CNRS – Projet BFC Etablissement (BFC_Gestion_des_contrats – V1.3) Support de formation Gestion des contrats (BFC_Gestion_des_contrats – V1.3) (18/06/2007)

Introduction

1 jour Introduction Programme du cours Rôle et organisation des acteurs Règles de calcul des prélèvements de gestion et des parts laboratoire Pré budget – Budget Nature comptable des dépenses et gestion des dépenses de personnel Différents types de contrats TRAVAUX SUR CAS REELS

Introduction Programme du cours 2 jour TRAVAUX SUR CAS REELS

3 jour Introduction Programme du cours TRAVAUX SUR CAS REELS Avance budgétaire sur contrat Restitutions et justification Synthèse de la formation

Introduction

Les contrats de recherche, gestion en comptabilité analytique une évolution des métiers L’option prise dans BFC de gérer les contrats avec un pilotage dans le module analytique nécessite: D’enregistrer une représentation la plus claire possible du contrat sous forme d’OTP et d’adapter celle-ci de façon régulière ; D’échanger des informations structurées entre les divers acteurs (pilote, DR de proximité, unités) ; De passer d’une logique de droit à dépenses à une logique de besoin pour la mise en œuvre d’une opération ; La gestion des contrats de recherche devient pour le gestionnaire en délégation un pilotage en termes de contrôle de gestion et de maîtrise des écarts. Ces concepts nouveaux sont pour une bonne part la continuation de vos qualifications existantes et leur développement ( gestion des projets sous la solution SAP); Elles nécessitent toutefois: une maîtrise accrue de l’outil et la formalisation de nouvelles méthodes, cette formation doit nous permettre de les énoncer.

Champ d’utilisation des OTP « Quels contrats dois-je enregistrer sous forme d’OTP ? » Les conventions de recherche impliquant des unités multi DR; Les contrats européens; Les aides ANR gérées par l’USAR (RP non déconcentrées) ou par d’autres organismes (RP déconcentrées); Les conventions avec le CNES; Les contrats finançant des opérations d’investissement programmées. Au delà, les délégations ont un seuil d’appréciation de ce qu’il faut inclure ou non dans la gestion par OTP, qui dépend: Des prescriptions de justification contractuelle (exigences du partenaire en matière de certification par l’ordonnateur ou le comptable de l’état financier) De la capacité ou de l’habitude de l’unité de produire des justificatifs.

Rôle et Organisation des acteurs 2 Rôle et Organisation des acteurs

Rôle et organisation des acteurs La gestion des contrats de recherche repose sur le rôle respectifs Des pilotes : délégations, instituts, départements ou services centraux ; Des délégations régionales de mise en œuvre ; Des unités chargées de l’exécution des contrats. Leur rôle évolue avec BFC, afin de veiller à la meilleure synergie des acteurs, les rôles doivent être redéfinis selon les responsabilités de chaque niveau, en complémentarité. Les rôles sont décrits dans un document « évolutif » : tableau synoptique de gestion des contrats complexes, joint en annexe.

Le rôle de pilote Le pilote du contrat Détient le document juridique qui formalise l’accord avec le bailleur de fonds; Créée le projet, les éléments d’organigramme technique de projet ( eOTP) qui modélise le contrat sur toute sa durée ; Initialise le classeur Excel qui développe par unité et eOTP le pré budget « brut », c’est-à-dire avant les prélèvements de gestion, selon les informations prévisionnelles dont il dispose ; Calcule et saisit la version 0 du prébudget en recettes ; Saisit les jalons de facturation et de justification; Crée le contrat de vente et veille à l’émission des factures; Crée le programme CB qui est le discriminant budgétaire du contrat suivi; Crée l’adresse budgétaire dans le Plan de structure budgétaire; Réparti les autorisations d’engagement nécessaires à l’exécution du contrat par les unités scientifiques; Transmet à chaque DR concernée le classeur Excel des données Suit régulièrement l’équilibre financier du contrat ; Assure les clôtures de fin de période ; Centralise et adresse les justifications.

