Projets de communication numérique dans le cadre de la communication des organisations (Séminaire UE 6) Peter Stockinger, PU (INALCO) Elisabeth de Pablo, IR (FMSH) Fabrice Papy, PU ‘Université de Lorraine) Deuxième partie Paris, Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) 2012 – 2013 Analyse et conception 1

Le plan de communication – quelques mots …. Pour le projet du cours: Réaliser le brief définissant le site (= note de cadrage) Réaliser un audit pour le site ( = étude d’opportunité) Spécifier le cahier de charges. Définir un plan d’action. Définir des actions de communication autour du site. Principaux points pour aujourd’hui … Analyse et conception 2

Le plan de communication en quelques mots … Analyse et conception 3

Plan de communication et communication numérique Toute communication numérique: fait partie d’un plan de communication (de l’organisation) Le plan de communication: est la définition (le « concept ») de toutes les actions concrètes de communication d’une organisation pour une certaine période (un an, …) Le plan de communication numérique Analyse et conception 4

Le plan de communication pour le projet de ce cours … Analyse et conception 5

Brief ou note de cadrage du site web: 19.10. 2012 5 étapes et tâches … Brief ou note de cadrage du site web: 19.10. 2012 Audit ou étude d’opportunité: 26.10. 2012 Cahier de charges du site: 26.10. 2012 et 09.11. 2012 Plan d’action pour réaliser le site: 09. 11. 2012 Actions de communication autour du site: 23. 11. 2012 Le plan de communication numérique Analyse et conception 6

Le brief (note de cadrage) Analyse et conception 7

= Document word de 2 pages (environ) + 1 page de couverture = Brief ou note de cadrage décrit d’une manière générale le site à réaliser en focalisant sur: les objectifs le public et le contenu = Document word de 2 pages (environ) + 1 page de couverture Page de couverture devant contenir: Intitulé du site + Acronyme. Mention « Note de cadrage » Auteurs Lieu + Institution + Formation + année de réalisation + autres Le brief … Analyse et conception 8

sous forme d’un tableau à deux colonnes: Intitulé du site: Acronyme: Contenu du document … sous forme d’un tableau à deux colonnes: Intitulé du site: Acronyme: Brève présentation du site (contenu du site, contexte, raisons, …): Organisation pour laquelle le site est réalisée (nom, acronyme, description): Rôle du site dans la communication de l’organisation: Public(s) visé(s) (identification, attente, …): Objectifs du site: Autres actions/instruments de communication (de l’organisation pour laquelle le site sera réalisé): Personnes en charge de la réalisation du site (noms; présentation; email): Le brief … Analyse et conception 9

L’audit (étude d’opportunité) Analyse et conception 10

Réalisation d’une note (servant de rapport d’opportunité). L’audit doit inclure: Prise de contact avec des personnes concernées par la réalisation du site + réunion Identification et analyse de 3 ou 4 sites pouvant servir de référence pour le site à réaliser Réalisation d’une note (servant de rapport d’opportunité). Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 11

1) Personnes à contacter: de l’organisation pour laquelle le site sera réalisé; éventuellement représentants du public auquel le site s’adresse Objectifs: comprendre les besoins et les attentes afin de les intégrer dans le modèle technique du site; collecter des idées, des propositions, … originales Techniques: interrogation informelle, « brainstorming », … Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 12

2) Analyse de trois sites web (« benchmarking ») Sites poursuivant des objectifs comparables Objectifs: Organisation formelle: comprendre l’organisation (scénario) du site, identifier des rubriques, … à retenir Contenu: vérifier le domaine, les thèmes à développer, … Services utilisateur: vérifier les services proposés Interface, design: visualisation, « mise en scène visuelle » Technologie: quelles technologies ? Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 13

3) Note d’opportunité (5 à 7 pages) Page de couverture (cf. note de cadrage). Sommaire. Premier chapitre: Analyse des besoins et des attentes. Deuxième chapitre: Analyse de l’existant. Troisième chapitre: Conséquences pour site à développer. Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 14

