PRESENTATION DE L’ENTREPRISE MES tâches MES ACTIONS BILAN DE LA FORMATION
L’hôtel Edmond Rostand a été crée en 1989 Racheté en Septembre 2006 par l’actuel directeur
15 chambres calmes, confortables, climatisées, insonorisées Toutes équipées de téléphone, minibar, placards, salle de bains et sèche cheveux Leur tarif varie de 79€ A 99€ (hors festivals et autres manifestations)
Plusieurs services sont à la disposition des clients COIN INFORMATIQUE WIFI POSTE PRESSING / BLANCHISSERIE ASCENSEUR PARKING A 200M COFFRE FORT VISITER MARSEILLE ANIMAUX DOMESTIQUES ACCEPTES
Nos FournisseursNos PartenairesNos Clients
Philippe SENEMAUD DIRECTEUR Karim BERRAHMA RECEPTIONNISTE DE NUIT Chantal GUIBERT FEMME DE MENAGE Tania DAS NEVES ASSISTANTE DE DIRECTION apprentie Marie Anne CARTA RECEPTIONNISTE DE JOUR
Organisation des réunions interne RDV fournisseurs Planning du personnel Classement Archivage Gestion de l’agenda Organisation Gestion du courrier Messagerie/mailing Accueil téléphonique et physique Traitement des réservations Relations avec les clients Communication Gestion des factures Gestion des stocks Devis Facturation Gestion Suivi des dossiers clients Secrétariat Général Prise de rendez-vous Suivi de dossiers clientèles Assistance Gestion du courrier Messagerie/mailing Accueil téléphonique et physique Traitement des réservations Relations avec les clients Communication Suivi des dossiers clients Secrétariat Général Prise de rendez-vous Suivi de dossiers clientèles Assistance Organisation des réunions interne RDV fournisseurs Planning du personnel Classement Archivage Gestion de l’agenda Organisation Gestion du courrier Messagerie/mailing Accueil téléphonique et physique Traitement des réservations Relations avec les clients Communication Suivi des dossiers clients Secrétariat Général Prise de rendez-vous Suivi de dossiers clientèles Assistance Gestion des factures Gestion des stocks Devis Facturation Gestion Organisation des réunions RDV fournisseurs Planning du personnel Classement Archivage Gestion de l’agenda Organisation Gestion du courrier Messagerie/mailing Accueil téléphonique et physique Traitement des réservations Relations avec les clients Communication Suivi des dossiers clients Secrétariat Général Prise de rendez-vous Assistance
ORGANISATION DE LE RENOVATION DE L’HÔTEL Hôtel Vétuste Revêtements muraux pas propres Mauvaise image de l’hôtel envers l’extérieur Améliorer l’image et les prestations de l’entreprise
MISE A JOUR DE LA COMPTABILITE DE L’HOTEL Factures éparpillées dans plusieurs classeurs Aucune méthodologie de classement Impossibilité de retrouver facilement une facture en cas de besoin Perte de temps lors du classement des factures juste avant de les enregistrer Accès plus facile aux données comptables pour faciliter le bilan de fin d’année
PROCEDURE ADAPTEE AU PERSONNEL DE L’ACCUEIL Faciliter l'intégration de l'employé lors de son arrivée Moins de perte de temps a la formation de l'employé, chose encore plus essentielle dans une petite structure Faciliter l’intégration du nouvel employé(e)
FACILITER L’ACCUEIL DES CLIENTS Etape 3 Livret d’accueil pour les clients Aucune documentation d’information pour les clients Faire connaître la ville aux clients étrangers Etape 1 Changer les cartes de visite Anciennes cartes démodées Cartes peu attractives Rien avoir avec la nouvelle image de l’entreprise Etape 2 Création de la brochure saison 2009 Absence de brochure Aucun moyen d’informer les clients sur les prestations de l’hôtel Etape 1 Changer les cartes de visite Anciennes cartes démodées Cartes peu attractives Rien avoir avec la nouvelle image de l’entreprise Etape 2 Création de la brochure saison 2009 Absence de brochure Aucun moyen d’informer les clients sur les prestations de l’hôtel Etape 1 Changer les cartes de visite Anciennes cartes démodées Cartes peu attractives Rien avoir avec la nouvelle image de l’entreprise Etape 2 Création de la brochure saison 2009 Absence de brochure Aucun moyen d’informer les clients sur les prestations de l’hôtel Etape 3 Livret d’accueil pour les clients Aucune documentation d’information pour les clients Faire connaître la ville aux clients étrangers Etape 1 Changer les cartes de visite Anciennes cartes démodées Cartes peu attractives Rien avoir avec la nouvelle image de l’entreprise Etape 2 Création de la brochure saison 2009 Absence de brochure Aucun moyen d’informer les clients sur les prestations de l’hôtel
Recrutement d’une employée polyvalente Personnel actuel faisant trop d’heures supplémentaires Gérant absent pour cause d’autre affaire d’acquisition d’hôtel en cours Augmenter son chiffre d’affaires et ses marges Dégager du temps pour se consacrer à d’autres tâches au sein de l’entreprise Recrutement d’une employée polyvalente
Pour moi, les deux actions qui se rapprochent le plus du métier d’assistante de direction sont l’action n° 4 « améliorer l’accueil des clients », car cela m’a permis de pouvoir conduire un projet du début a la fin, d’améliorer mes compétences dans le domaine de la communication écrite et en langue étrangère et ensuite il y a l’action n° 5 « le recrutement », une activité menée en totale autonomie, de savoir reconnaitre les qualités d’un candidat afin de pouvoir le recruter et combler ainsi le manque de personnel dont souffrait l’entreprise.
Bilan de la formation Pour conclure, ces deux années de formation en alternance, je tiens tout particulièrement a remercier l’hôtel Edmond Rostand et le gérant monsieur SENEMAUD Philippe, d’avoir pris le temps de me former, de m’apprendre les bonnes décisions et à être responsable, d’être autonome et efficace dans mon travail. Cette expérience m’a permis tout d’abord d’améliorer mes compétences dans le domaine de la communication écrite et oral particulièrement en anglais et en espagnol. Fort de la confiance qu’il a en moi, Monsieur SENEMAUD Philippe me propose de gérer son hôtel à Marseille, dès qu’il aura fait l’acquisition d’un nouvel établissement à Martigues qu’il gérera lui-même à compter de septembre 2009.