Formation CASU Module « LOLF, pilotage de la performance et GRH » le 3 octobre 2007 – ESEN Poitiers Thème : Les outils de suivi, de pilotage et de programmation de la LOLF L’exemple du pilotage de la masse salariale et des plafonds d’emplois S. MINABERRY Responsable de la Cellule d’Aide à la Décision du Recteur (CADRE) RECTORAT DE BORDEAUX

Rappel : Nouvelle architecture budgétaire Mission interministérielle : Enseignement scolaire Programme 141 Enseignement scolaire public 2nd degré Programme 214 Soutien de la politique de l’Éducation Nationale Programme 230 Vie de l’élève Programme 139 Enseignement privé du 1er et du 2nd degrés Programme 143 Enseignement technique agricole Programme 140 Enseignement scolaire public 1er degré Responsable de programme DGESCO DGESCO SG DGESCO DAF Mission interministérielle 6 programmes PLF 2007 de la mission : 59,87 milliards d’euros 1 087 520 emplois Enseignement pré-élémentaire Enseignement élémentaire Besoins éducatifs particuliers Formation des personnels enseignants Remplacement Pilotage et encadrement pédagogique Personnels en situations diverses

Le contrôle de gestion dans l’académie de Bordeaux et présentation de la Cellule CADRE 01/09/1999 Déconcentration des moyens d’enseignement du second degré 01/01/2004 Expérimentation de la LOLF par l’académie de Bordeaux 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 01/09/1997 01/01/2000 01/09/2003 01/01/2006 1 contrôleur de gestion Rattachement : Secrétariat Général Cellule d’Aide à la Décision du Recteur : Effectifs : 5 personnes Renforcement de la Cellule CADRE : Effectifs : 6 personnes Cellule d’Aide à la Décision du Recteur : Effectifs : 5 personnes Domaine d’intervention Financier Crédits de fonctionnement Domaines d’intervention Moyens d’enseignement Ressources humaines Domaines d’intervention Masse Salariale Emplois / crédits Domaines d’intervention Masse Salariale Emplois / crédits Mission : Mise en place d’une structure de suivi et pilotage des budgets de fonctionnement Missions : 1 - Accompagnement de la déconcentration des moyens 2 - Renforcement du pilotage académique Missions : 1 – Préfiguration de la LOLF 2 - Suivi et pilotage des crédits de rémunération Missions : 1 - Suivi et pilotage des crédits de rémunération 2 - Performance et contrôle de gestion

Chiffres clés de l’Académie de Bordeaux  Le budget de l’Académie de Bordeaux est de : 2,2 milliards d’euros  Structure du coût  Personnels : ≈ 40 000 Emplois

Un enjeu budgétaire majeur : la masse salariale Passage d’une gestion de la masse salariale à partir des emplois à… une gestion combinée des emplois et des crédits de rémunérations. Deux plafonds : 1. Plafond d’emplois (maîtrise des effectifs) 2. Plafond de dépenses de personnel (maîtrise de l’impact coût)

Plafonds d’emplois 2007 Les plafonds d’emplois de la loi organique se substituent aux emplois budgétaires de l’ordonnance de 1959. Ils sont ministériels et sont exprimés en ETPT annuels. Les plafonds ministériels d’emplois sont déclinés à titre indicatif par programme et par catégorie d’emplois. 1 - Personnels enseignants du 1er degré 5 – Personnels d’encadrement 2 – Personnels enseignants du 2nd degré 6 – Personnels administratifs, techniques et de service (corps adm, itarf, tos) 3 – Personnels stagiaires 7 – Personnels des bibliothèques et des musées 4 – Personnels d’accompagnement de suivi des élèves et des étudiants 8 – Personnels enseignants chercheurs et assimilés 8 catégories d’emplois : => dont 3 catégories « ENSEIGNANTS » représentent 81 % du plafond d’emplois 2007.

Budgets opérationnels de programme académiques (BOPA) 2007 recteur : responsable de BOPA sur 4 programmes LOLF. 2 programmes LOLF (enseignement scolaire public du 1er degré et 2nd degré) représentent 86 % de la totalité des BOPA. Concernant ces 2 programmes plus de 99 % du BOP concernent de la masse salariale.

