COMPTES SPECIAUX Module 2 Section 5 – Tr. No.1

OBJECTIFS COMPRENDRE LES RAISONS QUI EXPLIQUENT L'UTILISATION DES COMPTES SPECIAUX, LES CONDITIONS D'OUVERTURE D'UN COMPTE ET LE MODE DE FONCTIONNEMENT DE CES COMPTES  TRAITER LES DEMANDES POUR ETABLISSEMENT ET APPROVISIONNEMENT DES COMPTES SPECIAUX COMPRENDRE LE PROCESSUS DE RECOUVREMENT DU COMPTE A LA FIN DU PRÊT IDENTIFIER LES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET LES TYPES DE COMPTES SPECIAUX RECONNAÎTRE LES PROBLEMES COURANTS ET APPRENDRE A LES EVITER Module 2 Section 5 – Tr. No.2

PROGRAMME CONSIDERATIONS LEGALES UTILISATION DU COMPTE SPECIAL DEFINITION ET OBJECTIFS IMPLICATIONS ET USAGES CONSIDERATIONS LEGALES UTILISATION DU COMPTE SPECIAL CONTRÔLE SITUATIONS EXCEPTIONNELLES PROBLEMES COURANTS EXERCICES / ETUDES DE CAS Module 2 Section 5 – Tr. No.3  

DEFINITION COMPTE BANCAIRE DANS LEQUEL UNE AVANCE DU PRET EST DEPOSEE. LE PROJET PEUT, A PARTIR DU CS, EFFECTUER PAIEMENTS DIRECTEMENT AUX ENTREPRENEURS, FOURNISSEURS ET AUTRES, AFIN DE COUVRIR FINANCEMENT ELIGIBLE DE LA BANQUE VARIATION DE LA PROCEDURE DE REMBOURSEMENT OFFICIELLEMENT APPELE " COMPTE SPECIAL DE DEPOT «  ABREGE EN COMPTE SPECIAL UTILISE LE MECANISME DES " FONDS RENOUVELABLES Module 2 Section 5 – Tr. No.4

OBJECTIFS DE COMPTES SPECIAUX ACCELERER LES DECAISSEMENTS ASSURER UN FLOT ADEQUAT DES FONDS POUR FINANCER LA PART ELIGIBLE DES DEPENSES FOURNIR ACCES AUX DEVISES FACILITER LES PAIEMENTS REDUIRE LE NOMBRE DE DEMANDES ENVOYEES A LA BANQUE Module 2 Section 5 – Tr. No. 5

IMPLICATIONS ET USAGES L'EMPRUNTEUR DOIT AVOIR UNE CAPACITE ADMINISTRATIVE ADEQUATE, UN SYSTEME DE CONTRÔLE INTERNE UN SYSTEME DE COMPTABILITE ET D’AUDIT L'EMPRUNTEUR ASSUME CERTAINS RISQUES LA FAILLITE DE LA BANQUE DE COMPTES SPECIAUX LES FLUCTUATIONS DE LA MONNAIE (SURTOUT SI LE COMPTE SPECIAL EST DANS LA MONNAIE LOCALE) Module 2 Section 5 – Tr. No. 6

IMPLICATIONS ET USAGES (SUITE) CS SONT UTILISES POUR : UN PROJET UNIQUE PAIEMENT DES PETITES DEPENSES (EN DESOUS DU MONTANT MINIMUM DE LA DEMANDE) PAIEMENTS IMPORTANTS SI LES FONDS SONT DISPONIBLES LES PAIEMENTS EN MONNAIE LOCALE ET EN DEVISES PROCEDURE PEUT ÊTRE UTILISEE DE MANIERE EXCLUSIVE, OU AVEC D'AUTRES PROCEDURES DE DECAISSEMENT (PAIEMENT DIRECT, REMBOURSEMENT OU ENGAGEMENT SPECIAL ) Module 2 Section 5 – Tr. No.7

IMPLICATIONS ET USAGES (SUITE) AVANTAGES LES FONDS SONT IMMEDIATEMENT DISPONIBLES MOINS DE DEMANDES DE RETRAITS A SOUMETTRE A LA BANQUE INCONVENIENTS L'EMPRUNTEUR EST RESPONSABLE DE L'ETABLISSEMENT DE L'ELIGIBILITE AU NIVEAU DES DEPENSES SI DES DEPENSES INELIGIBLES SONT FAITES A PARTIR DU COMPTE SPECIAL, L'EMPRUNTEUR DOIT ÊTRE EN MESURE DE RESTITUER LE MONTANT RAPIDEMENT DANS LE COMPTE SPECIAL Module 2 Section 5 – Tr. No. 8

