CELLULE DE VEILLE ACTIVITE DES URGENCES P. Vidal chef de service A. Bohelay CSS PUMA Octobre 2009

BUT Permettre à l’hôpital d’anticiper et de faire face à un afflux imprévu et anormal de patients au sein de ses services d’accueil et d’urgences

CONTEXTE 22 décembre 2008 et 16 janvier 2009, situation d’extrême tension au SAU liée : Un afflux important de patients aux urgences Indisponibilité suffisante des lits d’aval pour absorber les besoins du SAU Information tardive de la situation au SAU auprès de la Direction et des services d’aval Organisation d’une réunion de crise en soirée pour rechercher des solutions dans la précipitation

METHODE Mise en place d’une étude de flux de passages aux urgences et des hospitalisations à partir des urgences notamment sur le site d’Eaubonne, de façon journalière par les cadres du service. Indicateurs surveillés : Nombre de passages /24h au SAU Nombre de passage /24h sur le site d’Eaubonne Nombre d’hospitalisation / 24h en médecine Nombre d’hospitalisation + de 75 ans Taux d’hospitalisation Nombre de transferts faute de place en médecine

METHODE (2) Constitution d’1 groupe de travail (Dr Vidal, Dr Belotte, A. Bohelay, I. Pividori, A. Bellenger et M. Obadia). L’étude menée au préalable a démontré : Pour le mois de décembre 2008 et le mois de janvier 2009, un afflux de passages certains jours et une activité soutenue pour les autres. Le déclenchement de la cellule de crise a eu lieu au cours de périodes ou le flux des passages dépassait la moyenne fixée pendant une durée de 3 jours avec un nombre de passages important des + de 75 ans.

METHODE (3) En plus des données du SAU, le groupe a souhaité définir des indicateurs en amont du service des urgences permettant la mise en place d’une cellule de veille d’un « Observatoire » Cellule de pré crise

METHODE (4) d’une cellule de veille afin d’assurer la surveillance de l’évolution quotidienne du taux d’occupation des lits et des tendances en terme de flux au SAU sur les 3 derniers jours d’un « Observatoire » permettant de surveiller l’évolution de facteurs macro pouvant impacter les besoins de la population à recourir au SAU (climat, épidémie, évènements locaux) Cellule de pré crise mise en place lorsqu’une situation de tension est confirmée à partir des indicateurs de la cellule de veille et de l’observatoire.

INDICATEUR A (activation DQCL) OBSERVATOIRE Approche prédictive des tendances « macros » environnementales Centralisation des informations relatives aux événements et à leur cinétique Climatologie (source : Météo-france) : Températures extrêmes (canicule, grand froid) Fortes variations de températures dans un délai court Chutes de neige abondantes, verglas,… Avis de tempêtes Épidémiologie (source : serveur CIRE) Gastroentérite, pathologies hivernales (bronchiolite, grippe,..) Événements programmés (source : Actualités régionales et locales) Retours de vacances, Festivals, événements sportifs, INDICATEUR A (activation DQCL)

CELLULE DE VEILLE Pré – Alerte j-1 Situation locale (source : Tableau de bord du CHSV) Ouverture et fermeture des lits Taux d’occupation des lits à l’instant T Évolution prévisible du taux d’occupation INDICATEUR B (Activation DSO)

CELLULE DE VEILLE Pré Alerte J-1 Tendances identifiées au SAU d’Eaubonne sur les 3 derniers jours (J-3, J-2, J-1. Source : Urqual) Nombre de passage patients Eaubonne > 95 / jour Nombre de patients hospitalisés E + adulte M > 25 / jour Nombre de patients de plus de 75 ans hospitalisés > 10 / jour Nombre de transferts par manque de place réalisés > 5 / j INDICATEUR C (Activation Urqual)

Si confirmation de cette situation à 12h00 : SITUATION DE PRE CRISE Confirmation des tendances observées au cours des 3 derniers jours (J-3, J-2, J-1) Situation de tension observée au jour J au niveau local (lits d’hospitalisation et capacité du SAU) : Situation du SAU d’Eaubonne à 9h30 Places (box, UHCD, Transit, déchoc, salle d’attente,..) occupées au sein du SAU > 25 Patients nécessitant une hospitalisation en Médecine > 20 Patients en attente de PECMED en Médecine > 5 INDICATEUR D Si confirmation de cette situation à 12h00 : mise en place immédiate de la « cellule de crise » Sinon, retour aux procédures de la « cellule de veille » ou de la « cellule de pré crise »

PRESENTATION La communication se fera grâce à l’utilisation d’indicateurs visuels RAS Pré Alerte : Indicateurs A ou B et C sont activés Ex : Actions des chefs de service : anticipation des sorties Situation de crise potentielle : Indicateur A ou B et C Ex : Actions des chefs de service : sorties anticipées et report des admissions programmées à J

CONCLUSION Nouveau dispositif d’anticipation et de gestion de l’hôpital « en tension ». Partenariat renforcé entre le SAU et les services d’aval Collaboration étroite entre les directions et les services de soins