Gestion des crédits du FSE Objectif 3 Journées d’information : 5, 6 et 13 mai 2004 Services gestionnaires régionaux et nationaux Gestion des crédits du FSE Objectif 3 Présentation de la nouvelle circulaire de gestion 2004 DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 1

Programme de la présentation Pourquoi une nouvelle circulaire ? Contexte, objectifs et moyens Structure du texte Contenu détaillé Présentation et échanges DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 2

Pourquoi une nouvelle circulaire ? Contexte Adapter les prescriptions des circulaires interministérielles 2002 Intégrer les enseignements à mi-parcours de l’exécution du programme Intégrer les préconisations émises lors des audits nationaux et européens DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 3

Pourquoi une nouvelle circulaire ? Objectifs Maintenir et / ou renforcer la dynamique de programmation et de réalisation Garantir un meilleur respect des obligations communautaires et des recommandations de la CICC « Dépenser, sans avoir à rembourser » DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 4

Pourquoi une nouvelle circulaire ? Moyens Préciser et renforcer les délégations des fonctions de gestion et de paiement Extension à de nouveaux partenaires pour démultiplier les ressources et rapprocher la gestion des bénéficiaires Meilleure définition des responsabilités pour une meilleure exécution DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 5

Pourquoi une nouvelle circulaire ? Moyens Assurer une meilleure « traçabilité » de la piste d’audit Pour « fluidifier » les circuits administratifs et financiers Pour un maximum de transparence lors des audits Pour garantir la « bonne et saine gestion » financière de l’argent public : efficacité, efficience et régularité En précisant le contenu des déclarations de dépenses à chaque niveau de gestion En renforçant certaines étapes de la piste d’audit jugées parfois insuffisantes lors des contrôles DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 6

Structure de la circulaire 1. Préciser les délégations des fonctions de gestion et de paiement 1.1 - Autorité de gestion et de paiement du programme 1.2 - Délégations aux services centraux et déconcentrés 1.3 - Les autres acteurs de la piste d’audit 1.4 - Tableau comparatif Subv. globale / conv. cadre 1.5 - Définition de la notion de « Bénéficiaire final » 1.6 - Délégation des fonctions d’autorité de paiement 1.7 - Tableau récapitulatif du dispositif de gestion DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 7

Structure de la circulaire 2. Garantir la « traçabilité » des crédits par une meilleure définition des relations entre les différents niveaux de gestion 2.1 - Assurer un pilotage efficace et régulier de la programmation et de l’exécution des crédits 2.2 - Mettre en place les contrôles qualité gestion 2.3 - Accélérer les flux financiers 2.3.1 - Contenu et circuit des déclarations de dépenses (« remontées » des dépenses) selon le niveau de gestion 2.3.2 - Circuits financiers des crédits du FSE (« versements » des crédits) DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 8

Structure de la circulaire 3. Renforcer la piste d’audit des dossiers 3.1 - Garantir la cohérence des procédures de marché public avec la « piste d’audit » FSE 3.2 - Renforcer l’animation pour améliorer la quantité et la qualité des dossiers déposés 3.3 - Mieux formaliser le travail d’instruction, de programmation et de conventionnement 3.4 - Renforcer le contrôle de service fait DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 9

1. Renforcer les délégations de gestion DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 10

Renforcer les délégations de gestion A noter pour limiter les risques de double financement… … les autorités de gestion du volet national informent les autorités de gestion déléguées du volet régional des actions et dispositifs cofinancés relevant du volet national DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 11

Renforcer les délégations de gestion Modes d’allocation Autorités de gestion Gestionnaires de subv. globale Organismes intermédiaires Porteurs de projet action prestataire DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 12

Renforcer les délégations de gestion Organismes intermédiaires Toute entité publique, dotée d’un comptable public si « répartiteur » d’aides du FSE et si nb actions sous-jacentes et montants le justifient Entités privées : ass. support de PLIE + OPCA Autres entités privées : autorisation préalable du METCS, visée du CF central / dossier : présentation de l’organisme et du dispositif concernés apporter assurance / solvabilité et capacité de la structure à redistribuer des aides communautaires DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 13