CONSIDERATIONS LEGALES (suite) CLAUSES FINANCIERES DE L’ACCORD DE PRÊT ARTICLE IV UN CONTROLE ANNUEL DU COMPTE SPECIAL EST NECESSAIRE LA BANQUE GELE L’APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL SI : DES DEPENSES INELIGIBLES SONT FINANCEES A PARTIR DU COMPTE SPECIAL L’AUDIT DU COMPTE SPECIAL EST EN RETARD Module 2 Section 5 – Tr. 11

CONSIDERATIONS LEGALES (suite) SI EXIGENCES DU COMPTE SPECIAL NE SONT PAS OBSERVEES PENDANT12 MOIS, LA BANQUE PEUT : REFUSER D’INCLURE LES COMPTES SPECIAUX DANS DE NOUVEAUX PROJETS OBTENIR CONFORMITE COMME CONDITION A LA PRESENTATION DE NOUVEAUX PROJETS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION SUSPENDRE LES DECAISSEMENTS POUR LES PRETS AVEC COMPTES SPECIAUX DEFICIENTS SUSPENDRE LES DECAISSEMENTS DE TOUTES LES OPERATIONS EN COURS DANS LE PAYS (DANS LES CAS EXTREMES) Module 2 Section 5 – Tr.no.12

CONSIDERATIONS LEGALES (suite) EN CAS DE MENACE DE SUSPENSION OU PENDANT UNE SUSPENSION COMPTE SPECIAL N’EST PAS REAPPROVISIONNE LES EMPRUNTEURS PEUVENT REDUIRE LE SOLDE DES COMPTES SPECIAUX POUR HONORER DES DEPENSES ELIGIBLES EN CAS DE SUSPENSION PARTIELLE LA BANQUE PEUT CONTINUER L’APPROVISIONNEMENT DES COMPTES SPECIAUX UNIQUEMENT POUR LES PARTIES DU PROJET NON AFFECTEES PAR LA SUSPENSION APRES LA LEVEE DE LA SUSPENSION, D’AUTRES DECAISSEMENTS PEUVENT ETRE EFFECTUES POUR RAMENER LE COMPTE SPECIAL A SON NIVEAU ORIGINE Module 2 Section 5 – Tr. No. 13

CONSIDERATIONS LEGALES (suite) APRES LA DATE DE CLOTURE DU PRET AUCUN APPROVISIONNEMENT DE COMPTE SPECIAL N’EST EFFECTUE L’EMPRUNTEUR EST TENU DE FOURNIR LES DOCUMENTS JUSTIFIANT LES MONTANTS AVANCES AU COMPTE SPECIAL OU REMBOURSER TOUT SOLDE AVANT QUE LA BANQUE NE PROCEDE A LA CLOTURE DU PRET UN RELEVE BANCAIRE FAISANT APPARAITRE UN SOLDE ZERO DOIT ETRE ENVOYE A LA BANQUE DANS LE CAS CONTRAIRE, LA BANQUE POURRAIT REFUSER DES DEMANDES POUR DE NOUVEAUX COMPTES SPECIAUX SUR D’AUTRES PRETS Module 2 Section 5 – Tr. No.14

CONSIDERATIONS LEGALES (suite) LA DEVISE DU COMPTE DANS UNE MONNAIE LIBREMENT CONVERTIBLE ET LARGEMENT UTILISEE DANS LE COMMERCE INTERNATIONAL DANS UNE MONNAIE LOCALE SI ELLE EST LIBREMENT CONVERTIBLE, SELON LES BESOINS DU PROJET ET SI LE MAINTIEN DE LA VALEUR N’EST PAS UN PROBLEME IDENTIFIEE DANS L’ACCORD DE PRET NE PEUT ETRE CHANGEE SANS MODIFICATION DE LA CONVENTION DE PRET LES FONDS DOIVENT ETRE GARDES DANS LA MONNAIE CONVENUE JUSQU'A CE QUE LES DEPENSES SOIENT ENCOURUES ET LE PAIEMENT EFFECTUE LE TAUX DE CHANGE UTILISE POUR LA CONVERSION DOIT ETRE LE TAUX EN VIGUEUR Module 2 Section 5 – Tr. No. 16

