L’informatisation du réseau de la santé et des services sociaux et la circulation de l’information clinique Projet de loi 83 (2005, c. 32) Présentation par Me Diane Bois dans le cadre d’une tournée provinciale de sensibilisation Ministère de la Justice Direction des affaires juridiques Santé et Services sociaux Saguenay - Lac St-Jean et Nord du Québec 13 mars 2006

Objectif de la présentation Présenter les nouvelles dispositions de la LSSSS et les dispositions des autres lois modifiées par le Pl 83 qui concernent «l’informatisation du réseau de la santé et des services sociaux et la circulation de l’information clinique», afin de donner un aperçu de ces nouvelles dispositions aux principaux acteurs de ce réseau

Mise en contexte AVANT-PROJET DE LOI SUR LA CARTE SANTÉ Double finalité Finalité unique Banque centralisée de renseignements Système décentralisé Mission de la RAMQ Sous la responsabilité d’un Directeur des services professionnels désigné par le ministre 3

Les mesures proposées par le projet de loi 83 Mission générale des établissements Mission spéciale des agences ou des établissements désignés Mission de la RAMQ Mission générale des agences Attribution d’un numéro d’identification unique (NIU) Gestion des ressources informationnelles des établissements situés sur leur territoire Dossier de l’usager Systèmes partagés d’archivage et de communication des examens d’imagerie (PACS) Mise à jour des fichiers et des index locaux des établissements et de certains professionnels de la santé Ententes de services Services régionaux de conservation Service de transmission des ordonnances électroniques Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation: Services offerts en soutien aux services régionaux de conservation Encadrement de la télésanté Registre des dons d’organes et de tissus Services de répertoire Services d’identification et d’authentification des personnes et des objets Prestation de services de certification Prestation de services de répertoire 4

Mission générale des établissements MESURES RELATIVES AU DOSSIER DE L’USAGER 5

LA RÈGLE relative à la communication (art.19 LSSSS) Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement LA RÈGLE relative à la communication (art.19 LSSSS) Obligation d’obtenir le consentement de l’usager à la communication de son dossier ou des renseignements qu’il contient à des tiers 6

DES EXCEPTIONS (art.19 LSSSS) Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement DES EXCEPTIONS (art.19 LSSSS) à la règle du consentement à la communication du dossier de l’usager à des tiers, aux conditions suivantes: la communication à des fins précises le critère de nécessité le respect des normes de sécurité prises par règlement du ministre 7

Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement ► Mise à jour des fichiers et des index locaux (art.19.0.2 LSSSS) Vérification de l’admissibilité des usagers (art.19.0.2 LSSSS) Exercice d’un mandat ou exécution d’un contrat de service (art. 27.1 et 27.2 LSSSS) Réalisation de sondages par un organisme d’accréditation reconnu aux fins de l’émission d’un agrément d’un établissement (art. 107.1 LSSSS) Dans le cadre du déploiement des systèmes partagés d’archivage et de communication des examens d’imagerie (PACS) (art. 520.3.2 LSSSS) 8

Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement (suite) Dans le cadre des ententes conclues par un établissement avec un autre établissement, un organisme ou toute autre personne à des fins de dispensation de certains services de santé ou de services sociaux (art. 108, alinéa 3 LSSSS) Dans le cadre des ententes conclues par un établissement avec un autre établissement pour la distribution automatisée de médicaments (art. 108, alinéa 3 LSSSS) 9

Nouveaux cas d’utilisation de renseignements contenus au dossier de l’usager sans son consentement Utilisation par un établissement des nom, prénom et adresse d’un usager pour inviter celui-ci à souscrire un don pour l’établissement ou la fondation de cet établissement, selon des règles éthiques adoptées à cette fin (art. 27.3 LSSSS) Utilisation par un établissement des nom, prénom, adresse et numéro de téléphone d’un usager pour la réalisation de sondages (art. 107 LSSSS) 10

Nouveau cas d’accès au dossier de l’usager Accès au dossier d’un usager décédé âgé de moins de 14 ans par le titulaire de l’autorité parentale, à l’exception des renseignements de nature psychosociale (art. 23 LSSSS) 11

Mission générale des établissements ENTENTES DE SERVICES QUE PEUT CONCLURE UN ÉTABLISSEMENT 12

Ententes de services Entente avec un autre établissement, un organisme ou toute autre personne pour la dispensation, pour le compte de cet établissement, de certains services de santé ou de services sociaux requis par un usager de cet établissement (art. 108, alinéa 1 LSSSS) Entente avec un autre établissement concernant l’acquisition ainsi que la préparation et la distribution automatisée de médicaments (art. 108, alinéas 2 et 3 LSSSS) 13