SOMMAIRE Introduction Schéma de pilotage de la masse salariale 1ère partie : Suivi et pilotage des plafonds d’emplois 2ème partie : Suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 – Tableau de bord BOPA - rémunération 2.2 – Structure budgétaire des BOPA Conclusion

Schéma du pilotage de la masse salariale Infocentre LOLF

SOMMAIRE Introduction Schéma de pilotage de la masse salariale 1ère partie : Suivi et pilotage des plafonds d’emplois 2ème partie : Suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 – Tableau de bord BOPA - rémunération 2.2 – Structure budgétaire des BOPA Conclusion

Consolidation des univers B.O. 1ère partie : suivi et pilotage des plafonds d’emplois Tableau de bord académique des plafonds d’emplois Emplois « enseignants 1er degré » (AGAPE) => Renforcement du pilotage académique des plafonds d’emplois du 1er degré à partir de la consolidation des bases de gestion AGAPE des Inspections académiques. Passage d’un décompte déclaratif à un décompte issu d’une extraction des SIRH. Création d’une structure de suivi automatisée à partir de l’outil informatique Business Objects. Méthode de décompte : Budget : implantations des postes Consommation : programmes CNE Consolidation des univers B.O. des 5 bases AGAPE Mise à jour et exploitation mensuelle du tableau de bord avec chaque IA + historisation.

1ère partie : suivi et pilotage des plafonds d’emplois Tableau de bord académique des plafonds d’emplois Emplois « enseignants 1er degré » (AGAPE) 3 niveaux de suivi et de pilotage : ACADEMIQUE DEPARTEMENTAL INFRA-DEPARTEMENTAL Déclinaison par catégorie de personnels (titulaires / stagiaires IUFM), nature des supports (préélémentaire, élémentaire…), par zone géographique…

Tableau de bord académique des plafonds d’emplois 1ère partie : suivi et pilotage des plafonds d’emplois Tableau de bord académique des plafonds d’emplois Consolidation des 3 bases de gestion des ressources humaines Base AGAPE Enseignants 1er degré Base AGORA Pers. d’administration Base EPP Enseignants 2nd degré … Business Objects Le tableau de bord académique des plafonds d’emplois permet : un suivi par programme, un suivi par catégorie d’emplois, un suivi par unité opérationnelle; un suivi décliné par direction gestionnaire.

SOMMAIRE Introduction Schéma de pilotage de la masse salariale 1ère partie : Suivi et pilotage des plafonds d’emplois 2ème partie : Suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 – Tableau de bord BOPA - rémunération 2.2 – Structure budgétaire des BOPA Conclusion

FONCTIONNEMENT ET INVESTISSEMENT 2ème partie : Suivi et pilotage des crédits de rémunération => Renforcement du pilotage académique KHEOPS IA 24 R F et I KHEOPS IA 33 R F et I KHEOPS RECTORAT KHEOPS IA 40 Le système d’information des l’Académie est composé de bases de données dont l’objectif est gestion FONCTIONNEMENT ET INVESTISSEMENT REMUNERATION R F et I KHEOPS IA 47 R F et I Outil informatique : E.T.L. KHEOPS IA 64 R F et I Infocentre LOLF

2.1 Tableau de bord BOPA - rémunération 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 Tableau de bord BOPA - rémunération => Suivi par programme Programmes BOP Janvier Février Mars 140 Enseignement scolaire public du 1er degré 398 638 689 33 507 112 33 503 185 34 092 760 Variation   -3 928 589 575 141 Enseignement scolaire public du 2nd degré 755 388 351 62 511 023 61 878 292 68 925 743 -632 731 7 047 451 214 Soutien de la politique de l'Éducation Nationale 29 631 371 1 889 984 1 918 357 1 980 552 28 374 62 195 230 Vie de l'élève 112 394 789 13 895 364 8 427 222 15 455 593 -5 468 142 7 028 370 TOTAL 1 296 053 200 111 803 483 105 727 056 120 454 647 => Suivi par programme et par action => Suivi par programme et par unité opérationnelle

2.1 Tableau de bord BOPA - rémunération 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 Tableau de bord BOPA - rémunération => de la comptabilité générale à la comptabilité analytique Comptabilité générale Kheops Comptabilité analytique bulletins de salaire L’exploitation de la base « bulletins de salaire permet d’analyser : la rémunération principale par élément de rémunération évaluer les promotions instituteurs – professeurs des écoles => rappel s/rem. princ. évaluer le montant des grèves => retenue pour absence par catégorie d’emplois ou par corps par unité opérationnelle ou par établissement scolaire et de rapprocher les coûts et les etp par type d’indemnités… Rémunérations principales 93 % Indemnités 7 %

2.1 Tableau de bord BOPA - rémunération 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 Tableau de bord BOPA - rémunération => Extrait Tableau de bord « Indemnités des enseignants du 1er degré » ISSR Indemnité de Sujétion Spéciale de Remplacement Coût ISSR : 5 millions d’€ 42 % du budget total des indemnités enseignants 1er ° Paragraphe E5 : Indemnités ministérielles des personnels civils indexées sur le point : ISSR, Indemnités d’activité péri éducative, indemnités de fonctions…

