Modalités de gestion des rémunérations et de l’indemnité de transport pour les Groupements Solidaires Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
Sommaire 1.Habilitations 2.DéFraiMy 3.RemuNET 4.Responsabilité du GS 5.Obligations des OF 6.Assistance de proximité 7.Questions diverses Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
1.Habilitations Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
1.Habilitations - Mode de gestion > Mode de gestion délégué : Le mandataire du GS délègue la gestion des dossiers de demande aux différents OF intervenants sur le parcours. => Une habilitation spécifique GS doit être demandée pour la gestion des dossiers. L’habilitation de chaque gestionnaire doit être validée par : - Le mandataire du groupement solidaire - Le directeur du centre de formation dont dépend le gestionnaire. > Mode de gestion GS : Le mandataire du GS gère tous les dossiers de demande et réalise la déclaration des frais et des états de présence pour la durée du parcours. => Il valide les demandes de création de compte uniquement pour les utilisateurs de l’organisme mandataire du GS. Il peut cependant donner des droits de consultation aux gestionnaires des autres organismes de formation qui font partie du GS. Remarque : Les habilitations sont de niveau GS et non pas de niveau parcours. Elles s’appliquent donc au GS pour l’ensemble des parcours qu’il gère. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
1.Habilitations – Mode de gestion Dans la demande d’habilitation on peut distinguer : le mode enregistrement : Enregistrement de la saisie . On peut toujours intervenir pour modifier ou compléter la saisie. le mode publication : Enregistrement et changement d’état du dossier. On ne peut plus intervenir sur le dossier (sauf si on demande une dé-publication) Un gestionnaire d’organismes de formation peut avoir plusieurs habilitations : Une habilitation spécifique OF pour les bons de commande au nom de l’organisme de formation, Une ou plusieurs habilitations GS pour les bons de commande au nom du GS (en mode de gestion délégué ). En effet, un OF peut faire partie de plusieurs GS. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
1.Habilitations - Modèle fiche Habilitation DeFraiMY. Signature du mandataire du GS = Validation de la demande Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
1.Habilitations - Modèle fiche Habilitation RemuNET Signature du mandataire du GS = Validation de la demande Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
2.DeFraiMY Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
2.DeFraiMY - Contexte La gestion des dossiers de demande d’indemnité de transport est conditionnée par les données transmises par la Région. C’est le flux ARCA (Extranet Région) qui précise d’une part, l’éligibilité des actions de formation et d’autre part, leur mode de gestion. Ainsi, si le bon de commande est rattaché à un groupement solidaire, la gestion des dossiers se fera sous l’habilitation groupement solidaire. L’identification des modules de formation à l’intérieur des parcours sera impossible. L’ensemble des stagiaires sera rattaché à l’action de formation. Chaque gestionnaire détenant une habilitation GS visualisera l’ensemble des stagiaires mais ne devra intervenir que pour ses stagiaires et pour la durée de son parcours de formation. Si le nombre de stagiaires par bon de commande est important cela peut nuire à la lisibilité de l’interface. L’ASP ne dispose d’aucun élément pour filtrer les informations. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
2.DeFraiMY - Gestion des DVI En fonction du mode de gestion GS : > Mode de gestion délégué : Le dossier de Demande de Versement de l’Indemnité de transport est établi par le centre de formation qui reçoit le premier le stagiaire. > Mode de gestion GS : Le dossier est établi par le centre mandataire du groupement. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
2.DeFraiMY - Saisie des frais > Mode de gestion délégué : Chaque centre au moment où il intervient dans le parcours déclare les frais pour les mois qui le concerne. Ex. Mois Mars => OF 1 (sous habilitation GS) Mois Avril => OF 1 (sous habilitation GS) Mois Mai => OF 2 (sous habilitation GS) > Mode de gestion GS : Le mandataire centralise toutes les données de présence et les déclare sous DeFraiMY. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
2.DeFraiMY - Saisie des frais : cas particulier Dans le mode de gestion délégué, il peut arriver pour un mois donné que 2 centres doivent intervenir sur la même déclaration de frais de déplacement. 2 solutions sont alors possibles : Le centre mandataire centralise les données de présence pour le mois concerné et les saisit sous Defraimy = moins de risque d’erreur. Chaque centre saisit en se concertant, la plage qui le concerne = plus risqué (une note technique sera publiée pour expliquer comment procéder dans ce cas). L’ASP demande à privilégier le mode de gestion GS pour ce type de parcours. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3.RemuNET Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET - Contexte On distingue deux modes de gestion : > Mode de gestion délégué : Le mandataire du GS délègue la gestion des dossiers de demande de rémunération et les suivis aux différents OF intervenants sur le parcours. > Mode de gestion GS : Le mandataire du GS assume toutes responsabilités en terme de suivi des dossiers. Il gère les dossiers de demande de rémunération ainsi que les états de présence pour la durée du parcours. Dans ce cas, il est conseillé au mandataire du GS d’habiliter au minimum en «consultation» les OF qui composent le groupement afin de faciliter la transmission d’informations aux stagiaires (proximité de l’OF). Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Mode de Gestion Délégué Dans ce cas : Chaque organisme de formation assure tout ou partie du parcours, Plusieurs cycles de formation peuvent être constitués à l’intérieur d’un même parcours, Chaque cycle pourra se décomposer en plusieurs sessions. Un cycle de formation RemuNET s’identifie par : - une période de formation continue bornée (date début et date fin), - un ensemble de stagiaires, - un organisme identifié qui assure l’instruction des dossiers durant de cette période. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Mode de Gestion Délégué Tous les OF habilités au sein d’un même GS visualiseront l’ensemble des cycles. Les cycles pourront être identifiés par un libellé sous RemuNET afin de faciliter la recherche. Lors de la saisie d’un dossier afin d’avoir une meilleure lisibilité au niveau du suivi des dossiers, l’intitulé de formation saisi (page 4 du RS1) devra être suffixé du nom de l’OF qui accueille le stagiaire et de la commune où est situé l’OF. Ex : Pour un BC – GS INSTEP/IRFA – dont l’intitulé de formation est POI Si l’OF qui accueille les stagiaires est l’INSTEP à Toulouse, il faudra saisir au niveau de l’intitulé de formation dans l’onglet 3 REMUNET : POI INSTEP TOULOUSE Ainsi l’ASP créera un cycle qui pourra se décomposer en plusieurs sessions De la même manière, pour les stagiaires accueillis par l’IRFA, il faudra saisir : POI IRFA (commune) Un dossier simplifié devra être adressé à l’ASP à chaque changement de cycle et/ou d’OF à l’intérieur d’un même parcours. Une fonctionnalité de duplication de dossier RS1 permettra de récupérer les données stagiaire et facilitera ainsi la constitution du nouveau dossier. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Mode de Gestion GS Dans ce cas, il n’est pas possible de décomposer le parcours de formation dans le temps et suivant chaque organisme de formation. Il s’agit de parcours dans lesquels le calendrier de formation n’est pas figé, chaque stagiaire peut avoir un parcours individualisé (exemple : pour la semaine 1 : x jours sur un module géré par l'OF 1 et y jours sur un autre module géré par l'OF 2). C’est donc le mandataire du GS qui assure toute la phase d’instruction des dossiers et les suivis mensuels. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Mode de Gestion GS Dans ce mode de gestion, le mandataire du groupement solidaire sera le seul interlocuteur de l’ASP. Il gérera le suivi et la cohérence entre les divers organismes de formation dans lesquels se réalisent les différents parcours. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Règles communes Deux cas peuvent se présenter : Dans le cas où le parcours est géré comme un cycle RemuNET unique : La durée d’interruption à l’intérieur du parcours de formation est inférieure ou égale à 15 jours. Un dossier de formation unique est constitué pour l’ensemble du parcours, La période d’interruption devra être signalée sur les états de présence, Dans ce cas, il est important de noter que durant la période d’interruption le stagiaire relève toujours de droit du statut de stagiaire de la formation professionnelle. La durée d’interruption à l’intérieur d’un même parcours de formation est supérieure à 15 jours et inférieure à 3 mois. L’entité gestionnaire (organisme de formation ou le mandataire du groupement solidaire) devra clôturer le dossier sous RemuNET, Un nouveau dossier « simplifié » sera constitué. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Dossier Complet Un dossier complet est un dossier dûment complété, signé et accompagné de la copie des pièces justificatives suivantes : - Justificatif d’identité en cours de validité à l’entrée en stage, - Relevé d’identité bancaire non manuscrit et au nom du stagiaire, - Attestation vitale (et non copie de la carte vitale), - Tous justificatifs conditionnant la base de rémunération en fonction de la situation dans laquelle se trouve le stagiaire. Rappel : Le rappel des activités antérieures doit être renseigné chronologiquement jusqu’à la veille de l’entrée en formation Une copie du bon de commande et de son tableau annexe devra être jointe à l’envoi du premier dossier et à chaque nouvelle session. Il n’est plus nécessaire d’envoyer les listes stagiaires. La Région Midi-Pyrénées adresse, chaque semaine, à l’ASP un flux de données issu de son Extranet. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
3. RemuNET – Dossier Simplifié Un dossier simplifié est un dossier dûment complété, signé et accompagné de la copie des pièces justificatives suivantes : - Décision de prise en charge du stage précédent, - Relevé d’identité bancaire non manuscrit et au nom du stagiaire, - Tous justificatifs ayant une date de validité (ex : Titre de séjour, RQTH, Attestation CAF …) Au niveau du rappel des activités antérieures il n’est pas nécessaire de tout reprendre. Renseigner uniquement la période située entre la fin du stage précédent et l’entrée dans le nouveau stage même si aucune activité. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
4. Responsabilité du GS Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
4. Responsabilité du GS Dans ce nouveau mode de fonctionnement la responsabilité du mandataire du GS est capitale . Il reste l’interlocuteur privilégié de l’ASP, Il est le garant du bon fonctionnement et assure la cohérence de la gestion des dossiers de rémunération et de l’indemnité de transport, Il a la charge de l’attribution des habilitations sur les Extranet RemuNET et DefraiMY, Dans le cas où il ne délègue pas, il doit assurer toutes les opérations de gestion en respectant les délais d’instruction. Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
5. Obligations des OF Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
5. Les obligations des OF Utiliser les Extranet RemuNET & DeFraiMY, Saisir avec rigueur l’ensemble des informations demandées dans l’Extranet Région, notamment les informations sur l’éligibilité des demandeurs (statut, type rémunération, date de début et de fin d’action de formation, etc.), Déterminer le type de suivi : temps partiel / temps plein, Informer les stagiaires sur leurs dossiers et leurs paiements ainsi que sur les modalités de consultation sous RemuNET «stagiaires». NB : Evolution fonctionnelle de DeFraiMY (Septembre 2013) Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
6. Assistance de proximité Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
05.62.25.35.86 6.Assistance de proximité Pour tout complément d’information technique ou réglementaire, vous pouvez contacter notre assistance de proximité du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00. 05.62.25.35.86 Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -
7. Questions diverses Modalités de gestion GS - 20/03/2013 -