7 1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet 10 : VALIDER les produits 11 : CLORE le projet 12 : Les grandes phases de la GdP 7 SEQUENCE PEDAGOGIQUE

Sommaire « Prévoir la planification » Le principe général La planification des tâches Les principes de la planification. L ’exercice sur l ’intérêt de la planification et la restitution Métaplan ou résultats de l ’étude préalable PICP (étape 2). (+) Les exercices de planification et la restitution N°1 : Calculer le début et la fin au plus tôt des tâches N°2 : Calculer le début et la fin au plus tard des tâches Le calcul des débuts et fins des tâches Les marges, les tâches critiques, le chemin critique N°3 : Calculer les marges totales des tâches N°4 : Calculer les marges libres des tâches Le calcul des marges des tâches. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Sommaire « Prévoir la planification » Les apports généraux Les représentations graphiques La représentation PERTet un exemple informatique La représentation GANTT et deux exemples informatiques La gestion par les durées La gestion par les ressources La conclusion L ’essentiel de la planification Le rôle du conducteur d ’opération. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

La planification des tâches Production du planning qui donne l ’étalement des tâches sur une échelle de dates, affectées des ressources techniques, humaines et économiques. Production des plans de charge qui précisent le taux d ’intervention de ces ressources dans le temps. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Les principes de la planification Deux possibilités de planification la gestion par les durées, la gestion par les ressources. Plusieurs représentations graphiques possibles. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Exercice sur l ’intérêt de la planification Soit le métaplan : 1) Quels intérêts voyez-vous à planifier vos projets ? 2) Quoi, Quand, pour qui et comment planifiez-vous vos projets ? Soit une réflexion sur l ’analyse de l ’existant du service Etape 2 de l ’étude préalable PICP, Les intérêts, les méthodes et les outils de planification des opérations et des plans de charges. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Restitution sur l ’intérêt de la planification Synthèse des réflexions des participants 1) 2) 3) ... Apports d ’autres praticiens Convaincre le maître d ’ouvrage, les usagers (faisabilité, durée), Crédibiliser la conduite d ’opération, Prévoir les décisions du Mou et les engagements financiers, Anticiper les dérives et recaler les prévisions en commun, Justifier les retards des autres, Répartir la charge de travail équitablement, soutraiter, S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Exercice de planification n°1 Calculer le début au plus tôt et la fin au plus tôt de chacune des tâches A 5 D 6 F 24 H 10 E 3 J 6 I 1 M 12 N 4 B 4 C 12 G 18 K 12 L 24 LEGENDE DEBUT FIN Fin au plus tôt Tâche Début au Marge libre plus tard Durée totale Début au plus tôt de N : = MAX (début au plus tôt de N - 1) + (durée de N - 1) si N = 1, début au plus tôt = 1 , (exemple A ou B) Fin au plus tôt de N : = (Début au plus tôt de N) + (durée de N) - 1 S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Corrigé de l ’exercice n°1 Calculer le début au plus tôt et la fin au plus tôt de chacune des tâches A 5 D 6 F 24 H 10 E 3 J 6 I 1 M 12 N 4 B 4 C 12 G 18 K 12 L 24 LEGENDE DEBUT FIN Fin au plus tôt Tâche Début au Marge libre plus tard Durée totale 1 5 11 6 44 21 60 55 4 17 20 36 54 18 45 79 68 95 92 67 91 56 Début au plus tôt de N : = MAX (début au plus tôt de N - 1) + (durée de N - 1) si N = 1, début au plus tôt = 1 , (exemple A ou B) Fin au plus tôt de N : = (Début au plus tôt de N) + (durée de N) - 1 S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Exercice de planification n°2 Calculer le début au plus tard et la fin au plus tard de chacune des tâches DEBUT A 5 D 6 F 24 H 10 E 3 J 6 I 1 M 12 N 4 B 4 C 12 G 18 K 12 L 24 LEGENDE FIN Fin au plus tôt Tâche Début au Marge libre plus tard Durée totale 1 5 11 6 44 21 60 55 4 17 20 38 54 18 45 79 68 95 92 67 91 56 Début au plus tard de N : = Min (début au plus tard de N + 1) - (durée de N) si N = dernière, début au plus tard = début au plus tôt Fin au plus tard de N : = (Début au plus tard de N) + (durée de N) - 1 S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Corrigé de l ’exercice n°2 Calculer le début au plus tard et la fin au plus tard de chacune des tâches DEBUT A 5 D 6 F 24 H 10 E 3 J 6 I 1 M 12 N 4 B 4 