CONSIDERATIONS LEGALES (suite) MONTANTS AUTORISES MONTANT INITIAL DISPONIBLE DES QUE LE PRET EST ENTRE EN VIGUEUR ADEQUAT POUR LES DEPENSES INITIALES, AVANT QUE LA MISE EN OEUVRE DU PROJET NE COMMENCE L’AUGMENTATION DE L’AFFECTATION TOTALE EST BASEE SUR LE MONTANT DU PRET DECAISSE UNE RAPIDE AUGMENTATION DE L’AFFECTATION TOTALE EST POSSIBLE SI ELLE EST JUSTIFIEE AFFECTATION TOTALE NORMALEMENT, MOYENNE DES DEPENSES POUR QUATRE MOIS NE PEUT DEPASSER 10% DU MONTANT DU PRET Module 2 Section 5 – Tr. No. 17

OPERATIONS DU COMPTE SPECIAL OUVERTURE DU COMPTE IDENTIFIER UNE BANQUE POUR Y OUVRIR LE COMPTE UNE BANQUE COMMERCIALE OU CENTRALE PEUT CONVENIR LA BANQUE CHOISIE DOIT ETRE EN MESURE DE FAIRE FACE AUX EXIGENCES BANCAIRES UNE BANQUE COMMERCIALE DE PREFERENCE SOUS LA RESPONSABILITE DE L’EMPRUNTEUR, LA BANQUE MONDIAL DOIT ETRE D’ACCORD AVEC LA SELECTION Module 2 Section 5 – Tr. No. 19

OPERATIONS DU COMPTE SPECIAL CARACTERISTIQUES D’UNE BANQUE OU RESIDE DES COMPTES SPECIAUX AVOIR AUDIT ET CONTROLE COMPTABLE REGULIER AVOIR RESEAU BANQUES CORRESPONDANTES EFFECTUER TRANSACTIONS EN DEVISES ET EN MONNAIE LOCALE OUVRIR LETTRES DE CREDIT EXECUTER RAPIDEMENT UN GRAND NOMBRE DE TRANSACTIONS EMETTRE RAPIDEMENT DES RELEVES BANCAIRES MENSUELS ET DETAILLES DEMANDE DES FRAIS RAISONNABLES POUR SES SERVICES Module 2 Section 5 – Tr. No. 20

OPERATIONS DU COMPTE SPECIAL (suite) LETTRES De CONFORT EXIGEE DES BANQUES COMMERCIALES AVANT LE DEPOT DES FONDS ASSURE QUE LES MONTANTS DEPOSES DANS UN COMPTE SPECIAL NE PEUVENT ETRE ANNULES OU AUTREMENT CONFISQUES OU SAISIS POUR PAYER DES MONTANTS DUS A LA BANQUE COMMERCIALE PAR L’EMPRUNTEUR UNE SEULE LETTRE DU CHEF D’AGENCE D’UNE BANQUE COMMERCIALE COUVRE LES COMPTES SPECIAUX OUVERTS PAR TOUS LES PROJETS AUXPRES DE CETTE AGENCE DE CETTE BANQUE Module 2 Section 5 – Tr. No. 21

OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite) PRODUITS FINANCIERS LE CS APPARTIENT A L’EMPRUNTEUR ET IL N’EST PAS NECESSAIRE D’INFORMER LA BANQUE DES PRODUITS FINANCIERS DOIT ETRE UTILISE SELON LES REGLEMENTS INTERNES DE L’EMPRUNTEUR DOIT ETRE RAPIDEMENT RETIRE DU COMPTE FRAIS BANCAIRES DES FRAIS RAISONNABLES ENCOURUS POUR L’OPERATION DU COMPTE PEUVENT ETRE ELIGIBLES AU FINANCEMENT S’ILS SONT IDENTIFIES COMME FRAIS DE FONCTIONNEMENT ELIGIBLES Module 2 Section 5 – Tr. No. 22

OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite) DEMANDE DE DEPOT INITIAL (AVANCE) DEPOSER LE FORMULAIRE DE DEMANDE 1903 POUR LE MONTANT DE L’AFFECTATION AUTORISEE (MONTANT INITIAL) SIGNEE PAR LE SIGNATAIRE AUTORISE PAS DE PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR Module 2 Section 5 – Tr. No. 23

OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite) RETRAITS DU COMPTE POUR LES DEPENSES ENCOURUES OU A ENCOURIR DANS LES 30 JOURS LA CONVERSION DE LA MONNAIE DU COMPTE SPECIAL A LA MONNAIE DE LA DEPENSE DOIT SE FAIRE AU MOMENT DU PAIEMENT, PAS AVANT UNIQUEMENT POUR LA PART DE FINANCEMENT DE LA BANQUE L’EMPRUNTEUR PEUT PREFINANCER DES ELEMENTS A PARTIR DE LEURS PROPRES RESSOURCES ET SE REMBOURSER A PARTIR DU COMPTE SPECIAL Module 2 Section 5 – Tr. No. 24

