Approche Harmonisée des Remises d’Espèces aux Partenaires d’Exécution Comité Exécutif de l’UNDG (ExCom) Approche Harmonisée des Remises d’Espèces aux Partenaires d’Exécution (HACT) Octobre 2005

Programme de la session Vue d’ensemble de l’Approche harmonisée (HACT) Examen des éléments et outils clés de l’Approche Groupes de travail: Mise en oeuvre de l’Approche harmonisée HACT : préoccupations, solutions, rôles Lancement et étapes pour faciliter la mise en œuvre

Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? Demandes des États-membres (Examen Triennal des Activités Opérationnelles TCPR): Harmonisation et simplification des procédures, dont découle la réduction des coûts de transaction Développement de la prise en main du programme par le pays

Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? (suite) Nouveau consensus sur l’aide au développement (Rome et Paris): Plans nationaux – cadre pour la coopération avec le donateur Soutenir le budget, constituant une option Prise en main du programme par le pays s’appuyant sur le développement des capacités S’appuyer sur les systèmes nationaux Recentrage sur les résultats, non sur les intrants

Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? (cont.) La réponse de l’ONU aux défis suivants: Placer les plans de développement nationaux au centre du processus de programmation des pays de l’ONU; Développer le recours aux systèmes nationaux Centrer un effort plus important sur le développement des capacités nationales

HACT: dispositions-clés Gestion de risques contre système de contrôles Une seule série de procédures harmonisées et simplifiées pour la gestion de remises d’espèces: Demande /décaissement/rapports (formulaire FACE); Audit !!! Privilégier les besoins définis par le programme par opposition aux procédures administratives

Gestion de risques contre système de contrôles Évaluation des risques (2 niveaux) Agir sur les risques repérés par : Le choix de la modalité et des procédures de remises d’espèces appropriées L’ampleur et la fréquence des activités de contrôle

Modalités de remise d’espèces Remise directe d’espèces Remboursement Paiement direct Exécution par l’organisme

Processus d’élaboration des programmes communs de pays Bilan Commun de Pays (CCA) Plans de Travail Annuels (AWPs) Plan-Cadre (UNDAF) Matrice de résultats Réunion de Stratégie Commune (JSM) Recommandations de Programme de Pays (CPD) Plan d’Action de Programme de Pays (CPAP) Examen Annuel Plans de travail annuels

Éléments et outils clés de l’Approche harmonisée (HACT) Macro- et Microévaluations Activités de contrôle Autorisation de financement et confirmation des dépenses (Formulaire FACE)

Macroévaluation C’est un examen des évaluations existantes du système de gestion des finances publiques nationales Effectuée une fois par cycle, de préférence lors de l’élaboration du Bilan Commun de Pays Directives de préparation : Annexe II & Note Technique 2 A souligner: Si aucune évaluation n’existe, recommander avec le gouvernement et la Banque Mondiale qu’il y en ait une d’effectuée Banque Mondiale : Évaluation de la Responsabilité Financière du Pays; Examen des Dépenses Publiques; Examen des Institutions et de la Gouvernance; Banque Mondiale/FMI: Évaluation de la Capacité des Pays Pauvres Très Endettés en matière de Gestion des Comptes Publics; Examens de la Transparence des comptes publics. Partenaires bilatéraux et autres banques – Ministère du Développement International (DfID), Agence Canadienne de Développemnt International (CIDA), Banque Asiatique de Développement (ADB) Si le Bilan Commun de Pays a déjà été effectué- inclure la Macroévaluation dans l’Examen Annuel du Plan-Cadre UNDAF Dans tous les cas se mettre à utiliser l’Approche harmonisée dès le début du nouveau Plan de Travail Annuel

Objectifs-clés: Objectif de gestion: Base pour le choix des modalités de remise d’espèces et des activités de contrôle appropriées Aider à déterminer si l’on peut confier l’audit des partenaires d’exécution à l’Institution Supérieure de Contrôle des Finances Publiques (SAI) Liste de contrôle pour déterminer les risques liés à la gestion des Finances Publiques d’un pays – 11 indicateurs Élaboration et exécution du budget national Conformité avec les normes de comptabilité et les mécanismes de contrôle interne du secteur public Contrôle des liquidités Audit et surveillance Solidité des systèmes financier et du personnel

