LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 2 De la commande à la livraison Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation Contributeur : Dominique Jaccard, Professeur HEIG-VD © 2009 – Ce document peut être utilisé et divulgué librement sous réserve de mention de son auteur et de son contributeur Avril 2009

Agenda La commande Réalisation : généralités La traduction dans Déjà Vu Réalisation : traduction/révision Réalisation : finalisation Terminaison : livraison et suivi

La commande : la fin d’un processus et le début d’un autre La commande, quelle qu’en soit la valeur, est l’aboutissement et la récompense de nombreux efforts et d’investissements financiers (prospection/marketing, relance, devis, négociation). C’est aussi le début d’un autre processus à l’issue duquel votre client sera ou non enclin de revenir vers vous pour passer d’autres commandes et de vous recommander à des tiers ; vous pourrez contribuer au développement des connaissances et du savoir-faire de votre entreprise, en capitalisant sur les enseignements tirés de cette commande. Il faut donc considérer une commande comme un maillon de la chaîne commerciale et non comme un aboutissement. En d’autres termes, une commande est : une source potentielle de revenus tant immédiats que futurs ; un examen de passage qui démontrera votre professionnalisme ; une opportunité de prospection économique ; une opportunité de développement du savoir-faire de l’entreprise. Une commande est : - une source potentielle de revenus tant immédiats que futurs ; - un examen de passage qui démontrera votre professionnalisme ; - une opportunité de prospection économique ; - une opportunité de développement du savoir-faire de l’entreprise.

La revue de contrat Contrôle du bon de commande par rapport au devis : Désignation des prestations Contraintes/spécifications Délai Prix Conditions de règlement Le bon de commande Peut se présenter sous diverses formes : Bon de commande officiel en bonne et due forme Confirmation de commande simple par e-mail, fax ou courrier Retour du devis signé portant le « Bon pour accord » du client Importance du bon de commande « Les paroles s’envolent, les écrits restent ! » Document contractuel en cas de litige Même s’il est de bonne foi, votre interlocuteur chez le client peut quitter sa société et aucun témoin ne pourra confirmer sa commande orale et les termes de celle-ci. Importance du contrôle Le bon de commande fait office de contrat entre le client et le fournisseur. En cas de litige, il fera partie des documents de référence Une fois le travail livré, même si vous n’avez pas accusé réception de la commande, ses termes seront considérés comme acceptés. En cas d’écart entre le devis/travail livré et le bon de commande, il n’est plus possible de contester les termes de la commande

Planification : vue d’ensemble Examen des éléments de la commande et du cahier des charges élaboré lors de l’analyse préliminaire et planification détaillée Préparation des fichiers source Préparation de la mémoire de traduction et de la base terminologique Préparation du projet de traduction Planification : utilisation d’un logiciel de gestion de projet Découpage du projet de traduction pour ventilation sur équipe Vue externe Projets satellites Préparation des kits de traduction Examen des éléments de la commande/du cahier des charges Planification détaillée Reprise de l’analyse préliminaire visant à établir le devis (format fichiers, combinaisons linguistiques, domaines, contraintes, nombre de mots, processus, calendrier). Planification détaillée de l’ensemble du projet (préparation des fichiers, traduction, révision, mise en page, finalisation/contrôle, livraison)

Planification : préparation des fichiers source/techniques (. doc, Planification : préparation des fichiers source/techniques (.doc, .xls, .htm, .xml .ppt) Préparation des fichiers source Pour traitement dans un logiciel de TAO tel que Déjà Vu X. MS Word : Contrôle mise en page, traitement des images et des fichiers imbriqués, recherche/remplacement doubles espaces, masquage de texte qui n’est pas à traduire. En cas de fichier très volumineux avec graphiques : envisager la suppression des graphiques avec repérage des emplacements ou automatiser ce processus avec macro sur : http://www.necco.ca/dv/word.htm#Removing_and_inserting_graphics_in_a_file ----------- Ouvrir Outils > Modèles et compléments > Ajouter). Ouvrir votre fichier et exécutez les 2 premières macros "Convert Floating to Inline2" et "Inline Shapes Out2." Fermer les 2 fichiers (vous aurez un fichier texte et un fichier graphique). Traduisez le texte normalement. Copier le fichier graphique dans le répertoire contenant la traduction Ouvrir le fichier traduit et le fichier graphique. Le fichier actif est le fichier traduit. Exécutez la 3e macro (Inline ShapesIn2) dans le fichier traduit. ---------- PDF Conversion rtf (cf gemini/www.iceni.com), récupération des tableaux avec l’outil Select Table d’Acrobat, styles pour génération automatique de la table des matières PPT Traitement des images Élimination des retours chariots intempestifs : télécharger macro : http://www.necco.ca/dv/macros/ppt/Replace_CR_LF_Tab_3.ppa Pour ouvrir un pdf avec mot de passe : http://www.elcomsoft.com/prs.html?src=prog_apdfprp Excel Mettre les textes qui ne sont pas à traduire en rouge pour ne pas les importer dans Déjà Vu. HTML, XML Importation directe dans Déjà Vu qui contient un filtre HTML. Seul le texte à traduire sera importé. Site utile pour le traitement de différents formats de fichier : http://www.necco.ca/dv/