C 12 G 18 K 12 L 24 LEGENDE FIN Fin au plus tôt Tâche Début au Marge libre plus tard Durée totale 1 5 11 6 44 21 60 55 4 17 20 36 54 18 45 79 68 95 92 67 91 56 15 27 2 80 74 Début au plus tard de N : = Min (début au plus tard de N + 1) - (durée de N) si N = dernière, début au plus tard = début au plus tôt Fin au plus tard de N : = (Début au plus tard de N) + (durée de N) - 1 S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Le calcul des débuts et fins des tâches Début au plus tôt de N = MAX (début au plus tôt de N - 1) + (durée de N - 1) si N = 1, début au plus tôt = 1 , (exemple A ou B) Fin au plus tôt de N = (Début au plus tôt de N) + (durée de N) - 1 Début au plus tard de N = Min (début au plus tard de N + 1) - (durée de N) si N = dernière, début au plus tard = début au plus tôt Fin au plus tard de N = (Début au plus tard de N) + (durée de N) - 1 S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Les marges Degrés de liberté pour programmer les tâches Deux types de marges La marge libre c’est le décalage qu’il est possible d’accepter pour une tâche sans que la planification d’une autre tâche soit modifiée. La marge totale c’est le décalage qu’il est possible d’accepter pour une tâche sans que la date de fin du projet soit modifiée. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Les tâches critiques Les tâches pour lesquelles un décalage se répercute directement et totalement sur la date de fin d’opération. Pour les tâches critiques La marge totale = la marge libre = 0 Pour une tâche quelconque, lorsque l’on a « consommé » l’ensemble de la marge totale, cette tâche devient critique. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Le chemin critique Le chemin critique est l’ensemble des tâches critiques (sans marge pour décaler le début). Le calcul des marges et du chemin critique Le calcul manuel oblige à faire un calcul pas à pas en positionnant les tâches (exercices n°3 et 4). L ’outil informatique PICP visualise instantanément les marges, les tâches critiques et le chemin critique. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Corrigé de l ’exercice n°3 Calculer la marge totale de chacune des tâches DEBUT A 5 D 6 F 24 H 10 E 3 J 6 I 1 M 12 N 4 B 4 C 12 G 18 K 12 L 24 LEGENDE FIN Fin au plus tôt Tâche Début au Marge libre plus tard Durée totale 1 5 11 6 44 21 60 55 4 17 20 36 54 18 45 79 68 95 92 67 91 56 15 27 2 80 74 9 19 12 Marge Totale de N : = Min (début au plus tard de N) - (début au plus tôt de N) ou = Min (début au plus tard de N + 1) - (fin au plus tôt de N) - 1 S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Corrigé de l ’exercice n°4 Calculer la marge libre de chacune des tâches DEBUT A 5 D 6 F 24 H 10 E 3 J 6 I 1 M 12 N 4 B 4 C 12 G 18 K 12 L 24 LEGENDE FIN Fin au plus tôt Tâche Début au Marge libre plus tard Durée totale 1 5 11 6 44 21 60 55 4 17 20 36 54 18 45 79 68 95 92 67 91 56 15 27 2 80 74 9 19 12 7 Marge Libre de N : = Min (début au plus tôt de N + 1) - (fin au plus tôt de N) - 1 ou = Min (début au plus tôt de N+1) - (début au plus tôt de N) - (durée de N) S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Le calcul des marges des tâches Marge Totale de N Durée dont on peut allonger une tâche sans modification de la date d'achèvement de l'opération. = Min (début au plus tard de N) - (début au plus tôt de N) ou = Min (début au plus tard de N + 1) - (fin au plus tôt de N) - 1 Marge Libre de N Durée dont on peut allonger une tâche sans perturber les tâches suivantes. = Min (début au plus tôt de N + 1) - (fin au plus tôt de N) - 1 = Min (début au plus tôt de N+1) - (début au plus tôt de N) - (durée de N) S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Les représentations graphiques Les deux méthodes les plus utilisées Le système PERT Programme Evaluation and Review Technic, Méthode courante depuis 1960 pour optimiser un planning (gains de 10% sur raffinerie; de 1,5 / 9 ans pour fusée NASA avec 9000 sous traitants). Le diagramme de GANTT Du nom de son inventeur, Diagramme à barres classiques le plus utilisé. Les outils informatiques s’appuient sur ces modes de représentation et sur la méthode CPM (Critical Path Method) CPM (Méthode du chemin critique) : ensemble des tâches critiques avec décalage répercuté directement et totalement sur la date de fin d’opération. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Une représentation du planning La première impression n ’est pas toujours la bonne ! ... AVANT PICP S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

