Notre Approche de Services d‘Appui aux Entreprises (Business Development Services – BDS) Comment mettre les Services d‘Appui en Pratique? - Identification participative des Besoins des Entrepreneurs - Plan d‘Actions - Action: Prestations de Services et Solution des Problèmes - Suivi-Evaluation et Documentation 1

Etapes de la Mise en Pratique des Services... Chaque facilitateur choisit 15 entrepreneurs pour un diagnostic de l'entreprise et la mise en oeuvre d‘un plan d‘actions de 5 mois en vue de prestation de services. La stratégie est basée sur un contact régulier avec les entrepreneurs pour identifier les services à la demande des entrepreneurs. Donc, encouragez l‘entrepreneur à exposer ses problèmes et à formuler des solutions. Faites une analyse de situation pour chacune des 15 entreprises et notez leurs problèmes et les solutions proposées. 2

...Etapes de la mise en pratique des services Convenez d‘un plan d‘actions de 5 mois pour l‘initiative propre de l‘entrepreneur et d‘un soutien supplémentaire du facilitateur. Contactez les agences d‘appui et les prestataires de services afin de convenir d‘un soutien pour le plan d‘actions. Les services qui ne peuvent pas être gérés par le facilitateur lui-même pourraient être mis en oeuvre par d‘autres prestataires de services (négocier la collaboration). 3

Dialogue permanent avec les entrepreneurs Métiers du cuir Papeterie Atelier de tailleur Visites régulières Services aux opérateurs d’agriculture Menuisier Mécanicien automobiles Go out of your office and take a trip on the field. One time per week... 4

Visites régulières aux Entrepreneurs ! Les visites régulières (au moins une fois par semaine, mais si nécessaire, trois visites par semaines pourraient être utiles) aux entrepreneurs concernés sont nécessaires pour régler les problèmes identifiés. Une analyse de situation et un plan d‘actions seuls ne peuvent pas régler les problèmes. Entrez en action et contactez les autres partenaires et l‘administration afin de concrétiser des actions de solution. 5

Analyse de situation 6 Nom / Activité / Lieu Equipem. Produits/ Services Approvisionnement / Marchés / Ventes / Clients Marketing Personnel / Gestion d‘entreprise Coûts par mois Problèmes et solutions identifiés par l‘entrepreneur The situation analysis has three aspects: To warm up with the operator To understand his way of thinking To get data for action (not data for data) 6

Comment parler aux entrepreneurs? Les trois aspects de l‘analyse de situation: Sympathiser avec l‘entrepreneur , Comprendre sa façon de penser Collecter des informations pour agir (et non dans le but de disposer simplement d‘informations) Présentez-vous et présentez votre propos. Asseyez-vous prenez le temps, mais ne faites pas perdre du temps à l‘entrepreneur. Ecoutez et posez vos questions sans empressement. Essayez de répondre à l‘entrepreneur si possible, mais n‘essayez pas de régler immédiatement ses problèmes ou de trouver une solution immédiate. En plus des discussions, les observations sont aussi très utiles! Lorsque des actions sont identifiées, accordez-vous sur son initiative propre et votre soutien additionnel. Les discussions sont confidentielles particulièrement celles avec l‘administration et les autres entrepreneurs. 7

Guide d'entretien 8 Nom et activité: Nom, adresse, activité Emplacement: emplacement, dimensions, nombre de chambres, mobilier etc. Equipement: Outils, machines, nombre et qualité, maintenance Produits et services: offerts par l‘entrepreneur Approvisionnment: Matières premières et matériel de travail, outils, machines, disponibiité, fournisseurs Ventes: Situation des ventes, clients, intermédiaires Marketing: Activités de promotion, publicité, Personnel: Nombre et fonctions, qualification, niveau d‘éducation Gestion d'entreprise: Comptable? Comptabilité? Journal? Pièces justificatives?... Coûts par mois: Loyer, électricité, eau, impôts, salaires et cotisations à la sécurité sociale, maintenance de l'équipement Problèmes et solutions: identifiées par l‘entrepreneur sans suggestions du facilitateur. Les problèmes et les solutions doivent être détaillés! La mention „Marketing“ n‘est pas suffisante. Ensuite des remarques du facilitateur sont possible. Note it on small Metaplan cards for better handling during the meeting with the operator. 8

