Système d’information et ENT Thierry Bédouin, U Système d’information et ENT Thierry Bédouin, U. Rennes 1 22-23 Juin 2006

Le système d’information d’établissement Le système d’information est constitué de l’ensemble des informations produites et valorisées au sein de l’établissement : Données structurées contenues dans les bases de données (gestion étudiants et enseignements, patrimoine, gestion financière, gestion personnels, gestion salles et emplois du temps, inventaire, gestion des équipes de recherche, etc…) Données moins structurées à référencer et à indexer pour rendre compte, valoriser son image et mettre en cohérence avec les données structurées (ressources pédagogiques, ressources documentaires, productions scientifiques (« pré-publications » ?), documents administratifs, procédures, archives, etc .) On pourrait parler de propriété intellectuelle ou de patrimoine intellectuel Il s’agit en effet de l’ensemble de ce qui est produit par les membres de l’établissement, donc un bien commun

Le système d’information d’établissement Les acteurs concernés : Les enseignants / chercheurs Les étudiants Les personnels Les structures internes (UFR, instituts, laboratoires, services ..) L’établissement Le chef d’établissement, le « gouvernement » de l’établissement Les partenaires externes (MENESR, EPST, CHU, autres établissements) Les organes de coopérations inter-établissements (UNR, UNT, …) …. Toute la communauté extérieure

Système d’information d’établissement = Patrimoine de l’établissement

Le système d’information d’établissement Le référentiel est unique Le code UFR X est le même dans toutes les applications et documents La désignation est la même dans toutes les applications et documents La désignation de la formation Y est unique dans toutes les applications et documents La description de la formation Z est unique….. L’identité de W est unique ….. L’information est à jour, fiable et saisie une seule fois L’information est structurée et l’ensemble urbanisé On pourrait parler de propriété intellectuelle ou de patrimoine intellectuel Il s’agit en effet de l’ensemble de ce qui est produit par les membres de l’établissement, donc un bien commun Disposer d’un S.I. pertinent, c’est être en mesure de distribuer l’information adéquate à l’instant T en fonction du profil de la personne qui la demande

Le système d’information d’établissement Un document se caractérise par : un contenu un (ou des) auteur(s) un responsable de sa mise à jour un (ou des) destinataire (s) une (ou des) thématique (s) une durée de vie Une (ou des) référence(s) Des droits d’accès …. Un document peut être : une ressource pédagogique, une ressource documentaire, une thèse, une publication, un document administratif, etc… Le document fait partie intégrante du SI : il est référencé, indexé et mis à disposition, selon la volonté de l’établissement, des acteurs internes ou externes (moteur de recherche, moissonneurs OAI, ….) On pourrait parler de propriété intellectuelle ou de patrimoine intellectuel Il s’agit en effet de l’ensemble de ce qui est produit par les membres de l’établissement, donc un bien commun

Le système d’information d’établissement Il est produit et mis à jour par des acteurs de l’établissement Il est destiné aux acteurs internes de l’établissement (étudiants, enseignants, chercheurs, IATOS) selon leurs profils, leurs missions, leurs rôles Il sert à informer et à échanger avec les autres acteurs externes à l’établissement selon la volonté de l’établissement Il met en valeur l’établissement par la qualité de son contenu, sa cohérence et sa structuration Il est l’image de l’établissement et constitue un élément fort de son identité Il est indispensable pour le pilotage de l’établissement

Le système d’information d’établissement Préserver son identité dans un environnement complexe Dans un contexte de : Développement des coopérations à tous les niveaux (politique de site, PRES, régional, interrégional, national, international, thématique) Pilotage et d’évaluation des établissements de plus en plus importants (production de tableaux de bords et de statistiques, etc..) Mise en œuvre des environnements numériques de travail individualisés Il est indispensable pour l’Université de Maîtriser son système d’information en toute autonomie et de le sécuriser Faire en sorte que des formats communs d’échanges soient mis en œuvre Faire en sorte que des typologies de métadonnées soient définies Pour préserver son identité, valoriser ses productions et échanger avec tous ses partenaires …

Le système d’information d’établissement L’urbanisation et la structuration du S.I. Un travail indispensable au regard des évolutions : Développement des échanges électroniques Dématérialisation des pièces et ressources d’information Les espaces numériques de travail individuels Simplification des procédures Communications ciblées (profil) Développement des services accessibles à distance Coopérations accrues entre établissements à géométrie très diverses (UNR, UNT, Portail UB, Portail RUOA, Portail xxx, PRES..) La mise en commun ou le partage de ressources numériques (document, ressources pédagogiques, …) …..