EXPLOITATION DU COMPTE SPECIAL (suite) APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL DEPOSER A LA BANQUE LE FORMULAIRE 1903 ACCOMPAGNE DE PIECES JUSTIFICATIVES POUR LES PAIMENTS DEJA EFFECTUES IDENTIQUE A LA PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DOIT COMPRENDRE UNE COPIE DU RELEVE BANCAIRE DU COMPTE SPECIAL POUR LA PERIODE EN QUESTION DOIT INCLURE UN RAPPROCHEMENT DU RELEVE BANCAIRE ET DEPENSES PRESENTEES DANS LA DEMANDE Module 2 Section 5 – Tr. No. 25

EXPLOITATION DU COMPTE(suite) RAPPROCHEMENT DU RELEVE BANCAIRE DU COMPTE SPECIAL LES DIFFERENCES ENTRE LE RELEVE BANCAIRE ET LES ELEMENTS INCLUS DANS LA DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT DOIVENT ETRE EXPLIQUEES DIFFERENCES DUES AUX DATES PAIEMENTS EFFECTUES MAIS NE FAISANT PAS ENCORE L’OBJET DE LA DEMANDE INTERETS ACQUIS Module 2 Section 5 – Tr. No. 26

EXPLOITATION DU COMPTE SPECIAL (suite) APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL FREQUENCE A DES INTERVALLES D’UN MOIS, MAIS PAS PLUS DE TROIS MOIS CHAQUE FOIS QUE 20% DU SOLDE DU COMPTE A ETE UTILISE SELON L’ORDRE D’OCCURRENCE PAS DE MONTANT MINUMUM Module 2 Section 5 – Tr. No. 27

EXPLOITATION DU COMPTE SPECIAL (suite) EXEMPLE D’APPROVISIONNEMENT  

OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite) RECOUVREMENT DE L’AVANCE OBJECTIFS : OBTENIR PIECES JUSTIFICATIVES DE TOUTES LES DEPENSES INDIQUANT QUE LE MONTANT ENTIER DE L’AVANCE A ETE UTILISE A DE BONNES FINS COMMENCE GENERALEMENT QUAND LE SOLDE NON-DECAISSE DU PRET (MIS A PART LES ENGAGEMENTS SPECIAUX) EST EGAL AU DOUBLE DU MONTANT DE L’AVANCE SIX MOIS AVANT LA DATE FINALE DE DEPOT DES DEMANDES DE RETRAIT MODULE 2 Section 5 – Tr. n° 29

OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite) RECOUVREMENT DE L’AVANCE EFFECTUE GRADUELLEMENT, EN UTILISANT UNE PORTION DE CHAQUE DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT POUR REDUIRE L’AVANCE IMPAYEE NORMALEMENT 33% - 50 % DES PIECES JUSTIFICATIVES EST UTILISE LA BANQUE INFORME L’EMPRUNTEUR DES MONTANTS RECOUVRES DANS CHAQUE DEMANDE Module 2 Section 5 – Tr. n° 30

OPERATION DU COMPTE SPECIAL (suite) EXEMPLE DE RECOUVREMENT

OPERATION DU COMPTE (suite) CLOTURE DU COMPTE TOUTES LES PIECES JUSTIFICATIVES DES DEPENSES EFFECTUEES DOIVENT ETRE RECUES LE SOLDE DU COMPTE DOIT ETRE NUL LA BANQUE DOIT RECEVOIR UN RELEVE BANCAIRE MONTRANT UN SOLDE NUL LE COMPTE DOIT ETRE CLOTURE Module 2 Section 5 – Tr. n° 32

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES SOUS COMPTES UN SEUL COMPTE SPECIAL DIVISE EN SOUS COMPTES SANS TRANSFERT DE FONDS PEUVENT ETRE UTILISES QUAND PLUSIEURS BUREAUX DE PROJET SOLLICITENT L’ACCES AU COMPTE SPECIAL PEUVENT ALTERNATIVEMENT ETABLIR PLUSIEURS COMPTES SPECIAUX LES SOUS COMPTES PEUVENT S’AVERER DIFFICILE A GERER PEUVENT NECESSITER UN TYPE DE RETRAIT DIFFERENT POUR CHAQUE BUREAU DE PROJET LE RAPPROCHEMENT DEVIENT PLUS DIFFICILE MODULE 2 Section 5 – Tr. n° 34