Le „manque de fonds“ est-il le vraiment le problème ? La plupart des entrepreneurs considèrent le „manque de fonds“ comme leur principal problème. C‘est au facilitateur de discuter ce problème: D‘autres problèmes dans d‘autres domaines d‘intervention peuvent être la cause du manque de fonds (posez-lui la question: „Pourquoi avez-vous un manque de fonds?“). Ainsi on discutera les vraies causes du manque de fonds. Dans certains cas, un soutien financier n‘aidera pas nécessairement l‘entrepreneur, cependant un appui dans d‘autres domaines d‘intervention pourrait résoudre ce problème secondaire. Dans le cas d'un financement justifié: Justification du projet. Rentabilité du crédit. Compte bancaire? Apport propre? Interviews often focus on the financing aspect. But behind this aspect on the surface, you will find other causes of this aspect. These other causes will give you other ideas for additional support. 9

10 „Manque de fonds“ Niveau de qualification insuffisant Qualité médiocre du matériel ou des installations Mauvais emplacement Concurrence rude Qualité de produits médiocre Incapacité, absence de volonté, absence d‘incitation à l‘épargne Fonds utilisés pour propos personnels Pas de marketing (Publicité) Problèmes de marché Pas d‘épargne ni de fonds propres Vente à crédit avec pertes Pouvoir d‘achat insuffisant „Manque de fonds“ Coûts élevés Problèmes de Gestion Pas de plan d‘affaires Coûts de location, eau, électricité élevés Coûts de transport élevés Coûts de production élevés Pas de comptabilité, pas de gestion Utilisation inappropriée du matériel de travail Coûts de main d‘oeuvre et matériel élevés Interviews often focus on the financing aspect. But behind this aspect on the surface, you will find other causes of this aspect. These other causes will give you other ideas for additional support. 10

Plan d‘Actions 11 Nom / Activité Problèmes identifiés Initiative propre de l‘entrepreneur Appui additionnel du facilitateur et des prestataires de services Entreprise 1 Entreprise 2 ... The problem identified is the problem identified in the situation analysis (see situation analysis overview)

Négociation avec des institutions de micro finance pour un allongement de crédit (magasin de pièces détachées) pour atelier de mécanique automobile Amélioration de vos outils et machines: l'appui sur place aux ateliers de menuiserie en relation avec un centre de formation technique local Informations sur les foires régionales et nationales, conditions de participation et mise en relation avec les institutions de promotion de l'exportation Contact avec centre de formation pour des formations sur de nouvelles technologies pour un atelier de menuiserie métallique Exemples de Services Négociations avec l’administration locale pour discuter un problème de procédure d'impôt Appui à l'installation d‘une centrale d‘achat pour les électriciens et plombiers de Kaolack Cours et conseils sur place pour l'initiation d'un comptabilité simple (journal, factures, reçu, fiche de stock carte de vente à crédit, etc.) pour les petites et moyennes entreprises Organisation d‘un cours d‘entrepreunariat de mise à niveau pour les entrepreneurs d‘une région afin de renforcer leur compététivité 12

Comment resoudre les problèmes et organiser les actions d‘appui? Les conseillers/facilitateurs BDS n‘ont pas toujours la capacité de resoudre tous les problèmes. Ils peuvent resoudre des problèmes simples tels que initiation d‘un journal de caisse, appui à la publicité avec un dépliant ou des informations de base sur le marché. 80% des problèmes majeurs seront résolus par la mise en relation avec des personnes ressources et des institutions d‘appui compétentes. 13

... comment resoudre les problèmes? Problèmes d‘impôt? Discuter avec un comptable sur la cause. Qui a raison? L‘entrepreneur ou les impôts? Ensuite engager des négociations avec l‘aide des structures d‘appui. Problèmes de maintenance de machine: Contacter centre de formation technique, amener formateur pour une matiné dans l‘entreprise pour formation sur le tas. Besoin de financement: Discuter la rentabilité d‘un crédit avec l‘aide de l‘ADEPME. Ensuite identifier l structure financière adaptée. Assister à monter le dossier. Conseiller pour l‘épargne et l‘ouverture d‘un compte bancaire. 14

... comment resoudre les problèmes? Problème de vente: Analyser qualité des produits, l‘emplacement stratégique, la concurrence, les prix, la présentation. Mise en relation avec des personnes ressources en marketing. Coûts de production trop forts: Informer sur les sources d‘approvisionnement, les prix des fournisseurs, methodes de production plus efficaces. Mise en relation avec centre technique. Projet d‘extension: Mise en relation avec consultant pour étude de faisabilité (30% participation, 70% ADEPME). Mise en relation avec strúctures financières. Assistance pour montage de dossier. Préparation de l‘entrepreneur pour visite par la banque. 15

Cours en salle de classe ou l'appui sur le terrain? Les stages de formation sont souvent sans effets. Un conseil sur place pour initier un système de comptabilité sera plus concret et plus facile à contrôler dans la pratique. Une formation en maintenance d‘outils et de machines avec le matériel de l‘entrepreneur dans son atelier sera beaucoup plus efficace. Les procédures de production et l‘organisation du travail ne peuvent être optimisés que dans l‘atelier. 16

