Formation Spécifique Fonctionnelle - Gestion des ressources humaines The goal of the mission is to assess the need for special support in the CO. Atlas dans des pays en crise

Agenda Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle Mettre en avant les changements clefs sous le système Atlas et leur impact sur les processus principaux Renforcer les compétences en termes du processus en mettant l’accent sur les points d'intégration Pratiquer quelques transactions spécifiques du système en utilisant l’outil OnDemand - permettre aux personnes d’effectuer des transactions en Atlas dans leur domaine fonctionnel Parler des rôles et responsabilités Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure de l’outil OnDemand

Le scénario du bureau de pays de Cofokama servira de base pour nos discussions Nous sommes le bureau de pays de Cofokama - nous sommes chargés de relever le défi d'aider le Cofokama à se reconstruire suite à la lutte pour l'indépendance Afin de reconstruire la région, administrer et gérer le pays à l'avenir, le Cofokama a énormément besoin de personnes qualifiées et instruites Le bureau de pays de Cofokama veut mettre en place un programme d’urgence d’éducation et de formation pour réaliser le suivant : organiser un programme de formation professionnelle immédiate et de courte durée, et développer la politique de l’éducation et de la formation au Cofokama

L'équipe de P.M. nous a demandée de recruter un FTE supplémentaire pour le projet - nous passerons par les étapes principales dans le processus de recrutement Plan de travail Créer le poste Créer la demande de poste Saisir les données des candidats Embaucher un candidat

Agenda Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

Les transactions des projets dans le Schéma opérationnel intégré Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats Elaboration du projet Gestion des événements personnels Gérer les contributions Financement du projet Gérer les talents & la performance Gérer l’apprentissage Activer le projet Gestion des fournisseurs Gestion de la carrière Gestion et suivi du projet Effectuer audits financiers Gestion postes vacants Initiative d’achat Approuver un poste Préparer & traiter le bon de commande Embaucher Recevoir & accepter les biens ou services Gestion paiements Traitement & salaires Finalisation du Projet Gestion des Stocks Gérer liquidités Investissements & risques financiers Evaluation du projet Gestion des événements professionnels Séparation Analyser & fournir un compte-rendu des Rapports financiers

Puisque toutes les activités découleront des projets, il est essentiel de comprendre comment divers éléments sont liés facturation Contrats Comptes à rece voir GERER LES CONTRIBUTIONS DETAILLLER LA PLANIFICATION 1 LE SUIVI DU PROJET GERER L’ACTIF DU PROJET (inventaire) Gestion des biens Actif PROJETS SUBVENTIONS Grand livre Traitement & salaires Initiatives d’Achats Réception Comptes à payer Bons de Commande Matching à 3 GERER LES DEPENSES Embaucher

Agenda Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

Vue d’ensemble du projet d’urgence d’éducation et de formation L'équipe de la gestion de projet (P.M.) a créé une proposition pour le programme d’urgence d'éducation et de formation La proposition a été copiée d'un projet précédent et a été modifiée pour l’adapter aux besoins spécifiques du programme de Cofokama – ceci a épargné l'équipe de P.M. une quantité considérable de travail et a facilité la préparation de la proposition dans un délais plus court L'équipe a alors commencé à définir les activités de projet et le budget afférent en détail et ensuite le projet était approuvé Vu que nous avons actuellement une nouvelle structure budgétaire, regardons à quoi ressemblera ce nouveau budget

Vue d'ensemble du projet– détailler la hiérarchie du projet Définition PeopleSoft Un résultat est obtenu grâce une série d'activités CO Entité Opérationnelle Fournit la structure pour une activité Projet Budgets sont faits au niveau des activités Analyse des tâches – les taux GMS sont assignables à ce niveau Activité Ressources allouées aux différentes activités Toutes les transactions sont suivies et rapportées dans les projets à ce niveau Ressource

Maintenant créons le budget pour le projet –pour ce faire nous devons définir d'abord les activités Définir proposition Définir projet Définir activités Définir budget Préparer Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Le budget s’effectue au niveau des activités

Négocier les conditions L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (1/3) Définir proposition Définir projet Définir activités Définir budget Préparer Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Les activités de définition Name of Activity (description) Duration of Activity (estimate) Activity Budget (total budget for activity) Budget Periods Cost Recovery Rate (FA rate & base) 1. La formation professionnelle 2 mois US$ 273,420 1. 13/10/03 – 31/12/03 5% 2. La planification et le développement d’une politique éducative 14 mois US$ 84,000 US$ 262,500 2. 01/01/04 – 31/12/04 3. Activités de suivi 9 mois (4 semaines) US$ 0 US$ 52,500 N/A