2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2 Structure budgétaire des BOPA Pourquoi ? répondre à l’organisation actuelle des services académiques, assurer une continuité budgétaire avec les chapitres de l’ordonnance de 1959, permettre un pilotage efficient des BOPA, assurer la consolidation transversale des coûts. 3 catégories de tableaux de bord : 2.2.1 – Tableau de bord par population 2.2.2 – Tableau de bord « dossier spécifique » 2.2.3 – Tableau de bord « cotisations et prestations sociales »

Matrice d’exploitation de la comptabilité générale Chapitre 0140 : « Enseignement scolaire public du 1er degré »

2.2.1 Tableau de bord par population 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.1 Tableau de bord par population Le suivi et la prévision de chaque population se réalisent selon les 2 natures de dépenses : - rémunérations principales et - indemnités Méthode de prévision arrêtée par la DAF de l’administration centrale.

2.2.1 Tableau de bord par population 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.1 Tableau de bord par population Méthode de prévision Analyse de l’exécution Rappel s/rem pples Stagiaires iufm contractuels Prévision des dépenses de fin d’année N - 1ère étape : Cumul des dépenses brutes mandatées du mois M de l’année N (source comptabilité Kheops) - 2ème étape : Corrections des dépenses brutes grèves, décalage de paiement… - 3ème étape : Intégration de la variation des créations ou suppressions d’emplois - 4ème étape : Projection statistique du cumul mois M de l’année N à partir des pourcentages moyens N-1 et N-2

2.2.1 Tableau de bord par population 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.1 Tableau de bord par population Méthode de prévision Illustration : Prévision en mai de l’année N du budget annuel N Dépenses annuelles N-1 Dépenses mensuelles N-1 Janv. Déc. Cumul des dépenses de personnel à mai 40% des dépenses annuelles Dépenses N = 40% Cumul à mai Budget N

2.2.1 Tableau de bord par population 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.1 Tableau de bord par population Extrait Synthèse TB par population - programme 141 Synthèse Programme 141 - « Enseignement scolaire public du 2nd degré »

2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques »

2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 3 axes d’analyses : Suivi de la consommation Réajustement de la prévision annuelle Comparaison prévu / réalisé comparaison mensuelle M/M-1 comparaison annuelle N/N-1 comparaison : effectifs / coût moyen / coût total 2 méthodes : • Projection du coût par rapport à la courbe de consommation N-1 • Projection du coût en fonction de la consommation et du budget prévisionnel Animation budgétaire : Chaque tableau de bord fait l’objet d’une présentation et d’une analyse lors des réunions mensuelles « conférences budgétaires : La cellule CADRE met à jour les documents et restitue aux directions la situation budgétaire. Les directions gestionnaires apportent des éléments de gestion relatifs à la consommation ainsi que les perspectives pouvant influencer la prévision.

2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » => Exemple : Tableau de bord « Personnels enseignants non titulaires » 3 populations concernées : Contractuels d’enseignement Maîtres Auxiliaires Assistants étrangers (1er et 2nd degré) Programmes LOLF concernés : Programme 140 - « Enseignement scolaire public du 1er degré » Programme 141 - « Enseignement scolaire public du 2nd degré » Programme 230 – « Vie de l’élève » => Consolidation inter-programmes Direction responsable : Direction des ressources humaines

2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » Extrait Tableau de bord « Personnels enseignants non titulaires » => Contractuels d’enseignement

2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » Extrait Tableau de bord « Personnels enseignants non titulaires » => Contractuels d’enseignement

2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.2 Tableau de bord « dossiers spécifiques » Extrait Tableau de bord « Personnels enseignants non titulaires » => Contractuels d’enseignement

2.2.3 Tableau de bord « cotisations sociales » 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.2.3 Tableau de bord « cotisations sociales » La prévision du coût des cotisations sociales se réalise à partir du retraitement des prévisions de rémunération selon la catégorie de personnel et le type de dépenses afin de déterminer le montant des assiettes. Chaque assiette est ensuite multipliée aux taux de cotisation en vigueur. Selon les programmes, les cotisations sociales représentent entre 34 % et 39 % du BOPA. Catégorie de personnels Assiette Cotisations Taux Personnels titulaires et stagiaires Traitement brut + NBI (hors SFT) Pension civile + Allocation temporaire d’invalidité Autres cotisations des titulaires : Allocations familiales, Fonds National d’Aide au Logement, Sécurité sociale maladie… 51,05% ≈16,60% Personnels titulaires et stagiaires Indemnités + Heures supplémentaires + SFT Retraite Additionnelle de la Fonction Public 5 % Personnels non titulaires Traitement brut + SFT + indemnités Sécurité sociale – IRCANTEC - Allocations familiales – Fonds National d’Aide au Logement… 33,58 %

Consolidation des tableaux de bord et synthèse de la situation du BOPA 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération Consolidation des tableaux de bord et synthèse de la situation du BOPA => Programme 141 - "Enseignement scolaire public du 2nd degré" La consolidation des tableaux de bord offre une situation complète et précise des prévisions de coût pour un programme. Elle permet de réajuster selon les situations les différentes enveloppes budgétaires. Elle permet également d’éclairer les décisions sur des mesures correctrices à réaliser ou sur des engagements futurs à opérer.