Le rôle de la délégation de proximité La délégation de proximité est la délégation d’exécution des opérations contractuelles (le pilote peut être délégation d’exécution pour les unités relevant de sa responsabilité) La délégation de proximité: Reçoit et traite les informations sur le contrat fournies par le pilote Calcule les divers prélèvements de gestion à réaliser sur le contrat : prélèvement forfaitaire et part F; Saisit le prébudget en dépenses en version 0 ainsi qu’en version XLA; Informe le pilote des modifications à saisir dans la modélisation de l’OTP (prise en compte d’un recrutement, par exemple) Gère les éventuelles avances ou remboursements permettant d’aménager l’échéancier du contrat ; Indique aux unités les codes de gestion des origines de crédits dans Xlab Met en place les AE correspondant à la version XLA Saisit les engagements individuels correspondant au personnel rémunéré sur contrats.

Les unités exécutant le contrat L’ unités en charge de l’exécution du contrat: Fait connaître à la DR de gestion ses besoins prévisionnels en matière d’exécution du contrat (recrutements de CDD, planning d’acquisition de matériel) ; Enregistre dans son Xlab les origines de crédits correspondant aux éléments d’OTP afin que les deux systèmes dialoguent ; Est responsable de l’imputation sincère des commandes concourrant aux obligations contractuelles ; Saisit les commandes et les services faits sur les opérations justifiées ; Veille avec l’aide de la délégation à adopter les meilleures modalités de gestion afin de ne pas faire apparaître des crédits inutilisés.

3 Règles de calcul des prélèvements de gestion et des parts de laboratoires

Prélèvements (1/2) Prélèvement forfaitaire (2007) Assiette : Montant du contrat Montant HT si contrat avec TVA collectée Montant TTC si contrat sans TVA collectée Montant brut pré budgétisé par DR pilote Taux de prélèvement Cas général 16,38 % Contrats ANR 14,7 % Contrats européens limité à la PPE Nota : le prélèvement forfaitaire finance: la charge de TVA rémanente ou la taxe sur les salaires et la PPE. Crédits de personnel : la charge TS est comprise dans les crédits mis en place à l’unité Prélèvement PPE Assiette : Dépenses de personnel (charges comprises) prévues au contrat Taux de prélèvement : 8 %

Prélèvements (2/2) Prélèvement de la part F Prélèvement de la part F conservée par la DR Frais de soutien à la recherche Assiette : Montant des dépenses hors prélèvement forfaitaire Taux de prélèvement : Selon dispositions des contrats quadriennaux Prélèvement de la part F à reverser Quote-part d’infrastructure de recherche reversée à l’organisme d’accueil (si externe) Assiette : Montant des dépenses hors prélèvement forfaitaire Taux de prélèvement : Selon dispositions des contrats quadriennaux

3 Pré budget – Budget

Pré-budget des EOTP : La Version « 0 » Définition des montants Le montant du pré-budget d’un EOTP correspond au total des crédits mis ou à mettre en place pour une unité et un contrat. Ce montant est calculé à partir du montant brut alloué par la DR pilote à l’unité auquel ont été retirés les montants des parts de gestion. Gestion de l’exercice Si le contrat s’étale sur différents exercices, le pré-budget de l’unité doit être saisi sur l’exercice en cours, mais aussi sur les autres exercices. Ces estimations sur les exercices futurs pourront être revues le moment venu. Gestion des périodes La gestion des périodes pour la version 0 a une valeur indicative. Le principe de base est de réaliser la saisie initiale d’un pré-budget sur la période en cours (pour l’exercice en cours) et sur la période 01 pour les exercices futurs. En cas d’ajustement du pré budget, il faut modifier la saisie initiale pour l’ajuster à la bonne valeur.

Pré-budget des EOTP : La Version « 0 » Analyse comparative à postériori Le pré budget permet au contrôleur de gestion d’un contrat, de visualiser pour toutes les unités concernées l’avancement des dépenses réelles par rapport au prévisions réalisées en début d’exercice ou en début de contrat. Pour les contrats avec ajustement de CA, le pré budget en version « 0 » est la base de calcul du montant d’ajustement de CA à comptabiliser en fin d’exercice. Alimentation des enveloppes de contrôle de dispo Le pré-budget de la version « 0 » sert à alimenter les enveloppes de contrôle de disponibilités, par EOTP, lorsqu’il est nécessaire d’instaurer un contrôle par natures de dépenses.

