Comment animer une réunion Principes et outils du management Comment animer une réunion Source: BARJOU, B. et CUISINIER, F. , « Réussissez vos réunions », Paris, ESF éditeur, 1994

1- Préparation 2- Animateur 3- Gérer les différents types de participants 4- Méthodes de travail 5- Cadre matériel 6- Suivi 7- Les causes d’échec

Préparation Préparer efficacement une réunion, c’est garantir à plus de 80% sa réussite

Questions à se poser avant de faire une réunion Cette réunion est-elle nécessaire? Le choix des participants est-il pertinent ? Quel est le but de cette réunion?

Définir clairement les objectifs En informer les participants (ordre du jour).

Explorer l’objectif général de la réunion Rassembler les informations disponibles sur le sujet Rechercher les informations manquantes Réfléchir aux informations précises que les participants peuvent apporter et identifier celles dont ils vont avoir besoin

Le rôle de l’animateur Préparer le voyage (préparer la réunion) Conduire le véhicule à bon port (animer la réunion et atteindre l’objectif) Raconter son voyage et prévoir les suites (le compte rendu et suivi des réunions)

Le rôle de l’animateur I- Préparer la réunion II- Conduire la réunion III- Conclure et assurer le suivi de la réunion IV- Fonction principale de l’animateur

Préparer une réunion Définir le lieu de destination (l’objectif) Tracer le chemin (l’ordre du jour, le top) Fixer des étapes (horaires) Constituer l’équipage (les participants) Choisir le mode de déplacement (le matériel, la salle…) Vérifier ses papiers et cartes (documents, supports) Préparer l’équipage (invitation, convocation) Contrôler le véhicule (vérifier le matériel)

Faire progresser la réunion Conduire la réunion Arriver le premier (accueillir les participants) Démarrer en toute sécurité (Introduire) Respecter le code de la route (les règles) Piloter, co-piloter (animation, rapporteur) Rendre le voyage agréable (donner un âme) Gérer les imprévus (régulation) Contrôler les étapes (gardien du temps) Regarder le chemin parcouru (atteindre les buts)

Conclure et assurer le suivi de la réunion Raconter le déroulement Réaliser une synthèse des résultats La suite du voyage (calendrier, PERT…) L’album photo (diffusion du compte rendu) Le prochain voyage (date, ordre du jour)

Fonction principale de l’animateur Faciliter et faire progresser la réunion 1) Être à l’affût des obstacles à la communication 2) Adapter son style à la situation 3) Écouter pour gérer les échanges entre les participants 4) Utiliser des support d’animation variés

Être à l’affût des obstacles à la communication Le système hiérarchique Les jargons La peur du jugement d’autrui La frustration La fatigue La timidité...

Adapter son style à la situation Participatif : on suscite les suggestions et l’approbation sur un contenu ou sur une méthode; on propose... Directif : on apporte une méthode ou un contenu sans laisser le choix au groupe. L’animateur impose la méthode de travail prévue

Écouter pour gérer les échanges entre les participants L’écoute Écouter = se mettre à la place de l’autre pour comprendre son point de vue S’assurer que l’on a bien compris son point de vue Avoir une attitude empathique Ce n’est pas : Seulement entendre ou s’entendre Être d’accord avec le point de vue de l’autre Être sympathique

Les attitudes de Porter Le jugement On évalue par rapport à son propre modèle moral et son système de référence, on porte un jugement sur l’autre (« c’est bien, c’est mal… ») La décision On conseille avec conviction, on recommande, on décide implicitement (« à votre place je.., il faut… ») Le soutien On rassure, on encourage en minimisant la situation (« ce n’est pas si grave… il est normal de… ») L’enquête On pose des questions, on interroge pour en savoir plus (« pouvez-vous me dire… comment l’expliquez-vous… ? ») L’interprétation On tente d’expliquer à l’autre le sens de ce qu’il pense, on lui rend plus manifestes les raisons de son attitude (« c’est parce que… ») La reformulation On ré-exprime en d’autres termes ce que l’autre vient de dire, sans interpréter (« si j’ai bien compris, vous voulez dire que… »)

Attitudes : leurs usages Caractéristiques Usage et précautions Jugement Attitude orientée qui peut conforter la position de l’autre ou le déstabiliser Si nécessité d’évaluer. Tenir compte du système de référence de l’autre et se baser sur des faits Décision Attitude ferme et autoritaire qui peut sécuriser ou déresponsabiliser Si nécessité de décider ou pour conclure suite à une synthèse. Expliquer les raisons de la décision Soutien Attitude paternaliste qui peut soutenir ou au contraire renforcer le malaise Si nécessité de redonner confiance. Ne pas prolonger ni répéter pour ne pas enferrer l’autre dans le problème Enquête Attitude interrogative qui peut dynamiser ou être perçue comme de l’indiscrétion Pour éclairer un point, orienter un débat ou s’abstenir de juger. Préférer les questions ouvertes et les préparer Interprétation Attitude explicative qui peut éclairer l’autre ou déclencher l’hostilité S’il existe une demande de clarification. Seulement si on se sent compétent et ne pas aller trop loin Reformulation Attitude miroir qui a un effet de relance, de clarification ou être perçue comme un désengagement Dans tous les cas où la relation psychologique est délicate et où toute autre attitude est inadaptée.