Des projets peuvent être fractionnés en périodes budgétaires multiples - un budget doit être clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier jour du projet Vous pouvez fractionner la durée du projet en périodes budgétaires multiples, du moment que vous clôturez un budget d'ici le dernier jour (31 décembre) de l'année Par exemple, un budget prévu pour courir du 1er octobre jusqu’au 31 janvier de l'année suivante doit être fractionné en deux budgets - un pour le 1er octobre jusqu’au 31 décembre et un autre du 1er janvier jusqu’au 31 janvier . La première période budgétaire doit commencer le même jour que le projet La date limite pour la dernière période budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier jour de ce projet Un projet peut avoir un certain nombre d'activités ; dans l'exemple ci-dessus des activités auraient pu avoir lieu au cours de la première période budgétaire seulement, au cours de la deuxième période seulement, ou au cours des deux périodes

Négocier les conditions L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (2/3) Définir proposition Définir projet Définir activités Définir budget Préparer Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Définition du budget : Période Budgétaire 1 13/10/03 – 31/12/03 Name of Activity (description) Inputs Needed for Each Activity Estimated Cost to Finance each Input Who will Finance Each Activity For UNDP portion, which department pays cost share amount 1. La formation professionnelle EQUIP PERINT TRAVEL MISC US$ 44,000 US$ 80,000 US$ 20,000 US$ 116,400 Donateur de l’UE 10013 N/A 2. Planification & Développ- ement politique éducative US$ 50,000 US$ 15,000 3. Activités de suivi

Négocier les conditions L'équipe de P.M. a défini les activités et le budget pour la proposition (3/3) Définir proposition Définir projet Définir activités Définir budget Préparer Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Définition du budget : Période budgétaire 2 01/01/04 – 31/12/04 Name of Activity (description) Inputs Needed for Each Activity Estimated Cost to Finance each Input Who will Finance Each Activity For UNDP portion, which department pays cost share amount 1. La Formation professionnelle N/A 2. Planification & développ-ement politique éducative PERINT TRAVEL MISC US$ 190,000 US$ 30,000 Donateur de l’UE 10013 3. Activités de suivi US$ 20,000

Le plan de travail annuel (AWP) remplacera l’actuel document de projet Le plan de travail annuel (AWP) contient : Output prévu précisant: Les objectifs annuels Activités pour atteindre l’output précisant: Le temps nécessaire pour mener à terme les activités Objectifs réalisables par rapport à l’activité Ressources prévues précisant: Personne responsable La source des fonds Description budgétaire Montant du budget AWP aura une page de couverture qui devrait se rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les résultats de CP, et les output du projet en plus d’une section narrative

Le Format proposé du budget– proposition de S&H Nécessite de définitions précises des Output Activités multiples pour soutenir la livraison d'un output Sources de financement identifiées par ligne budgétaire

Conception du document budgétaire pour PS Description des lignes de budget Example Exemple Fonds/Donateurs détails des Origine des fonds Ressources liées à l'activité : budget centré sur l’activité Final report format may vary

Créons le plan annuel de projet et le budget associé pour notre projet d’urgence d’éducation et de formation Expected Outputs Key Activities/ Annual Output Targets Timeframe Responsible Party Planned Budget Q1 Q2 Q3 Q4 Source of Funds Budget Description Amount Monitoring Activities Budget Budget Line Description

Le projet a été approuvé, le donateur a payé le premier acompte et les activités sont maintenant en cours État du projet L’équipe de PM team a énuméré les détails spécifiques du projet (l’équipe de projet, les activités, les délais, étc.) Le financement du projet a été boulé – l’UE est le seul donateur Le projet a été approuvé par tous les dépositaires principaux, les documents nécessaires ont été signés et le projet a été lancé Nous venons de recevoir de l’UE le premier acompte pour notre projet – maintenant l'équipe de P.M.fait en sorte que le plan de projet devienne une réalité L'équipe de P.M. cherche à acheter les marchandises et à embaucher quelqu'un pour le projet, ils veulent faire le suivant: acheter 48 boites d’outils et 96 bleus de travail, et Embaucher un expert ayant une expérience dans le développement de politiques

La nouvelle embauche pour le projet est à temps plein - s'ils étaient sur un contrat SSA ou un contrat de services ils seraient contrôlés dans la module des achats La gestion des contrats SSA et des contrats de service: Le paiement des SSA et des contrats de service de l’embauche pour le projet seront faits à travers la module des achats dans PS Ceci pourrait être contrôlé par le RH ou l'équipe de CAPM, selon la façon dont le bureau décide de partager les responsabilités Si c’est au RH de contrôler les SSA et les contrats de service ils devront faire ainsi à travers la module des achats

L'équipe de P.M. a demandé que nous les aidons à embaucher à plein temps un expert en matière éducatif de développement de politique Pour le poste de conseiller en politique d'éducation, le Programme des Nations Unies pour le développement (le PNUD) au Cofokama recrute un coordonnateur à long terme, responsable de la gestion d'un programme d’urgence d'éducation et de formation et du développement d'un programme de politique d'éducation en coopération avec le gouvernement de Cofokama Passons par les étapes nécessaires du processus de recrutement pour pouvoir embaucher le candidat approprié en utilisant les détails fournis par l'équipe de P.M.

