ATELIER Modules WEB MARS 2010 TOTALINFO – Mars 2010

Intérêt des modules WEB Paramètres communs FV10 et WEB : Droits et sécurités Comptes, Analytique, Tiers, Taxe … Accès décentralisé Interaction entre les modules : Ndf : Comptabilisation et validation BAP (optionnel) Intégration DA et Engagements, contrôle budgétaire interactif Validation BAP en temps réel 2

Modules WEB Demandes d’achat Notes de frais Saisie rapide Gesbap (Gestion des bons à payer)

Le module Demandes d’achat Chaque ligne article est liée aux paramètres suivants : Responsable d’achat (valideur de la ligne) => optionnel Fournisseur 1 à n (tarifs, collectif) => optionnel Comptabilisation (nature d’imputation, analytique, règle taxe) => optionnel Budget (ligne budgétaire, exercice budgétaire, niveau de contrôle) => optionnel Consultation / Modification des demandes d’achat Validation des demandes d’achat par un ou plusieurs hiérarchiques (responsable d’achat lié à l’article, hiérarchique du demandeur…, gestion de seuil) Edition des demandes d’achat Export des demandes d’achat validées pour intégration dans Finance V10 vers le module Engagements

Demande d’achat (saisie)

Demandes d’achat (validation)

Le module Notes de frais Note de frais rattachée à un client ou de type ‘interne’ Lignes de frais liées à des catégories de frais (avec des règles de gestion, contrôle via un seuil ou un plafond) Consultation / Modification de notes de frais Validation des notes de frais par un hiérarchique et un comptable. Editions de notes de frais (mode liste ou mode document) Export des notes de frais validées pour intégration dans Finance V10

Note de frais (saisie)

Note de frais (validation)

Le module Saisie rapide Soit en mode Web via un navigateur Internet, soit en client lourd Ecran unique pour la saisie de la pièce, des mouvements, des détails lettrables et des détails analytiques Contraintes fonctionnelles : Montant ML non modifiable (si écriture en devise) 2 axes analytiques / nature, 2 ZU maxi Opérations interdites : Lettrage Liaison abonnement ou engagement, Gestion des quantités 10

Saisie rapide

Le module Gesbap (gestion des bons à payer) Processus permettant d’affecter un bon à payer aux factures d’achat Les factures à traiter (non BAP) sont mises à disposition des valideurs en fonction de critères de sélection paramétrables Validation de la facture sur 5 niveaux maximum qui peuvent être de type Réception, Contrôle qualité, Achat, Comptabilité, Trésorerie Le niveau 1 est obligatoire Possibilité de valider une facture selon le montant à chaque niveau Accès aux pièces justificatives associées à la pièce comptable et à l’historique de validation

Le module Gesbap : principes généraux Définition des droits de chaque valideur par niveau et/ou par contexte comptable Facture proposée à un valideur en fonction des droits qui lui sont associés et du niveau de validation du dossier (notion de hiérarchique, de coordinateur) Possibilité d’informer par mail les autres acteurs en cas d’acceptation ou de refus du bon à payer Possibilité de relancer les valideurs (en fonction de la date d’échéance, du délai de mise à disposition, du délai de relance)

Module Gesbap (corbeille avec BAP)

Module Gesbap (validation d’un BAP)

Questions / Réponses Suggestions TOTALINFO – Mars 2010 16

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