Mission générale des établissements NOUVELLES ACTIVITÉS RELATIVES AUX SERVICES RÉGIONAUX DE CONSERVATION 14

Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation Réception art. 520.14 , alinéa 4 LSSSS du consentement des personnes à la conservation de certains de leurs renseignements par une agence ou par un établissement autorisé de la révocation de leur consentement et du renouvellement de leur consentement (art. 520.15 LSSSS) Et leur inscription auprès de la RAMQ (art. 520.16 LSSSS) Les personnes appelées à exercer ces fonctions au sein de l’établissement devront détenir un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 520.22 LSSSS) 15

16

Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation Alimentation des services régionaux de conservation (art. 520.17 et 520.18 LSSSS) Les intervenants appelés à transmettre des renseignements aux services régionaux de conservation devront avoir le profil d’accès requis et détenir un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 520.17 et 520.20 LSSSS) 17

Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation Réception des renseignements conservés (art. 520.25 LSSSS) Les intervenants appelés à recevoir communication des renseignements conservés par une agence ou par un établissement autorisé, incluant les renseignements conservés ou détenus par la RAMQ en ce qui concerne les médicaments délivrés par un pharmacien exerçant en pharmacie communautaire, devront avoir le profil d’accès requis et détenir un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 520.17 et 520.20 LSSSS) 18

Mission générale des établissements ENCADREMENT DE LA TÉLÉSANTÉ 20

Encadrement de la télésanté DÉFINITION «TÉLÉSANTÉ» Une activité, un service ou un système lié à la santé ou aux services sociaux, pratiqué au Québec, à distance, au moyen des technologies de l'information et des communications, à des fins éducatives, de diagnostic ou de traitement, de recherche, de gestion clinique ou de formation (art. 108.1 LSSSS) Cette expression ne comprend toutefois pas les consultations par téléphone 21

Encadrement de la télésanté DÉFINITION «PROFESSIONNEL DE LA SANTÉ OU DES SERVICES SOCIAUX» Tout professionnel, membre d’un ordre professionnel visé à l’annexe 1 du Code des professions, qui dispense au Québec des services de santé ou des services sociaux à un usager. Un candidat à l’exercice d’une profession, autorisé à exercer des activités professionnelles réservées aux membres d’un tel ordre, est assimilé à un professionnel de la santé ou des services sociaux (art. 108.2 LSSSS) 22

Encadrement de la télésanté Nécessité de conclure une entente Pour pouvoir offrir à un autre établissement, à un organisme ou à une autre personne ou obtenir de l’un d’eux des services de télésanté Cette entente doit prévoir (art. 108.1 LSSSS): la nature précise des services la description des responsabilités de chaque partie les modalités d'échange d'information afin de permettre les démarches d'évaluation de la qualité de l'acte et de traitement des plaintes les mesures qui doivent être prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements communiqués 23

Encadrement de la télésanté Règles relatives aux services de télésanté Nécessité du consentement de l’usager à la communication de renseignements contenus à son dossier (n’est pas un cas d’exception prévu à l’article 19 LSSSS) Les services de télésanté offerts ou obtenus limités à ceux dont la prestation est rendue sur le territoire du Québec (art. 108.1 LSSSS) Obligation de tenir un dossier par chacun des intervenants qui participent à la prestation de services de télésanté (art. 108.2, alinéa 2 LSSSS) L’endroit où exerce le professionnel de la santé ou des services sociaux consulté est présumé être l’endroit où les services de télésanté sont rendus (art. 108.2 LSSSS) 24

Mission générale des agences GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES DES ÉTABLISSEMENTS 25

Mission générale des agences Une agence peut offrir aux établissements de son territoire des services (art. 520.3.1 LSSSS): de support aux utilisateurs d’installation, d’entretien et de réparation de tout support technologique utilisé par les établissements de gestion des ressources informationnelles de ces établissements L’agence peut offrir elle-même ces services ou en confier la totalité ou une partie, par contrat de service, à un établissement situé sur son territoire ou à toute autre personne 26

Mission générale des agences (suite) Lorsque l’établissement confie un contrat de service à une agence (art. 27.1 et 27.2 LSSSS): l’établissement doit observer les règles énoncées à l’égard des contrats nécessitant la communication de renseignements contenus au dossier de l’usager l’agence doit observer les obligations prévues au contrat ainsi que les mesures visant à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements communiqués par l’établissement 27

Mission spéciale d’une agence ou d’un établissement désigné par le ministre SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (art. 520.3.2 LSSSS) 28

SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (PACS) Ces systèmes permettent de convertir ou d’acquérir des images diagnostiques dans un format numérique et de les archiver de façon électronique sur un serveur, en vue de l’accès éventuel par de multiples utilisateurs autorisés 29

SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (PACS) Désignation par le ministre Des agences ou des établissements qui devront offrir ces systèmes aux établissements qu’il détermine Obligation de communication des renseignements qui doivent être archivés Les établissements devront communiquer à l’agence ou à l’établissement désigné par le ministre les renseignements ou les documents concernant un usager qui doivent être archivés et ce, sans le consentement de l’usager 30

Régime de confidentialité applicable SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (suite) (PACS) Régime de confidentialité applicable Un renseignement ou un document concernant un usager et archivé dans ces systèmes peut être communiqué à un tiers, avec le consentement de l’usager, par l’agence ou l’établissement concerné Les demandes d’accès et de communication de renseignements archivés dans ces systèmes deviennent sous la responsabilité des agences ou des établissements désignés par le ministre 31

LES SERVICES RÉGIONAUX DE CONSERVATION Mission spéciale d’une agence ou d’un établissement désigné par le ministre LES SERVICES RÉGIONAUX DE CONSERVATION 32

Objectifs poursuivis Fournir, en temps utile, aux intervenants habilités de l’information pertinente, intégrée, organisée et à jour, dans le respect du cadre juridique particulier à ces services et notamment des normes régissant la sécurité et la confidentialité des renseignements (art. 520.5 LSSSS) Faciliter l’accès aux services, la prise en charge des usagers ainsi que la continuité et la complémentarité des services Permettre, avec le consentement de la personne qui doit être une personne assurée au sens de la Loi sur l’assurance maladie, la conservation dans des dépôts régionaux de certains de ses renseignements de santé, et rendre ces renseignements accessibles aux intervenants habilités et ce, quel que soit le territoire où ceux-ci lui fournissent des services de santé 33

Maintien d’un équilibre LA MISE EN RÉSEAU DES SERVICES DE SANTÉ RESPECT DU DROIT À LA VIE PRIVÉE 34

Maintien d’un équilibre (suite) Une architecture et un mode opérationnel basés sur des principes consacrant le respect: du droit à la vie privée du droit à la protection des renseignements personnels du droit au secret professionnel 35

Maintien d’un équilibre (suite) MESURES DE CONFIDENTIALITÉ ET DE SÉCURITÉ Celles-ci doivent notamment tenir compte des exigences légales particulières aux services régionaux de conservation en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements visés par ces services À titre d’exemples: les services de conservation ne peuvent échanger entre eux des renseignements qu’ils conservent les renseignements conservés ne peuvent être communiqués à un employeur, un assureur, un intervenant du domaine du contrôle ou de l’expertise (SAAQ, CSST) ou encore pour la conclusion d’un contrat exigeant l’évaluation de l’état de santé d’une personne, même avec le consentement de l’usager (art. 520.13 LSSSS) 36

Un système décentralisé Respect de la vie privée Protection des renseignements de santé Garanties juridiques Règles strictes d’utilisation et de communication Garanties technologiques Journalisation et vérification des accès Signature obligatoire des renseignements transmis Aucun accès sans habilitation Identification et authentification fortes des intervenants Accès limité à certains intervenants du domaine de la santé Périodes d’utilisation et de conservation définies Catégories de renseignements restreintes Finalité unique (sauf en ce qui concerne l’usage optimal des médicaments) 37

Un consentement (art. 520.14 LSSSS) Les assises Un consentement (art. 520.14 LSSSS) Libre et éclairé Obligation d’information À durée limitée Soit 5 ans Révocable en tout temps Recueilli au niveau local et valable pour l’ensemble du territoire québécois par un médecin, un pharmacien, un(e) infirmier(ère) qui exerce dans un centre exploité par un établissement, un(e) candidat(e) à l’exercice de l’une de ces professions ou par une personne à l’emploi ou sous la direction de l’un de ces intervenants ou d’un établissement 38

39

Les assises (suite) La conservation de certains renseignements aux seules fins de la prestation de services de santé (art. 520.9 LSSSS) Données d’identification dont l’exactitude et la mise à jour peuvent être assurées par les services d’identification offerts par la RAMQ Coordonnées des contacts professionnels Allergies et intolérances pouvant avoir une incidence sur la santé de la personne ou sur sa prise en charge Résultats d’examens de laboratoire Résultats d’examens d’imagerie médicale Médicaments incluant les indications thérapeutiques lorsque celles-ci sont inscrites sur l’ordonnance Données immunologiques Données d’urgence, i.e. tout renseignement essentiel à connaître avant d’intervenir auprès d’une personne qui ne serait pas en mesure de le communiquer ou qui présenterait des conditions cliniques pouvant mettre en danger sa santé ou sa vie si des mesures de prise en charge particulière n’étaient pas prises 40