Poste vacant/ besoin identifié Nous devons travailler avec les équipes de P.M. et des finances pour créer le poste et la demande de poste Poste / Processus de création de la demande de poste Approbation du poste Vérification du budget pour le poste Déterminer la source de financement Poste vacant/ besoin identifié Créer le poste Création de la demande de poste Points d’intégration : Unité/région responsable La gestion de projet La gestion de projet RH Finances Finances RH Note: Quelques étapes peuvent être effectuées par l’équipe de P.M. aussi bien que par celle des ressources humaines

Développer les critères de tri Nous devons travailler avec l'équipe de P.M. pour recruter un candidat approprié pour le projet Processus de la création de poste Publier poste Développer les critères de tri Réception des CV Fixer les entretiens Mener entretiens Sélection candidat Approbation Offre Contrat Points d’intégration : Unité/région responsable La gestion de projet RH RH La gestion de projet RH RH RH Note: Quelques étapes peuvent être effectuées par l’équipe de P.M. ou ou par celle des ressources humaines

Agenda Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

Il y a 9 processus principaux dans la gestion des ressources humaines 1. La gestion des postes vacants 2. Embaucher 3. La gestion des talents et des performances 4. La gestion des connaissances 5. La gestion de carrière 6. La gestion des événements professionnels 7. La gestion des événements personnels 8. La séparation 9. Traitement & Salaire Les ressources humaines incorporent des procédés pour développer et contrôler une stratégie globale de ressources humaines basée sur des buts du PNUD et des résultats désirés, identifiant et développant les compétences requises pour réaliser ces buts, l’embauche et la rétention du personnel, la gestion des contrats et des systèmes d'évaluation de la performance.

Il y a quelques changements principaux qui se produiront dans le domaine des ressources humaines dus à l'exécution d'ERP Des changements dans l’environnement ERP La gestion des ressources humaines Délégation des responsabilités au bureau de pays, utilisation des patrons, séparation des postes des individus 1. La gestion des postes vacants 2. Embaucher Moins de traitement par papier qui prend du temps, possibilité d’utiliser le recrutement en ligne 3. La gestion des talents et des performances ‘Systémisation’, un processus profilé 4. La gestion des connaissances Systémisation’, un processus profilé 5. La gestion de carrière ‘Systémisation’, un processus profilé 6. La gestion des événements professionnels Dépistage du personnel à travers l’organisation ‘Systémisation’, un processus profilé , pour garder une trace de l’historique et permettre le libre-service 7. La gestion des événements personnels Systémisation’, un processus profilé 8. La séparation Saisie de données par les bureaux de pays, différentes formes de paiement, une interface directe avec le GL, les revenus et les déductions effectué à travers le système de paie 9. Traitement & Salaire

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

La gestion des postes au PNUD/UNOPS/FNUAP A l'Onu, le peronnel est classifié par poste. Des codes de travail sont utilisés pour la classification générale, mais des postes sont utilisés pour l’identification unique de chaque rôle lié au code de travail. Par exemple, une position liée au code de travail de l’assistant administratif pourrait se référer à un adjoint administratif au département de marketing ou à un adjoint administratif au service des ressources humaines. Les postes ont habituellement un rapport linéaire avec des employés, à la différence des codes de travail, qui ont habituellement un rapport multiple. L'Onu a décidé d‘utiliser la pleine gestion de postes, ceci signifie que chaque employé a besoin d'un poste. Pour le PNUD, la gestion de postes sera décentralisée au niveau des bureaux de pays pour des postes spécifiques, à savoir les postes financés à partir de ressources secondaires et de chacun des postes de niveau série 300.