Budget des contrats & Pré-budget des EOTP : La Version « XLA » Principe du flux de mise en place des crédits Origine de crédit dans XLAB Adresses budgétaires de MEP des crédits 3 000 Eur 10 000 Eur 7 000 Eur 15 000 Eur 15 000 Eur Mt MEP crédit Pré-Budget « XLA

Pré-budget des EOTP : La Version « XLA » Définition des montants Le montant du pré budget pour cette version correspond, au jour « J » à la ventilation de la mise en place de crédit que l’on souhaite réaliser pour une unité et un contrat. C’est la clé qui permet de répartir le montant global saisi sur une adresse budgétaire sur les différentes origines de crédits de la base XLAB. Gestion de l’exercice Seul l’exercice en cours est concerné. Gestion des périodes Le pré-budget doit être saisi sur la même période que la mise en place de crédit correspondante. Gestion du temps Le pré-budget doit être saisi avant la mise en place de crédit correspondante ou, à défaut, le jour même de la mise en place.

Pré-budget des EOTP : Modalités de mise à jour Tableau excel : Mise en place des crédits d’un contrat

Nature de dépenses et dépenses de personnel 4 Nature de dépenses et dépenses de personnel

Natures de dépenses & Contrôle de dispo des EOTP Pourquoi un contrôle de disponibilité par EOTP Clauses contractuelles stipulant des montants limitatifs par « nature de dépense ». Contrainte liée à l’organisation budgétaire : Les natures de dépenses suivies en budget sont très agrégées : NA, NB et NC. Contrainte liée au module de gestion des projets : Le contrôle de disponibilité est définissable par « EOTP » et non par « nature de dépense ». Pour couvrir ces clauses contractuelles, l’EOTP « toutes dépenses » est découpé par « nature de dépense » (celles stipulées par le contrat) Mise à jour des enveloppes La version « 0 » du pré budget sert de base à la mise à jour des enveloppes de contrôle de disponibilité par EOTP. Toute modification de la version « 0 » du pré budget doit s’accompagner d’un rafraîchissement des enveloppes de contrôle de disponibilité. Le recours a des eOTP par nature de dépenses (en dehors du personnel pour lequel cette différenciation est indispensable) doit être évalué en fonction du caractère vraiment limitatif par enveloppe du contrat.

Les dépenses de personnel – Données sur les coûts de personnel Le coût du CDD financé sur contrat de recherche est calculé par le SRH. Il est communiqué par la fiche navette Ce coût doit comprendre le charge de taxe sur les salaires dorénavant calculée comme une charge de paye. Seule la PPE fait l’objet d’un prélèvement de gestion en budget. Le prélèvement PPE est réalisé à hauteur de 8% du montant annuel salaires+charges sociales. Les crédits pour PPE sont mutualisés sur l’adresse A1 TVA. Ces transferts font l’objet d’un type de pièce « TPPE » pour pouvoir les distinguer. Les crédits nécessaires aux paiements ASSEDIC sont ensuite transférés par la DFI pour répartition à la DRH.

Les dépenses de personnel – L’engagement individuel Pourquoi un engagement individuel L’engagement individuel permet de réserver les crédits en NB et au titre du contrat lorsque le recrutement de l’agent rémunéré exclusivement en RP est confirmé. La création de l’engagement individuel permet de créer dans la base XLAB concernée la « commande de personnel » correspondante. Lors de la comptabilisation des charges de la rémunération, l’EI 5engagement Individuel) permet de retrouver la réservation budgétaire et de transmettre à la base XLAB le flux d’exécution. Caractéristique de l’engagement individuel Il est propre à un agent Il est propre à un exercice

Les dépenses de personnel – L’engagement individuel Principe des flux SIRHUS BFC F15 Création du matricule Création du matricule Création du pré engagement PRAA Création du fournisseur Création de l’Engagement individuel F43 XLAB Création de la commande de vacation