Alimentation des services régionaux de conservation Les renseignements conservés sont une copie des renseignements qui proviennent (art. 520.7 LSSSS): des dossiers des usagers tenus par les établissements situés sur le territoire d’une agence ou, exceptionnellement, sur le territoire des agences que le ministre indique des dossiers tenus par un intervenant habilité qui exerce sa profession sur le territoire d’une agence ou, exceptionnellement, sur le territoire des agences que le ministre indique de la Régie de l'assurance maladie du Québec, en ce qui concerne les renseignements concernant les médicaments délivrés par un pharmacien exerçant en pharmacie communautaire des renseignements convenus entre la personne concernée et un intervenant habilité en ce qui concerne les contacts professionnels et les données d’urgence 41

Les assises (suite) Obligation pour les intervenants qui dispensent des services de santé ou qui délivrent un médicament à une personne qui a consenti à la conservation de certains de ses renseignements de transmettre aux agences et aux établissements autorisés (et à la RAMQ dans le cas des médicaments délivrés en pharmacie communautaire) tout renseignement visé par les services régionaux de conservation, lorsque la Loi ou le gestionnaire des profils d’accès leur attribue un profil d’accès leur accordant ce droit (art. 520.17 LSSSS) 42

43

Les assises (suite) Alimentation des services régionaux de conservation par un système source (art. 520.18 LSSSS) Une copie des renseignements pourra également être transmise à une agence ou à un établissement autorisé ou à la RAMQ par un système source, aux conditions suivantes: la copie des renseignements transmise doit être signée par un intervenant habilité et être accompagnée : des nom, prénom et numéro d’identification unique de la personne concernée d’une confirmation de l’existence et de la validité du consentement de la personne concernée d’un certificat confirmant l’identifiant d’objet de ce système et l’identité de l’intervenant habilité qui en est le propriétaire ou qui en a le contrôle 44

45

Les assises (suite) Périodes d’utilisation et de conservation des renseignements (art. 520.10 LSSSS) Les renseignements sont conservés au niveau de la région où les services de santé sont rendus, à l’exception des renseignements concernant les médicaments délivrés en pharmacie communautaire qui sont conservés par la Régie de l’assurance maladie du Québec La période pendant laquelle les renseignements peuvent être utilisée, à compter de leur inscription, est celle déterminée par règlement du gouvernement, incluant ceux conservés par la RAMQ; cette période pouvant varier selon la catégorie de renseignements ou d’un renseignement en particulier 46

Les assises (suite) Périodes d’utilisation et de conservation des renseignements (art. 520.10 LSSSS) À l’expiration de cette période d’utilisation, les renseignements sont conservés pour une autre période de cinq ans pendant laquelle ils ne peuvent être communiqués Au terme de l’expiration de la période de 5 ans pour leur conservation, les renseignements doivent être détruits par celui qui les conserve Période de conservation = 5 ans Période d’utilisation Destruction 47

Effets de la révocation d’un consentement (art. 520.23 LSSSS) Les assises (suite) Effets de la révocation d’un consentement (art. 520.23 LSSSS) Les renseignements sont rendus inactifs Ils ne peuvent être détruits avant l’expiration d’un délai de 5 ans suivant leur inscription Dans le cas où une personne manifeste à nouveau son consentement avant l’expiration du délai de 5 ans, les renseignements sont réactivés, si la période prévue pour leur utilisation n’est pas expirée Une mention indiquant la période d’inactivité 48

Les assises (suite) La gestion, l’accès et la protection des renseignements conservés confiés à un directeur des services professionnels désigné par le ministre (art. 520.8, alinéa 3 LSSSS) Les profils d’accès sont déterminés par règlement L’attribution d’un profil d’accès à un intervenant par un gestionnaire des profils d’accès doit correspondre au profil d’accès auquel cet intervenant a droit en vertu des normes prévues par règlement et qui lui est nécessaire à l’exercice de ses fonctions (art. 520.21 LSSSS) 49

50

Une identification et une authentification rigoureuses des personnes Les assises (suite) Une identification et une authentification rigoureuses des personnes Des intervenants qui auront le droit d’accéder aux services régionaux de conservation (art. 520.20 LSSSS) De toute personne appelée à transmettre ou à recevoir des informations dans le cadre de l’exercice des fonction relatives (art. 520.22 LSSSS) à l’inscription des consentements ou de leur révocation aux services de répertoire à la gestion du fichier des consentements et des révocations des consentements au service de localisation à la communication à la RAMQ des renseignements nécessaires à la constitution du service de localisation 51