Le cahier de charges Analyse et conception 15

= rapport d’environ 15 pages devant contenir les éléments suivants: = document technique essentiel dans un projet de communication numérique (correspondant au DDP – Dossier De Présentation technique dans un AAP) Concrètement … = rapport d’environ 15 pages devant contenir les éléments suivants: la page de couverture (cf. note de cadrage) le sommaire les principales rubriques du site: structure arborescente la page d’accueil: organisation de la page les éléments invariables du site (barres de menu, informations signalétiques, région logo, …) les services proposés à l’utilisateur éléments de navigation charte graphique et l’identité visuelle du site structure et design de l’interface le contenu du site: données (texte, image, vidéo, …), collecte des données, préparation des données, … la charte éditoriale et juridique du site une spécification technique du site: technologie utilisée. Cahier de charges Analyse et conception 16

Le plan d’actions Analyse et conception 17

Le calendrier (date limite: 14 décembre 2012) Il faut définir: Les tâches à réaliser Le calendrier (date limite: 14 décembre 2012) Les responsabilités (qui fait quoi) Les « jalons » (dates précises pour lesquelles il faut des résultats concrets) Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 18

1) Les 10 tâches typiques à identifier et à décrire sont: Tâche 1: Note de cadrage: quand? qui? jalon? Tâché 2: Audit: quand ? qui? jalon? Tâche 3: Définition détaillée du site: … Tâche 4: Collecte et préparation du contenu: … Tâche 5: Mise en place et usages des technologies choisies: … Tâche 6: Première réalisation du site (= maquette, prototype): … Tâche 7: Réalisation du site entier (à « grandeur réelle »): … Tâche 8: Préparation de l’après-midi du 14 décembre: … Tâche 9: Mise en ligne du site, intégration dans communication de l’organisation et test: … Tâche 10: Debriefing et capitalisation: … Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 19

doit être réalisé sous forme d’un diagramme de GANTT 2) Le calendrier: doit être réalisé sous forme d’un diagramme de GANTT 3) Les responsabilités (management du projet): Le responsable du projet (project manager) Les responsables des différentes tâches (les critères d’évaluation) 4) Le plan d’actions est décrit dans une note s’intitulant « Plan d’action » (max. 4 pages) Page de couverture. Sommaire. Liste des tâches (description succincte; période; responsabilités; jalon; éventuellement: résultat concret attendu). Structure du management et des responsabilités. Diagramme de GANTT. Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 20

Actions de communication Analyse et conception 21

Typiquement – 4 questions: Intégration du site dans la « vie » de  l’organisation: Comment? Qui? Quand? Préparation de la présentation pour le 14 décembre 2012: Comment? Qui? Faire connaître le site: Comment? Qui? Quand? Faire connaître son travail, son savoir-faire: Comment? Quand? Doit être documenté sous forme d’une petite note de 2 à 3 pages … Communication numérique, communication des organisations et plan de communication Analyse et conception 22

Références bibliographiques pour ce séminaire Analyse et conception 23

2 Références indispensables: 1) Gérard, Philippe et Hellart, Jacques : La boîte à outils du web en entreprise. Paris, Dunod 2011 Jézéquel, Bernadette et Gérard, Philippe : La boîte à outils du responsable communication. Paris, 2008 ; pp. 21 – 26 Références bibliographiques Analyse et conception 24

Références « pour aller plus loin »: Créplet, Frédéric et Jacob, Thomas : Réussir un projet Intranet 2.0 – Paris, Eyrolles 2009 Germain, Michel : L’Intranet. Paris, Economica 1998 Eertzscheid, Catherine ; Faverial Benoît et Guéguen, Sylvain : Le community management. Stratégies et bonnes pratiques pour interagir avec vos communautés. Paris , éditions Diateino 2012 Malaval, Philippe ; Décaudin, Jean-Marc ; et collaborateurs : Pentacom. Communication coporate, interne, financière, marketing b-to-c et b-to-b. 3ème édition. Paris, Pearsons France 2012 – notamment : e-Publicité et communication digitale (pp. 141 – 167) Westphalen, Marie-Hélène ; Libaert, Thierry : Communicator. Toute la communication d’entreprise. Paris, Dunod 2009 notamment : Internet au service des communication de l’entreprise (pp. 98 – 113) Références bibliographiques Analyse et conception 25