BONNES PRATIQUES DE GESTION Subvention globale « Développement de l’Innovation et de l’Information » Programme Opérationnel FEDER 2007-2013 BONNES PRATIQUES DE GESTION

Les étapes de la procédure LE CONVENTIONNEMENT LE DEBUT DE REALISATION DES TRAVAUX

SUBVENTION GLOBALE – FEDER 2007-2013 Annexe n° 1 SUBVENTION GLOBALE – FEDER 2007-2013 Développement de l’Innovation et de l’Information ' N UMERO DE DOSSIER : __________________________________________________________________________________ A T E S I O D B U X C L P R Je soussigné (nom, prénom, qualité), certifie que la réalisation des investissements concernant l'opération ci-dessus mentionnée, a débuté le ……….. Fait à ………………, le Signature et cachet

Les étapes de la procédure LE CONVENTIONNEMENT LE DEBUT DE REALISATION DES TRAVAUX LA DEMANDE DE VERSEMENT DE L ’AIDE

SUBVENTION GLOBALE – FEDER 2007-2013 Annexe n° 2 N° du dossier Intitulé Maître d'ouvrage Coût total éligible Montant de la subvention FEDER Cadre réservé au contrôle administratif du Pôle SG o Demande de paiement relative au : 1 er acompte 2 ème …. acompte (à renseigner) Solde Pour un montant de ………. € des dépenses totales éligibles acquittées. Attachés à cette demande vous trouverez ci-joint : Etat récapitulatif des dépenses acquittées Factures acquittées originales ou leur copie certifiée conforme Rapport d'exécution (pour une demande de solde) comportant notamment : - une fiche d'évaluation avec les indicateurs de suivi - les dispositions prises en matière de publicité Justificatifs des versements des autres aides publiques (pour une demande de solde) Je déclare sur l'honneur l'exactitude des informations mentionnées dans les documents joints à cette demande et certifie que les dépenses présentées se rapportent à l'opération subventionnée. A………………….., le Signature du Maître d'Ouvrage SUBVENTION GLOBALE – FEDER 2007-2013 Développement de l’Innovation et de l'information Demande de paiement d'acompte ou de solde (à remplir par le maître d'ouvrage de l'opération)

LA DEMANDE DE VERSEMENT DE L’AIDE Selon que l’opération est en cours de réalisation ou terminée, il s’agit : d’un acompte pour un montant maximum calculé en fonction du niveau de réalisation des dépenses rapporté au coût total de l’opération. d’un solde (20 % minimum) calculé dans la limite du montant maximum prévisionnel de subvention, déduction faite des acomptes versés. Les dépenses éligibles sont retenues : pour leur montant HT lorsque le maître d’ouvrage récupère la TVA, pour leur montant TTC lorsque le maître d’ouvrage ne récupère pas la TVA. Une attestation de non récupération de la TVA délivrée par les services fiscaux doit être jointe à la demande.

PIECES COMMUNES A FOURNIR POUR UNE DEMANDE DE VERSEMENT Etat récapitulatif des dépenses acquittées

' SUBVENTION GLOBALE – FEDER 2007-2013 Annexe n° 3 N° du dossier Intitulé Maître d'ouvrage Coût total éligible Montant de la subvention FEDER Date d'engagement de l'opération Factures Intitulé de la dépense (objet à préciser) Fournisseur ou prestataire de service N° de la facture Date de la Montant éligible (HT ou TTC) Référence du document de confirmation du paiement (1) Date du paiement TOTAL - Documents éventuels justifiant le paiement (Mandat, ordre de paiement ou reçu d'acquittement) J'atteste sur l'honneur l'authenticité des informations mentionnées sur ce document. Fait à …………….., le ………………….. (cachet et signature*) SUBVENTION GLOBALE – FEDER 2007-2013 Développement de l’innovation et de l'information ETAT RECAPITULATIF DES DEPENSES REALISEES ET PAYEES PAR LE MAITRE D ' OUVRAGE

PIECES COMMUNES A FOURNIR POUR UNE DEMANDE DE VERSEMENT Etat récapitulatif des dépenses acquittées Factures acquittées ou autres pièces équivalentes

COMMENT JUSTIFIER UNE DEPENSE Cas d’une facture établie au nom du maître d’ouvrage Production de la facture acquittée (mention, date, tampon et visa du fournisseur) ou Opérateurs publics : copie de la facture accompagnée d’une attestation de paiement par le comptable public Opérateurs privés : - copie de la facture accompagnée d’une attestation de paiement de l’expert comptable ou d’un commissaire aux comptes. - copie de la facture avec le numéro de chèque et la date d’émission accompagnée des relevés de compte faisant apparaître les débits correspondants.