Les assises (suite) Les intervenants habilités doivent détenir et utiliser un certificat confirmant notamment leur identité et leur profil d’accès (art. 520.20 LSSSS) Personne à l’emploi ou sous la direction d’un intervenant qui exploite un cabinet privé de professionnel ou d’un établissement et qui rend des services de soutien administratif d’un titulaire de permis de laboratoire et qui rend des services professionnels ou de soutien administratif d’une agence ou d’un établissement autorisé et qui rend des services de soutien administratif ou de support technologique dans le cadre des services régionaux de conservation de la RAMQ et qui est autorisée à transmettre à une agence ou à un établissement autorisé les renseignements concernant les médicaments délivrés par un pharmacien exerçant en pharmacie communautaire d’un centre de communication santé et qui agit dans le cadre des fonctions reliées à l’encadrement opérationnel des ressources affectées à une demande de services préhospitaliers d’urgence Médecin Dentiste Pharmacien Optométriste Podiatre Sage-femme Infirmier (ère) Infirmier(ère) auxiliaire Candidat à l'exercice de l’une de ces professions Technicien ambulancier Archiviste médical (e) membre de l’Association québécoise des archivistes médicales 52

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Règles d’utilisation et de communication Renseignements conservés sont confidentiels (art. 520.11 LSSSS) Ne peuvent être utilisés par les services régionaux de conservation que pour les communiquer à des intervenants habilités aux seules fins de la prestation de services de santé 54

Règles d’utilisation et de communication Ne peuvent être communiqués, même avec le consentement de la personne concernée, à des personnes autres que des intervenants habilités, sous réserve des exceptions suivantes : Communication par les services régionaux de conservation à la RAMQ : des données d’identification pour assurer leur mise à jour des nom, prénom et numéro d’identification unique des personnes à l’égard desquelles ils conservent des renseignements aux fins de la constitution du service de localisation offert par la RAMQ (art 520.11 LSSSS) Communication par la RAMQ au Conseil du médicament, sous forme non nominative, des renseignements concernant les médicaments aux fins de favoriser l’usage optimal des médicaments (art. 520.5 et 520.11 LSSSS modifiés par les articles 44 et 45 du chapitre 40 des lois de 2005 et art. 2.0.3 LRAMQ, modifié par l’article 38 de ce chapitre 40 des lois de 2005) 55

Règles d’utilisation et de communication Les intervenants habilités à qui les services régionaux de conservation ont communiqué des renseignements ne peuvent, même avec le consentement de la personne concernée, les communiquer à des tiers (art. 520.12 LSSSS) Ils doivent prendre et appliquer les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité de ces renseignements, quel que soit le support sur lequel ils les conservent (art. 520.12 LSSSS) 56

Règles d’utilisation et de communication Lorsqu’un tel renseignement est consigné spécifiquement dans le dossier local tenu par un intervenant habilité parce qu’il est nécessaire à la prestation de services de santé au patient concerné, ce renseignement fait dorénavant partie de ce dossier local et les règles de confidentialité applicables à ce renseignement sont celles qui s’appliquent à ce dossier (art. 520.12, al. 4 LSSSS) 57

Règles d’utilisation et de communication Interdiction formelle aux personnes suivantes de demander, d’exiger ou de recevoir de quiconque un extrait ou une copie d’un renseignement conservé, même avec le consentement de la personne concernée (art. 520.13, par. 1° LSSSS): intervenant qui pratique dans un domaine où il ne rend pas à une personne des services de santé intervenant qui exerce des fonctions reliées aux domaines du contrôle ou de l’expertise assureurs et employeurs 58

Règles d’utilisation et de communication Interdiction formelle à quiconque d’avoir accès de quelque manière à ces renseignements pour la conclusion de tout contrat exigeant l’évaluation de l’état de santé d’une personne (contrat d’assurance de personne, contrat d’embauche ou en cours d’emploi) (art. 520.13, par. 2° LSSSS) 59

Les droits de la personne concernée Consentement limité dans le temps Consentement révocable en tout temps Contrôle par la personne concernée Droit d’accès aux renseignements conservés Droit de rectification des renseignements conservés 60

Les recours de la personne concernée Les plaintes Plaintes auprès du Directeur des services professionnels désigné (art. 520.6, paragraphe 8°, art. 520.8, alinéa 1, paragraphe 2° et art. 520. 30 LSSSS) du Ministre (art. 520.31 LSSSS) de la Commission d’accès à l’information du Québec (art. 520.30 LSSSS et art. 123 et 128.2 Loi sur l’accès à l’information) du Commissaire régional aux plaintes et à la qualité (art. 60, paragraphe 4.1° LSSSS) 61

