Un meilleur travail d’équipe pour de meilleures performances L’ HEURE DE 70 MINUTES Présentation de Jim Hennig Un meilleur travail d’équipe pour de meilleures performances Présentation de Jack Mackey

Règles de base S’amuser Commencer et finir dans les temps Eteindre son téléphone portable S’engager à participer Respecter la personne qui parle Pas de conversations à part Lever la main pour prendre la parole

Programme annuel Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Service Client : le défi de l’excellence Gérer le changement Négocier pour gagner Comment stimuler l’innovation Comment devenir un leader transformationnel Les 7 étapes de la délégation efficace Produire des résultats immédiats Les six étapes d’un mentorat efficace Comment bâtir une équipe gagnante Comment créer le consensus Développer des collaborateurs efficaces et motivés Comment devenir un chasseur de stress Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Stimuler la démarche stratégique Stratégies pour gérer les clients insatisfaits Résoudre les problèmes avec Efficacité Comment gérer un changement stratégique L'heure de 70 minutes Savoir résoudre les conflits Travailler sérieusement sans se prendre au sérieux 10 clés pour renforcer la motivation Comment manager différents styles de personnalité Communiquer avec impact Un meilleur travail d'équipe pour de meilleures performances Comment développer son leadership

Pourquoi ce sujet est important ? Le temps est une ressource extrêmement rare, et s’il n’est pas bien géré, rien d’autre ne peut être géré » Peter DRUCKER

Pourquoi ce sujet est important ? 64% des personnes sondées pensent gaspiller 1 heure par jour 22% des personnes sondées pensent gaspiller 2 heures par jour

Pourquoi ce sujet est important ? Les cadres travaillent en moyenne 45 heures par semaine (55 heures pour les dirigeants de PME); ils considèrent qu’environ 17 à 20 heures de ces heures sont improductives soit plus de 35% de leur temps Les cadres passent 5,6 heures par semaine en réunions (18 heures de réunions pour les dirigeants) ; 69% ont le sentiment que ces réunions ne sont pas productives Sources : Bulletin d’information Microsoft étude sur 38 000 personnes dans 200 pays et étude de Harvard School de mars 2012 sur les PME  

Pourquoi ce sujet est important ? Qu’est-ce qui empêche de mieux gérer son temps ? Quels sont les pièges les plus importants pour la productivité ? ▪ Un manque de clarté des objectifs (cité comme facteur principal par 32% des sondés.) ▪ Une mauvaise communication au sein de l’équipe (32%) ▪ Des réunions improductives (32%) ▪ Un manque de clarté des priorités (31%) ▪ La procrastination (29%). - Source : Bulletin d’information Microsoft sur 38 000 personnes dans 200 pays

182 choses ?? Page 2 Faites la liste des 182 choses que vous avez faites hier 1/Pensez chronologiquement, étape après étape. 2/Pensez par catégories, comme temps pour soi, travail, vie de famille, perturbation 3/Subdivisez les catégories en types de tâches, comme appels téléphoniques, déplacements, travail de rédaction, lecture. 4/Décomposez chaque tâche. Par exemple, “préparer la réunion” peut comporter rédiger et imprimer l'ordre du jour, rassembler les documents, faire les rappels de réunion, se rendre à la réunion. 5/Tout compte, même ce qui peut sembler insignifiant

Objectifs de la formation Identifiez les 12 Pièges qui freinent votre productivité et les méthodes pour les éviter. Apprendre comment consacrer davantage de temps à faire ce qui est le plus important pour vous Identifier vos activités PPP et vous y consacrer..

Idées clés & Application Remplir les espaces vides figurant en pages 3 et 4 de votre Guide de formation. Notez l’idée ou les idées importante(s) de la présentation et comment les appliquer à votre entreprise en page 5

DEMONSTRATION

Les tables de la LOI Loi de Laborit : « Chaque individu a une inclination naturelle à d’abord faire les choses qui lui font plaisir. » C’est la « loi du désir » ou du « moindre effort » = = Maitriser son temps nécessite un effort   Loi de Taylor : « L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. » D’où la nécessité de faire les choses dans le « bon » ordre

+ IMPORTANCE - La matrice d’EISENHOWER DELEGUER FAIRE - REFLECHIR 1 : TRES URGENT & TRES IMPORTANT 3 : TRES URGENT & PEU IMPORTANT 2: PEU URGENT 4 : PEU URGENT FAIRE DELEGUER + URGENCE - REFLECHIR JETER + IMPORTANCE -

+ IMPORTANCE - Ange ou Demon ? Frustrant Gestion de crise OPTIMISER 1 : Immédiat Gestion des retards Téléphone rouge Impératifs divers 3 : Distraction Interruptions Lectures de mails Réunions 2: Temps et recul Communications importantes Formation 4 : Perte de temps Taches de routine Lecture diverse Gestion de crise MINIMISER Frustrant OPTIMISER + URGENCE - Temps de qualité MAXIMISER Inintéressant VALORISER + IMPORTANCE -

2: Temps et recul Communications importantes La matrice en IMAGE 1 : Immédiat Gestion des retards Téléphone rouge Impératifs divers 3 : Distraction Interruptions Lectures de mails Réunions 2: Temps et recul Communications importantes Formation 4 : Perte de temps Taches de routine Lecture diverse + URGENCE - + IMPORTANCE -

Tableau URGENT/IMPORTANT Classez chaque activité selon les critères de son urgence et son importance à vos yeux avec le % de temps passé (par action et ensuite par « carré »..le total =100%) Soyez le plus précis possible dans la définition de l’activité Ex : certaines réunions peuvent être : Urgentes et importantes (pour répondre à un appel d’offre de dernière minute) Ni urgentes ni importantes (réunions ou il ne se passent jamais rien..!!) Importantes mais pas urgentes (réunion stratégique ..)

