Feuille de temps MSP Trucs et astuces Jacques Boulet, PMP MPA - Chapitre de Montréal 8 février 2006

MPA - Montréal, 8 février « …les projets devenaient vivants, la gestion de projet était interactive, nous accédions à un niveau supérieur de gestion de projet. Cela ne s’est pas fait sans difficulté, sans résistance… » « …les projets devenaient vivants, la gestion de projet était interactive, nous accédions à un niveau supérieur de gestion de projet. Cela ne s’est pas fait sans difficulté, sans résistance… »

MPA - Montréal, 8 février Agenda Ericsson Ericsson Historique Historique Survol Survol Saisie des heures Saisie des heures Approbation Approbation Avantages et inconvénients Avantages et inconvénients Stratégie d’implantation Stratégie d’implantation Intégration avec le système financier Intégration avec le système financier Trucs et astuces Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Ericsson Compagnie suédoise existant depuis 125 ans Compagnie suédoise existant depuis 125 ans Présente dans plus de 140 pays Présente dans plus de 140 pays Chef de file de l’industrie des réseaux de télécommunication sans fils Chef de file de l’industrie des réseaux de télécommunication sans fils Plus de brevets à son actif Plus de brevets à son actif Établie au Canada depuis 1953 Établie au Canada depuis 1953 Chiffre d’affaire (2004) : US 17.3 milliard Chiffre d’affaire (2004) : US 17.3 milliard Bénéfice (2004) : US 3.7 milliard Bénéfice (2004) : US 3.7 milliard Situation en décembre 2005 : Situation en décembre 2005 : employés employés 4 centres de recherche à travers le monde 4 centres de recherche à travers le monde 1800 employés localisés à Montréal, dont 850 dédiés à la recherche et au développement 1800 employés localisés à Montréal, dont 850 dédiés à la recherche et au développement

MPA - Montréal, 8 février Historique – Montréal Comparaison des différents outils sur le marché: Primavera P3e est choisi Comparaison des différents outils sur le marché: Primavera P3e est choisi Primavera est déployé au bureau de projet TDMA Primavera est déployé au bureau de projet TDMA Automne 2002 Automne 2002 Nouvelle étude: MS Project 2002 Pro est choisi Déploiement au bureau de projet CDMA Déploiement de la feuille de temps MSP Déploiement de la feuille de temps MSP Intégration avec le système financier maison Intégration avec le système financier maison Création du bureau de projet centralisé de Montréal Création du bureau de projet centralisé de Montréal Déploiement du système financier SAP Déploiement du système financier SAP Mise à niveau MS Project 2003 Pro Mise à niveau MS Project 2003 Pro Déploiement MS Project 2003 Pro général R&D Déploiement MS Project 2003 Pro général R&D Intégration avec le système financier SAP? Intégration avec le système financier SAP?

MPA - Montréal, 8 février

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MPA - Montréal, 8 février Avantages et inconvénients Avantages Avantages Met le focus sur les tâches sur lesquelles on doit travailler Met le focus sur les tâches sur lesquelles on doit travailler Facilite la communication des progrès, des changements au projet Facilite la communication des progrès, des changements au projet Force la régularité Force la régularité Inconvénients Inconvénients Approbation pendant les vacances du chef de projet Approbation pendant les vacances du chef de projet Double saisie de la feuille de temps Double saisie de la feuille de temps

MPA - Montréal, 8 février Stratégie d’implantation Dans tous les cas, il faut d’abord procéder avec un projet pilote et avoir un champion Approches possibles: Totale Totale Pour les environnements multi-projets Pour les environnements multi-projets Sélective Sélective Nouveau projet seulement Nouveau projet seulement Un département en particulier Un département en particulier Sur une base volontaire!!! Sur une base volontaire!!! Via Outlook Via Outlook Entrer seulement les heures dépensées ou seulement les heures qui reste à faire Entrer seulement les heures dépensées ou seulement les heures qui reste à faire Intégration avec le système financier Intégration avec le système financier

MPA - Montréal, 8 février Intégration avec le système financier MSP -> Système financier pour préserver la flexibilité MSP -> Système financier pour préserver la flexibilité Champs Entreprise additionnels Champs Entreprise additionnels Arrimage des données Arrimage des données Analyse Analyse Processus clairement établi et communiqué Processus clairement établi et communiqué Initialisation projet Initialisation projet Approbation à 2 niveaux Approbation à 2 niveaux Changements au projet Changements au projet Fermeture projet Fermeture projet Tâches administratives Tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février MSP recalcule différemment selon le type de tâche