Analyse des écarts : BOPA – Prévision 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération Analyse des écarts : BOPA – Prévision => Calcul des écarts => Analyse des écarts (exemples)

Outil de dialogue de gestion MEN – Académie 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération Outil de dialogue de gestion MEN – Académie Un tableau de bord permet également à l’administration centrale d’avoir un suivi et une prévision annuelle des BOP de chaque académie. Les académies procèdent à 6 remontées selon le calendrier suivant : un état au 31 mars (à remonter mi avril) un état au 30 juin un état au 31 août un état au 30 septembre un état au 31 octobre un état au 31 décembre

Outil de dialogue de gestion MEN – Académie 2ème partie : suivi et pilotage des crédits de rémunération Outil de dialogue de gestion MEN – Académie

SOMMAIRE Introduction Schéma de pilotage de la masse salariale 1ère partie : Suivi et pilotage des plafonds d’emplois 2ème partie : Suivi et pilotage des crédits de rémunération 2.1 – Tableau de bord BOPA - rémunération 2.2 – Structure budgétaire des BOPA Conclusion

Tableaux de bord « sensibles » par programme Rémunération principale des enseignants 1er degré Indemnités des enseignants : ISSR (42%), Ind chefs d’ets (22%) et IDPE (13%) PROGRAMME 141 Rémunération principale des enseignants 2nd degré Indemnités : ISOE (61%) Ind CPA (16%) Heures supplémentaires Rem. des personnels non titulaires Chômage PROGRAMME 214 Examens et concours PROGRAMME 230 TOS décentralisation Personnels d’assistance éducative Chômage

Disponible prévisionnel Pilotage partagé emplois – crédits Prog. 140 « Enseignement scolaire public du 1er degré » - Situation fin avril 2006 : Plafond des emplois BOPA - Rémunération Budget 409 943 923 € Prévision annuelle 411 071 923 € Déficit prévisionnel - 1 128 000 € Conso réelle Conso prévisionnelle Ajustements BOP - mesures nouvelles grèves + 2 209 403 € - 298 194 € Disponible prévisionnel + 783 209 €

Disponible prévisionnel Disponible prévisionnel Pilotage partagé emplois – crédits Prog. 140 « Enseignement scolaire public du 1er degré » - Situation fin décembre 2006 : Plafond des emplois BOPA - Rémunération Budget MEN 413 956 365 € Prévision annuelle 413 310 700 € Disponible prévisionnel + 645 665 € Recrutement supplémentaire au mois de septembre de 60 ETP au-delà du plafond d’emploi. Ajustements BOP - mesures nouvelles grèves + 1 156 507 € - 1 579 428 € Disponible prévisionnel + 222 744 €

Exemple : Pilotage partagé P Exemple : Pilotage partagé P. 141 « Enseignement scolaire public du 2nd degré » Le pilotage du programme du 2nd degré nécessite des ajustements importants après les mouvements de personnels inter-académique (adéquation disciplinaire) puis intra-académique (adéquation géographique). Deux types de mesures (opération tzr et contractualisation) peuvent être opérés afin de tendre vers une gestion plus optimale des ressources humaines et un pilotage plus efficient du BOPA. MOYENS D’ENSEIGNEMENT => Au niveau national DGESCO Ajustement Supports budgétaires implantés : HP / HSA Adéquation disciplinaire et géographique PERFORMANCE DGRH DAF RESSOURCES HUMAINES CREDITS FINANCIERS Recrutement non titulaires et incidences sur les allocations chômage

Pilotage financier au service du pilotage pédagogique Pilotage partagé des ressources académiques Pilotage du Projet Annuel de Performance (PAP) Moyens d’enseignement Objectifs académiques PERFORMANCE PERFORMANCE Ressources humaines Crédits financiers Moyens Résultats Exemple : intégration de l’indicateur « coût masse salariale par élève » dans l’étude concernant la performance des collèges.

de l’expérimentation de la LOLF Conclusion : Les premiers enseignements de l’expérimentation de la LOLF