La gestion de postes pour le Programme de Cofokama Au cours de l’élaboration de la proposition pour le programme d’urgence d'éducation et de formation, l'équipe de P.M. a décidé de recruter un FTE supplémentaire qui remplira un rôle double: Servir de conseiller en politique d'éducation (rôle principal) Prendre en charge la gestion de projet de ce projet en particulier Aujourd'hui vous avez reçu une demande par e-mail de l'équipe de P.M. pour créer le poste pour ce FTE supplémentaire Allons voir en détail le processus commercial de gestion de postes vacants

La gestion des postes vacants A détailler de façon complète Processus de la création de poste Poste vacant/ besoin identifié Déterminer la source de financement Créer le poste Vérification du budget pour le poste Approbation du poste Création de la demande de poste Contrôle des engagements Points d’intégration La gestion de projet La gestion de projet RH Finances Finances RH Principales modifications sous ERP Répertoire du ToR Plan Comptable Suppression de la certification Mise en projet Approbation en ligne Décentralisation Saisie des données à la source Stockage électronique des documents

Déterminer les données nécessaires pour créer un poste Avant qu'on ne puisse créer une position, on doit s'assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles PeopleSoft vous oblige de finir la transaction d’un seul coup, vous ne pouvez pas laisser la création de poste en suspens Pour ce scénario, les données requises pour créer le poste pour le nouveau membre du projet devront venir de l'équipe de P.M. Utilisons OnDemand pour déterminer les données nécessaires pour créer un poste. Au cours de l'exemple, préparez une liste de toute l'information requise

OnDemand comprend quatre étapes – voyons au cours de notre identification de ce qu’il faut pour créer un poste Comment faire Voyez-le! Essayez-le! Sachez-le! 4ème étape à effectuer lorsque le système est ‘live’ Faites-le!

Création de poste dans OnDemand Nous créerons maintenant un poste pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Position Management Cliquez sur Learn about Position Management… Cliquez sur Create a Position Ici on vous montrera comment créer un poste

Avez-vous reçu toutes les informations nécessaires? Vérifiez l'information que vous avez reçue de l'équipe de P.M. (polycopiés) avec la liste de données nécessaires que vous venez de créer. Avez-vous toutes les informations nécessaires pour la création de poste ? Si la réponse est non, il faudra recontacter l’équipe de PM team avant de créer le poste Match?

La création de poste – la décentralisation pour le PNUD Chacun des postes LOCAUX de série 100 peuvent être créés localement à l’exception des postes approuvés par le Conseil exécutif, les postes non affectés et ceux de niveau général - Aucun besoin de venir voir l’OBR Vérifiez le document de type de poste (polycopié) pour plus de détails La gestion des postes exigera dorénavant que des postes soient crées pour TOUT LE personnel qui sera payé à travers le livre de paie global Tout en améliorant le processus d'affaires, il décale également la responsabilité (c.-à-d. les bureaux de pays sont maintenant responsables) Le cadre de contrôle doit assurer la division de travail proportionnée et des points de contrôle financier suffisants (séparation des responsabilités)

Exercice – il faut les faire avant de lancer le Live Pilot Pour l’exercice, vous devez créer la demande de poste dans OnDemand avant que nous ne fassions l'exercice dans Live pilot Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Create a Job Requisition Ici on vous montrera comment créer une demande de poste

Rôle de l'administrateur de poste dans la gestion des postes vacants L’administrateur de poste va créer/modifier un poste ou son financement pour les NOUVEAUX postes – changement de statut à ‘PROPOSE’ Type de Contrat - Détermine le type de poste Niveau– Détermine le groupe de paie Durée – Détermine les dates réelles Plan Comptable - Détermine les lignes de distribution du poste Pourcentages – Détermine le Pourcentage de chaque ligne de distribution Autres données – fournit d’autres données nécessaires pour pouvoir enregistrer le poste Transmettre à l’administrateur des finances pour approbation

Rôle de l'administrateur des finances dans la gestion des postes vacants L’administrateur des finances fera le suivant: Vérifier le type de poste et les conditions budgétaires Vérifier les combinaisons du Plan Comptable Vérifier les fonds disponibles contre la disponibilité des fonds des combinaisons du Plan Comptable Approuver la création de poste ou le changement de répartition des fonds Informer l’administrateur de poste de son approbation ou des modifications effectuées Ensuite l’administrateur de poste changera le statut à ‘Approuvé’

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

Le recrutement pour le Programme de Cofokama L'équipe de P.M. a créé le TOR pour le poste supplémentaire et a publié une annonce sur le site Web du PNUD Plusieurs candidats ont postulé et vous, en tant que l'équipe RH, avez fait une présélection des candidats appropriés Les informations sur les candidats pré-sélectionnés seront saisies dans le système Des entretiens d’embauche avec les candidats restants ont été tenus et, dans un effort partagé avec l'équipe de P.M., vous avez choisi un candidat approprié pour le poste Le candidat choisi sera offert un contrat Voyons de près le processus d’embauche