1er cas Décision Jugement Enquête Soutien Jugement   "...J'ai l'impression qu'en ce moment tout fiche le camp dans tous les sens... Le projet sur lequel je travaille ne débouche sur rien de solide... D'ailleurs, la Maison me semble aller bien mal. Je me demande si ça vaut le coup de s'accrocher..." 1 A ta place, j'irais voir mon chef de projet et je me reposerais.   2 Je pense surtout qu'on t'a donné un travail qui n’est pas intéressant. 3 Qu'entends tu par "tout fiche le camp dans tous les sens" ? 4 T'en fais pas mon vieux, on a tous des moments de cafard. 5 Tu as l'impression que tout va mal en ce moment, et tu te demandes si tu ne vas pas renoncer, 6 Tu as tort de dire ça après tout ce que l'on a fait pour toi Décision Jugement Enquête Soutien Reformulation Jugement

2ème cas Jugement Enquête Soutien Décision Enquête   Un chef de service répond au Directeur Administratif : "Monsieur le Directeur, je ne pense pas que ces cours sur l’organisation du travail m'apportent quelque chose, Ces ingénieurs en organisation ne peuvent pas connaître mieux que moi un travail que je fais depuis douze ans !" 1 - Votre opinion est fausse, ils sont là pour vous apporter une méthode que vous appliquerez vous- même à vos problèmes.   2 - Vous pensez que ces ingénieurs ont incompétents ? 3 - Je comprend que cela vous étonne. 4- il est indispensable que vous suiviez ces cours qui ne peuvent que vous aider. 5 – Pensez-vous qu'il soit nécessaire de bien connaître votre travail pour donner des cours d’organisation du travail de qualité ? 6 - Vous pensez que les ingénieurs en organisation ne peuvent rien vous apporter en formation pour votre travail que vous connaissez de longue date. Jugement Enquête Soutien Décision Enquête Reformulation

3ème cas Décision Enquête Décision Soutien   Ce cadre est dans l'usine depuis trois mois et fait partie du Service Commercial, Au cours d'une conversation, il déclare ; "Je ne comprends pas pourquoi, mais j'ai l'impression de ne pas faire partie de l'équipe, Ils sont tous très "chics", mais ils semblent former un cercle fermé dans lequel je me sens étranger, C'est peut-être ma faute. Je n'en sais rien." 1 - Pourquoi n'essayez-vous pas de leur rendre service à la première occasion ?   2 - Vous avez l'impression de mal vous intégrer à l'équipe, mais vous ne savez pas si cela provient de leur attitude ou si vous en êtes responsable. 3 - Vous avez l'impression que le groupe est hostile ? 4- Croyez-vous qu'il y ait une raison pour que les autres ne vous intègrent pas ? 5 – Ne pensez-vous pas qu'ils pourraient vous accepter si vous leur donniez davantage de temps pour vous connaître et vous estimer ? 6 - II n'y a que 3 mois que vous faites partie de l'équipe, c'est normal. Décision Interprétation Interprétation Enquête Décision Soutien

Utiliser des supports d’animation variés Tableaux Documents… Audiovisuel etc.

Types de participants Adopter certains comportements caractéristiques correspond à jouer un rôle. Plusieurs auteurs associent ces rôles à certains types de participants que l’on peu reconnaître à l’intérieur d’un groupe. Ces types de participants peuvent être regroupés en deux catégories: Influences négatives Influences positives

Gérer les différents types de participants Le silencieux _ L’agressif Le bavard L’obstructionniste Le hors d’ordre Le bouffon L’indifférent L’informateur + L’attentif Le coopératif L’expert Le stimulateur Le médiateur Le clarificateur

Le silencieux Ses contributions se limitent en générale à des hochements de la tête ou à des expressions faciales. Le regarder fréquemment pour l’inviter discrètement à s’exprimer. - question fermée: Est-ce que toi aussi tu vois ça de cette façon? Es-tu d’accord avec…? - Ne pas forcer. Les types de participants exercant une influence négative