Les dépenses de personnel – Un EOTP dédié Pourquoi un EOTP dédié aux dépenses de personnel Les flux comptables d’exécution des dépenses de personnel doivent être centralisés sur les domaine d’activité 0009 de l’ACP, besoin lié à la centralisation de la paye. L’EOTP de personnel (comme les centres de coûts de paye (PACRxxxx)) est donc caractérisé par un domaine d’activité 0009 et non par celui de la DR de proximité. En cas de besoin, lors de la mise en place des crédits, la présence d’un EOTP de personnel permet de ventiler automatiquement le montant global en NB sur les différentes origines de crédits du contrat dans la base XLAB.

Les dépenses de personnel – Axes de simplification Gestion du pré budget des dépenses de personnel Lors de la signature d’un contrat, les dépenses de personnel ne sont pas forcément connues. Dans ce cas, il est préférable de positionner le pré budget en « Toutes dépenses ». Lorsque les dépenses de personnel sont identifiées, il est possible de : Créer l’EOTP de personnel ( par la DR de proximité) Transférer les crédits au sein de la base XLAB de l’origine de crédit « toutes dépenses » vers celle « dépenses de personnel » Ajuster la version « 0 » du pré budget pour coller à la réalité. Si les dépenses de personnel sont déjà connues (mise en place de crédits d’un contrat déjà existant) le pré budget est saisi en version « 0 » et « XLA » sur les différents EOTP afin de permettre la ventilation de la mise en place des crédits. Gestion du pré engagement Suppression de l’obligation d’une étape de pré engagement

Différents types de contrats 5 Différents types de contrats

Typologie des contrats ● Contrats et subventions = articles non tarifés : Contrats et subventions à justifier Contrats et subventions non justifiés

Typologie des contrats ● Gestion en contrats non justifiés : Contrats signés – référentiel Partenariat Pas de liaison Partenariat/BFC Existence de plusieurs échéances financières Recette comptabilisée chez le pilote –organisation commerciale Partenaires dans le contrat : donneur d’ordre, livrés, facturés, payeurs

Typologie des contrats ● Gestion des contrats justifiés par, création d’OTP Modèles d’OTP en fonction du suivi comptable Création d’eOTP en recettes Création d’eOTP en dépenses : possibilité d’ouvrir autant d’eOTP que de nature de dépenses à justifier et/ou d’unités participantes

Typologie des contrats : les structures OTP 2nnn Contrat 2nnn Contrat C1 2nnn1 Unité 2 Fonction. 2nnn2 Unité 2 Personnel 2nnn3 Unité 2 Investis. 2nnn4 Unité 1 2nnn5 Facturation C1 Définition de projet Niveau intermédiaire Imputation dépenses Imputation recettes

Typologie des contrats Définition de projet

Typologie des contrats Données nécessaires à la gestion des en-cours

Typologie des contrats Saisie du pré-budget des dépenses

Typologie des contrats Saisie du pré-budget des recettes

Typologie des contrats Copie d’une version de pré-budget à l’autre

Typologie des contrats Alimentation de la comptabilité budgétaire FM

Typologie des contrats ● Comptabilité des contrats 1 Article  1 compte (classes 1-7) Adresse budgétaire : saisie du centre financier+dérivation du compte Codes TVA  divers taux ou exonération Encaissement avant comptabilisation de la recette : pas d’apurement automatique

Typologie des contrats ● Principe comptable des prestations réalisées sur plusieurs exercices : Comptabilisation à la date d’achèvement de la prestation = service rendu En pratique  prestations en cours à la clôture à prendre en compte  Méthode comptable appliquée dite à l’avancement

Typologie des contrats ● Comptabilité des contrats  plusieurs schémas : Contrat avec acomptes/service fait Contrat avec avances + travaux en cours + facturation annuelle Contrat avec avances + travaux en cours + chiffre d’affaires à l’avancement

Typologie des contrats ● Comptabilité des contrats : travaux en cours Constatation des charges en cours de période : DEBIT classe 6 CREDIT cl 4 Travaux en cours en fin de période DEBIT 3450000 prestation de sce en cours CREDIT 71340000 variation de stock

