APPLICATION TRANSFERT DEPART Un projet commun aux six universités de la région Nord - Pas de Calais: - Lille I; - Lille II; - Lille 3; - Artois; - Littoral; - Valenciennes.

NOTICE UTILISATEURS PLAN : INTRODUCTION GENERALITES : Présentation de l'application APPLICATION COTE ETUDIANTS APPLICATION COTE GESTIONNAIRES

I) Introduction

Base réglementaire : Décret n°71-376 du 13 mai 1971 modifié : « Inscription des étudiants dans les universités et les établissements publics à caractère scientifique et culturel indépendants des universités » Objectifs : Disposer d'une application unique permettant de mutualiser les opérations de « transfert départ » au niveau régional dans le cadre de l'UNR et pouvant s’insérer dans d’autres SI d’établissement partenaires. Dématérialiser les visas et faciliter les transferts d'information entre les universités partenaires. Faciliter les démarches pour l'usager et lui faire gagner du temps. L’informer en temps réel de l’état d’avancement de son dossier. Faciliter et diminuer les temps de traitement des demandes par les gestionnaires.

II) Généralités, présentation de l'application

Périmètre : L'application se concentre sur un périmètre strict à savoir les opérations de transfert telles qu'elles sont prévues par le décret de 1971. Elle permet la transmission de données type « OPI » à l’établissement d’accueil. Elle ne s'attache pas à des opérations connexes comme la candidature ou l'inscription administrative. L'ordre des opérations de transfert : La réglementation n'impose pas, à proprement parler, d'ordre dans les opérations de transfert entreprises par l'étudiant (même si beaucoup d’universités d’accueil exigent que l’étudiant fasse en premier lieu la démarche de départ). Il peut donc initier sa démarche de transfert en commençant par la « phase départ » ou la « phase arrivée ». Il est entendu que le transfert est validé à la condition que les deux établissements donnent leur visa. Deux types de transferts départ possibles : L'étudiant souhaitant prendre une inscription dans une autre université tout en conservant une inscription dans son université d'origine doit solliciter une demande de « transfert départ partiel ». S'il souhaite uniquement être inscrit dans l'université d'accueil, il doit solliciter une demande de « transfert départ total ».

ENVIRONNEMENT TECHNIQUE 1) Contexte : - Application esup-commons V2 ; - WS Apogée (AMUE) ou implémentation WS scolarité (à développer) ; - Transferts des données individuelles étudiants et voeux via WsTransfertsOpi ; - Agrégation de l'offre de formations UNR et insertion dans chaque base de données locale. 2) Evolutions : - Chaque application gérera sa propre offre de formations avec un interface web et une synchronisation avec la base Scolarité ; - Avoir un seul et unique module à installer. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE

Schéma du processus côté étudiant Module étudiants Scolarité Scolarité PC nomade PC nomade Appli Transferts étudiant Artois Appli Transferts étudiant Lille 3 WS Scolarité WS Scolarité Bdd Transferts Bdd Transferts Internet Schéma du processus côté étudiant

Schéma du processus côté gestionnaire Module gestionnaires PC Artois PC Lille 3 Appli Transferts gestionnaire Artois Appli Transferts gestionnaire Lille 3 Bdd Transferts Bdd Transferts WsTransfertsOpi WsTransfertsOpi Appel du WsTransfertsOpi distant (HTTP ou HTTPS) Internet Schéma du processus côté gestionnaire

III) Utilisation de l'application : côté étudiant

3.1. Comment se connecter à l'application ? Ecran 1 Texte sécurité / CNIL Relatif au traitement des données personnelles. L’étudiant sollicitant un transfert peut se connecter à l’application en ligne à partir d’un espace dédié sur le portail de son université ou via son ENT (actif)

Ecran 2 NB : Affichage d’un message d’erreur lorsque l’INE / la date de naissance est « incorrect(e)» L’étudiant saisit son INE. L’étudiant saisit sa date de naissance.