Le processur d’embaucher A détailler de façon complète Le processus d’embaucher Publier l’annonce Développer critères de tri Réception CV Fixer entretiens d’embauche Mener entretiens Sélection du candidat Approbation Offre Contrat Points d’intégration La gestion de projet RH RH La gestion de projet RH RH RH Tout au long du processus il y a une interaction intense avec l'équipe de P.M. Principales modifications sous ERP Approbation en ligne Suppression de la certification Décentralisation Saisie des données à la source Stockage électronique des documents

Réception des CV – quel lien avec PeopleSoft? PeopleSoft nous permet de stocker et de dépister les informations sur les candidats (par exemple l'adresse, parcours éducatif, et même des CV et lettres de motivation complets) On peut décider d'enregistrer les informations sur tous les candidats reçus, seulement pour ceux qui ont été sélectionnés pour un entretien ou juste celles du candidat sélectionné pour le poste. Au Cofokama on a décidé de n’enregistrer que les informations des candidats interviewés afin que le comité ait accès à toutes les informations avant la tenue des entretiens Passons à OnDemand pour voir comment enregistrer les informations de candidat. Créez une liste du des informations nécessaires de base pour enregistrer les informations de candidat

Ajouter un candidat externe à une demande de poste Nous ajouterons maintenant les candidats externes à la demande de poste pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Add an External applicant Ici on vous montrera comment ajouter des informations sur les candidats externes

Création de l’offre et du contrat Le candidat pour le poste de conseiller en politique d'éducation a été choisi par le comité et maintenant nous devons refléter ceci dans PeopleSoft Le statut du candidat sélectionné changera de “020 – Postulé” (ou “060 – Entretien”) à “080 – Prêt pour l’embauche” Le statut des autres candidats à cette demande de poste changera de“020 – Postulé” to “110 - Rejeté” Vous préparerez le contrat du candidat sélectionné

Mise à jour des informations du candidat dans OnDemand Nous mettrons à jour maintenant l'information sur un candidat pour notre membre de projet supplémentaire dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Vacancy Management Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS Cliquez sur Update/View/Correct Applicant info Ici on vous montrera comment modifier les informations d’un candidat

L’embauche d’un candidat dans OnDemand Nous embaucherons maintenant l’un des candidats en tant que membre de projet dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Hire Cliquez sur Learn about the Hire process Cliquez sur Hire 100/300 series local & 300 IP Ici on vous montrera comment embaucher quelqu’un pour un poste spécifique

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

Transactions pour gérer les talents et les performances - pas lors du premier lancement de PS PeopleSoft Définir le cadre de nos compétences Assigner des compétences aux postes Évaluation des compétences personnelles Comparaison des compétences Exécuter la recherche de compétences En Externe RCA (Évaluation des résultats et des compétences) CRG (Groupe d’examen des carrières) RCAC (Centre d‘évaluation du Coordonnateur Résident) SME (Exercice de gestion de la succession) LEAD Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

Transactions pour gérer les connaissances – pas lors du premier lancement de PS PeopleSoft Définition des ressources de formation Définition des détails du programme/du coût Gérer le Budget de formation Sélection des Participants Gérer la Participation Le traitement des demandes de formation Rapports de formation/de programme En externe Cours d'atelier La formation en externe VDA (École virtuelle du développement) / MDC (Centre de développement de la gestion) Congés sabbatiques / EAP (Programme d'Aide d'Éducation) ICDL Réseaux De Pratique CMSCW Atelier sur les qualités relationnelles et la gestion du changement MSP/MSMP (Prog.de gestion) Formation ERP Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

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Transactions pour la gestion de carrière – pas lors du premier lancement de PS PeopleSoft Évaluation des résumés de carrière Dépistage des compétences / Accomplissements Préparation du plan de carrière Rapports de carrière Identification des postes clés La planification de la succession En externe Consultation de carrière Recherche d’emploi SME (Exercice de gestion de la succession) Note: Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une vague ultérieure et ne sera donc pas disponible dans cette version d'OnDemand

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

La gestion des mandats (organisation événementielle) Il y a différents changements d'organisation possibles qui sont reflétés dans la section des mandats: Ré-affectations (avec et sans la demande de poste) Changements de salaire Promotions (y compris l’indemnité de fonctions - SPA) Rétrogradations Congés spéciaux (avec ou sans paie) Principales modifications sous ERP Tout le personnel du bureau de pays (de séries 100 & 300) est géré dans un seul système Les données RH précises et à jour sur des postes et les employés sont saisies et préservées localement

Exercices supplémentaires sur la gestion des mandats dans OnDemand Pour l’exercice, il faut réaffecter un employé dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Manage Assignments (Organization Events) Cliquez sur Learn about Reassignments Cliquez sur Reassignments resulting from Ad Hoc/SME Re-organization Ici on vous montrera comment réaliser une ré-affectation

