ACPAU – Juin Séminaire sur les approvisionnements Fondation canadienne pour l’innovation Christine Charbonneau Directrice, Finances

ACPAU – Juin Au programme  La FCI en bref  Approvisionnement  Défis  Partage des bonnes pratiques  Période de questions

ACPAU – Juin La FCI en bref  Mandat de la FCI  Architecture de programmes  Concours FA/FIN  30 juin 2008: avis d’intention  3 octobre 2008: soumission  juin 2009: décisions de financement du Conseil  Concours du FHR  FHR-IRC – mars 2008  FHR-PIGE – décisions du Conseil la semaine prochaine

ACPAU – Juin Défis  Appels d’offres et achats  Déviation des politiques habituelles d’appel d’offres et d’achat  Négociations par d’autres personnes à l’étape de la soumission  Obligation de procéder rapidement à un achat/ de choisir un fournisseur précis  Meilleure utilisation des contributions de la FCI/processus équitable et transparent  Justifications pour recours à d’uniques fournisseurs

ACPAU – Juin Défis Appels d’offres et achats (suite)  Conformité des procédures et des politiques aux modalités de l’Accord sur le commerce intérieur  Calendrier des appels d’offres  Mauvaise compréhension du « 20 % » des contributions en nature

ACPAU – Juin Défis  Pièces justificatives inadéquates ou insuffisantes pour les articles comprenant des contributions en nature  Les documents de confirmation du fournisseur n’indiquent pas clairement la nature des remises  Les pièces justificatives pour les articles de la catégorie 2 sont insuffisantes  L’évaluation du caractère raisonnable de la juste valeur marchande d’articles de la catégorie 2 est incorrecte  Le statut d’unique fournisseur n’a pas été confirmé par un appel d’offres public pour des articles de la catégorie 2

ACPAU – Juin Partage des bonnes pratiques  Étape de la soumission  Collaboration entre les départements à partir du moment de la soumission  Examen du budget par le service des achats  Le service des achats aide à l’élaboration des prévisions budgétaires  Séances d’information à l’intention des responsables de projet et des autres personnes engagées dans l’administration des contributions de la FCI

ACPAU – Juin Partage des bonnes pratiques  Acquisitions gérées par le service des achats  Examen des justifications concernant le recours à d’uniques fournisseurs, et affichages publics  Contributions en nature  Format normalisé pour l’identification dans les documents de confirmation du fournisseur  Processus officiel quant aux pièces justifiant le caractère raisonnable de la juste valeur marchande

ACPAU – Juin Documents de référence  Secti on Finance du site Web de la FCI  Partage des bonnes pratiques – Administration des contributions de la FCI  Foire aux questions, dans la section Finance du site Web de la FCI  Un modèle de demande de soumission comprenant les renseignements pertinents (articles comprenant des contributions en nature)  Des exemples d’analyses acceptables de comparaison de la juste valeur marchande pour les articles de la catégorie 2  Un exemple d’analyse acceptable des écarts quant aux coûts d’un projet, et des changements quant à la nature de l’infrastructure

ACPAU – Juin Période de questions Christine Charbonneau Directrice, Finances Tél. :