Responsabilité et imputabilité des agences ou des établissements autorisés à offrir des services régionaux de conservation Autorisation du ministre (art. 520.8 LSSSS) Impossibilité d’impartir leurs fonctions (art. 520.8, alinéa 1, paragraphe 7° LSSSS) Maintien de l’autorisation soumise à des règles strictes visant à assurer au système un très haut niveau de sécurité (art. 520.31 LSSSS) 62

Responsabilité et imputabilité (suite) Contenu de l’autorisation (art. 520.8 LSSSS) L’autorisation doit spécifier sa durée les mesures qui doivent être prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements conservés pendant tout le cycle de vie de ces renseignements le nom du directeur des services professionnels désigné par le ministre comme personne responsable de la gestion, de l’accès et de la protection des renseignements conservés et de l’examen des plaintes portées par les personnes qui peuvent donner un consentement à la conservation de leurs renseignements 63

Responsabilité et imputabilité (suite) l'obligation de journaliser tout accès aux renseignements conservés l'obligation de surveiller les journaux les mécanismes de contrôle interne que l'agence ou que l'établissement mis en place afin d'assurer le respect des obligations qui lui sont imposées par la loi ou par l'autorisation accordée par le ministre l'obligation de transmettre annuellement au ministre un rapport d'évaluation de conformité l'interdiction de confier à un tiers, en tout ou en partie, la prestation des services régionaux de conservation (sauf entretien) 64

Et si jamais … Des pénalités sévères en cas de manquement aux obligations prévues et, plus particulièrement, en cas de bris de confidentialité (art. 535.1 LSSSS): 6 000 $ à 30 000 $: personne physique 12 000 $ à 60 000 $: personne morale Marteau 65

Services offerts par la RAMQ en soutien aux services régionaux de conservation Cueillette et conservation des indications thérapeutiques (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.2) et art. 2.0.2 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Cueillette et conservation des renseignements concernant les médicaments délivrés aux personnes assurées par le secteur privé par un pharmacien exerçant en pharmacie communautaire (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.3) et art. 2.0.3 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 66

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68

Services offerts par la RAMQ en soutien aux services régionaux de conservation Transmission, sur demande, aux agences et aux établissements autorisés, aux fins de la communication par ces agences ou ces établissements à des intervenants habilités, des renseignements concernant les médicaments que la RAMQ conserve (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.4) et art. 2.0.3 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Transmission, sur demande, au Conseil du médicament, sous forme non nominative, des renseignements concernant les médicaments qu’elle conserve aux fins de favoriser l’utilisation optimale des médicaments (art. 2.0.3, alinéa 2 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 69

70

Services offerts par la RAMQ en soutien aux services régionaux de conservation Établissement et mise à jour d’un fichier des consentements et des révocations des consentements (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.5) et art. 2.0.4 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 71

73 72

Services offerts par la RAMQ en soutien aux services régionaux de conservation Service de localisation des agences ou des établissements autorisés qui conservent à l’égard d’une personne certains renseignements (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.6) et art. 2.0.5 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 73

74

Services offerts par la RAMQ en soutien aux services régionaux de conservation Service de mise à jour des données d’identification conservées par une agence ou un établissement autorisé (art. 63, alinéas 5 et 6 Loi sur l’assurance maladie) communication de renseignements d’identification qu’elle détient aux centres de communication santé, sages-femmes, podiatres et services régionaux de conservation 75

76

Mission spéciale des établissements désignés REGISTRE DES DONS D’ORGANES ET DE TISSUS ET REGISTRE DES DIRECTIVES DE FIN DE VIE (art. 93 et 94 Loi sur le notariat) 77

Registre des dons d’organes et de tissus Établissement d’un registre des consentements aux dons d’organe et de tissus et un registre des directives de fin de vie par le bureau de l’Ordre des notaires du Québec pour: inscription attestation, certification, dépôt recherche et consultation des renseignements relatifs aux dons d’organes et de tissus et aux directives de fin de vie 78

Registre des dons d’organes et de tissus Communication des renseignements contenus à ce registre à une personne désignée par écrit par le ministre pour exercer des responsabilités à l’égard de la recherche des consentements aux dons d’organes et de tissus 79

MESURES RELATIVES À L’IDENTIFICATION ET À L’AUTHENTIFICATION DES PERSONNES ET DES OBJETS 80

Les objectifs Assurer une authentification forte de l’identité des intervenants ou de l’identification des objets qui accèdent aux actifs informationnels du réseau de la santé et des services sociaux ou de la Régie de l’assurance maladie du Québec, lorsque requis et dont notamment en ce qui concerne les services régionaux de conservation (art. 520.3.3 LSSSS) Assurer la confidentialité et l’intégrité de ces renseignements lors d’une communication électronique Assurer l’imputabilité des actions posées par les différents acteurs de ce réseau dans le cadre d’une communication électronique 81