Renforcer les délégations de gestion Les « + » de la subvention globale / convention cadre Inscription obligatoire dans le DOCUP Maîtrise de la programmation annuelle des crédits Maîtrise de la sélection des dispositifs éligibles Obligation d’une séparation fonctionnelle stricte Remise de rapports d’exécution annuels et final Responsabilité de l’évaluation de la subvention globale Possibilité de réaliser les contrôles par sondage Obligation de réaliser des contrôles qualité gestion Bénéfice automatique de crédits d’assistance technique DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 14

Renforcer les délégations de gestion Définition du « bénéficiaire final » Art. 32 R1260/1999) : dépenses éligibles = « dépenses effectivement payées, qui doivent correspondre à des paiements exécutés par les bénéficiaires finals et justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente » DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 15

Renforcer les délégations de gestion Définition du « bénéficiaire final » Art. 9-l R1260/1999 : « bénéficiaires finals » = organismes et entreprises, publics ou privés, responsables de la commande des opérations si régimes d'aides […] et si octroi d'aides par des organismes désignés par les États membres = organismes qui octroient les aides DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 16

Renforcer les délégations de gestion Définition du « bénéficiaire final » Circulaire : « bénéficiaires finals » = Règle générale entité juridique qui assure la réalisation des opérations cofinancées et l’acquittement des dépenses correspondantes, retenues comme éligibles (rémunérations, prestations externes, fournitures, frais généraux, etc.) DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 17

Renforcer les délégations de gestion Définition du « bénéficiaire final » Cas particulier : organismes qui octroient les aides Organismes intermédiaires - bénéficiaires finals : OPCA, communes et leurs groupements, étab. publics, organismes sous tutelle, ass. têtes de réseau national, … Organismes intermédiaires NON-bénéficiaires finals Conseils régionaux, conseils généraux et structures porteuses d’un PLIE DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 18

Renforcer les délégations de gestion Définition du « bénéficiaire final » Conséquence pour les déclarations de dépenses à la Commission les dépenses éligibles effectivement payées par les destinataires ultimes peuvent être considérées comme des « paiements effectués par le bénéficiaire final »… … si les participations publiques (y.c. FSE) liées aux dépenses déclarées ont été payées DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 19

2. Garantir la « traçabilité »… Pilotage de la programmation Etats d’avancement financier réguliers à chaque réunion de l’instance de programmation sur la base d’un tableau type… … où montant programmé = S aides FSE des projets agréés y.c. tranches futures + avancement financier général du rapport d’exécution annuel Assurer actualité et fiabilité des saisies / « appli FSE » DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 20

Garantir la « traçabilité »… Contrôles qualité Réaliser des contrôles qualité gestion Qui ? Autorités de gestion en titre et déléguées, gestionnaires de subvention globale Comment ? cf. circulaire du Premier ministre du 15.7.02 et recommandation CICC du 6.10.03 Quoi ? Qualité des procédures internes et « externes » DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 21

Garantir la « traçabilité »… Contrôles qualité Réaliser des contrôles qualité certification Qui ? Autorités de paiement en titre et déléguées Comment ? cf. circulaire du Premier ministre du 15.7.02 et recommandation CICC du 6.6.03 Quoi ? Qualité des déclarations de dépenses et des circuits financiers DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 22

Garantir la « traçabilité »…  Déclaration de dépenses DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 23

Garantir la « traçabilité »… A noter Rappel : les coûts forfaitaires sont inéligibles dépenses à déclarer : uniquement si contrôlées délai de justification < 16 mois - bénéficiaires finals < 18 mois - org. Intermédiaires et gest. subv. globales « bilans » = mode de présentation des dépenses des gestionnaires pour leurs propres actions DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 24

Garantir la « traçabilité »…  Versement des crédits Chap. 43-72 : subventions et marchés publics Déconnexion engagement juridique / comptable si la décision attributive exclut tout crédit Etat si clause selon laquelle le paiement interviendra sous réserve de la disponibilité des crédits si présentation au TPG avant chaque CTS du tableau de suivi des disponibilités de crédits La procédure de déconnexion ne s’applique pas aux marchés publics des autorités de gestion, car… … risque de paiement d’intérêts moratoires … imputation possible d’une partie du marché sur chap. Etat. DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 25