Typologie des contrats ● Le principe de comptabilisation des contrats à l’avancement Pré budget en recettes et dépenses Avancement des travaux = charges de n/ charges totales 1) résultat à l’avancement  ( charges de n/ charges totales)*résultat prévisionnel = a 2) chiffre d’affaire à l’avancement charges de n + a Les travaux en cours de fin de période sont ajustés en fonction du CA à l’avancement

Typologie des contrats ● Le principe de comptabilisation des contrats à l’avancement : saisie et contrepassation de l’avancement Comptabilisation de l’ajustement du CA par la transaction FI Indiquer date de contrepassation Contrepassation automatique en début d’exercice suivant

Typologie des contrats

Typologie des contrats Application au CNRS ● Suivi à l’avancement pour : les projets ANR comptabilisés en 2007 ATTENTION : les projets ANR/USAR  avancement par DR9 s’agissant de financement d’un projet de recherche, le CA à l’avancement  montant de la recette annuelle= montant des charges annuelles (y compris TVA rémanente) ● Facturation à l’échéance pour les autres contrats

Typologie des contrats Calcul de l’en-cours des contrats – Flux pris en compte

Typologie des contrats Calcul de l’en-cours des contrats – Flux pris en compte

Typologie des contrats Calcul de l’en-cours des contrats – Natures comptables prises pris en compte

Modélisation des avenants Les avenants qui viennent modifier un contrat ou une convention de recherche signés ne sont pas représentés en tant que tel dans BFC. Les avenants selon leur nature viennent modifier l’OTP et les eOTP sur les données suivantes: Dates Échéancier de facturation Montants bruts et montant à budgétiser Unités participant au contrat Etc…

Avance budgétaire sur les contrats 6 Avance budgétaire sur les contrats

Avance Budgétaire sur les Contrats Cas des contrats non notifiés Dans certains cas, un laboratoire a besoin de commencer à travailler sur un contrat de recherche alors que sa notification à la DR n’a pas encore été faite. La modélisation de ce cas de figure passe par les étapes suivantes : Demande de notification de crédits du laboratoire à la DR de proximité Validation de la demande de notification de crédit auprès de l’entité pilote du futur contrat. Demande de début de modélisation de la structure OTP et du programme CB par l’entité pilote. Initialisation de la fiche dialogue entre l’entité pilote et la DR de proximité pour le contrat Saisi du pré budget versions « 0 » et « XLA » Mise en place des crédits Une fois le contrat notifié Finalisation de la structure OTP Création du contrat SD …

Avance Budgétaire sur les Contrats Cas des contrats notifiés La procédure de création des contrats ne présente pas de particularités. Le montant de la mise en place initiale de crédit peut être évaluée indépendamment du montant des échéances de facturation attendues dans l’exercice. Ce montant doit permettre au laboratoire de fonctionner normalement dans le cadre de l’exercice. Il peut donc être d’un montant différent (supérieur ou inférieur) aux facturations ou avances attendues.

Présentation des restitutions possibles et signification 7 Présentation des restitutions possibles et signification Restitutions et Justifications

Restitutions sur les contrats à justifier Trois types de restitutions sont disponibles Restitutions analytiques (contrats OTP) Restitutions budgétaires Restitutions sur les recettes (contrats SD) Dépenses et justification des dépenses sur contrat Restitutions « Historique laboratoire » en cours de développement Mise en place courant juin 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Présentation des restitutions possibles Comptabilité Analytique Liste des contrats OTP et EOTP Structure globale d’un OTP Échéancier d’un contrat OTP (Liste des jalons) Pré-budgets (Affichage des pré-budgets, Analyse financière OTP) Exécution analytique dépenses et recettes (Analyse financière OTP) Comptabilité Budgétaire Programmes CB Adresses budgétaires Budget (Détail des crédits mis en place) Exécution budgétaire de dépenses (Disponible sur engagé) Exécution budgétaire de recettes (Écritures FI) Recettes Contrat SD associé à un contrat OTP Échéancier d’un contrat SD Dépenses Justification des dépenses payées Historique commandes (achats, missions, personnels sur engt. individuel) Historique factures (achats, missions, personnels sur engt. individuel)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (1/4) Liste des contrats OTP et eOTP associés : Synthèse éléments d’OTP Exemple de sélection => Liste des contrats dont la DR 13 est pilote