L’agressif Il désapprouve tout: les sentiments; les idées; les actions; les décisions; etc. - Conserver son calme et si possible faire preuve d’un peu d’humour pour détendre l’atmosphère. - Apaiser le débat: en demandant de présenter des faits plutôt que des opinions, le questionner. - Reformuler ce qu’il dit, relancer la question au groupe. Les types de participants exercant une influence négative

Le bavard Il a toujours quelque chose à dire sur n’importe quel sujet et, bien souvent en dehors de ce qui concerne le groupe. - Interrompre avec tact: profiter du moment où il reprend son souffle, résumer ce qu’il vient de dire et offrir la parole à un autre membre - Lui demander poliment d’être plus bref ou lui signifier poliment qu’il a assez parlé. - Éviter de la regarder pour ne pas lui laisser croire qu’il peut reprendre la parole Les types de participants exerçant une influence négative

L’obstructionniste Il s’objecte à toute idée développée par les autres membres, il remet en question les décisions déjà prises, il prolonge inutilement les discussions. Lui demander de justifier ses propos et lui demander des solutions alternatives Les types de participants exercant une influence négative

Le hors d’ordre Il a toujours une histoire à raconter ou quelque chose qu’il trouve intéressant à dire. Ses interventions concernent rarement le sujet de la discussion. - Rappeler le sujet de la discussion, lui expliquer poliment que ces propos n’ont pas de lien avec ce qui est discutés. - Lui demander de mettre en réserve ses commentaires pour le moment où le sujet sera débattu. - Quand il continue: lui demander d’expliquer le bien-fondé de son intervention en fonction du sujet de discussion. Les types de participants exerçant une influence négative

Le bouffon Toutes ses interventions cherchent à faire rire. Parfois blessant, souvent de moins en moins drôle, il ne cesse de plaisanter. - Réorienter ses interventions vers la tâche, en lui posant une question sérieuse mais facile à répondre. - Le rappeler à l’ordre en lui demandant de revenir au sérieux Les types de participants exerçant une influence négative

L’indifférent Celui que rien ne semble intéresser, si ce n’est l’heure où la réunion va finir. - Chercher à connaître ses véritables sources de motivation afin d’établir des liens entre ses intérêts et le sujet débattu. - Lui donner des tâches qui l’obligeront à s’impliquer ou donner son avis. - Soigner la relation avec lui. Les types de participants exerçant une influence négative

L’informateur Cette personne cherche continuellement à enrichir les discussion. Les types de participants exercant une influence positive

L’attentif Cette personne participe à l’avancement du groupe mais sans alimenter la discussion par elle-même. Les types de participants exercant une influence positive

Le coopératif Il défend ses points de vue mais sans obstination, il tente plutôt de construire avec les idées des autres. Les types de participants exercant une influence positive

L’expert Temporairement, ces personnes agissent en tant qu’experts tant que le sujet ou le problème n’est pas épuisé. Les types de participants exercant une influence positive

Le stimulateur De nature enthousiaste, il, transmet aux autres le plaisir de travailler à une cause commune. Les types de participants exercant une influence positive

Le médiateur Personne qui cherche les points d’entente entre les partis impliqués et tente de développer des idées qui les rallieront. Les types de participants exercant une influence positive

Le clarificateur Cette personne supporte difficilement les mésententes et les imprécisions. Elle assure ainsi la compréhension de tous les membres face à la discussion. Les types de participants exerçant une influence positive

Favorise la créativité et l’écoute Méthodes de travail Ordre du jour Méthode de travail en groupe … Méthodes Avantages Inconvénients Le tour de table Simple, rapide, utile pour compléter un livrable, donner la parole à tous Directif, peut être stressant Le brainstorming Favorise la créativité et l’écoute Foisonnement, pas de classement

Cadre matériel Prévoir l’organisation du matériel Le choix du lieu et du temps Les supports d’animation

Suivi Rédiger le compte rendu et le diffuser rapidement S’assurer des correctifs discutés Préparer éventuellement la prochaine réunion

Les difficultés des réunions La préparation Temps accordé insuffisant Objectif, ordre du jour ou rôles mal définis… L’animation : L’objectif de la réunion n’est pas partagé avec les participants L’animateur se sent débordé lorsqu’un débat s’installe L’animateur ne prend pas en compte une idée émise Jugement sur les idées émises ou attitudes de participants méthode inadéquate (tous les participants ne s’expriment pas) L’animateur ne se fait pas aider par le groupe ou par le rapporteur La prise de note : Le rapporteur ne note pas tout ou déforme l’idée ou écrit mal L’animateur ne s’appuie pas sur le rapporteur Pas suffisamment de synthèses, pas de conclusion Les participants Respect de la parole de l’autre, écoute Remise en cause de l’objectif…