Cycle «Pratique archivistique en Suisse de l’AAS 2012» Module 3 Archives privées Acquisition, Description, Mise en valeur aujourd’hui Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne, 14 juin 2012 Archives privées – Pratique et profondeur de la description Gilbert Coutaz

Ouvertes sur l’extérieur http://www. patrimoine. vd

En chiffres Un seul site, plus de 31 000 mètres linéaires d’archives pour un total actuellement de 43 000 de rayonnages et d’équipements. Premier original : 964 -3454 fonds, 97% au bénéfice d’un inventaire, ou 113 fonds sans inventaire (état au 25 mai 2012) -Plus de 2000 fonds privés pour 5 500 mètres linéaires, dont 4 000 mètres linéaires depuis l’ouverture de leur bâtiment à la Mouline, en 1985 - Accroissement annuel : 660 mètres linéaires dont 210 d’archives para publiques et privées - 15 personnes pour 12,85 ETP

Outil scopeArchiv, lecture hiérarchique, contextuelle et globale des documents d’archives Description

Composantes de la politique de traitement des archives privées (1) Affirmation dans le plan de classement dés 1965 l’existence des fonds d’archives privées – lettre P, d’abord P alphabétique (858 fonds, tous inventoriés), remplacée dès 1979 par PP numérique (964 fonds, 97 % des fonds au bénéfice d’un inventaire), complétée dès 2002 par P 1000 (documents isolés) et P 2000 (cartes postales), ouverture d’une cote générique, lorsqu’il s’agit de fonds d’archives de famille alimenté par plusieurs membres de la même famille. Auparavant, le plan de classement servait de fourre-tout aux fonds d’archives privées, des présences constatées déjà avant 1863. Création de cotes de gestion, en complément de la cote de provenance (unité des fonds).

Composantes de la politique de traitement des archives privées (2) L’inventaire au cœur de la démarche : couverture par l’inventaire de plus de 96% des fonds d’archives conservés aux ACV. Recours aux normes archivistiques, depuis 1996, en particulier à la norme ISAD(G). C’est l’intérêt des documents qui décide de la profondeur d’analyse, non la taille de l’institution. Recours à l’indexation, pratique peu répandue parmi les dépôts d’archives. Bordereau d’élimination, champ «Information sur le traitement» = transparence sur les critères d’évaluation.

Cotes de gestion

Composantes de la politique de traitement des archives privées (3) Mise en ligne des inventaires dans le cadre de la base DAVEL (Description des Archives cantonales Vaudoises sous la forme ELectronique), www.davel.vd.ch : reprise automatique de tous les inventaires d’archives : 62% des fonds sont générés par la base, soit 2131 fonds (état au 25 mai 2012). Obligation de disposer pour chaque fonds d’archives privées d’une convention selon des modèles (dépôt et donation).

Composantes de la politique de traitement des archives privées (4) Aucune convention n’est signée avant l’achèvement de l’inventaire : la meilleure assurance d’avoir un cadre juridique approprié, la meilleure manière de mesurer le dynamisme institutionnel. L’argent, un thème privilégié en matière de description,un thème rejeté en ce qui concerne l’acquisition.

Bibliographie http://www.davel.vd.ch/suchinfo.aspx Coutaz, Gilbert, avec la collaboration de Florence Dugrillon : «Quelles politiques pour quelles archives privées aux Archives cantonales vaudoises ?», dans Rapport d’activité des Archives cantonales vaudoises 2003, Chavannes-près-Renens, 2004, pp. 35-64, consultable en ligne http://www.patrimoine.vd.ch/fileadmin/groups/19/them-2003-politique-prives.pdf Coutaz, Gilbert, «Archives officielles et archives privées : relations obligées ou distantes ? Points de vue des Archives cantonales vaudoises», dans Archives, histoire et identité du mouvement ouvrier, Alda de Giorgi, Charles Heimberg, Charles Magnin (dir.), Genève, 2006, pp. 206-211. Coutaz, Gilbert, «Archives publiques, archives privées : des solutions nécessaires», dans Arbido 3/2007, pp. 56-61.