“ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE” Atelier n°1 28 avril 2004 JULIEN HUSSON CONSULTANT EN ORGANISATION Département Santé, Bureau Veritas Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes

2. Retours d’expériences 1. Introduction 2. Retours d’expériences Méthodologies de calcul des coûts 3. Indicateurs, Références 4. Une méthodologie particulière : « L’ABC » Sommaire Esprit de l’atelier Pas un atelier de comptabilité analytique L’objectif n’est pas de mettre en place un contrôle de gestion mais plutôt de répondre à 2 interrogations : j’ai des données qu’est ce que j’en fait? J’ai pas d’information qu’est ce que je fais?

Le coût de quoi ? Le coût de pour quoi ? pour qui ? Le coût comment ? 1 INTRODUCTION Le coût de quoi ? Le coût de pour quoi ? pour qui ? Le coût comment ? Par qui ? Le coût de quoi ? Qu’est ce qu’on met derrière le mot « coût » ? De quoi est il composé ? Du personnel? Des équipements? Des locaux? Des consommations d’énergie? Des frais financiers?… Quel est le périmètre du coût? 2. Le coût pour quoi? Pour qui? Quel est l’intérêt du calcul des coûts ? Se comparer dans le temps, suivre des évolutions? Se comparer à d’autres? Se comparer au marché? Faire des choix : centraliser en interne? Externaliser / sous traiter? Intégrer une nouvelle activité (regrouper des établissements)? Passer à l’usage unique? Re facturer ? Justifier des moyens complémentaires Pour qui calculer les coûts? Une direction et montrer son amélioration ? Démontrer sa performance ? Les unités de soins et les sensibiliser au coût de la stérilisation 3. Le coût comment ? Comment construire un coût? Quelles sont les méthodes qui existent? Quelle méthode choisir en fonction de mes besoins ? Quelles données je prend en compte et où je trouve les données? JNES 2004

1 INTRODUCTION Comment mesurer l’activité de stérilisation ? Coût de stérilisation par unités d ’œuvre : Cas l’hôpital Henri Mondor et de la lettre clé « S » Coût de production par m3 : Evaluation du coût d ’exploitation de la stérilisation Quelles sont les données à prendre en compte? Comment les qualifier? Où doit on s’arrêter? Comment interpréter les résultats? Quel peut être l’apport des méthodologies d’analyse des coûts abouties? Exemple de la méthode ABC appliquée au CHU de Strasbourg : Impact sur le la performance JNES 2004

Exemple – Illustration Comment calculer un coût d’exploitation ? Comment « construire » le coût? Quelles données prendre en compte ? Quelles sont les interprétations possibles et quels sont les biais méthodologiques? 2 Esprit de l’atelier Pas un atelier de comptabilité analytique L’objectif n’est pas de mettre en place un contrôle de gestion mais plutôt de répondre à 2 interrogations : j’ai des données qu’est ce que j’en fait? J’ai pas d’information qu’est ce que je fais?

Détermination d ’un coût de production 2 Détermination d ’un coût de production COÛT EXPLOITATION Contexte de l ’exemple présenté CHU – 8 Établissements Fonction stérilisation répartie sur 32 sites de stérilisations (8sites principaux + Sites éclatés) 14200 m3 produits par an soit environ 45 m3 jour Objectifs de l ’étude Evaluer les coûts des stérilisations existantes avant mise en conformité réglementaire Comparer le coût des stérilisations existantes à un scénario centralisé sur site unique JNES 2004

Quel référentiel de données prendre en compte? 2 Périmètre des données METHODOLOGIES Quel référentiel de données prendre en compte? Charges variables Charges fixes Salaires agents Salaires des cadres + Pharmaciens Charges directes Sous traitance Amortissements (Equipements, bâtiments, système d ’information) Charge directe : Ne concerne que le coût de production de la stérilisation Charge indirecte : Concerne plusieurs activités Charge variable : Varie proportionnellement à l’activité de production Charge fixe : Ne varie pas proportionnellement à l’activité Énergie Charges indirectes Administration générale Amortissements (Bureautique, PC…) Entretien Maintenance JNES 2004

Mode opératoire 2 METHODOLOGIES Pourquoi calculer le coût ? Données Niveau de précision des analyses / objectifs Choix d’une méthode Pourquoi calculer le coût ? Données comptables Données disponibles Données de terrain Données des services biomédicaux, techniques... Validation Recueillir données manquantes Grilles de recueil d’informations : Stérilisation, Blocs Validation Mettre en forme les données Agréger les coûts, respect des règles de base Analyser les résultats Choix d’indicateurs, tableaux de bord JNES 2004

