le Président et son CLUB SEMINAIRE DE FORMATION DES PRESIDENTS ELUS 2008 – 2009 le Président et son CLUB

Le Rotary International DANS LE MONDE Le fondateur du Rotary Paul Harris crée le premier Club à Chicago le 23 Janvier 2005, aujourd’hui en 2008 : 1 220 000 membres 33 000 clubs 532 districts 170 pays EN FRANCE Zone 11 France, Monaco, Andorre 34 000 rotariennes et rotariens 1010 clubs 18 districts 1er club créé : Paris en 1921 District 1680 ∙ 1er Club en 1928 Strasbourg, puis Mulhouse 1930 et Besançon 1932

Fixer les objectifs annuels de son club. Travailler avec le club LE PRESIDENT le président doit: Fixer les objectifs annuels de son club. Travailler avec le club Collaborer avec l’équipe du district Assurer la continuité en collaborant avec son successeur et ses prédécesseurs

LE CLUB EFFICACE LE PLAN DE LEADERSHIP DE CLUB Adopté par le Conseil de Législation de 2004, le Plan de Leadership de club (PLC) est la structure administrative recommandée au Clubs. Il permet à chaque club de développer sa personnalité tout s’intégrant dans le Plan Stratégique et la Gouvernance du Rotary. Non obligatoire, l’adoption de ce plan est fortement conseillée à tous les clubs ( anciens et nouveaux) afin de : De développer des objectifs à long terme. Maintenir une bonne gouvernance au sein du club et avec le District. Assurer la continuité de la politique du club. Favoriser la participation active de tous les membres Développer un plan de formation efficace

Les quatre domaines d’action Pour bien fonctionner, un club doit : Maintenir/augmenter son effectif Initier des actions répondant à des besoins Soutenir la Fondation Former des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Un club qui fonctionne bien : - maintient ou augmente son effectif - initie des actions répondant à des besoins locaux ou internationaux - soutient la Fondation financièrement et en participant à ses programmes - forme des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Plan de leadership de club Les quatre domaines d’action

LE CLUB EFFICACE Les avantages du PLC Il inclut une liste simplifiée de commissions permanentes. Il favorise la continuité et le consensus parmis les dirigeants, facilite la transition d’une année sur l’autre. Il est pris en compte dans le nouveau réglement intérieur du club. Il peut être mis en place à tout moment. · Le Plan de leadership de club est une extension du Plan de leadership de district au niveau du club. · Le Plan de leadership de club fournit une liste d’étapes à suivre pour sa mise en place. · Le Plan de leadership de club favorise la continuité et le consensus parmi les dirigeants dans la définition des objectifs et la gestion des projets. · Le Plan de leadership de club inclut une liste simplifiée de commissions permanentes reflétant la structure des commissions de district. · Le Plan de leadership de club est pris en compte dans le nouveau réglement intérieur du club adopté par le Conseil Central en novembre 2004. · Le Plan de leadership de club peut être mis en place à tout moment. (N.B. : Non obligatoire, l’adoption d’un tel plan est toutefois fortement recommandée à tous les clubs, particulièrement aux nouveaux et à ceux en difficulté.

LE CLUB EFFICACE Mise en place du PLC Pour mettre en place un PLC les dirigeants (anciens et nouveaux) doivent: Développer des objectifs à long terme (3-5 ans) Utiliser le Document de planification pour fixer les objectifs Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de s’impliquer

LE CLUB EFFICACE Mise en place du PLC (suite) 4. Maintenir une bonne communication entre les membres du clubs, ses dirigeants et les dirigeants du District. Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de chacun. Favoriser la participation active de chacun à la vie du club. Le PLC sera revu une fois par an et les dirigeants de club travailleront en étroite collaboration avec les dirigeants du District et en particulier avec l’ADG qui leur est désigné

LE CLUB EFFICACE Les nouvelles commissions permanentes* selon le PLC Comité du club Administration du club Relations publiques Effectif Actions Fondation Rotary Dans un souci de continuité, il est recommandé de nommer les membres des commissions pour des mandats de trois ans. Le Président Elu nomme les membres des commissions en fonction des postes à pourvoir, désigne les responsables de commissions, et dirige les réunions de planification avant la prise de fonction. Les clubs sont libres de créer d’autres commissions permanentes en fonctions de leurs besoins, de créer et nommer des sous-commissions Cette nouvelle structure de commission de club remplace l’ancienne structure à 18 commissions. Les 5 commissions permanentes sont : Administration du club – veille au bon fonctionnement du club. Relations publiques – est chargée d’informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club. 3. Effectif – est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. 4. Actions – planifie et monte des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins locaux ou internationaux. Fondation Rotary – s’occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation ainsi qu’une participation active à ses programmes. D’autres commissions permanentes peuvent être formées en fonction des besoins. Selon le Plan de leadership de club, les nominations aux commissions sont faites dans un souci de continuité.