Planification : préparation de la mémoire de traduction et de la base terminologique Lexiques client Excel bilingue Excel multilingue TXT avec tabulations TXT avec points-virgules CSV (comma separated value) Base terminologique Déjà Vu X Mémoire client Access TXT Excel TMX SDLX Trados WB IBM TM Démonstration Exercices Document de référence : http://www.atril.com/docs/DVX/DVX%20Pro.pdf Mémoire de traduction Déjà Vu X

Planification : préparation du projet de traduction Deux objectifs : Valider le processus sur le plan technique Identifier le nombre réel de mots à traduire Création du projet (xxx.dvprj) Import de tous les fichiers à traduire Pseudo-traduction pour export test et vérification Prétraduction Export d’une vue externe au format RTF Valider le processus sur le plan technique Cette étape est fondamentale. Elle permet de déceler tout problème en amont, d’y remédier et d’éviter ainsi les catastrophes lors de la phase de terminaison du projet. Les types de problèmes les plus fréquents : Mise en page non professionnelle des fichiers source empêchant l’import et/ou l’export de fichiers Fichiers imbriqués non décelés lors de l’analyse préliminaire Fichiers trop volumineux pour la capacité de traitement du PC Identifier le nombre réel de mots à traduire Cette étape est indispensable pour déterminer : le délai de réalisation le nombre de traducteurs à affecter au projet Démonstration Exercice

Planification : utilisation d’un logiciel de gestion de projet Les principaux avantages d’un logiciel de gestion de projet : Création de "tâches" auxquelles on peut associer des dépendances et des ressources Fonction de planification automatique permettant de répartir les ressources et les tâches de manière idéale tout en tenant compte des priorités et des dépendances Toute modification (délai, ressources ou processus) est répercutée automatiquement sur l’ensemble du projet Le projet peut être visualisé sous la forme d'un diagramme de GANTT ou de PERT ; le logiciel affiche alors le chemin critique et la durée minimale du projet Lorsque le projet a démarré, le logiciel permet de pointer l'avancement réel afin de le suivre au jour le jour. Démonstration Exemples Description : Localisation d’une interface logicielle : 20 000 mots Traduction du manuel d’utilisation : 80 000 mots Traduction du fichier d’aide : 40 000 mots Total 140 000 mots Délai : 30 jours

Planification : découpage du projet de traduction pour ventilation sur équipe – Vue Externe Une vue externe est un export du projet Déjà Vu au format RTF, traduisible sous MS Word ou avec un autre outil de TAO. L’intérêt de cette vue externe est que les textes répétitifs ne seront traduits qu’une seule fois. Vous les propagerez ensuite dans l’ensemble du projet. Vous pouvez aussi exporter une vue externe sélectivement, pour un ou plusieurs fichiers. L’intérêt de cette méthode est qu’elle permet de combiner des vues externes et des projets satellites. Son inconvénient est que seules les répétitions internes aux fichiers exportés ne seront traduites qu’une seule fois. Le choix de cette méthode dépendra donc de la configuration du projet en ce qui concerne les répétitions. Remarques : Lorsque la vue externe correspond à plusieurs fichiers source, il est indispensable de l’export en cochant l’option ‘Inclure le nom du fichier’ afin que le traducteur puisse consulter facilement le fichier source que vous inclurez dans le kit de traduction. Il est également indispensable d’inclure la première ligne d’intitulés de la vue externe dans les parties que vous aurez copiées/collées pour le découpage. Compte de mots : copier/coller la colonne source dans un nouveau fichier pour obtenir le nombre de mots à traduire (si vous sélectionnez cette colonne dans la vue externe complète, MS Word vous indique le nombre total de mots de la vue et non celui de la colonne).