Le système d’information d’établissement Le système d’information et l’ENT Mettre en place un ENT c’est structurer ses informations pour : Répondre aux besoins des usagers, Mutualiser avec les autres établissements (Cohabilitation, UNR, coopérations locales, nationales et internationales, UNT) (portail commun, format d’échanges) Répondre aux demandes émergeantes et notamment l’accès à la formation tout au long de la vie en fonction du profil Assurer l’équité d’accès aux informations que l’on soit sur site, en stage, en échange international etc… Placer l’usager au cœur du SI Ne saisir les informations qu’une fois et s’assurer de leurs pertinences

Le système d’information d’établissement Le système d’information et l’ENT L’ENT est la partie visible individuellement du SI Le dossier étudiant (administratif, pédagogique, résultats, emplois du temps, agenda,….) Le dossier personnel (administratif, remb. Mission, gestion du temps, agenda, …) Les annonces en fonction du profil Les informations (intranet) en fonction du profil Les ressources pédagogiques, documentaires, administratives en fonction du profil Les services individuels ou personnalisés (en fonction du profil) Les annuaires et les services de communication Etc…..

Le système d’information d’établissement La cible recherchée avec un SI unique, structuré & urbanisé Etudiant Personnel Lecteurs,.. Comité de pilotage du S.I. E.N.T. Individuel Accès aux informations et ressources selon son profil Site établissement de communication externe Stockage individuel Portail(s) de coopération inter établissements (UNR, UNT, etc.) Communication Base de données gestion, Base des ressources numériques,... Echanges avec SI autres établissements (CNRS, MENESR, etc.) selon formats prédéfinis Site de composante communication externe Le SI Sites d’appui des formations Réponse aux moteurs de recherche, moissonneurs, moissonneurs OAI, etc. Site documentaire Bibliothèques Indexation de toutes les ressources numériques avec mise en place de méta-données

Web Web X Apogée Apogée Nabuco Nabuco Harpége Harpége Autres bases Personnel Personnel Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne S.I. Université A S.I. Université B ou C …. Annuaire LDAP Annuaire LDAP Annuaire LDAP Annuaire LDAP Apogée Apogée Nabuco Nabuco Harpége Harpége Autres bases Autres bases Documents, ressources en lignes, etc…. Documents, ressources en lignes, etc…. Web Web Je suis connu, j’accède aux données et services en ligne X Je suis connu, j’accède aux données et services en ligne Je ne suis pas connu, je ne peux accéder à rien Je ne suis pas connu, je ne peux accéder à rien Étudiant Étudiant

Web Apogée Apogée Nabuco Nabuco Harpége Harpége Autres bases Personnel Personnel Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne S.I. Université A S.I. Université B ou C ... Annuaire LDAP Annuaire LDAP Annuaire LDAP Annuaire LDAP Apogée Apogée Domaine de confiance - Fédération identités Nabuco Nabuco Harpége Harpége Autres bases Autres bases Documents, ressources en lignes, etc…. Documents, ressources en lignes, etc…. ENT et services associés ENT et services associés Web Je suis connu, j’accède aux données et services en ligne auxquels j’ai un droit d’accès Depuis le domicile, chambre étudiant, Point Etude, salle libre accès, salle TD,... Étudiant Personnel

L’établissement au cœur de toutes ses coopérations UNT 1 UNT 2 UNR .eu Etablissement A SI ENT

Rôle de l’ENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI d’établissement ? L’ENT : interface unique d’accès aux ressources en ligne et aux services ?