Comparaison Organisation classique et PLC Commissions selon le PLC Comité du club Actions Administration du club Relations publiques Effectif Fondation Rotary Commissions classiques Cette nouvelle structure de commission de club remplace l’ancienne structure à 18 commissions. Les 5 commissions permanentes sont : Administration du club – veille au bon fonctionnement du club. Relations publiques – est chargée d’informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club. 3. Effectif – est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. 4. Actions – planifie et monte des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins locaux ou internationaux. Fondation Rotary – s’occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation ainsi qu’une participation active à ses programmes. D’autres commissions permanentes peuvent être formées en fonction des besoins. Selon le Plan de leadership de club, les nominations aux commissions sont faites dans un souci de continuité. Comité du club Action Intérieure Action Professionnelle Action d’Intérêt Public Action Internationale Fondation Rotary

LE CLUB EFFICACE Le soutien du district: correlation PLC et PLD Comité du club Administration du club Relations publiques Effectif Actions Fondation Rotary La structure du district défini par le Plan de leadership de district vient en soutien du Plan de leadership du club. Les adjoints du gouverneur soutiennent la commission Administration du club et le Comité. La commission Relations publiques soutient la commission Relations publiques de club. La commission Développement de l’effectif de district soutient la commission Effectif de club. Les commissions Programmes (Échanges de jeunes, Rotaract…) soutiennent la commission Actions. La commission Fondation Rotary de district soutient la commission Fondation Rotary de club. Il existe 5 autres commissions de district recommandées : Expansion Promotion de la Convention Conférence de district Formation Finances Adjoints du gouverneur Commission Relations publiques Commission Développement de l’effectif Commissions Programmes Commission Fondation Rotary Soutien au niveau du district

L’ADMINISTRATION DU CLUB Quelques reflexions sur Les textes statutaires. Responsabilités administratives envers le district et le Rotary. Le soutien apporté par le gouverneur et son adjoint. Des idées pour les réunions de club.

Le Club et la Loi de 1901 Si le club est AUTONOME… Le Rotary est caractérisé par son obédience aux règles du Rotary International. En France, le club est soumis au fonctionnement des associations Loi 1901 . Si le club est AUTONOME… Il n’est pas INDÉPENDANT !...

Premières obligations lors de votre entrée en fonction Préfecture ou Tribunal d’Instance : déposer les noms des membres du nouveau Comité du Club Banque : déposer les signatures Assurances : vérifier que le contrat est OK et comment sont garanties les manifestations publiques du club

L’ADMINISTRATION DU CLUB Les textes en vigueur Le Manuel de Procédure et le Rotary Code of Policies (RCP) Qu’est ce que le RCP? ….= ligne de conduite ex Youth Exchange Et le manuel? Le président ou le club a-t’il un exemplaire du Manuel version 2007? Au moment disponible en anglais uniquement Les statuts types d’un club Il s’agit du texte prescrit par le Rotary et que chaque club doit adopter. Ce texte est impératif et doit être adopté « ne varietur » (cf. art. 18§1 des statuts types). La bonne solution est alors de régler toutes les questions, dans le cadre du règlement intérieur du club

LE CLUB EFFICACE PLC et modification du Règlement intérieur du Club Le règlement intérieur recommandé par le RI propose des lignes de conduite pour gérer le club Il peut être adapté aux besoins, objectifs et activités du club au fur et à mesure de l’évolution du Plan de leadership. Le règlement intérieur peut être modifié au cours d’une réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à la condition que les membres aient été avisés par écrit du projet de modification au moins dix jours à l’avance

rotary.org manuel de procédure 2004 = Ouvrage de référence Documents statutaires • Statuts du Rotary International • Règlement intérieur du Rotary International • Statuts types du Rotary club Autres documents juridiques • Règlement intérieur recommandé au Rotary club • Règlement intérieur de la Fondation Rotary • Acte de constitution en association de la Fondation – Extraits