Planification : découpage du projet de traduction pour ventilation sur équipe – projets satellites Des projets satellites sont des sous-projets du projet maître de Déjà Vu. Ils ne pourront être traduits que par des traducteurs disposant de Déjà Vu. Un fichier satellite empêche les traducteurs de : séparer/joindre des segments (sécurité pour permettre l’importation des fichiers traduits) Types de satellite : Compact ou Complet : Compact : n’exporte pas les informations de codage sous-jacentes. Le fichier est donc plus petit. Toutefois, les options Voir dans le contexte et Exporter seront désactivées. Full : contient toutes ces informations – les 2 options sont activées. Pack & Go : export hautement compressé, pouvant inclure des sous-ensembles des mémoires et bases terminologiques. Démonstration

Planification : préparation des kits de traduction Contenu d’un kit de traduction Projet DVX ou vue externe Mémoire de traduction et base terminologique Fichiers source pour référence Cahier des charges/instructions Bon de commande Remarques Fichiers source de référence : veillez à inclure les fichiers PDF, le cas échéant, en plus des fichiers convertis (la mise en page avec illustrations aidera le traducteur). Cahier des charges/instructions : penser à inclure si possible un guide de style ou des instructions précises et détaillées, telles que majuscules accentuées ou non, utilisation des guillemets droits ou chevrons, etc. Pour les vues externes, préciser que les codes sont des attributs de formatage qui ne doivent pas être supprimés, inversés ou modifiés et qui doivent être placés au bon endroit Bon de commande : celui-ci doit inclure, entre autres, le détail du contenu du kit de traduction et stipuler explicitement l’obligation de se référer aux instructions, le délai de livraison (date et heure) Si une équipe est affectée au projet, communiquer les coordonnées des membres de l’équipe afin que les traducteurs puissent travailler ensemble.

Réalisation : les principes de base Objectifs : Amener le projet à sa fin Suivi / contrôle Communication Exécution du travail Pilotage coûts-délais-qualité Résolution des problèmes Communication (circulation de l’information entre tous les intervenants concernés) Les caractéristiques communes à la plupart des projets : Aléas (panne d’ordinateur, traducteur X injoignable, réviseur X malade, etc.) Dérapage de la qualité (par ex. traducteur X a sous-traité sa prestation, traducteur Y n’a pas respecté les instructions, etc.) Dérapages des coûts (réviseur X demande un supplément car la traduction de base est médiocre, affectation d’un traducteur de remplacement dont le prix est plus élevé, etc.) Dérapage des délais (traducteur ou réviseur en retard, etc.) => Nécessité de la mise en place d'instruments de gestion pour déceler les problèmes et prendre les mesures qui s’imposent : Planning avec points de contrôle à intervalles réguliers Réunions d’avancement régulières Rapports sur les problèmes constatés (exemple fiche qualité) Actions correctives (règlement immédiat du problème) et préventives (mesures prises pour éviter que le problème se reproduise) Exemple : retard d’un traducteur Action corrective : affectation d’une partie de la traduction à un autre traducteur Action préventive : réaffectation des traductions restant à livrer avec répartition sur d’autres traducteurs Revues de direction : synthèse, suivi de la performance globale (% d’avancement) et décisions (nouvelle planification, changement de méthode…). Communication : transmission d’informations pertinentes à tous les membres de l’équipe (questions/réponses, info client, etc.)

Réalisation : les principales fonctions de traduction dans Déjà Vu Les principaux avantages Pour le traducteur et le réviseur Un seul environnement (texte source et cible, affichage mémoire de traduction et base terminologique, outils, assistants) Tous les fichiers dans une seule table Prétraduction, propagation automatique, filtrage, contrôle de cohérence terminologique, suivi avancement, etc. Pour le chef de projet Traçabilité (signature des traductions) Un seul environnement avec tous les fichiers et toutes les langues Assurance qualité (contrôle sur l’ensemble du projet) Présentation des fonctions de traduction de DVX

Réalisation : révision et finalisation Retour des traductions Satellite Déjà Vu Vue externe Import des fichiers dans le projet Déjà Vu Révision + Envoi des traductions dans la mémoire de traduction Bon de cde, instructions, fichier source pour référence Prétraduction des segments vides répétés Révision / AQ Exemple Révision / Assurance qualité Vérification des segments "en attente" Vérification des segments avec commentaires Contrôle des chiffres (fonction automatique) Contrôle des codes imbriqués (fonction automatique) Recherche/remplacement doubles espaces Filtrage Envoi des traductions dans la mémoire de traduction Validation des fichiers finaux exportés

Réalisation : mise en page Contrôle/rectification traduction Intégration des corrections Mise en page = responsabilisation Le client n’aura pas toujours le logiciel ni les compétences nécessaires pour effectuer lui-même ses corrections. Intégration des corrections du client à prendre en compte Sortie finale/contrôle

L’heure du bilan a sonné... Terminaison : livraison/suivi L’heure du bilan a sonné... Préparer l’avenir... Livraison au client Facturation Bilan du projet (analyse des écarts entre la planification et la réalisation)  enseignements/archivage de l’expérience  feedback aux traducteurs/réviseurs Gestion des retours éventuels du client Relance commerciale/prise en compte du feedback du client Recouvrement de créance