MPA - Montréal, 8 février Correction Il y a une hiérarchie dans les vues: Il y a une hiérarchie dans les vues: Toujours faire les corrections dans les vues du niveau le plus bas: Toujours faire les corrections dans les vues du niveau le plus bas: Les vues “Usage” Les vues “Usage” Les vues qui donnent le détail des affectations ressources Les vues qui donnent le détail des affectations ressources Ne pas effacer, entrer des “0” Ne pas effacer, entrer des “0” Sauver très souvent!!! Sauver très souvent!!!

MPA - Montréal, 8 février Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Macro1 – Vérifier les options Type de tâche: “Pourcentage fixe” Type de tâche: “Pourcentage fixe” Redistribution de l’effort non-sélectionné Redistribution de l’effort non-sélectionné Méthode de calcul de la valeur gagnée: Complété % physique Méthode de calcul de la valeur gagnée: Complété % physique Option par défaut pour toutes nouvelles tâches Option par défaut pour toutes nouvelles tâches

MPA - Montréal, 8 février Macro2 – Assistant à la planification Demander la date d’état du projet, suggérer le dernier dimanche Demander la date d’état du projet, suggérer le dernier dimanche Avertir lorsqu’il y a encore du travail à faire dans le passé Avertir lorsqu’il y a encore du travail à faire dans le passé Avertir lorsqu’il y a des heures travaillées dans le futur Avertir lorsqu’il y a des heures travaillées dans le futur Demander une nouvelle date de début de tâche pour les tâches qui n’ont pas débutées Demander une nouvelle date de début de tâche pour les tâches qui n’ont pas débutées

MPA - Montréal, 8 février Macro3 - Autres macros possibles Restaurer les dates de fin de tâches à la date butoir Restaurer les dates de fin de tâches à la date butoir Redistribuer également la charge de travail d’une resource jusqu’à la date de fin de tâche Redistribuer également la charge de travail d’une resource jusqu’à la date de fin de tâche NB: Seules les ressources avec du travail encore à faire verront leurs dates de fin d’affectation modifiées

MPA - Montréal, 8 février Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Enlever les projets complétés Copier les projets complétés dans un répertoire public et effacer les projets sur le serveur Copier les projets complétés dans un répertoire public et effacer les projets sur le serveur Développer un script qui édite à intervalle régulier l’état « Removed by Resource » des affectations dans la base de donnée SQL (nécessite un ou des nouveaux champs Entreprise déclencheurs à niveau projet ou tâche ou les deux) (voir MPA Ezine, décembre 2005) Développer un script qui édite à intervalle régulier l’état « Removed by Resource » des affectations dans la base de donnée SQL (nécessite un ou des nouveaux champs Entreprise déclencheurs à niveau projet ou tâche ou les deux) (voir MPA Ezine, décembre 2005)

MPA - Montréal, 8 février Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Cacher les tâches complétées (1)

MPA - Montréal, 8 février Cacher les tâches complétées (2)

MPA - Montréal, 8 février Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Publier des informations additionnelles

MPA - Montréal, 8 février Publier des informations additionnelles

MPA - Montréal, 8 février

MPA - Montréal, 8 février Trucs et astuces Comment faire le suivi de projet? Comment faire le suivi de projet? Développer des macros centralisées Développer des macros centralisées Enlever les projets complétés Enlever les projets complétés Cacher les tâches complétées Cacher les tâches complétées Publier des informations additionnelles Publier des informations additionnelles Gérer les tâches administratives Gérer les tâches administratives

MPA - Montréal, 8 février Gérer les tâches administratives Créer des petits projets d’une durée maximum d’un ans, ayant moins de 50 ressources (exemple: par section) Créer des petits projets d’une durée maximum d’un ans, ayant moins de 50 ressources (exemple: par section) Type de tâche: “Durée fixe” Type de tâche: “Durée fixe” Création et maintenance centralisées Création et maintenance centralisées Suscite parfois des problèmes de confidentialité des données Suscite parfois des problèmes de confidentialité des données Approuvées par les gestionnaires de ressources Approuvées par les gestionnaires de ressources

MPA - Montréal, 8 février Période de questions