Manuel de procédure suite Table des matières Première partie – Administration 1 Le Rotary club ........................................................................................................... 3 2 Le district ................................................................................................................. 17 3 Le Rotary International ......................................................................................... 41 Deuxième partie – Domaines d’action du Rotary 4 Généralités ............................................................................................................... 55 5 Action professionnelle ........................................................................................... 61 6 Action d’intérêt public ........................................................................................... 65 7 Action internationale ............................................................................................. 69 8 Les jeunes générations ........................................................................................... 75 Troisième partie – Réunions internationales 9 La convention .......................................................................................................... 83 10 Le Conseil de législation ....................................................................................... 87 11 L’Assemblée internationale ................................................................................... 93 12 Les colloques de zone ............................................................................................ 95 13 Autres réunions internationales ........................................................................... 97 Quatrième partie – La Fondation Rotary 14 Organisation et but .............................................................................................. 101 15 Programmes de la Fondation Rotary ................................................................ 103 16 Questions financières ........................................................................................... 113 Cinquième partie – Les marques du Rotary 17 Utilisation et protection des marques du Rotary ............................................ 119 Sixième partie – Règlement intérieur 18 Règlement intérieur : Conseil de législation et convention ........................... 131 Septième partie – Documents statutaires Statuts du Rotary International ................................................................................ 143 Règlement intérieur du Rotary International ......................................................... 151 Statuts types du Rotary club ..................................................................................... 207 Huitième partie – Autres documents juridiques Règlement intérieur recommandé au Rotary club ................................................. 219 Règlement intérieur de la Fondation Rotary .......................................................... 229 Actes de constitution en association de la Fondation – Extraits ......................... 239 Lexique .........................................................................................................................

L’ADMINISTRATION DU CLUB Rapports à établir Qui s’en occupe? - Le Secrétaire du club en collaboration avec le président pour s’assurer que toutes les informations sont bien transmises. Au district - Rapport mensuel d’assiduité et les effectifs AU PLUS TARD LE 5 DU MOIS M+1 (mieux: après dernière réunion du club) Au Rotary - Rapports semestriels/paiement des cotisations - Changements d’effectif, de dirigeants, date de réunion - Renseignements requis pour l’Official Directory

Obligations comptables Définir le Budget Faire voter en AG (cotisations) Assurer l’appel des cotisations Suivre le Paiement des Taxes per Capita

L’ADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR LA VISITE EST OBLIGATOIRE (RIRI article 15.090): - Une des principales responsabilités du Gouverneur - Une visite officielle par an - Multiclubs ou non BUT DE LA VISITE (RIRI article 15.090): - Motiver les rotariens à participer à des actions - Mettre l’accent sur certains points importants touchant le Rotary - Porter une attention particulière aux clubs en difficulté - Reconnaître les contributions remarquables des rotariens aux actions

L’ADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR visite du club par l’ADG // Visite officielle du Gouverneur Lors de sa visite du club , l’ADG: - Evalue les progrès du club. - Evalue l’efficacité des stratégies retenues. - Suggère des solutions aux problèmes rencontrés, - puis communique au Gouverneur la situation de chaque club (Effectifs, Assiduité, Actions, participation à la Fondation). Lors de sa visite officielle, le Gouverneur: - Motive les membres à participer aux actions. - Met l’accent sur les points importants. - Porte une attention particulière aux nouveaux clubs et aux clubs en difficulté.

L’ADMINISTRATION DU CLUB LA VISITE DU GOUVERNEUR (suite) LE DEROULEMENT DE LA VISITE Traditionnellement, trois temps distincts La rencontre avec le président La rencontre avec le comité La rencontre avec le club

" L’ AVENIR de notre Organisation est " LES PRÉSIDENTS DE CLUBS SONT DEPUIS TOUJOURS L ’ATOUT DU ROTARY " Paul HARRIS " L’ AVENIR de notre Organisation est entre les mains de ceux qui dirigent nos Clubs… "

LE PRÉSIDENT EST UN LEADER IL FIXE UN CAP IL MOTIVE IL IMPULSE

CONCRÈTEMENT LE PRÉSIDENT DÉFINIT SES OBJECTIFS ET FAIT PARTAGER : LES OBJECTIFS PRÉSIDENTIELS du RI LES OBJECTIFS DU DISTRICT LES CHOIX DU CLUB

OBJECTIFS ET ACTIONS SERONT EFFICACES S’ ILS SONT : DÉFINIS PARTAGÉS AMBITIEUX mais RÉALISTES MESURABLES PLANIFIÉS et déterminés dans le temps