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (2/4)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (3/4) Structure globale d’un contrat OTP : Synthèse de structure Exemple de sélection => Structure globale de l’OTP projet no 22634 Choisir le profil info PS « CNRS_PROFIL » à partir de l’onglet Autre(s)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse structure OTP (4/4)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (1/6) Affichage d’un contrat OTP : Gestion des OTP – Project Builder Exemple de sélection => Affichage de l’arborescence de l’OTP no 20074 (eOTP et jalons associés)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (2/6) Affichage du type de contrat (ou profil projet) dans l’onglet Pilotage

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (3/6) Affichage de la synthèse des EOTP associés au projet no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (4/6) Affichage de la synthèse des jalons de facturation de l’eOTP Recettes no 20074R

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (5/6) Échéancier d’un contrat OTP : Jalons – Synthèse : jalons Exemple de sélection => Affichage de la synthèse des jalons du projet no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Gestion envt analytique (6/6)

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Budget analytique (1/2) Pré-budgets : Affichage des pré budget par période, fonds et nature comptable Exemple de sélection : Pré-budgets du projet no 20074 pour la version 0 et période 1 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Budget analytique (2/2) Affichage des pré-budgets pour la version 0, l’exercice 2007, la période 1, nature comptable 96000000 Affichage des pré-budgets pour la version 0, l’exercice 2007, la période 1, nature comptable 96400000

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse financière OTP (1/2) Pré-budgets : Liste des postes individuels des coûts pré-budgétés Exemple => Pré-budgets du projet no 20074 pour la version 0 et périodes 1 à 12 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting – Analyse financière OTP (2/2) Exemple => Pré-budgets du projet no 20074 pour la version 0 et périodes 1 à 12 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (1/10) Analyse pour une période et une version : Réél/eng/total/p-bdgt dev pér ana Exemple => Analyse de l’OTP no 20074 sur la version et les périodes 1 à 12 de l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (2/10) Réel : Montant HT + TVA rémanente des pièces réelles (services faits / factures) Engagements : Montant HT des engagements (achats, missions, EI) non soldés Total : Réel + Engagements Pré-budget : Montant du pré-budget

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (3/10) Résultat de l’export sous Excel

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (4/10) Analyse financière exercice par exercice : P-budg/réel/engt/p-bdgt rés/engagé Exemple de sélection => Analyse financière de l’OTP projet no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (5/10) Pré-budget : Montant du pré-budget Réel : Montant HT + TVA rémanente des pièces réelles (services faits / factures) Engagement : Montant HT des engagements (achats, missions, EI) non soldés Engagé : Réel + Engagements Disponible : Pré-budget - Engagé

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (6/10) Résultat de l’impression sous PDF obtenu avec l’option « Liste éclatée actuelle»

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (7/10) Engagements non soldés sur OTP : Projets - Postes individuels engagements Exemple de sélection => Analyse des engagements passés au titre de l’OTP no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (8/10) Exemple de sélection => Liste des engagements (en HT) passés au titre de l’OTP no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (9/10) Réalisations sur OTP : Projets - Postes individuels de coûts réels Exemple de sélection => Liste des réalisations (services faits, factures) sur OTP no 20074

Restitutions sur les contrats à justifier Comptabilité analytique – Reporting - Analyse financière (10/10)

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Axes budgétaires (1/4) Programmes CB liés aux contrats : Répertoire programmes budgétaires Exemple de sélection => Programmes liés aux contrats CNES

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Axes budgétaires (2/4)

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Axes budgétaires (3/4) Adresses budgétaires : Gestion du plan de structure budgétaire Exemple de sélection => Adresses budgétaires associées au contrat de no partenariat COV001

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Axes budgétaires (4/4) Exemple de sélection => Adresses budgétaires associées au contrat COV001