Objectifs clés (suite): Objectif de développement: S’assurer qu’on a une bonne connaissance de l’environnement de la gestion des finances publiques, notamment des lacunes et points forts dans ce domaine Identifier les domaines se prêtant au renforcement des capacités À souligner: Objectif de développement des capacités – Défendre le soutien du système de gestion des finances publiques en matière de renforcement des capacités; chercher des financements pour ce soutien, inclure la contribution de l’ONU dans le Plan-Cadre UNDAF

Principes de macroévaluation N’a pas pour but de conditionner l’aide qui sera reçue Ne comprend pas d’évaluation formelle des risques Le gouvernment doit être impliqué dans le processus

Principes (suite) Les évaluations existantes doivent être utilisées; S’il n’y a pas de macroévaluation disponible, l’ONU peuvent encourager le gouvernement à en faire effectuer une. L’équipe de pays de l’ONU interprète conjointement les informations disponibles avec l’aide d’experts.

Rapport de macroévaluation Élaboré par un consultant qualifié ou du personnel de l”organisme Doit prendre environ 4 semaines à préparer Doit être bref et comprendre: Un résumé des conclusions de l’évaluation dans les domaines-clés Un résumé des risques liés aux modalités de remise d’espèces Un évaluation de l’Institution supérieure de contrôle des Finances Publiques (SAI) Les lacunes en matière de capacités et les domaines se prêtant à un renforcement de celles-ci La liste de contrôle dûment remplie Le rapport doit faire jusqu’à 4 pages, sans compter les annexes La liste de contrôle peut être consultée dans l’Annexe II du document Cadre Ce rapport doit être discuté avec le gouvernement et des exemplaires fournis aux instances qui ont mis leurs rapports à disposition et aux partenaires d’exécution Domaines: budget, contrôles internes, contrôle des liquidités, audit et surveillance, systèmes et personnel

Directives – Annexe III, NT 1, 3 & 5 Microévaluation C’est une évaluation de la fiabilité des systèmes de gestion financière et des contrôles internes du partenaire d’exécution; Effectuée une fois par cycle de progammation; Par un consultant ou une entreprise; Plafond : 100.000 US$ au total de la part de tous les organismes par an Directives – Annexe III, NT 1, 3 & 5

Objectifs clés Objectif de développement: Déterminer les points forts et les lacunes des pratiques de gestion financière du partenaire d’exécution Repérer les domaines se prêtant à un renforcement des capacités

Objectifs-clés (suite) : Objectif de gestion: Aider à déterminer la modalité de remise d’espèces la plus appropriée Guider la décision concernant la fréquence et l’ampleur des activités de contrôle Envisager une évaluation des risques, mais non sanctionnée par un verdict de “réussite” ou d’“échec”pour les partenaires d’exécution

Listes de contrôle de la microévaluation Liste de contrôle A (évaluation simple) Expérience de travail avec ce partenaire pendant les 2 dernières années Bons contrôles internes Rapports financiers en temps opportun Même direction de gestion Pas d’ “incidents” majeurs Même type de programme Volume attendu qui ne devrait pas varier Des exemples de listes de contrôle figurent dans l’Annexe V du manuel du partcipant.

Listes de contrôle de la microévaluation Liste de contrôle B (évaluation détaillée) Statut du partenaire Rentrées de fonds Personnel Politiques et procédures en matière de comptabilité Audit interne et externe Rapports et suivi Systèmes d’information

Rapport de microévaluation Évaluation globale des risques (risque élevé ou faible) Résumé de la méthodologie utilisée Description des capacités dans chaque domaine Description des risques Recommandations pour pallier ces risques Liste de contrôle dûment remplie Le rapport doit faire 3-4 pages, sans compter les annexes. Se reporter à l’Annexe (v) du manuel du participant.