COMMENT JUSTIFIER UNE DEPENSE Cas des dépenses de fonctionnement Les dépenses salariales

LES COUTS SALARIAUX Dépenses éligibles - salaires bruts des agents ayant participé à l’opération - charges sociales patronales - indemnités éventuelles Déduction faite des aides de l’Etat (emploi jeune, contrat d’avenir, contrat d’insertion,….)

LES COUTS SALARIAUX Comment justifier du temps de travail ? - un contrat de travail précisant la mission de l’agent en lien avec l’opération (période, fraction du temps de travail). - un ordre de mission. - un relevé de temps passé.

Développement de l’innovation et de l'information Annexe n° 5 N° du dossier Année Semaine n° : Nom de l'agent : Missions Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Décompte Matin Après-midi Journées de travail Fait à ………………….. le ……………………… (signature et tampon) SUBVENTION GLOBALE –FEDER 2007-2013 Développement de l’innovation et de l'information Etat récapitulatif du temps passé

état récapitulatif du temps passé SUBVENTION GLOBALE –FEDER 2007-2013 Développement de l’Innovation et de l'information état récapitulatif du temps passé

LES COUTS SALARIAUX Comment justifier du temps de travail ? - un contrat de travail précisant la mission de l’agent en lien avec l’opération (période, fraction du temps de travail). - un ordre de mission. - un relevé de temps passé. Les bulletins de salaire sont à fournir sur la période concernée.

LES COUTS SALARIAUX Exemple 1 - Déroulement de l’opération : du 1er janvier au 30 septembre 2008 - Salarié affecté à 50 % de son temps - Salaire chargé annuel : 40 000 € Dépenses éligibles : 40 000 € x (0,5) x (9/12) = 15 000 € Exemple 2 - Déroulement de l’opération : du 1er janvier au 30 septembre 2008 - Relevé du temps passé : 30 jours - Nombre de jours travaillés annuels : 200 jours - Salaire chargé annuel : 40 000 € Dépenses éligibles : 40 000 € x (30/200) = 6 000 €

COMMENT JUSTIFIER UNE DEPENSE Cas des dépenses de fonctionnement Les dépenses salariales Les frais de déplacement

LES FRAIS DE DEPLACEMENT Ces dépenses recouvrent : - Repas et hôtel, - Péage, stationnement,… - Frais de transport Comment les justifier : - Par des factures ou des reçus - Par des états de frais de déplacement

Modèle d’état de frais de déplacement

COMMENT JUSTIFIER UNE DEPENSE Cas des dépenses de fonctionnement Les dépenses salariales Les frais de déplacement Les frais généraux

LES FRAIS GENERAUX Dépenses dont la part affectée à l’opération n’est pas directement identifiable : Exemples : télécommunication, affranchissement, consommables, loyer… Dépenses extraites des postes comptables 60, 61 et 62

PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF

LES FRAIS GENERAUX Dépenses dont la part affectée à l’opération n’est pas directement identifiable : Exemples : télécommunication, affranchissement, consommables, loyer… Dépenses extraites des postes comptables 60, 61 et 62 Méthode de proratisation : Nombre d’ETP affectés à l’opération rapporté au nombre total d’ETP de la structure

PIECES COMMUNES A FOURNIR POUR UNE DEMANDE DE VERSEMENT Etat récapitulatif des dépenses acquittées Factures acquittées ou autres pièces équivalentes PIECES SPECIFIQUES A UNE DEMANDE DE SOLDE Compte-rendu final d’exécution Tableau récapitulatif des cofinancements publics

Développement de l’innovation et de l'information SUBVENTION GLOBALE Développement de l’innovation et de l'information Tableau récapitulatif des cofinancements publics autres que la subvention Feder