Démarche de projet GED à l'Université de la Rochelle Système Information Documentaire intégré au SI ULR et accessible via l’ENT Francis Forbeau - Xavier Pétard 03 juillet 2009 Esupdays 8 consortium Cocktail

Organisation et périmètre du projet Enjeux et solutions disponibles par thématique Gestion de la documentation administrative

Origine du projet Projet SID Besoin de rassembler ces ressources Valoriser des publications de recherche Promotion des supports pédagogiques Projet SID Besoin de rassembler ces ressources Objectifs formulés CQ ULR, UNRPCL, … Organiser docs administratives Partager des ressources avec des partenaires Renouveler le SIGB Disposer de modèles de documents Archiver à LT

Objectifs du SID Hiérarchiser l’information numérique, développer la visibilité et l’accessibilité de l’info. tant en interne qu’en externe. Viser un portail documentaire (via l’ENT) : composé d’applications pour gérer les différents domaines de publications homogénéiser l’accès aux documents intégré au SI – ULR (Cocktail)

Périmètre du projet SID Interne Externe Lieu de production Domaine activité ENT Pédagogie Plate-forme pédagogique Manuels, … Administratif GEDI Cocktail Recherche Thèses numériques Revues Ouvrages de recherche, … Publications labos ULR SIGB Ouvrages, périodiques, … Fonds doc. BU

Organisation : 4 groupes travail Interne Externe production Organisation : 4 groupes travail ENT Fonds doc. BU Publications Scientifiques Supports Pédagogiques Docs établissement Administratif GEDI Cocktail HAL CNRS Plate forme pédagogique Thèses Comité de pilotage SID SIGB BU Recherche Pédagogie

Organisation et périmètre du projet Enjeux et solutions disponibles par thématique Gestion de la documentation administrative

Solutions adoptées par domaine d’activité Quels enjeux ont été identifiés localement Par rapport à l’état des lieux Par rapport aux priorités locales Quels outils (plateformes, services, logiciels) sont disponibles pour répondre aux besoins Proposés par des partenaires : CRU, ESUP, Cocktail, autres universités, CNRS, ABES… D’autres outils (open source)

Fonds documentaire : périmètre et enjeux Recherche fédérée OPAC Z39-50 Z39-50 Z39-50 Z39-50 SRU/W SRU/W SRU/W SRU/W SIGB Documentation Électronique (éditeur 1) Documentation Électronique (éditeur n) Livres numériques … Proxy web (CAS+LDAP) Proxy web (CAS+LDAP) Proxy web (CAS+LDAP) Résolveur de liens

Fonds documentaire : réponses locales Il n’y a pas (ou peu) de production locale Il s’agit principalement de besoins d’organisation, de gestion, d’accès adaptés / profilés solutions spécifiques (reverse proxy, ERMS, résolveurs de liens, recherche fédérée…)

Publications recherche: enjeux Concilier pilotage en interne et visibilité à l’extérieur : OAI Archives Ouvertes (HAL) Archive Institutionnelle H1 Visibilité nationale et inter-nationale Métadonnées : bibliométriques de gestion OAI-fr Existant : hébergement Métadonnées bibliométriques (OAI-HAL) H2 Pilotage H1: Dépôt (via WebServices) des publications gérées localement H2: Récupération (via OAI par exemple) des publications déposées sur HAL, puis enrichissement des métadonnées D’où les questions : Choix H1 / H2 Définition des métadonnées de gestion OAI-fr

Publications de recherche : réponses locales Production locale des documents, à rendre visibles à l’extérieur Des outils existent qui suffisent dans un premier temps (H1: HAL, STAR…). Dans un second temps, il peut y avoir des besoins de GED, avec des fonctions de dépôt/partage, mais peu d’indexation collaborative solution type Nuxeo pour le stockage local ? Attention cependant aux métadonnées complexes (TEF…), qui pourraient nécessiter l’utilisation d’ORI Dans un troisième temps : rédaction collaborative, lien avec les documents personnels des chercheurs…

Pédagogie: périmètre et enjeux ULR (année n-2) Plateforme pédago (année n-1) Plateforme Pédagogique (année n) Médiathèque Edition (validation de la qualité, indexation) LOM-fr Existant Mutualisation : Moissonnage OAI Etablissement partenaire (UNR, UNT…) Médiathèque Plateforme Pédagogique LOM-fr

Pédagogie : réponses locales Documents vivants lors de leur production, puis un second cycle de vie pour l’édition (pour une sous-partie des documents, de qualité suffisante) une production collaborative : outil LMS (ici Moodle) et/ou GED. Indexation de facto via un couplage fort avec le SI (un cours Moodle//un EC, équipe pédagogique, étudiants pré-inscrits etc.) solution type Nuxeo / SEPIA ? une description collaborative et un partage: outil OAI solution type esup-ecm, avec indexation SupLOMfr

