Votre déploiement dans STAR STAR 8e cercle – 27 septembre 2013

Le correspondant STAR Un correspondant STAR par établissement Interlocuteur privilégié de l'ABES Durant la phase de déploiement de STAR dans son établissement, le correspondant STAR peut être amené à piloter le projet de mise en place de STAR. L'ABES s'engage à former les correspondants STAR. Le correspondant STAR s'engage à retransmettre son savoir et son savoir faire dans son établissement. Un correspondant STAR, peu importe le service auquel est rattaché le correspondant STAR : bibliothèque, service informatique, service des thèses… Interlocuteur privilégié : c’est la seule personne dont nous avons connaissance et avec qui nous communiquons. Tous les correspondants STAR vont recevoir lundi trois mails : Message expliquant les missions du correspondant et les outils de communication Message automatique d’inscription à liste de discussion star@listes.abes.fr Message contenant les identifiants d’accès à l’application (i.e. tant que l'établissement n'a pas officiellement décidé de passer au dépôt électronique des thèses)

Les outils de communications pour le correspondant STAR

Contact et liste de discussion Contacter l’équipe STAR de l’ABES : https://stp.abes.fr/ Aurélien Charot, Julien Gibert, Marianne Giloux, Olivier J.H. Kosinski, Isabelle Mauger Perez, Olivier Martinez, Emilie Romand-Monnier Attention : n’écrivez jamais à une seule personne !!! Échanger sur la liste de discussion star@listes.abes.fr Tous les correspondants STAR et les membres de l’équipe STAR de l’ABES sont abonnés Les archives sont accessibles sur https://listes.abes.fr Quels canaux de communication ? entre  1 correspondant et l'ABES entre correspondants Star pour contacter un correspondant Star en particulier (diapo suivante)

Joindre des correspondants STAR Connaître les établissements déployés via une carte Consulter l’annuaire des correspondants Accès : STAR > rubrique « Besoin d’aide ? » Dans les prochains jours, merci de vous connecter à l’annuaire pour vérifier que les données vous concernant sont correctes.

Ou directement à l’adresse 166 correspondants

Les supports de formation de STAR pour tous les utilisateurs

Documentation générale sur les thèses Via le site de l’ABES http://www.abes.fr/Theses/Mission-nationale Documents à votre disposition, qui peuvent vous aider dans le cadre du projet de passage au dépôt électronique. On y trouve cependant des informations pratiques sur STAR (dont l’accès aux manuels, qu’on verra sur la prochaine diapo, dont des documents à destination des doctorants –s’ils sont autorisés à intervenir dans STAR), les présentations des précédentes journées de lancement, etc …

Le manuel de l’utilisateur Accès : Via l’application : STAR > rubrique « Besoin d’aide ? » 2 accès : Depuis l’application, pour se documenter en travaillant Depuis le site web, pour accéder à la doc d’un poste nomade, en dehors des plages de travail de l’application La page d’accueil reprend la charte graphique de l’application, et répartit les manuels en 6 catégories (6 onglets) Présentation de l’application, de son interface et du réseau STAR à qui elle est destinée Présentation des missions du correspondant STAR Tâches liées au cycle dépôt national (alimentation par formulaire et par import dans ce cycle) Tâches liées au cycle mise à jour (alimentation par formulaire et par import dans ce cycle) Les notions et recommandations TEF, avec des modèles Présentation des exports réalisés et réalisables à partir de STAR

Le manuel de l’utilisateur Des fiches HTML structurées Des synthèses sous forme de tutoriels De nombreuses copies d’écran Quand on parle de « manuel », on parle d’une documentation disponible sous 2 formats, pour permettre à la fois la consultation rapide sur le web (une question / une réponse) OU la lecture attentive en format imprimé. Manuels structurés, pour aller au plus près de l’information recherchée. Pas de verbillage, le côté pratique est privilégié. Tutoriels : synthèses d’infos issues de plusieurs manuels différentes, réalisées autour d’un thème précis, ou des tâches d’un rôle précis. Copies d’écran, pour contextualiser au maximum les informations, et servir de véritable guide à la prise en main de l’outil (partie formulaires)

Plateforme d’autoformation Des cours d’autoformation pour utiliser STAR

Documentation accessible via STAR Dans l’application, la rubrique « Besoin d’aide ? » propose d’autres documents que les manuels : Ce sont des documents pour parfaire sa connaissance de STAR et son réseau.