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

Transactions pour gérer les événements personnels PeopleSoft Changement de statut marital Changement de statut de visa Changement de nationalité Modification des personnes à charge Congé annuel/maladie Octroi des indemnités Récupération des avances (octroyées dans la module des finances) PAIE RH

Exercices supplémentaires sur la gestion des événements de la vie dans OnDemand Comme exercice, il faut faire une changement personnel pour un employé dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Manage Life Events Cliquez sur Learn about Personal Data Cliquez sur Enter a marital status change Ici on vous montrera comment changer les données personnelles

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

Séparation et arrêt (1/2) La séparation désigné sous le nom “Termination” dans PeopleSoft La séparation change le statut de l’employé en inactif et l'employé reste sur le livre de paie jusqu’à la veille de la date réelle de l'arrêt La séparation déclenche également un avis d'e-mail aux directeurs des ressources humaines Une séparation ne calculera aucun montant dû à l'employé tel que les soldes exceptionnels de congé, l'indemnité de la séparation ni aucun montant à récupérer par l'organisation de l'employé tel que le paiement des factures de téléphone, les avances sur les déplacements ou la documentation (LP's, G4's) Ces calculs continueront à être effectués en dehors de du système et seront inclus dans le dernier chèque de règlement

Séparation et arrêt(2/2) Notez qu'à moins que l'administrateur du livre de paie en est informé, le dernier chèque de règlement sera transmis automatiquement à l'employé L'administrateur de livre de paie retiendra le salaire final jusqu'à ce que tous les calculs pour le chèque de règlement soient complet Si l'employé choisit de participer aux avantages post emploi (after service benefits), ceci doit être enregistré aux pages d'inscription des avantages

Exercices facultatifs – vous pouvez vérifier le processus d’une séparation dans OnDemand d’arrêt dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Separation & Termination Cliquez sur Learn how to process terminations Cliquez sur Process separation or Process separation – Separation package SLWFP Ici on vous montrera comment traiter une séparation

Agenda Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines La gestion des postes vacants Embaucher Gérer les talents et les performances Gérer les connaissances Gestion de carrière La gestion des événements professionnels La gestion des événements personnels Séparation Traitement & Salaire Rôles & Responsabilités

Livre de paie– Le Cycle de vie Poste Embaucher un employé Budget Inscription des avantages Flux des informations Inscrire l’employé dans le livre de paie Effectuer le paiement de salaires Lancer le livre de paie Traiter les entrées du livre de paie

La structure de base du livre de paie (1/2) Pay Entity : est la banque et la devise de source. Pay Group : est un groupement logique des employés payés en même temps. Ils partagent les mêmes caractéristiques. Payee : l’employé qui reçoit le salaire. Eligibility Group : éléments spécifiques pour lesquels une certaine population de bénéficiaire peut être éligible. Element Group : sont des groupes personnalisés de revenus, de déductions ou d'éléments d'absence. Element : sont les modules du livre de paie. (codes de taux, dates, durées, formules, listes de processus, règles d’arrondissement, des revenus, des déductions) Pay Entity Pay Group Payee Eligibility Group Element Group Element Group Element Element

L’idée de base du livre de paie(2/2) Payroll Run Control : Lancement du livre de paie ou du processus d’absence Calendar Group ID : Quelles périodes seront traitées lors d’un lancement spécifique du livre de paie. Calendar ID : Quels bénéficiaires seront traités. Rassemble le groupe de salaire et la période. Run Type ID: Quels éléments seront traités. Par exemple, le livre de paie ou les absences. Calendar Period ID: Quelle période de paie sera traitée. Payroll Run Control Calendar Group ID Calendar ID Calendar Period ID Run Type ID

Traductions dans la terminologie de l’Onu Payroll Run Control: Des processus en lots lancés au niveau global suivant un planning établi par le PNUD. Pay Group: quels employés seront traités: MAC_PM (personnel national) MAC_INT (personnel international – ALD’s) Calendar ID : Quels employés seront traités et et pour quelle période. MAC_PM 2003M04 MAC_PMA 2003M04 = MAC (Pays) = PM (paiement mensuel) PMA (Absences mensuelles) = 2003 (année) = M04 (Mois) Payroll Run Control Pay Group Calendar ID

Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand Exercices facultatifs – exercices supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Human Resources Management sous la colonne des titres à gauche de l’écran Cliquez sur Global Payroll Cliquez sur les différents sous-menus Ici on vous montrera comment changer les données du livre de paie

Mise à jour du projet Mise à jour du projet: Nous avons embauché un expert en matière de politique d'éducation pour le programme d’urgence d'éducation et de formation Nous avons acheté, et avons payé l'équipement de formation (l’équipe de CAPM en coopération avec les équipes de P.M. et de FRM) Nous avons reçu et avons saisi l’échéancier de remboursement des contributions et des contributions liées dans Atlas Le RR a demandé un rapport détaillant le progrès du projet par rapport aux activités exécutées aussi bien que l’état financier du projet Le P.M. a créé un rapport en utilisant Atlas qui fournira au RR les informations à jour sur le programme d’urgence d’éducation et de formation

