une fois pour toutes, les informations le concernant (véhicule, assurance, cartes de réduction...)

Concrètement, ça se passe comment ?  Un circuit simple/normalisé pour toutes les missions : Le missionné décrit en amont la mission et les frais prévus Définition des moyens de transport (distancier distancier automatique à disposition ) L’ordre de mission préparé part en validation. Une fois validé et le déplacement effectué, la saisie de l’état de frais correspondant peut être réalisé. L’information part alors dans les services gestionnaires pour traitement et remboursement NB : Pièces justificatives Le missionné ne transmet que les pièces justificatives habituelles : titres de transport payés par l’agent, hébergement….

Concrètement, ça se passe comment ?  Une procédure spécifique pour les personnels itinérants : Inutile de saisir tous les déplacements récurrents (possibilité de duplication des fiches) Inutile de saisir en amont : saisie a posteriori de l’ordre de mission, qui se transforme en état de frais. Calcul automatique du coût du déplacement Saisie du nombre de repas La saisie se fait au gré du missionné