Journée « ma-démarche-fse 16 avril 2015 Salle Laroque la Journée "ma-demarche-fse" est cofinancé par le Fonds social européen dans le cadre du PON «Emploi et Inclusion» 2014-2020
PRÉSENTATION DU CALENDRIER DE DÉPLOIEMENT DES MODULES
MaDémarcheFSE État d’avancement Depuis septembre 2014, les modules suivants ont été ouverts dans « Ma- démarche-FSE » : Les demandes de subvention PON FSE & PO IEJ ainsi que la partie analyse de recevabilité La demande de subvention globale Le suivi des participants Le rapport d’instruction (subvention individuelle) La comitologie 2014 2015 01/09 15/09 17/10 04/12 09/01 02/02 Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Avril 1. Demande de subvention 2. Demande IEJ & recevabilité 3. Demande de subvention globale 4. Suivi des participants 5. Rapport d’instruction 6. Comitologie 3
MaDémarcheFSE Les prochaines étapes Dans le courant du 2e trimestre 2015, devraient être déployés : Le module lié au conventionnement Le module lié au bilan Le module de certification de service fait et les visites sur place Dans le courant du 2ème semestre 2015, devraient être ouverts : Le module de gestion simplifiée de la certification Le module de gestion des appels de fonds 4
5 5
MaDémarcheFSE Les autres chantiers à venir La gestion des marchés publics La prise en compte de l’ensemble des PO Etat DOM L’accès des prestataires aux rapports d’instruction L’accès aux co-instructeurs La gestion des avenants Le suivi des maquettes financières La gestion de la déprogrammation dans le cadre des comités Le chantier de suivi de la qualité de la saisie des données participants Le chantier des restitutions et de l’infocentre La refonte de la page d’accueil (messages d’informations aux gestionnaires / porteurs de projets et « to do list ») L’API Entreprise & France Connect L’interconnexion avec Chorus Les chantiers d’interopérabilité avec Synergie 6
MaDémarcheFSE Une évolution de l’outil découpée par version La dernière version (la V 2.7) du 2 avril 2015 comportait les modifications suivantes : La création de la notion d’AAP interne où seuls des organismes autorisés pourront y répondre La possibilité d’éditer le procès-verbal du comité La mise en œuvre d’une règle de gestion permettant de bloquer les dépôts des demandes des porteurs sur des appels à projets clos La possibilité de charger la totalité des PJ de la demande de subvention en une seule fois Au niveau de la délégation de signature, le rajout de la possibilité d’avoir plusieurs délégataires En cas de réaffectation d’un dossier déposé auprès d’un mauvais bénéficiaire, un système de notification au bénéficiaire et au nouveau gestionnaire La modification du message de relance aux porteurs pour la saisie des indicateurs de suivi des participants dès lors qu’on est en présence d’un projet d’assistance aux structures La gestion des nouvelles habilitations 7
PRÉSENTATION DES MODALITÉS D’ASSISTANCE AUX GESTIONNAIRES
MaDémarcheFSE Quelques chiffres (au 7 avril 2015) 3209 demandes de financement ont été créées depuis le 1er septembre : 1401 sur l’année 2014 dont 1030 sur le PON et 371 sur le PO IEJ 1808 sur l’année 2015 dont 1704 sur le PON, 1 sur le PO Etat Mayotte et 103 sur le PO IEJ Sur ces 3209 demandes : 710 à l’état « déposé » 1381 à l’état « recevable » 138 à l’état « instruit » 31 à l’état « Validé en comité » 7 à l’état « Refusé » A ce jour, nous dénombrons 150 services gestionnaires dont 118 organismes intermédiaires (80 Conseils départementaux) 9
MaDémarcheFSE Quelques chiffres (au 7 avril 2015) 382 appels à projets créés dont 268 pour les organismes intermédiaires 107 demandes de subvention globale créées dont 60 à l’état « déposé » et 14 à l’état « instruit » Ma Ligne FSE est la plateforme d’assistance de Ma-Démarche-FSE : 1462 demandes d’assistance traitées en 2014 pour la programmation 2007-2013 dont 391 par téléphone 193 demandes d’assistance traitées en 2015 pour la programmation 2007-2013 dont 50 par téléphone 96 demandes d’assistance traitées en 2015 pour la programmation 2014-2020 10
MaDémarcheFSE Le nouveau schéma d’assistance Une plateforme d’assistance dédiée à la programmation 2014-2020 prenant le relais de la boite institutionnelle LST-DGEFP-MADEMARCHEFSE Point d’entrée unique des demandes d’assistance des gestionnaires Prise en compte de toutes les questions concernant Ma Démarche FSE et de toutes les demandes d’interprétation des textes européens ou nationaux régissant le FSE ou portant sur des règles de gestion ou encore des modes opératoires Des comptes créés à partir des listes fournies par les gestionnaires Un lien pour se connecter : https://fse2014-2020.klee4change.com 11
MaDémarcheFSE La conduite du changement Des guides utilisateurs : Un guide dédié aux porteurs de projet Un guide relatif au rapport d’instruction mis en ligne fin avril 2015 Un guide gestionnaire (paramétrage) et un guide sur le suivi des participants mis en ligne fin avril 2015 Des vidéos explicatives : Pour la demande de subvention individuelle Pour la demande de subvention globale, le rapport d’instruction et le suivi des participants fin avril 2015 Des questions / réponses adressées par la DGEFP aux DIRECCTE Des aides et notices en ligne pour tous les modules ouverts dans Ma Démarche FSE 12
PRÉSENTATION DES NOUVELLES HABILITATIONS
MaDémarcheFSE Une application sécurisée Un audit « référentiel général de sécurité » (RGS) le 19 août 2014 a permis de mettre en évidence les risques afférents à l’utilisation de MDFSE dans le cadre de la nouvelle programmation et le plan d’actions à mettre en place pour y remédier La délibération n° 2014-447 du 13 novembre 2014 portant avis sur un projet d’arrêté relatif à la mise en œuvre de Ma-Démarche-FSE a autorisé le suivi des participants tel que prévu dans MDFSE 14
MaDémarcheFSE Une application sécurisée La gestion de la sécurité dans MDFSE prévoit une gestion stricte des habilitations avec une revue de celles-ci chaque année Les gestionnaires ont été sensibilisés à l’obligation de vérifier la qualité des données saisies pour le suivi des participants La maîtrise d’œuvre de la DGEFP a mis en place un dispositif visant à assurer la sécurité logique et physique dans Ma-Démarche-FSE 15
MaDémarcheFSE La conduite du changement pour les porteurs de projet : la création de la notion d’organisme délégataire et d’organisme bénéficiaire (tête de réseau) permet de proposer un système de délégation hiérarchisée de gestion des dossiers entre organismes les comptes maîtres peuvent, en outre, restreindre les accès des dossiers à des comptes secondaires 16
MaDémarcheFSE La conduite du changement pour les comptes des gestionnaires : la création du profil « chef de service » va leur permettre d’administrer au même titre que les administrateurs de service les droits de leurs collaborateurs. Ces droits peuvent, en outre, dorénavant évoluer de façon spécifique, le paramétrage se faisant à partir de l’onglet « Gestion des droits » la modification des droits d’accès à un dossier : l’administrateur de service ou le chef de service peut affecter un ou plusieurs gestionnaires (titulaire et suppléants) sur un dossier donné; ils auront alors des droits en modification dessus alors que les autres auront des droits en consultation uniquement La création d’un compte en consultation 17