Agenda Objectifs Points d’intégration Vue d’ensemble du projet Vue d’ensemble du processus des ressources humaines Rôles & Responsabilités

Rôles et Responsabilités au service des ressources humaines 6 profils d'utilisateur ont été identifiés dans la module RH d’Atlas : Manager HRGP Administrateur des ressources humaines Administrateur du livre de paie global Administrateur de poste Responsable du traitement des absences Super-Utilisateur commercial

Schéma du processus RH - Rôles et responsabilités Responsable du traitement des absences & Administrateur du livre de paie global Rôle: Administrateur De poste Rôle: Administrateur des Ressources humaines Rôle: Administrateur livre de paie global Lancer le livre de paie Processus central en batch Entrée du livre de paie Absences Revenus & Déductions Établir lien Employé au groupe de salaire Gestion de poste Embauche de l’employé Payer vos employés Maintenant voyons en détail chaque profil d’utilisateur

HRGP Manager – qui sera-t-il? Membres d'une équipe de gestion dans un bureau qui ont des responsabilités dans le domaine des ressources humaines et du livre de paie Les directeurs d’un bureau de pays pourraient inclure le RC/RR, le directeur de pays, le DRR, le directeur des opérations, et dans quelques bureaux l'ARR. Les directeurs à cet égard pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

HRGP Manager – que fera-t-il/elle dans PS? L'accès de HRGP Manager permet l'examen des données et des transactions, aussi bien que des rapports dans tout le système Atlas RH/ livre de paie global. Il permet les managers de regarder les dossiers historiques, actuels et futurs. Il permet également aux managers de mettre à jour des dossiers futurs Un manager peut aussi ajouter un dossier dans les domaines suivants: Recrutement, RH, benefits, le livre de paie & le traitement des absences Pour plus de détails veuillez vérifier à la polycopié sur les profils d'utilisateur

Administrateur des ressources humaines– qui sera-t-il? Un employé qui effectue un ensemble de transactions dans les domaines suivants - recrutement, ressources humaines et benefits. En fonction de la taille du bureau, elle peut être exécutée par un ou plusieurs employés L’administrateur RH dans un bureau de pays peut être le chef du personnel, le responsable des ressources humaines ou le directeur des opérations. L'administrateur RH à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

Administrateur des ressources humaines – que fera-t-il/elle dans PS Recrutement - écrit l'information des candidats sur la liste finale, enregistre le processus d'entretien, enregistre l'information RH de du candidat réussi. Dans la vague 2, E-Recrute aura automatisé toutes ces étapes ‘Ressources humaines – traite une embauche directement ou à partir d’un tableau des candidats, saisit toutes les données personnelles et biographiques, prépare les contrats, saisit les coordonnées d’urgence, le passeport et les données de la carte d’identité, saisit des données du poste (par exemple le poste, le département, le lieu, le plan de salaire, la catégorie). Traite tous autres Actions/Raisons (actions de personnel) qui ont lieu pendant la durée du service de l’employé, par exemple des promotions, des ré-affectations, du SLWOP et des séparations.

Administrateur des ressources humaines – que fera-t-il/elle dans PS Benefits - saisit des données sur des personnes, les bénéficiaires et les membres du ménage, traite des changements à ces derniers, inscrit les employés et dépendants/bénéficiaires dans l'assurance-maladie, la assurance-vie et les fonds de pension de retraite. Installent des indemnités telles que l'allocation de langue. Installent ASHI et ASLI pour des retraités et des employés dans SLWOP Traitement des fournisseurs – Dans la Module des achats, saisit/modifie les données sur les fournisseurs dans le Tableau de fournisseur, lance des demandes, écrit des ordres d'achat, prépare les contrats. On accordera à l'administrateur RH l'accès sécurisé dans la module des achats pour traiter cette transaction particulière Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

Administrateur du livre de paie global– qui sera-t-il? Un employé qui exécute les fonctions de livre de paie qui sont habituellement déterminées avec l'aide du point focal RH. En fonction de la taille du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés. Administrateur GP dans un bureau de pays peut être le chargé des finances ou de la comptabilité ou le directeur des opérations. L’administrateur GP à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