La représentation PERT Son avantage principal Bien mettre en évidence les relations entre les tâches, et bien marquer les étapes. Indispensable pour les projets complexes (lisibilité de la logique des enchaînements). Son inconvénient principal L’absence d’échelle de temps, et la difficulté à le mettre au point « à la main ». Pas de vision des enjeux de dates et de durées. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Un diagramme PERT « informatique » Pour réagir aux évènements et pour créer un modèle local. Nom tâche N° Début Durée Fin Etude de conception 11 12/05/99 12s 03/08/99 Choix des entreprises 14 21/07/99 9s 21/09/99 Obtention permis construire 12 16/06/99 8s 10/08/99 Validation APD 13 2s 29/06/99 Notification marchés travaux 16 22/09/99 1j Préparation du chantier 17 23/09/99 3s 13/10/99 Tâche critique Jalon non critique Jalon critique Tâche non critique LEGENDE S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

La représentation GANTT Son avantage principal C’est le diagramme à barre « classique ». Une visualisation parfaite des enjeux de durées et de dates. Son inconvénient principal Une lecture difficile des liens entre les nombreuses tâches. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Affichage « Etat prévisionnel » Un diagramme de GANTT Une parfaite lisibilité des durées et des dates du projet Une vision peu clair de la logique des enchaînements des tâches. Affichage « Etat prévisionnel » Tâche récapitulative (sous phase) Tâche élémentaire normale (avec marges) Tâche élémentaire critique (sans marges) Jalon normal (avec marges) S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Affichage « Maître d ’ouvrage » Un diagramme de GANTT Une parfaite lisibilité des durées et des dates du projet Une vision plus clair sans les liens entre les tâches. Affichage « Maître d ’ouvrage » Sous-phase Tâche élémentaire Jalon S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

La gestion par les durées Pas par les ressources Les critères de choix pour la planification Les durées, les contraintes et les liens, Possibilité d’affecter plusieurs types de critères aux différentes tâches en fonction des contraintes de dates existantes, Ces critères sont les suivants dès que possible doit commencer au plus tôt le ... à terminer au plus tard le doit commencer le ... doit finir au plus tard le ... ... S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

La gestion par les ressources Les critères de choix pour la planification En plus des durées, des contraintes et des liens, L ’examen de l’utilisation des ressources permet de ne pas dépasser la capacité de ressources disponibles. Deux possibilités de gestion des ressources Optimiser l ’utilisation des ressources disponibles à 100% pour l’ensemble des tâches qui ont la même priorité. Réaliser d ’abord les tâches les plus urgentes (ordres d’urgence) puis optimiser les ressources. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

L ’essentiel de la planification 1 - Préparer la planification avec des méthodes Identifier les tâches principales et les points d'arrêt (jalons), Déterminer les durées prévisibles et les moyens, Définir les enchaînements entre les tâches. 2 - Planifier le projet (construction du planning) Saisir les tâches, les durées, les ressources, Créer les liens entre les tâches, Identifier le chemin critique, repérer les surcharges de travail, Affiner les prévisions (analyser les risques S8), Valider la planification (S10). 3 - Suivre et conduire le projet (mise à jour du planning) Saisir les avancements réels, Corriger les prévisions (maj), alerter et réagir sur les dérives (S9). 4 - Informer et communiquer à chaque étape. S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Le rôle du conducteur d ’opération Distinction et complémentarité entre : Suivi de projet = Mesures (TdB) les variations (glissements) Conduite de projet = Action correctrice pour atteindre la cible initiale Direction de projet = Changement de cible conseillé par le COP Cible fixée par cadrage et prévision (résultats attendus) Cible révisée acceptée par tous (nouveau résultat) Source :"Techniques d'Analyse de Projets" de Gilles VALLET - Editions : DUNOD S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Le rôle du conducteur d ’opération Son comportement doit s’équilibrer entre : prévision, action, correction pour garder des marges de manœuvre en cas de dérive. ANTICIPER méthode « planifier » AGIR méthode « essai-erreur » REAGIR méthode « pompier » Zone d’intervention « souhaitable » Zone d’intervention « subie » S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION

Critères de motivation Le gagnant est celui qui agit, le perdant celui qui réagit ! ... S7 - PREVOIR LA PLANIFICATION