Appui individuel ou en groupe? Un appui en groupe ou des formations de groupe sont possible si un certain nombre d‘entrepreneurs ont des problèmes identiques ou similaires, ex.: Plusieurs menuisiers ont besoin d‘une formation en maintenance d‘outils et de machines; La collecte du bois est interdite aux menuisiers d‘une région; Les mécaniciens automobile d‘une région ont besoin de magasin de pièces détachées pour un meilleur approvisionnement; Formation en initiation d‘un journal de caisse. 17

Exemples de Services payés Les entrepreneurs devraient payer certains services selon leurs possibilités: Leur contribution aux stages de formation techniques et commerciales; La rédaction d‘un plan d‘affaires (mais les formulaires du business plan et certaines informations générales sont gratuits); Les stages pour des appels d‘offre (mais certaines informations générales concernant les procédures et l‘ouverture des appels d‘offre sont gratuites; Les retraits de formulaires de soumission et la préparation de leur propre dossier de soumission. La participation aux foires, expositions etc. 18

Le Cycle de Prestation des Services d‘Appui aux Entreprises 1. Discussions régulières avec les entrepreneurs 5. Documentation, évaluation participative de l‘impact par les entrepreneurs et les facilitateurs Discussion Conseils Facilitation 2. Identification des problèmes majeurs par les entrepreneurs eux-mêmes 4. Initiative propre des entrepreneurs et appui supplémentaire des prestataires de services 3. Formulation participative des propositions et actions 19

Emploi du Temps semestriel Diagnostic, discussion et documentation du tableau d'analyse de situation d'entreprises et du plan d'actions pendant 1 mois. Réalisation des services d'appui et résolution des problèmes pendant 5 mois. Juill. 1 2 3 4 5 Janv Juill 3-5... Préparation Documentation Réalisation Préparation Evaluation Documentation 20

Rapports d‘activités trimestriels et semestriels Facilitateur:. Date: Rapports d‘activités trimestriels et semestriels Facilitateur: Date: Période: Propriétaire/ Entreprise Services d‘appui identifiés (voir plan d‘ actions) Services réalisés Services échoués Services en cours Resultats et commentaires (Raison de l‘échec) Entreprise 1 Entreprise 2 Entreprise 3 Entreprise 4... Commentaires additionnels du facilitateur : 21

Visualisation de votre travail dans votre bureau Mettez un tableau indiquant votre service devant votre immeuble et votre bureau. Fixez sur le mur de votre bureau l‘analyse de la situation et le plan d‘actions. Fixez sur le mur les réalisations avec succès. Prenez des photos des entreprises et non des séminaires et rencontres. Toute personne qui entre dans votre bureau devrait se faire une idée de votre travail. 22

Analyse de situation et plan d‘actions pour les créateurs d‘entreprise 23 Analyse de situation et plan d‘actions pour les créateurs d‘entreprise Nom, adresse Qualification Idée de Projet Situation actuelle du projet Appui suppléméntaire du facilitateur et des prestataires de services Qu‘est-ce qui a été fait? Qu‘est-ce qui reste à faire?

Analyse de situation des Associations professionnelles 24 Analyse de situation des Associations professionnelles Nom de l‘association Nombre de membres et professions Mission et structure Activités réalisées Problèmes et faiblesses de l‘association Propositions et initiatives pour le développement Association 1 Association 2 ..... The situation analysis has three aspects: To warm up with the operator To understand his way of thinking To get data for action (not data for data)

Plan d‘actions pour les Associations professionnelles 25 Plan d‘actions pour les Associations professionnelles Association / Groupe Problème identifié Initiative propre du groupe Appui additionnel des prestataire de services Association 1 Association 2 .... The problem identified is the problem identified in the situation analysis (see situation analysis overview) Notez: Ceci est une analyse et plan d'actions pour la structure de l'association. Mais si vous voulez engager un appui aux membres de l'association, afin de rendre l'association plus efficace au niveau des services pour ses membres - dans ce cas vous prenez les tableaux pour les entreprises individuelles, parce que les membres des associations sont des entreprises individuelles.

Sites Web aux Services d‘Appui www.senegal-entreprises.net Services d‘appui aux petites et moyennes entreprises (PME) www.bds-forum.net Site Web sur les expériences de BDS au Mali, en Tunisie, en Ethiopie et au Yemen www.bds-ethiopia.net Réseau Ethiopien de Services d‘Appui aux Entreprises Business Development Services (BDS) www.start-your-business.net Comment créer et développer votre entreprise 26

Merci