Les objectifs (suite) Permettre, lorsque requis, la signature professionnelle des intervenants, au sens juridique du terme, dans le cadre d’une communication électronique Supporter la planification, l’organisation et la prestation sécuritaire de services de santé et de services sociaux 82

Les rôles et les responsabilités des intervenants impliqués Le ministre: la détermination des règles et des modalités de gestion des services de certification et des services de répertoire (art. 520.2, alinéa 2 LSSSS) Le Conseil du trésor,: la désignation du prestataire de services de certification pour offrir des services de certification dans le secteur de la santé et des services sociaux, sur la recommandation du ministre (art. 520.3.3 LSSSS) Le prestataire de services de certification: la gestion des clés et des certificats utilisés dans le secteur de la santé et des services sociaux (art. 520.3.3 LSSSS) Le gestionnaire des profils d’accès: l’attribution des profils d’accès et l’autorisation de l’obtention et de l’utilisation des certificats (art. 520.3.3 LSSSS) Ex.: 520.21 LSSSS Les agents de vérification de l’identité, nommés par le ministre: la vérification de l’identité des personnes (art. 520.3.6 LSSSS) Le prestataire de services de répertoire: la validation du statut des certificats (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.1) et art. 2.0.1 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 83

Modèle fonctionnel des services d’identification et d’authentification des personnes et des objets Règles et modalités de gestion des services de certification et des services de répertoire Ministre de la Santé et des Services sociaux Prestataire de services de certification pour le secteur de la santé et des services sociaux Organisme public ou ordre professionnel désigné par le Conseil du trésor sur la recommandation du ministre Prestataire de services de répertoire RAMQ Agents de vérification de l’identité nommés par le ministre Gestionnaire des profils d’accès 84

Services de répertoire offerts par la RAMQ Mesures relatives à l’identification et à l’authentification des personnes et des objets Services de certification offerts par un prestataire de services de certification (art. 520.3.3. LSSSS) Délivrance des certificats, à la demande d’un gestionnaire de profil d’accès ou des personnes elles-mêmes dans certains cas, sur un support matériel lequel contient les clés du titulaire du certificat Services de répertoire offerts par la RAMQ Transmission aux utilisateurs, sur demande, des renseignements sur le statut des certificats (ou processus de validation des certificats) (art. 2, alinéa 2, paragraphe h.1) et art. 2.0.1 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 85

Services de certification 86

Services de certification 87

Prestataire de services de certification et la constitution d’un registre pour les fins de l’exercice de ses fonctions Le prestataire de services de certification constitue un registre aux fins de la délivrance d’un certificat à une personne et à qui il attribue un nom distinctif qu’il consigne dans ce registre (art. 520.3.11 LSSSS) Les renseignements inscrits dans ce registre sont ceux qui permettent d’identifier la personne à qui il délivre un certificat ainsi que les renseignements relatifs aux droits de cette personne, ses pouvoirs ou ses privilèges Les renseignements à caractère public peuvent être communiqués, sur demande, à tout titulaire de certificat délivré en vertu de la LSSSS relativement à un titulaire d’un certificat valide 88

Le prestataire de services de répertoire Dans l’exercice de ses fonctions, la RAMQ, à titre de prestataire de services de répertoire, inscrit dans un répertoire: les numéros des certificats suspendus ou annulés le nom et le certificat de tout prestataire de services de certification désigné par le Conseil du trésor pour offrir de tels services dans le secteur de la santé et des services sociaux ainsi que l’identifiant de l’énoncé de politique qui s’applique à ce secteur tout autre renseignement prévu dans l’énoncé de politique qu’elle doit prendre en vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information 89

Services de répertoire 90

Le modèle technologique Le certificat délivré garantit un accès hautement sécurisé aux actifs informationnels, afin de réaliser des échanges électroniques fiables associé à un processus structuré de certification, respectant les normes internationales reconnues (Standard PKI X.509) basé sur la cryptographie asymétrique (art. 520.3.3. alinéa 1, paragraphe 3° LSSSS) 91

Mission de la Régie de l’assurance maladie du Québec ATTRIBUTION D’UN NUMÉRO D’IDENTIFICATION UNIQUE 92

Numéro d’identification unique Attribution par la RAMQ d’un numéro d’indentification unique aux personnes assurées ainsi que, selon certaines conditions, aux usagers qui ne sont pas des personnes assurées (art. 9 et 9.0.1 Loi sur l’assurance maladie) Mesure transitoire permettant à la RAMQ d’attribuer un numéro d’identification unique à toutes les personnes inscrites auprès d’elle le 14 janvier 2006 (art. 326 PL 83) Règles concernant l’encadrement de l’utilisation du numéro d’identification unique (art. 9.0.1.1 et 9.0.1.2 Loi sur l’assurance maladie) 93