Activités de contrôle Connaissance des pratiques de contrôles internes et de gestion du partenaire Déterminer si les fonds ont bien été utilisés aux fins convenues Vérifier l’exactitude des rapports du partenaire sur l’utilisation des fonds pour s’assurer que cette utilisation est conforme et juste

Principes-clés L’ampleur et la fréquence des activités de contrôle dépendent des risques et du montant des remises d’espèces Investir davantage dans les activités de contrôle avec les partenaires plus fragiles

Activités de contrôle Audits programmés Examens sur place Vérifications ponctuelles Audits spéciaux effectués en raison de préoccupations concernant des lacunes spécifiques Suivi programmatique Suivi sur le terrain Examens annuels

Audit programmé Calendrier: une fois par cycle Qui fait l’objet d’un audit: Le partenaire qui a signé le Plan de Travail Annuel (AWP) = le même partenaire qui a signé le formulaire d’autorisation de financement et de confirmation des dépenses (Formulaire FACE) Le même partenaire que celui ayant fait l’objet d’une microévaluation

Audit programmé (suite) Plafond: 500.000 US$ au total de la part de tous les organismes par cycle Qui effectue l’audit? L’Institution Supérieure de Contrôle des Finances Publiques (SAI) Un cabinet public d’experts-comptables Un organisme de l’ONU peut demander qu’un audit soit effectué (cf. dispositions du CPAP)

Pourquoi le formulaire FACE? Pour réduire la complexité des procédures de gestion des remises d’espèces aux parteniares d’exécution Pour réduire les coûts de transaction pour les partenaires d’exécution et le personnel des organismes des NU Et ce faisant, libérer du temps pour un recentrage sur les questions de programmation 2ème point de la réponse. Un seul système pour tous. Cela réduit le fardeau administratif imposé aux partenaires d’exécution.

Fonctions du formulaire FACE Confirme les dépenses et fournit une base pour le décaissement des fonds au cours de la période suivante Sert à la fois de demande avant dépense, de vérification de l’utilisation des fonds et de facture. Permet des décaissements trimestriels et non plus basés sur la transaction Appuie les avances, les paiements directs et les remboursements

Avantages du formulaire FACE: Ne requiert pas de documentation complémentaire (par ex. factures) Un seul format pour tous les organismes membres du Comité Exécutif de l’UNDG et tous les partenaires Les montants décaissés et non utilisés sont reprogrammés

Directives Le formulaire FACE est aligné sur le Plan de Travail Annuel (AWP) et est centré sur l’enregistrement des demandes/dépenses au niveau de chaque activité. Ces activités étant spécifiées dans l’AWP. Le Plan de Travail Annuel (AWP) précise l’identité du/des signataires du formulaire FACE. La délégation d’un signataire pour le formulaire FACE doit faire l’objet d’un accord entre toutes les parties. Généralement, l’instance qui signe le Plan de Travail Annuel est la même que pour le formulaire FACE

Directives (suite): Une demande de financement par le biais d’un formulaire FACE doit être accompagnée d’une estimation détaillée des coûts suivant les directives de l’organisme concerné Cette estimation détaillée acompagnant le formulaire FACE doit faire l’objet de négocations au niveau du pays et dépend de la nature de l’activité. La périodicité normale de décaissement est d’une fois par trimestre

Calendrier Macroévaluation Bilan Commun de pays (CCA) Opérations pour pallier les lacunes en matière Plan-cadre de capacités (UNDAF) Accord sur les principes et activités CPAP Microévaluations et accords avant les Plans de sur les activités de contrôle Travail Annuels (AWPs) pour chaque partenaire d’exécution Formulaire FACE une fois l’AWP signé

Sujets courants de préoccupation concernant l’Approche harmonisée HACT: Les évaluations et leurs conclusions ne sont pas acceptées par les partenaires d’exécution; Absence d’accord sur les risques entre organismes des NU Les Partenaires d’exécution n’acceptent pas les activités de contrôle Le financement des évaluations et des audits

Pour en savoir plus… www.undg.org