3. Renforcer certains points de la piste d’audit Marchés publics Respecter les 3 principes du CMP liberté d’accès à la commande publique égalité de traitement entre les candidats transparence de la procédure Procédure allégée possible pour les services de formation et d’insertion professionnelle mais s’agissant d’actions cofinancées par le FSE, les directives européennes s’appliquent donc assurer une publicité préalable adéquate DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 26

3. Renforcer certains points de la piste d’audit FSE et marchés publics Définition des besoins / moyens disponibles Mention FSE / supports de mise en concurrence (cahier des charges fortement recommandé) Clauses spécifiques / acte d’engagement conditions d’éligibilité et d’octroi (unité quantitative de réf.) clause de réfaction, bases de liquidation du marché clause d’information des publics en cours d'exécution clause de mise à disposition des pièces justifiant de la réalité « physique » de la prestation Liquidation du marché / après contrôle de service fait par un service distinct de celui en charge du marché DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 27

3. Renforcer certains points de la piste d’audit FSE et marchés publics Les marchés cofinancés par le FSE doivent respecter les étapes de la piste d’audit la « Personne responsable du marché » (PRM) est bénéficiaire final elle constitue un dossier de présentation du projet définition des besoins cahier des charges instruction et sélection selon les procédures établies NB : si possible, attendre l’agrément de l’opération par l’instance de programmation avant la mise en concurrence pour éviter tout risque de modification du marché la PRM établit des bilans intermédiaires et finals contrôle de service fait avant ou après paiement du marché DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 28

3. Renforcer certains points de la piste d’audit Animation : rappels techniques Information et sensibilisation générale sur une des priorités stratégiques du programme  mesure d’intervention concernée (si éligible) communication et sensibilisation générale aux potentialités offertes en terme de financement  assistance technique « hors plafond » Accompagnement opérationnel (montage de dossiers) si initiative individuelle du porteur de projet concerné qui sollicite l’organisme de son choix  assiette éligible du projet si mission transversale pour une mesure, un axe, confiée par le gestionnaire à une structure ad hoc agréée à cet effet  assistance technique « sous plafond » DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 29

3. Renforcer certains points de la piste d’audit Formaliser la piste d’audit « Traçabilité » des tâches effectuées système informatisé de suivi contenu du dossier archivé Formaliser les principales étapes de la piste d’audit : fiche d’instruction : description, étapes de l’instruction, questions posées et réponses apportées, … joindre les extraits des comptes-rendus des instances de sélection, la notification des décisions de programmation l’acte contractuel (convention, arrêté, …) : comporte toutes les clauses obligatoires signé avant toute déclaration de dépenses le plus en amont possible de la réalisation du projet afin de respecter la logique de programmation des crédits DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 30

3. Renforcer certains points de la piste d’audit Contrôle de service fait Impératif : seules les dépenses ayant fait l’objet d’un contrôle de service fait peuvent être déclarées Assuré par : autorités de gestion, gestionnaires de subvention globale et organismes intermédiaires externalisation possible Formalisé : certificat et fiche détaillée de contrôle de service fait vérifications effectuées dépenses et ressources retenues motifs d’éventuels rejets de dépenses déclarées méthode d’échantillonnage, la liste des pièces contrôlées fiche de visite sur place DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 31

3. Renforcer certains points de la piste d’audit Contrôle de service fait Contrôle de cohérence sur bilan pour tous les dossiers cohérence des éléments quantitatifs, qualitatifs et financiers ; conformité avec la convention Contrôle sur pièces pour un nombre très significatif de dossiers réalité et conformité financière des dépenses et des ressources contrôle exhaustif des pièces : sinon échantillonnage Contrôle sur place pour un nombre significatif de dossiers réalité et conformité « physique » des dépenses DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 32

Gestion des crédits du FSE Objectif 3 Journées d’information : 5, 6 et 13 mai 2004 Services gestionnaires régionaux et nationaux Gestion des crédits du FSE Objectif 3 Présentation de la nouvelle circulaire de gestion 2004 Merci de votre attention DGEFP/DFSE/MMCF/UQM – Mai 2004 - 33