État des données disponibles 2 État des données disponibles METHODOLOGIES Données comptables disponibles… Issues de la comptabilité analytique de l’établissement Coûts directs par UF de stérilisation centrale Personnel médical et non médical Consommables (y compris petit matériel) Contrats d’entretiens, maintenance de certains équipements Amortissements de certains équipements JNES 2004

Recueil de données complémentaires 2 Recueil de données complémentaires METHODOLOGIES Objectif du recueil complémentaire Compléter les informations manquantes : Personnel : Personnel des blocs intervenant en stérilisation, temps pharmacien (ETP) Consommation d’énergie, d’eau osmosée, d ’eau adoucie, frais de maintenance Amortissements des bâtiments, des équipements Valider les données comptables disponibles JNES 2004

Mode de recueil des données 2 Mode de recueil des données METHODOLOGIES Méthodologie de recueil des données Etape 1 : Diffusion des grilles de saisie des informations Etape 2 : Audit : Visite + entretien avec les cadres de stérilisation, les cadres de blocs et les pharmaciens JNES 2004

Grilles de saisie des informations 2 Grilles de saisie des informations METHODOLOGIES Pour les blocs : Horaires d’ouverture Typologies d’intervention et nombre d’intervention (programmé, urgences, nuit, week end) Volumes de stérilisation produit Personnel effectuant des activités de stérilisation (en ETP IBODE, IDE,AS, ASH…) Surface occupée par les activités de stérilisation Pour les stérilisations : Horaires & jours d’ouverture Personnel affecté et qualification pour les différentes activités (lavage, conditionnement, stérilisation, distribution ramassage) Liste des équipements (MAL et autoclaves) : capacité, nombre de cycle / jour Surface occupée par la stérilisation JNES 2004

Mode de recueil des données 2 Mode de recueil des données METHODOLOGIES Pour les aspects techniques auprès des services biomédicaux Contrats de maintenance Consommation des équipements : eau et énergie Pour les aspects organisationnels : Capacité de stockage des boîtes au bloc : niveau de stock et taux de rotation des boites Logistique de transfert (accès au bloc) JNES 2004

Périmètre de données retenu 2 Périmètre de données retenu METHODOLOGIES Catégorie de données Source d’information retenue GF1 Personnel des blocs Audits - Déclaratif Personnel non médical Personnel des stérilisations centrales Données de la comptabilité Personnel médical Audits - Déclaratif Coûts moyens du personnel Direction du personnel GF2 Consommables Données de la comptabilité JNES 2004

Périmètre de données retenu 2 Périmètre de données retenu METHODOLOGIES Catégorie de données Source d’information retenue GF3 Données de la comptabilité validées par le biomédical Contrats maintenance A partir du parc d’équipements et des consommations moyennes (données constructeurs) : Estimation des coûts de consommation d’eau et d’eau osmosée Consommation d’eau Consommation d’énergie A partir du parc d’équipement et du coût moyen du Kw/h (fourni par la comptabilité) GF4 Bâtiments : Uniquement pour les stérilisations centrales (Données de la comptabilité) Amortissements Équipements : A partir du coût de remplacement des équipements (donnée du biomédical) – Amortissement sur 10 ans JNES 2004

Présentation des résultats 2 Présentation des résultats METHODOLOGIES GF 1 / Personnel GF 3 / Contrats, eau, énergie GF 2 / Consommables GF 4 / Amortissements Écarts données comptables – Données calculées JNES 2004

Analyse des résultats 2 METHODOLOGIES Comparaison des coûts de personnel non médical Établissements Variation de 37 Keuros à 45 K Euros Coût moyen personnel non médical Explications des écarts : Ce sont des constats, pas de préconisations Forte disparités des qualifications des personnels des blocs intervenant en stérilisation : du cadre de bloc à l’ouvrier professionnel Coût des « glissements de tâches » JNES 2004

Quelques références – ordres de grandeurs 3

Cas centralisation 3 REFERENCES Calculs issus de notre exemple 32 sites de stérilisation Site unique de stérilisation Euros TTC Cas 1 : non conformité réglementaire Coûts plus élevés Fort poids du GF1 et faible du GF4 : Vétusté du parc Cas 2 : Structure de coût comparable à celle d’une usine de production moderne » - Total conformité réglementaire GF 4 élevé car amortissements lourds sur de faibles périodes Amortissement du parc d’instrumentation complémentaire : pas ^pris en compte ici mais possible de le prendre en compte car lié à la décision de centraliser sur site unique (Personnel) (Amortissements) JNES 2004