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES (suite) LES COMPTES SPECIAUX DE LA SECONDE GENERATION UN TRANSFERT DE FONDS DU COMPTE SPECIAL VERS DES COMPTES DE SECONDE GENERATION, EFFECTUE PAR L’EMPRUNTEUR ET GERE PAR LES PMU UNIQUEMENT UTILISES DANS DES CIRCONSTANCES STRICTEMENT CONTROLEES NECESSITENT L’APPROBATION PREALABLE DU DIRECTEUR DU DEPARTEMENT DES PRETS DOIVENT ETRE IDENTIFIES LORS DE L’EVALUATION DU PROJET ET INCLUS DANS LES ACCORDS DE PRETS Module 2 Section 5 – Tr. n° 35

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES (suite) LES CRITERES DES COMPTES SPECIAUX DE SECONDE GENERATION UNE JUSTIFICATION DOIT ETRE ETABLIE POUR L’ETABLISSEMENT DE CES COMPTES. PAR EXAMPLE, PROBLEMES LOGISTIQUES INCLUANT LE TRANSFERT DE FONDS D’UN COMPTE SPECIAL VERS LES ZONES RURALES ELOIGNEES OU LES BUREAUX DU PROJET SONT LOCALISES L’EMPRUNTEUR EST INCAPABLE DE FOURNIR LES FONDS DE ROULEMENT AUX BUREAUX DE PROJET POUR PREFINANCER LA PART DE DEPENSES DE LA BANQUE L’EMPRUNTEUR DOIT ETRE CAPABLE DE PROCEDER A DES CONTROLES COMPTABLES ET POSSEDER LA CAPACITE ADMINISTRATIVE DE GERENCE DE COMPTES SI LA CONVERSION DES FONDS EN MONNAIE LOCALE EST ANTICIPEE, LE MAINTIEN DE LA VALEUR DU COMPTE SPECIAL NE DOIT PAS CONSTITUER UN FACTEUR CRITIQUE Module 2 Section 5 Tr. n° 36

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES (suite) LES AVANCES DE QUATRE VINGT DIX JOURS DES RETRAITS DU COMPTE SPECIAL SONT PERMIS POUR LES DEPENSES A ENCOURIR DANS LES QUATRE VINGT DIX JOURS POUR LES PETITES ET NOMBREUSES DEPENSES EN MONNAIE LOCALE QUAND LA MOYENNE DE TRENTE JOURS ACCORDEE PAR LES COMPTES SPECIAUX EST INSUFFISANTE. PAR EXAMPLE PROJET AVEC DE NOMBREUX SITES EPARPILLES DANS LE PAYS Module 2 Section 5 – Tr. n° 37

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES (suite) AVANCES DE QUATRE VINGT DIX JOURS, PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DES PROJETS D’INVESTISSEMENT DANS LE SECTEUR SOCIAL, COUVRANT UNE LARGE ZONE GEOGRAPHIQUE LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS EST DECENTRALISEE VERS PLUSIEURS NIVEAUX, REGIONAL, RURAL ET A D’AUTRES NIVEAUX ADMINISTRATIFS MODULE 2 Section 5 – Tr. n° 38

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES(suite) UN BUREAN DE PROJET CENTRAL FORT PROCEDURES DE BUDGETISATION, DE COMPTABILITE, DE MOUVEMENTS DE FONDS ACCEPTABLES LIAISON ENTRE LES REALISATIONS PHYSIQUES ET L’UTILISATION DES FONDS CONTROLES INTERNES REGULIERS SUIVIS D’UN AUDIT PHYSIQUE ANNUEL ET INDEPENDENT LE DEPARTEMENT DES PRETS DOIT DONNER SON APPROBATION AVANT L’ETABLISSEMENT DE CETTE PROCEDURE DE QUATRE VINGT DIX JOURS Module 2 Section 5 – Tr. n° 39

PROBLEMES COURANTS MELANGE DES FONDS PREFINANCEMENT DE LA PART DE DEPENSES DE L’EMPRUNTEUR LES PETITS COMPTES NON AUTORISES CONVERSION PREMATUREE DE LA MONNAIE PAIEMENT DE CONTRAT INELIGIBLE GEL POUR COUVRIR DES LETTRES DE CREDIT COMPTE INACTIF Module 2 Section 5 – Tr. n° 40

REFERENCES CHAPITRE 6 ANNEXES 6, 9, 10 MANUEL DE DECAISSEMENTS Module 2 Section 5 – Tr. n° 41