3.2. Comment créer une demande ? Ecran 3 : état civil Une fois identifié, l’étudiant peut compléter sa demande et modifier ses données personnelles (le cas échéant).

Ecran 4 : adresse

Ecran 5 : Saisie du vœu de transfert L’étudiant choisit le type de transfert souhaité (« partiel » ou « total ») L’étudiant choisit le département de l’université dans / vers laquelle il souhaite faire son transfert.

Ecran 6 : Saisie du vœu de transfert (suite) L’étudiant choisit un établissement de transfert. L’étudiant choisit un diplôme (L, M, D, etc.)

Ecran 7 : Saisie du vœu de transfert (suite) L’étudiant choisit un niveau.

Ecran 8 : Saisie du vœu de transfert (suite) L’étudiant complète son vœu en choisissant le diplôme et le cas échéant le parcours. Si l’université n’est pas partenaire, la saisie est libre. Si l’université est partenaire, l’offre de l’université est disponible en menu déroulant.

Ecran 9 : récapitulatif et enregistrement de la demande Données rétractées à l’aide du bouton « - » Retour sur les écrans précédents si des modifications sont nécessaires. Si l’ensemble des données sont conformes à sa demande. L’étudiant est invité à enregistrer sa demande.

Ecran 10 : Message de prise en compte de la demande Le texte du mail est paramétrable.

3.2. Comment quitter l'application ? L’étudiant peut se déconnecter à tout moment

Ecran type interdit Lorsqu’un étudiant fait l’objet d’un interdit (BU, paiement, sanction disciplinaire). Un message le lui signifie et il ne peut aller plus loin dans la saisie de sa demande.

Retour dans l’espace étudiant une fois sa demande traitée. L’étudiant peut visualiser sa demande, connaître son état en temps réel, (ré)imprimer sa demande. Lors de l’émission d’un avis, l’étudiant reçoit parallèlement un mail l’en informant.

IV) Utilisation de l'application : côté gestionnaire

Deux profils de gestionnaires sont définis : un type « super gestionnaire » et un type « gestionnaire » Le « super gestionnaire » a en charge le paramétrage des campagnes et peut intervenir directement en modification sur les demandes des étudiants. Il peut y avoir plusieurs «supers gestionnaires». Le « gestionnaire » a en charge le traitement des demandes. Il peut y avoir plusieurs «gestionnaires».

4.1. Comment paramétrer l'application ? Attention ! Ces paramétrages ne peuvent être effectués que par un gestionnaire habilité : profil « super gestionnaire ». Démarrer une campagne : initialisation de l'année Insérer les coordonnées de l'établissement et les signatures Saisir l’année et le code sise Associé (ex : 2012, L) Saisir les coordonnées de l’établissement et le nom et qualité du signataire du visa. Télécharger le fichier signature (format jpg ou gif)

4.2. Comment consulter et traiter une demande ? Le gestionnaire voit en temps réel les demandes des étudiants.

Seul le super gestionnaire peut supprimer une demande. Le formulaire de demande de transfert est imprimable à tout moment. Le gestionnaire doit saisir un avis.

Saisie et enregistrement de l’avis

Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas d’une demande de transfert départ pour une université non partenaire

Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas d’une demande de transfert départ pour une université non partenaire

Le statut de la demande a changé : Cadenas rouge : demande traitée. Enveloppe «bleue » : dossier non transmis car université non partenaire.

Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas d’une demande de transfert départ pour une université partenaire

4.3. Comment utiliser la fonction statistiques ? Les trois demandes de transfert ont été traitées (cadenas rouge). Le « camenbert » indique cette répartition. Génération d’un état excel retraçant les demandes.

Génération un fichier excel retraçant les demandes.

4.3. Comment consulter les demandes d’arrivée ? Affichage des demandes d’arrivée. Affichage des données « étudiant »

Version en date du 30 mai 2012