Administrateur du livre de paie global – que fera-t-il/elle dans PS? Effectuer des transactions ayant un impact sur le livre de paie telles que les revenus et les déductions uniques ou récurrentes, les primes, le paiement d'heures supplémentaires et l'allocation de transport Administration de la rétroactivité, des récupérations et des ajustements Maintien des calendriers d’absence pour le lieu en question Validation des résultats d'essai du livre de paie avant le dernier lancement de la paie Maintien des données bancaires des employés Dépistage et ajustement des soldes de congé ayant un impact sur la paie Communication de l’activité du livre de paie aux Managers. Production de rapports et d’enquêtes de paie Production des fiches de paie pour les employés La gestion des recevables et des sommes à payer ayant un impact sur le livre de paie y compris la facturation des avantages pour les retraités et SLWOP Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

L’administrateur des ressources humaines contre L’administrateur du livre de paie global Pour assurer une bonne séparation des responsabilités, il est vivement recommandé que l'administrateur GP et l’administrateur RH ne devraient pas être le même individu.

Administrateur de poste– qui sera-t-il? Un employé qui exécute les fonctions de budget qui détermine les dispositifs de financement pour la création et les prolongements des postes clés et des postes secondaires au du PNUD (OBR seulement). En fonction du type du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés L’administrateur de poste dans un bureau de pays peut être le chargé des finances ou de la comptabilité ou le directeur des opérations - ou quelqu'un dans le PSU.. L'administrateur de poste à cet égard pourrait être une ou plusieurs personnes L’administrateur de poste au sein du PNUD (au niveau local) pourrait être aussi l’administrateur GP

Administrateur de poste– que fera-t-il/elle dans PS? Création ou mises à jour/modifications des postes dans le Tableau de postes Association du plan comptable aux postes sur le Tableau de distribution de poste Des ajustements/amendements du plan comptable si besoin est Reportage des données du poste Reportage des données du plan comptable par rapport à ces postes Des ajustements/amendements du GL si besoin est Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la polycopié sur les profils d'utilisateur

Responsable du traitement des absences – qui sera-t-il? Un employé qui rassemble et surveille les dossiers d’absence pour les employés. En fonction du type du bureau, cette fonction peut être effectué par un ou plusieurs employés Les moniteurs de congé dans un bureau local peuvent être au niveau d'associé, d’assistant ou de secrétaire. Les moniteurs de congé à cet égard pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau Ceci exige l'identification des remplacements ou des adjoints comme source de déblocage permanent pour ce profil d'utilisateur à tout moment

Le responsable du traitement des absences – que fera-t-il/elle dans PS? Entrer, modifier ou mettre à jour les dossiers de congé des employés Produire des équilibres de congé pour distribution et signature Pour plus d’informations veuillez consulter la polycopié sur les profils d’utilisateur

Super-utilisateur – qui sera choisi? Se rapporte à l'accès de plus haut niveau de sécurité à toutes les fonctionnalités et à toutes les actions dactylographiées dans Atlas Ce niveau de l'accès est global -- il fournit l'accès d'utilisateur à toutes les fonctionnalités au sein d’Atlas Le profil de super-utilisateur sera accordé à quelques directeurs principaux au niveau du siège -- ce profil d'utilisateur sera également accordé par la suite au niveau sous-régional ou régional Les super-utilisateurs auront également des remplacements afin de garantir le déblocage permanent à tout moment

Super-utilisateur – que fera-t-il/elle dans PS? Sera censé connaître ou apprendre toutes les transactions des profils d'utilisateur précédents Il/elle devra pouvoir exécuter toutes les transactions dans toute les modules concernées

Des exemples de la façon dont Atlas facilitera les tâches du service des ressources humaines(1/2) Nouvelles capacités/ Nouveaux outils Avantages Résultat Mieux travailler!! Accès en ligne aux données RH, au livre de paie et aux rapports Plus besoin de chasser les gens – l’information est au bout des doigts! Tout en un seul système Possibilités augmentées de gestion de ressources humaines, procédures claires dans toute l'organisation Partage global des données RH Partage des connaissances/ expériences avec d’autres centres d’activité/bureaux de pays, le partage des données sur le personnel (p.ex. les transferts)

Des exemples de la façon dont Atlas facilitera les tâches du service des ressources humaines (2/2) Nouvelles capacités/ Nouveaux outils Avantages Résultat Mieux travailler!! Délégation de certaines tâches au bureau de pays (p.ex.la création de poste) Plus de responsabilité au niveau du bureau de pays permet plus d'agilité dans des processus RH. Le bureau de pays peut répondre plus rapidement et de manière plus précises aux situations spécifiques du pays/projet Le système intégré tient compte des lieux multiples d'accès simultanément Permet la flexibilité parce que les fonctions principales peuvent être exécutées à distance. Les transactions RH peuvent être exécutées par d'autres bureaux de pays et être approuvées en ligne par l’employé désigné

Questions-réponses