Coût moyen du m3 de stérilisation REFERENCES Cadre : CHU Stérilisations centrales mais pas sur site unique Coût de production du m3 : Environ « 460 Euros » JNES 2004

Coût moyen du m3 de stérilisation REFERENCES Cadre : Cliniques Stérilisation centrale conforme à la réglementation Coût de production du m3 : Environ 280 Euros Clinique A Clinique B Nombre de lits 137 Lits 213 Lits dont 50 Lits Orthopédie, Ophtalmologie, Urologie Chirurgie Viscérale, Urologie Spécialités Volume traité 900 m3 / an 620 m3 / an - Effectifs calculés au plus juste Pas de coefficient de remplacement : 1 poste = 1 ETP Coûts de coordination faibles Coûts de gestion faibles, flux limités et circuits clairement établis Pas d’encadrement spécifique : encadrement par le pharmacien Coût d’exploitation 232 000 € / an 171 000 € / an Coût de production du m3 260 € / an 275 € / an JNES 2004

Coût moyen du m3 de stérilisation REFERENCES Cadre : CH de 950 Lits , 650 lits MCO Stérilisation centrale conforme à la réglementation Production de 6-7 m3 par jour, soit 2000 m3 par an JNES 2004

Bien définir le périmètre et le contexte de l’étude des coûts pour 3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS Bien définir le périmètre et le contexte de l’étude des coûts pour Définir les données à prendre en compte : Exemple du coût d’amortissement de l’instrumentation Donner les limites de l’étude et mettre en évidence les biais : Intégration des coûts d’amortissements des bâtiments hors sites de stérilisation centrale? Coût de l’administration générale? Coût de l’exploitation générale des bâtiments? JNES 2004

3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS Valider avec l’administration les règles comptables en usage dans l’établissement Durées d’amortissements Calculs des effectifs Coûts moyens des personnels… Travailler sur des coûts moyens de personnel plutôt que sur des coûts réels instantanés Éviter les effets « pyramides des âges » JNES 2004

L’architecte comptable 3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS L’architecte comptable Mettre en forme les données de manière simple Si établissement public : agréger les coûts selon les groupes fonctionnels de la comptabilité publique hospitalière Choisir des indicateurs simples et pertinents Coût de production du m3, de la boite, du conteneur, du cycle… JNES 2004

3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS Savoir s’arrêter… « Il faudrait cesser d’avoir tort avec précision pour commencer à avoir vaguement raison » Keynes JNES 2004

Pistes d’interprétation « Coût de la gestion, gestion des coûts » 4

Retours sur une étude ABC…regard critique sur 4 Pistes d’interprétation PISTES D’ANALYSE Retours sur une étude ABC…regard critique sur La modélisation des activités et l’analyse des processus L ’analyse des coûts par type d’activité Les pistes d ’interprétation JNES 2004

4 Modèle des activités PISTES D’ANALYSE JNES 2004

Pistes d’interprétation 4 Pistes d’interprétation PISTES D’ANALYSE Activités principales Désinfecter – Stocker Collecter - Livrer Réceptionner – Trier – Laver Conditionner – Stériliser Stocker – Distribuer Activités de soutien Gérer le personnel, manager les interfaces stérilisation utilisateurs, maintenir les instruments, maintenir les équipements, gérer les coûts, maintenir le système d’information, gérer les achats et les approvisionnements… JNES 2004

4 Poids des activités PISTES D’ANALYSE Poids des différentes activités principales dans le coût de production du m3 de stérilisation Conditionner Stériliser Stocker Distribuer Désinfecter - Stocker Collecter - Livrer Réceptionner – Trier - Laver JNES 2004

4 De la gestion des coûts PISTES D’ANALYSE Poids activités de soutien sur les activités principales Collecter Livrer Naissance de nouvelles activités Logistique de transfert Coordination : Coûts de coordination = Coût du management Taches de planification, programmation, communication, gestion des interfaces… Activité secondaire au cœur de la production de valeur : Un seul dysfonctionnement et tout le processus est impacté – Destruction de valeur pour toute la chaîne de production : Coursiers souvent peu qualifiés à l’hôpital public- Leur faire prendre conscience de l’importance de leurs tâches dans la configuration centralisée Coût de garantie de « performance du modèle » Rôle de l’encadrement intermédiaire : Changement de culture – Passage d’une culture artisanale à une culture de production industrielle JNES 2004

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