Documents administratifs et fonctions annexes Site Web Externe Projet DIFFUSION Intranet (SID « Admin ») Mail, Lecteur partagé Interne CMS GED Wiki, Dossiers partagés SIAE OUTILS Communication Référence Travail collaboratif OBJECTIFS

Administration, réponses locales Les documents de référence : facilité de dépôt, indexation simple mais fiable, respect des contraintes réglementaires (archivage, destruction), facilité de recherche solution type GED, ici Nuxeo La communication : non pas documents mais pages Web. Les documents de référence doivent être issus de la GED interne solution type CMS, ici couplage (pas évident) avec Nuxeo Le travail collaboratif : un chantier à engager, car en lien avec de nombreux autres services déjà opérationnels et fiables cf. groupe de travail ESUP « stockage » Le lien avec les applications (pour les conventions, guichet d’assistance…)

Synthèse des outils ? Potentiel Prévu Actuel Fonds Doc. BU Recherche ESUP-ECM ORI-OAI ? SIGB (Koha), ERMS, Rech. fédérée… Prévu Moodle + stockage centralisé STAR (ABES) Solution Nuxeo adaptée SIGB (Loris), reverse proxy… Actuel HAL (CCSD) Moodle Fonds Doc. BU Recherche Pédagogie Administration Thème principal du document

Organisation et périmètre du projet Enjeux et solutions disponibles par thématique Gestion de la documentation administrative

Méthode de travail Groupe de travail d’une douzaine de membres Co - Piloté par la secrétaire générale adjointe Constitué des responsables des services centraux Chacun a une part de responsabilité dans la production et la gestion des documents Besoin de disposer d’un système d’information partagé Besoin de partager des pratiques Planche de I. Pairé 06 2008 Objectifs du groupe de travail Participer à la construction du SID Définir des pratiques

Travaux du groupe Construction du SID Travail sur les pratiques Etat des lieux des documents produits, utilisés et gérés par les services de l’Université. Identification des caractéristiques de ces documents. Elaboration du cahier des charges des outils informatiques à mettre en place pour gérer et conserver ces documents. Arborescence de classification des documents Travail sur les pratiques Normalisation, standardisation des documents : réalisation de modèles. Mise au point des pratiques communes d’utilisation de l’outil informatique et de la classification (formations, guide d’utilisation...). Animation du SID Administration. Planche de I. Pairé 06 2008

Gestion du projet SID «Administration» Un système existant, aux fonctionnalités théoriquement plus larges que celles demandées, mais que le personnel s’est peu approprié. Reprise des données après un travail de sélection, suivant le plan de classement, … Une démarche très itérative, avec implication des fonctionnels en amont, y compris pour le choix de l’outil : présentation de maquettes simples avec deux outils (Alfresco et Nuxeo), puis présentation d’une maquette quasi-fonctionnelle avec l’outil choisi

Critères pour le choix de l’outil Réponse aux besoins : cahier des charges, scénarios d’utilisation Nuxeo semble plus ergonomique dans une première approche Nuxeo gère mieux un circuit de publication simple Alfresco semble mieux gérer les workflows et les règles d’archivage Alfresco permet de notifier les destinataires d’une manière plus proche de GEDI Intégration au SI Alfresco, plus adaptable à nos besoins actuels Nuxeo mieux adapté et potentiellement plus adaptable encore… Cohérence avec les attentes du SID global Aucun des deux n’est actuellement vraiment adapté Coûts, délais, accompagnement : mode d’organisation Choix de l’outil (gratuit), choix d’un prestataire pour des missions plus ponctuelles d’accompagnement (installation - développement, … ) Par ailleurs, Nuxeo a une licence plus « souple », une meilleure représentation en France, et l’avantage d’avoir été choisi comme outil de stockage par la communauté ESUP

Grandes étapes du projet «GED doc. administratifs» En 2006, lancement du projet global SID En 2007–2008: réalisation projet organisationnel et technique 2009, mise en place nouvelle GED reprises des docs, recette solution déploiement, plan d’accompagnement usagers, (formation pour les déposants, info pour l’ensemble des usagers ULR …)

Conclusion Une utilisation potentielle des outils ESUP, plutôt pour la pédagogie et la recherche. Une expérience à partager dans le groupe fonctionnel ORI/OAI pour les ressources administratives dans les réflexions sur le stockage et les dossiers partagés. Ce projet permettra de disposer d’une vision unifiée de l’ensemble des documents de l’Université de La Rochelle.