Numéro d’identification unique Les objectifs Identification non équivoque pour la gestion clinique et administrative du dossier de l’usager ou du dossier patient Faciliter les échanges de renseignements entre les lieux de dispensation des services 94

Mission de la Régie de l’assurance maladie du Québec MISE À JOUR DES INDEX LOCAUX ET DES FICHIERS DES ÉTABLISSEMENTS ET DE CERTAINS PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ Art. 65, alinéas 5 et 10 Loi sur l’assurance maladie 95

Mission de la Régie de l’assurance maladie du Québec SERVICE DE TRANSMISSION DES ORDONNANCES ÉLECTRONIQUES (art. 2, alinéa 2, paragraphe j) et art. 2.0.6 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) 96

Service de transmission des ordonnances électroniques Mise en place par la RAMQ d’un fichier constitué aux fins de la transmission des ordonnances électroniques et possibilité, pendant une période transitoire (art. 327 PL 83), de mettre en place ce service même en l’absence de certificat délivré aux intervenants concernés Objectif: faciliter la transmission des ordonnances électroniques dans un environnement sécurisé 97

Service de transmission des ordonnances électroniques Conservation des ordonnances électroniques (art. 2.0.6 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Première de ces éventualités: Le pharmacien récupère l’ordonnance Délai maximal d’un an Dès qu’une telle éventualité se présente, l’ordonnance doit être détruite 98

Service de transmission des ordonnances électroniques Règles de fonctionnement (art. 2.0.6 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Rédaction d’une ordonnance électronique sous forme d’un document technologique par le professionnel avec le consentement de la personne concernée Obligation pour le professionnel d’utiliser, pour sa transmission, le service mis en place par la RAMQ Le consentement de la personne concernée au mode d’ordonnance électronique implique le consentement à la communication de cette ordonnance à la RAMQ et sa conservation par elle 99

Service de transmission des ordonnances électroniques Règles de fonctionnement L’exécution d’une ordonnance: par le pharmacien choisi par la personne concernée qui peut recevoir communication de cette ordonnance après avoir vérifié l’identité de la personne et après avoir communiqué à la RAMQ les nom, prénom et numéro d’identification unique de cette personne (art. 2.0.6, alinéa 2 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) La demande d’exécution de l’ordonnance par la personne concernée implique son consentement à ce que la RAMQ communique cette ordonnance au pharmacien 100

Service de transmission des ordonnances électroniques Règles de fonctionnement Obligation pour les professionnels qui utilisent les services de transmission des ordonnances électroniques de détenir et d’utiliser un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 2.0.6, alinéa 3 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Mesure transitoire: Jusqu’au 30 juin 2007 ou à toute date ultérieure déterminée par le gouvernement, le système mis en place pourra fonctionner en l’absence de certificat détenu par les professionnels concernés, à la condition que l’ordonnance soit également rédigée sur support papier et remise à la personne concernée qui devra la présenter au pharmacien pour la faire exécuter (art. 327 Pl 83) 101

Service de transmission des ordonnances électroniques Principes applicables à la mise en place du service de transmission des ordonnances électroniques par la RAMQ (art. 2.0.6, alinéa 4 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Responsabilité et imputabilité, en ce que la Régie doit s'assurer du fonctionnement adéquat des mécanismes mis en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des ordonnances électroniques, à compter de leur transmission par un professionnel concerné et jusqu’à leur communication à un pharmacien ou, le cas échéant, à leur destruction à l’expiration d’un délai d’un an de leur transmission 102

Service de transmission des ordonnances électroniques Principes applicables à la mise en place du service de transmission des ordonnances électroniques par la RAMQ (art. 2.0.6, alinéa 4 Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec) Garanties de sécurité, en ce que la Régie doit mettre en place un ensemble de mécanismes visant à assurer la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité, l'accessibilité et l'irrévocabilité des ordonnances qu’elle recueille et conserve, ainsi que l'authentification de l'identité des professionnels qui lui transmettent ces ordonnances ou en reçoivent communication et l'imputabilité des actions posées par ces professionnels 103

Documentation sur l’intranet du MSSS Documentation disponible: Architecture fonctionnelle(identification-authentification et accès dans le cadre des services régionaux de conservation) Document d’information portant sur «L’informatisation du réseau de la santé et des services sociaux et la circulation de l’information clinique» (avec mention des articles pertinents) Harmonisation de la LSSSS Chemin d’accès: www.intranetreseau.rtss.qc.ca Ressources informatiques/MSSS/Direction des ressources informationnelles/Normes 104

Merci …