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Crédits en place sur un contrat (1/2) Budget : Détail des pièces de saisie du budget Exemple de sélection => Détail des pièces de mise en place des crédits sur le Contrat avec numéro de partenariat 002023

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Crédits mis en place sur un contrat (2/2)

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Disponible sur engagé (1/2) Exécution budgétaire des dépenses sur contrat : Disponible sur engagé Exemple de sélection => Analyse du contrat no partenariat 002023 sur l’exercice 2007

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Disponible sur engagé (2/2) Budget : Montant du budget mis en place sur l’adresse de contrôle du disponible Budget consommé : Montant HT Engagements et Réalisé sur l’adresse de contrôle du disponible Engagements : Montant HT des engagements (achats, missions, EI) non soldés Réalisé : Montant HT des pièces réelles (services faits / factures) Réel Engagé : Montant HT Engagements et Réalisé sur l’adresse d’imputation Montant disponible : Budget - Budget consommé sur l’adresse de contrôle du disponible

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Écritures FI recettes (1/2) Exécution budgétaire des recettes : Écritures FI avec variante /N/RECETTES1 Exemple => Recherche des écritures sur compte général 70670000 puis filtre sur eOTP 24131R

Restitutions sur les contrats à justifier Budget - Reporting – Écritures FI recettes (2/2) Double clic sur une ligne => Détail de la pièce

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Référentiel contrats (1/2) Contrat SD : Affichage d’un contrat SD à partir de l’eOTP Recette Exemple de sélection => Affichage du contrat SD lié à l’OTP 20074 => eOTP Recette 20074R

Restitutions sur les contrats à justifier Référentiels – Référentiel contrats (1/2)

Restitutions sur les contrats à justifier Recettes – Reporting – Liste d’états SAP Query (1/2) Échéancier des factures : requête FACT_CONTRAT du groupe utilisateur ZRECETTE Exemple de sélection => Affichage des échéances liées à l’eOTP Recette 24131R

Restitutions sur les contrats à justifier Recettes – Reporting – Liste d’états SAP Query (2/2)

Restitutions sur les contrats à justifier Justification des dépenses – Historique des commandes d’achat Résultat de l’export sous Excel - Commandes rattachées à l’eOTP Dépenses hors pers. no 200741

Restitutions sur les contrats à justifier Justification des dépenses – Historique des engagements individuels Résultat de l’export Excel - Engagements rattachés à l’eOTP Dépenses de personnel no 200742

Restitutions sur les contrats à justifier Justification des dépenses – Historique des factures d’achat Résultat de l’export sous Excel - Factures rattachées à l’eOTP Dépenses hors pers. no 200741

Restitutions sur les contrats à justifier Justification des dépenses – Historique des factures sur mission Résultat de l’export sous Excel - Justificatifs rattachés à l’eOTP Dépenses hors pers. no 200741

Exemples pratiques d’utilisation des restitutions BFC

Cas pratiques (1/3) Contrats gérés par l’USAR auxquels participent des unités de la DR Chemin : Comptabilité analytique/ Clôture et reporting analytique/ Analyse structure OTP Indiquer comme tranche de projets : 20000 à 89999 Cliquer sur le bouton Sélection définies par l’utilisateur puis sur l’option Unités d’org. définition Double cliquer sur la donnée Division puis saisir le code de l’USAR (0351 pour restreindre l’affichage aux contrats gérés par l’USAR). Cliquer sur l’option Unités d’org. élt d’OTP Double cliquer sur la donnée Domaine d’activité puis saisir 0013 pour restreindre l’affichage aux contrats ANR impliquant des unités de la DR 13 Contrats gérés par l’INSU auxquels participent des unités de la DR Chemin : Comptabilité analytique/ Clôture et reporting analytique/ Analyse structure OTP Indiquer comme tranche de projets : 20000 à 89999 Cliquer sur le bouton Sélection définies par l’utilisateur puis sur l’option Unités d’org. définition Double cliquer sur la donnée Division puis saisir le code de l’INSU (0335 pour restreindre l’affichage aux contrats gérés par l’INSU). Cliquer sur l’option Unités d’org. élt d’OTP Double cliquer sur la donnée Domaine d’activité puis saisir 0013 pour restreindre l’affichage aux contrats INSU impliquant des unités de la DR 13