Support de communication Plaquette À demander via le guichet d’assistance Enfin, à destination du public, une plaquette vient d’être éditée. Le correspondant STAR peut demander à l’ABES un envoi en nombre : En écrivant à la cellule Communication Externe … ou en déposant sa demande sur le guichet ABESsvp. La seconde solution est préférable, et vous garantit une réponse dans les 5 jours (alors qu’un courriel peut se perdre, passer dans les spams). D’ailleurs, le guichet ABESsvp est présenté dans la diapo suivante

ABESstp : guichet d’assistance Accès : Via l’application : STAR > rubrique « Besoin d’aide ? » Via le guichet https://stp.abes.fr application STAR Espace PRO Accès direct à une Foire Aux Questions Repérage facilité par un moteur de recherche plein texte Variété des domaines (technique, fonctionnel, administratif) Alerte par messagerie électronique dès que la réponse est disponible Décision de clôture de la question laissée à l’auteur Nouveauté 2010 Lancé en juillet 2010, il restructure la façon qu’ont les membres des réseaux de rechercher des infos auprès de l’ABES : En proposant un accès à une FAQ (après des années d’expérience, l’ABES a répondu à beaucoup de questions, souvent identiques : le fruit de cette expérience sera déposé dans cette FAQ, afin que vous trouviez rapidement la réponse à votre question, si elle a déjà été traitée. Pour se repérer dans cette FAQ, un moteur de recherche performant vous aide (recherche plein texte des questions et réponses) Si la FAQ n’aide pas, on peut bien entendu poser sa question, quelle qu’elle soit. Le guichet n’est pas réservé aux problèmes d’un seul ordre (technique ou fontionnel) : toutes les questions transitent par le guichet L’utilisateur est prévenu par courriel de l’état d’avancement de sa question (dépôt, commentaires, traité) C’est l’utilisateur qui clôt l’échange dès qu’il est satisfait de la réponse

Le calendrier de déploiement

Travailler dans STAR dès maintenant 1- Communication par mail aux correspondants STAR du login et mot de passe d’administration 2- Prendre en main les formulaires web Tout ce que vous ferez … reste dans le périmètre de STAR sera effacé à votre demande 3- Tester les imports Vous pouvez : expérimenter la procédure importer les fichiers de thèse définir l’étendue des imports choisir un protocole d’échange 1// Paramétrage du circuit (fusion totale / partielle ou éclatement des rôles) 2// Vous pouvez vous exercer dans les formulaires web dès réception des logins : Création de doctorants Complétude des fiches de thèses Dépôt de fichiers Contrôle des fichiers PDF et XML (pas d’archivage, pas de signalement, pas de diffusion…) 3// Vous pouvez expérimenter la procédure: Export des données de vos applications locales Conversion en TEF Chargement dans STAR Expertise des résultats (via les formulaires) Vous pouvez importer les fichiers de thèse : Verification que les PDF et XML passent les contrôles de STAR Vous pouvez définir l’étendue des imports: Imports partiels (métadonnées) : toutes les métadonnées ou bien le noyau minimal Imports complets (métadonnées et document) Vous choisir un protocole d’échange: service web envoi par messagerie électronique

Formation des correspondants STAR 2 sessions à Montpellier Bilan de deux mois d’« exercices » Formation : concernant l’application mais aussi la mise en œuvre du nouveau circuit et le calendrier de passage en production 2.5 jours Calendrier : 13 – 15 novembre 18 – 20 novembre L'ABES s'engage à former les correspondants STAR. Le correspondant STAR s'engage à retransmettre son savoir et son savoir faire dans son établissement. Fiche de préinscription va vous être adressée. Chaque correspondant STAR devra s’inscrire à 1 session, parmi les 2 proposées début septembre. Environ 3 semaines avant le stage, une convocation vous sera adressée, avec le programme de la session + un dossier pratique pour faciliter votre déplacement et séjour à Montpellier. Enfin, une semaine avant votre venue, des exercices de prise en main vous seront proposés, de façon à ce que chaque stagiaire arrive en formation avec le même niveau de connaissance sur l’application. Pour s’inscrire: http://www.abes.fr/Theses/Se-former/Correspondant-Star

Le passage en production Procédure : Confirmation par courrier du Président de votre établissement que ce dernier a officiellement choisi le dépôt des thèses électroniques « Branchement » de votre espace dans STAR au Sudoc, au CINES, aux éventuels établissements de diffusion…

La convention Thèses Entre le directeur de l’ABES et le Président de votre établissement. Précise les conditions de participation à STAR et les services proposés par cette application L’application STAR n’est pas soumise à facturation Les coordinateurs thèses de vos établissements recevront les conventions en décembre 2013 Convention Thèses : pour la participation de l’établissement aux applications STEP et STAR ou STAR uniquement Rappel : un modèle de convention est accessible via l’application, dans la rubrique « Besoin d’aide ? »

Choisir les formats de fichiers de thèse pour archivage Choix de l’électronique comme dépôt légal des thèses, informer l’ABES par courrier du Président, entrer en production dans STAR Aujourd’hui : formation module 1 : journée de lancement En novembre 2013 : formation module 2 : correspondants STAR 2013 2014 Septembre Novembre Choisir les formats de fichiers de thèse pour archivage Prendre en main les formulaires web de STAR Tester les imports Sensibiliser les instances politiques au changement de dépôt légal Définir le nouveau circuit de dépôt des thèses Informer / former les doctorants Amorcer la réflexion / mettre en œuvre la politique de diffusion …

Merci !