Rôle de l’ENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI d’établissement ? Des données, fonds et références importantes et précieuses pour les établissements et acteurs Des acteurs différents des personnels et étudiants : Les lecteurs Des compétences importantes intéressantes pour l’ensemble du SI Des outils variés et différents selon les établissements et quelques fois à l’intérieur des établissements Des organisations variées (SCD, bibliothèque de composante, d’équipe de recherche, …) Des liens et échanges avec les acteurs nationaux (ABES, …) et autre réseau local, régional De nouveaux besoins : référencements des ressources pédagogiques, documents administratifs, productions scientifiques, archivages, … Une dynamique nouvelle à prendre en compte : l’accès distant numérique individualisé

Rôle de l’ENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI d’établissement ? La vision « Usager au cœur du SI » nécessite : Une mise en cohérence de toutes les ressources notamment par rapport aux droits et profils mais également par rapport à la notion de patrimoine D’identifier l’ensemble des acteurs y compris les lecteurs (intégration aux annuaires) (des obligations d’identifier à prendre en compte…) D’identifier les rôles de chacun pour permettre les échanges numériques entre instances (Identification unique, fédération d‘identité, ..) De référencer et indexer l’ensemble des ressources dans un cadre commun qu’est le SI d’établissement Un travail collaboratif important entre les différents acteurs en capitalisant sur les compétences de chacun et la complémentarité de celles-ci D’adapter les processus et procédures pour améliorer la qualité de l’information De nombreux contenus, des compétences avérées, des acteurs motivés  des synergies à développer !

Rôle de l’ENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI d’établissement ? Les besoins d’identification des ressources et le référencement dans un processus de « démarche OAI » Le patrimoine est à identifier dans son ensemble Le référencement ne peut se faire sans métadonnées La maîtrise du patrimoine passe par la définition des droits d’accès La valorisation nécessite la diffusion de l’existence de ressources (exposition OAI) La valorisation des ressources se fait dans le cadre de l’établissement Les processus d’identification, de référencement et de valorisation nécessitent des réflexions d’établissement Le moissonnage OAI : des atouts essentiels de diffusion Un rôle accru des outils de référencement multimétadonnées (projet ORI) Le SIGB n’est pas dissociable du SI d’établissement !

Rôle de l’ENT, transversalité L’ENT : interface unique d’accès aux ressources en ligne et aux services ? l’usager est unique, il peut avoir plusieurs profils mais veut disposer d’une interface d’accès synthétisant l’ensemble des informations qui lui sont nécessaires : Dissocier la présentation de la politique documentaire (CMS WEB) et l’accès aux ressources et services (ENT) Simplifier les accès pour l’usager et notamment le nomade Intégrer les services (webservice, « cassification » des applications de gestion des comptes de prêts et gestion catalogue) Intégrer la communication événementielle Capitaliser sur le rôle essentiel joué par les ENT (connexion journalière, passage « obligatoire » , …)

Rôle de l’ENT, transversalité L’ENT : interface unique d’accès aux ressources en ligne et aux services ? L’ENT, point d’entrée privilégié pour les accès authentifié Déposer et référencer les ressources, Positionner les droits d’accès Accéder aux ressources (plateforme téléformation, intégration moissonneur, etc…) Capitaliser sur les processus de fédération d’identités sur les accès aux ressources Faire évoluer les notions de portail documentaire en les intégrant dans une dimension globale et Etc…

… Synoptique général de l’organisation des projets et coopérations UNR Université A Université B Autre organisation de mutualisation de production Régionale, inter-régionale, etc.. CNB, … Producteur de ressources Usager, utilisateur Pédagogiques Environnement numérique de travail Services : communication, dossier, téléformation, stockage, emploi du temps, … … Site WEB UNT Mutualisation de production thématique Documents, ressources, etc.. Méta données associées Dépôts de documents, Saisies métadonnées, Moissonneurs Fiches OAI Moissonneur Dépôt « petits établissements » Fiches OAI U.A U.B U… Site WEB Internet

Système d’information, l’ENT et transversalité En conclusion : La dimension établissement, un élément essentiel à considérer Le Système d’Information, base de développement des usages numériques La complémentarité des compétences, un atout majeur L’ENT, interface unique pour les accès web authentifiés