Cas pratiques (2/3) Participation de l’unité UPR8521 à des contrats suivis Chemin : Comptabilité analytique/ Clôture et reporting analytique/ Analyse structure OTP Indiquer comme tranche de projets : 20000 à 89999 Cliquer sur le bouton Sélection définies par l’utilisateur puis sur l’option Unités d’org. élt d’OTP Double cliquer sur la donnée Division puis saisir 0125 pour restreindre l’affichage aux contrats aux quels participe l’unité UPR8521. Programmes CB liés aux contrats ANR Chemin : Référentiels/ Axe budgétaire/ Répertoire des programmes budgétaires Saisir la valeur 000000/ANR* dans la zone Programme budgétaire puis Exécuter Programmes CB liés aux contrats CNES Chemin : Référentiels/ Axe budgétaire/ Répertoire des programmes budgétaires Saisir la valeur 000000/COV* dans la zone Programme budgétaire puis Exécuter

Cas pratiques (3/3) Recherche d’un contrat OTP à partir de son no Partenariat Chemin : Comptabilité analytique/ Clôture et reporting analytique/ Analyse structure OTP Indiquer comme tranche de projets : 20000 à 89999 Cliquer sur le bouton Sélection définies par l’utilisateur puis sur l’option Zones utils. élt d’OTP Double cliquer sur la donnée Zone ut. 1 élt d’OTP puis saisir le numéro de partenariat. Recherche d’une opération immobilière à partir de son no OIP Chemin : Comptabilité analytique/ Clôture et reporting analytique/ Analyse structure OTP Indiquer comme tranche de projets : 1000 à 1999 Cliquer sur le bouton Sélection définies par l’utilisateur puis sur l’option Zones utils. élt d’OTP Double cliquer sur la donnée Zone ut. 3 élt d’OTP puis saisir le numéro d’OIP.

8 Schémas généraux

Exemple de schéma de création d’une convention avec une seule unité Délégation régionale Module budget BFC BFC - Module Budget Mise en place des crédits sur l’adresse budgétaire de l’unité Origine de crédit Contrat (EOTP/Adresse budgétaire) Pré budget 2007 autres dépenses 100 Personnel 50 Pré budget 2008 autres dépenses 100 personnel 50 Pré budget 2009 autres dépenses 100 BFC - Module Projet 2007 2008 rapport 2009 justificatif XLAB UNITE Exemple de schéma de création d’une convention avec une seule unité Pré budget 2008 recettes 200 Pré budget 2009 recettes 50 Saisie des données générales, de l’échéancier de facturation et des évènements (dates de remise des rapports et justificatifs) SFC Données générales Pré budget 2007 recettes 200 Saisie des pré budgets Création d’un OTP Adresse budgétaire Contrôle BFC - Module Ventes Facture1 2007 : 200 Facture 2 2008 : 200 Facture 3 2009 : 50 Convention de subventionnement Récupération des données Générales et saisie de l’échéancier de facturation

Convention de subventionnement européen Représentation sous forme d’un Organigramme Technique de Projet (OTP) 2nnnn Contrat 2nnnn Contrat 2nnnn1 Unité 1 pilote Dépenses hors personnel 2nnnn2 Unité 1 pilote Personnel 2nnnn3 Unité 1 pilote Dépenses hors personnel 2nnnn4 Unité 1 pilote personnel 2nnnn5 Unité 3 2nnnnR Unité pilote Recettes Jalons de facturation Pré budget N Pré budget N Pré budget N Pré budget N Pré budget N Pré budget N Préfinancement Paiement intermédiaire Pré budget N+1 Pré budget N+1 Pré budget N+1 Pré budget N+1 Pré budget N+1 Pré budget N+1 Paiement intermédiaire Pré budget N+y Pré budget N+y Pré budget N+y Pré budget N+y Pré budget N+y Pré budget N+y Paiement final

Synthèse de la formation 9 Synthèse de la formation