UN CLUB EFFICACE EST : Accueillant Actif Amical Attractif Altruiste

Quelques clés pour réussir CULTIVER L’AMITIÉ RESPONSABILISER ORGANISER AVEC SOIN PRÉPARER SES RÉUNIONS BÂTIR DES ACTIONS GRATIFIANTES RECONNAÎTRE, REMERCIER "DES RÉUNIONS ATTRAYANTES"

Le Président doit être un organisateur Il prépare son année en fixant, à l’avance, avec son Comité, les objectifs, le calendrier des actions et les budgets. Il constitue une équipe compétente et soudée : Bureau et Commissions. Il prépare et anime les réunions en répartissant les rôles de chacun.

Le Président doit être un ANIMATEUR une femme, un homme de dialogue, ouvert aux autres, de consensus, enthousiaste: un exemple !... Pour cela : Il, elle fait participer tous les membres en cherchant à les mettre en valeur et en créant un bon esprit de camaraderie, Il, elle est à l’écoute des autres et sollicite les avis et les suggestions.

Le Président doit être un GESTIONNAIRE Il fait établir par son Trésorier un Budget prévisionnel. Il s’assure de sa réalisation. Il est personnellement comptable des fonds du club en provenance : . des cotisations des membres, . des actions caritatives engagées, Il s’assure de leur bonne destination

Le Président doit être un INFORMATEUR Il communique régulièrement aux Membres les informations dont il dispose, en particulier celles provenant du District (ex: lecture de la Lettre au sein du Club). Il veille à ce que les informations concernant son club soient transmises régulièrement aux responsables du District. « L’erreur, en communication, étant de croire que tout se sait !... »

Le Président doit être un FORMATEUR Il veille à la formation des membres de son club et en particulier à celle des nouveaux membres. Il associe son Vice-Président . Il fait en sorte que le Rotary ne soit pas absent des réunions hebdomadaires. Il organise des débats sur des sujets d’actualité.

Le Président doit être un AMBASSADEUR du Rotary International, et de son Club, auprès des élus de la cité des collectivités locales des autres clubs des autres associations

Le Président est l’Ami des Médias NEWS HEBDO N° 393 Apéritif 4 Mars 08 au Sofitel Vous ferez connaître les grandes réalisations de votre Club dans * votre propre Bulletin du Club * la Lettre du District * Le Rotarien * votre quotidien régional * la presse nationale Ainsi en informant vos, nos amis rotariens, leurs familles, leurs connaissances, vous grandirez le Rotary Les responsables Relations Publiques du District vous aideront LETTRE DU DISTRICT JUILLET 2008

Efficacité… Avoir des Objectifs précis Cultiver la Camaraderie et pratiquer l’Humour Développer le sentiment d’appartenance Etre fier d’être Rotarien Savoir remercier et récompenser Communiquer Accueillir

Dès le SÉMINAIRE DE FORMATION des PRÉSIDENTS ÉLUS, (SFPE) le Président du Club : Constitue son équipe, Organise une réunion, Définit son programme et ses objectifs, Etablit le budget . DÈS JUILLET : Il définit l’agenda du Club, en tenant compte des manifestations du District, ex Conférence de District le 18 Octobre 2008 à Mutzig et de la date de la "Visite du Gouverneur«  (cf le Qui Fait Quoi).

Année 2008-2009 Où trouver des ressources ? dans les documents que vous a remis l’ Adjoints du Gouverneur les documents remis ce jour rotary.org et

Outils-ressources : rotary.org catalogue 2007-2008 Publications Audiovisuel Fournitures Comment se servir du catalogue 2 Pour placer votre commande 3 Thème du Rotary 5 Audiovisuel 6 Histoire du Rotary 7 Photos 8 RVM : le magazine en images 9 Ressources pour la production de vidéos 10 Fondation Rotary Audiovisuel 11 Publications 13 Développement des dons et reconnaissance 14 Polio Plus 17 Programmes éducatifs 18 Programmes humanitaires 22 Formation des dirigeants 24 Gestion des clubs et effectif 27 Publications 27 Ressources Effectif 27 Ressources Gestion des clubs 30 Livres et périodiques 34 Programmes du Rotary 36 Publications Etc.

Conclusion: Mission des dirigeants Rendre le Rotary Compréhensible par la FORMATION Visible par la COMMUNICATION Attractif par les ACTIONS