Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Rapport annuel de l’audit interne Comité Consultatif 24 juin 2009 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Bert Matthijs

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 2 Rapport annuel 2008 Chap. 1 : Préface par le président Chap. 2 : Définition et objectifs Chap. 3 : Acteurs audit interne : –Changement dans la composition du comité d’audit –Cellule d’audit : formation + participation meetings FVO –Équipe d’auditeurs : faire appel à des externes pour ISO 9001 Chap. 4 : Rôle de la cellule d’audit dans la certification ISO 9001 Chap. 5 : Exécution APROG 2008

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 3 Chap. 5 Réalisation du programme d’audit 2008 (1) Audits ISO 9001 : 7 des 11 audits planifiés ont été réalisés. –Trois audits de suivi en décembre: non-effectués en raison d’une valeur ajoutée restreinte; audit formation et APROG 2009 –Audit IT: planifié à l’origine en mai, reporté en raison du déménagement. Non effectué en décembre vu le programme d’audit chargé. Reporté en Audits ISO : tous effectués par la Q-team de l’Administration Laboratoires. Les auditeurs de la cellule d’audit ont participé aux 5 audits du système de management de la qualité et à 6 audits techniques.

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 4 2 audits EMAS : –Non effectués, implémentation du système de management environnemental pas suffisamment avancé –Inscrits dans APROG audits opérationnels : tous effectués. 8 audits de suivi tous effectués. Chap 5. Réalisation programme d’audit 2008 (2)

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 5 Chap 6. Principales constatations des audits 2008 (1) Points positifs : –En général, il y a une bonne collaboration entre l’audit interne et les entités auditées, malgré le fait qu’un audit exige parfois une modification dans le planning des activités. –Il y a de plus en plus d’attention pour: la documentation des procédures de travail importantes. C’est une bonne préparation à l’introduction de l’ISO 9001 et l’ISO un suivi qualitatif et quantitatif des inspections et des échantillonnages effectués et des processus s’y rapportant. la réalisation des objectifs préétablis. –Dans la plupart des UPC, de nouvelles notes de services et instructions sont discutées lors des réunions de secteur ou d’équipe. L’élaboration d’un rapport de telles réunions est une bonne pratique qui est presque toujours appliquée.

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 6 Points positifs (suite) : Les applications FoodNet et Adminlight sont généralement utilisées correctement. Dans toutes les provinces, des collaborateurs sont formés en Bood et Business Objects. Les agents de contrôle accompagnés maîtrisent bien leur matière technique. Les faits constatés n’ont le plus souvent pas trait à la connaissance technique mais plus à la manière de travailler après la constatation. Le suivi et l’évaluation de CDM sont abordés de manière plus structurée. Chap. 6 Principales constatations d’audit 2008 (2)

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 7 Points à améliorer : Bien que beaucoup d’initiatives soient prises, il y a parfois encore des lacunes dans le suivi du travail: contrôle de l’exécution après l’attribution de la mission tenir un aperçu entre planifié et réalisé les objectifs ne sont pas toujours présents le suivi qualitatif du travail a démarré officiellement en 2008 et est encore aux balbutiements dans une série d’UPC. Le suivi d’inspections et d’échantillonnages effectués par des CDM demeure parfois très restreint. Chap. 6 Principales constatations d’audit 2008 (3)

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 8 Points à améliorer (suite) : Il existe parfois différentes interprétations : quant à l’utilisation des pondérations dans les check-listes lorsque ‘’non-conforme’’ ou ‘’pas d’application’’ doit être coché dans la check-liste lorsque des recontrôles doivent être exécutés et qu’un bon de prestation doit être émis Dans certains cas, les inspections et les contrôles ne suivent pas de planning. L’absence de planning complique le suivi du travail durant l’année. Les tâches et responsabilités ne sont pas toujours décrites clairement. Les problèmes qui sont rencontrés dans les UPC lors de l’utilisation de notes de service, check-listes, programme IT … ne sont pas toujours relayés auprès des responsables à l’Administration centrale. Chap. 6 Principales constatations d’audit 2008 (4)

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 9 Points d’attention autres entités : –Les remarques au sujet des entités qui n’ont pas été auditées, mais qui étaient concernées indirectement par le sujet d’audit. Généralement de plus petits changements ou imprécisions dans des notes de service, check-listes ou fiches techniques Certains points d’attention requièrent une réponse conforme à la politique (p.ex. coût des guides sectoriels, fréquences d’inspection, …) –En 2008, le suivi de ces points n’a pas encore été abordé de manière structurée. En 2009, une procédure sera élaborée à cet effet. Chap. 6 Principales constatations d’audit 2008 (5)

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 10 Chap. 7 Suivi des audits 2007 et 2008 Suivi administratif des recommandations (31/12/2008) * Sans les audits ** Sans les audits dont le délai n’est pas encore dépassé pour le plan d’actions

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 11 Suivi effectif : 8 audits de suivi (31/12/2008) Chap 7 : Suivi audits 2007 et 2008 Nombre de recommandations Recommandations clôturées Actions en cours d’exécution Actions encore à exécuter Total %67 %12 %21 %

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 12 Chap 8 : Programme d’audits 2009 avec avis du comité d’audit Chap 9 : Conclusions : –Tâche pour l’AFSCA de tenter de réaliser les points d’action endéans les délais fixés –Points d’attention pour l’audit interne : poursuivre le développement d’un suivi structuré et documenté des recommandations d’audit et plans d’action. documenter la méthodologie pour l’élaboration du programme d’audit, y compris un univers d’audit documenté, de manière à ce que l’on puisse démontrer que l’AFSCA satisfait au critère UE concernant “une couverture suffisante sur une période de 5 ans”. exécuter les audits qualité nécessaires selon les normes ISO pertinentes et selon les règles de l’EMAS. Rapport annuel 2008