Tableau URGENT/IMPORTANT Vous pouvez partir de vote liste de la page 2 pour vous aider ou d’ une semaine type ou une période type (sachant que nous savons que la saisonnalité existe ). Il faut que « ça vous parle » Soyez honnête avec vous-même : c’est la manière dont agissez aujourd’hui qui compte, pas celle dont « aimeriez » agir après la formation….

Tableau URGENT/IMPORTANT DEBRIEFING - Comment augmenter l’urgence de ce qui est important ? Que faire quand c’est quelqu’un d’autre qui semble décider de ce qui est urgent et important dans notre activité ? Comment aider nos collaborateurs à gérer leur temps ?

Activités les Plus Payantes et Productives Les activités PPP d’un manager Activités les Plus Payantes et Productives Nous faisons tous « 182 » choses par jour. Le problème, c’est qu’il y en a 174 qui ne comptent pas. Entourez les 6 à 8 activités professionnelles que vous avez faites hier et qui génèrent le meilleur RSI (retour sur investissement), qui contribuent le plus grandement à la société ?” cf page 2

Les activités PPP d’un LEADER = Prise de recul Réfléchir : prendre chaque jour le temps de réfléchir. Analyser : que s'est-il passé aujourd’hui/hier et qu’est ce que cela signifie? Apprendre : s'exposer à des idées nouvelles et meilleures.

Combien sont sur votre liste de la page 2 ? Les activités PPP d’un LEADER Tisser des liens : établir des relations avec les gens qui comptent pour vous. Evoluer : s'efforcer d'évoluer et de faire évoluer votre équipe. Combien sont sur votre liste de la page 2 ?

….et passer à l’ACTION Votre réussite ne reposera pas sur ce que vous vouliez faire, pensiez faire, espériez faire ou aviez tenté. Votre réussite reposera sur vos réalisations. Donc l'action, c'est la clé. En fin de compte, les cinq autres activités ont toutes un point commun: c'est l'action, qui fait que l'investissement de votre temps…se concrétise, sous forme de résultats tangibles.” Ex : Les ACTIONS SMART

D’une chose à l’autre Avant de vous donner des clés pour les interruption, faisons un petit jeu Attendez vos consignes Exécutez les 5 tâches aussi rapidement que possible suivant le mode qui vous est attribué

Debrief : Répondez aux questions de la page 7 L'approche qui vous a été imposée a-t-elle été efficace? Pourquoi ? Quels ont été les points positifs de votre approche ? Les points négatifs ? Listez des diversions que vous rencontrez souvent au travail (cochez ensuite dans la liste page 2 ce qui peut être considéré comme secondaire/diversion) Comment pourriez-vous améliorer votre concentration sur vos tâches quotidiennes ?

Parlons des réunions 1/ Individuellement remplissez la première page et calculez votre score 2/ En groupe répondez aux questions qui sont au verso 3/ Individuellement remplissez la page 3 et calculez votre gaspillage

QU’EST CE QUE J’AI A FAIRE, EN COMBIEN DE TEMPS ,DANS QUEL DELAI ? Le manager « HORLOGE » Boussole ou Horloge ? TEMPS « SUBI » QU’EST CE QUE J’AI A FAIRE, EN COMBIEN DE TEMPS ,DANS QUEL DELAI ? Tente de de tout gérer Ne se protège pas des interruptions  « J’ai l’impression de n’avoir rien fait aujourd’hui», « Je suis incapable de dire ce que j’ai fait aujourd’hui » L’agenda a un caractère « sacré » Considère les événements comme une contrainte  « Quand est-ce que je vais pouvoir m’y consacrer? » Sollicitation  Je traite  Réponse

Le manager « BOUSSOLE Temps « choisi » Ou dois-je aller, comment maintenir le cap, pourquoi je fais ce que je fais ? Organise et hiérarchise les priorités Repère les « voleurs de temps », choisit de manière consciente l’utilisation de son temps, s’arrête pour prendre du recul Sait gérer l’imprévu Considère les évènements comme des données  « Face à cette situation, qu’est ce que je choisis de faire ? » Sollicitation  Je traite? Je délègue? Je reporte? Je laisse?  Réponse

Plan d’Action Personnel Terminer l’exercice du tableau URGENT / IMORTANT. Et faire parallèlement votre tableau « idéal » (faire attention à ce que la case « Très Urgent / Très Important » ne représentent pas 100 % de votre quotidien.)

Plan d’Action Personnel Faire faire à chaque collaborateur de l’équipe la liste de ses 6 à 8 activités PPP en les classant de 1 à 8 par ordre de priorité. Avoir préparé de votre côté cette même liste et vous synchroniser Le matin, renoncer à certaines taches qui ne sont pas prioritaires. Commencer par les plus importantes

Plan d’Action Personnel Appliquer à vos futures réunions les règles abordées lors de l’exercice. Mettre en place des règles et les partager avec tous en les affichant dans toutes les salles de réunion. Définir dés aujourd’hui : Quelles réunions vous gardez et quelles réunions vous annulez A quelles réunions vous souhaitez assister et à quelles réunions vous déléguez votre autorité /pouvoir de décision.