Réussir son séminaire avec Réunir 14 et 15 septembre 2011, Carrousel du Louvre 75001

Réussir son séminaire Quest ce quun séminaire réussi ? Cest la satisfaction des participants mais attention, les attentes sont différentes que lon soit public, initiateur de lévénement, intervenant ou encore lorganisatrice

Réussir son séminaire Réunir une légitimité depuis ¼ de siècle

Réunir : Depuis 25 ans la référence du séminaire et de lévénement dentreprise Le Guide, 1000 établissements, avec ou sans hébergement, spécialistes du séminaire et de lévénement dentreprise Le site lalter ego du Guide imprimé avec de nouvelles fonctionnalitéswww.reunir.com Les salons : Les Rencontres professionnelles Réunir et le Carrefour des Assistantes au Carrousel du Louvre les 14 et 15 septembre 2011 La cellule dassistance gratuite pour celles et ceux qui manquent de temps « Réunir cherche pour vous »

Réussir son séminaire Les 3 étapes fondamentales

Réussir son séminaire En amont, avec lélaboration du cahier des charges Pendant, en étant le chef dorchestre de la manifestation En aval, avec la mesure de la satisfaction des participants et le retour sur investissement

Réussir son séminaire Tout se prépare en amont

Définir le cahier des charges ou « la pêche aux informations » 1/2 Le type de la manifestation (journée détude ou séminaire résidentiel, etc.) Lobjectif visé Le public visé Le nombre de participants Lhébergement éventuel, limpact de la crise Le lieu géographique ou la région

Définir le cahier des charges ou « la pêche aux informations » 2/2 Les dates de la manifestation Le budget et le standing Les salles et leur disposition Les équipements spécifiques Les activités annexes (la philosophie de lentreprise) La communication en interne

Réussir son séminaire Limiter les risques

Limiter les risques 1/3 Anticiper, dans la mesure du possible, sauf à vouloir bénéficier de prix de dernière minute Proscrire les périodes de vacances et de manifestations importantes Proposer des alternatives pour éviter la routine Comparer les offres

Limiter les risques 2/3 Rencontrer et exiger un interlocuteur unique Visiter le lieu sélectionné, vérifier quil est parfaitement adapté à votre événement et à ce qui vous été vendu (salle à la lumière du jour par exemple) Vérification du professionnalisme et de la disponibilité de léquipe daccompagnement Vérification des salles Vérification des équipements annexes : lumière, sonorisation, matériel, climatisation

Limiter les risques 3/3 Préparer les pauses et les repas (test) Adresser les invitations avec une indication claire sur lobjet de ce séminaire, les dates, les lieux, les modes daccès, les coordonnées Identifier et contacter les prestataires : transport, hôtesse, décoration florale, traiteurs, etc. « La confiance névite pas le contrôle »

Réussir son séminaire Mesurer ma satisfaction

Après la manifestation Objectif : Evaluer lensemble des prestations que vous avez achetées Prestations de létablissement et disponibilité des personnes dédiées Le traiteur et la restauration Les activités que vous avez organisées Les services associés, transferts, hôtesses Une question à se poser : Est-ce que je recommanderais cet établissement et les prestataires à un(e) ami(e) ?

Réussir son séminaire Mesurer la satisfaction des participants

Après la manifestation Objectif: Evaluer du point de vue des participants la manifestation pour en relever les points forts et, bien entendu, les points à améliorer La durée, les prestations Le rythme et lenchaînement des activités Les attentes des participants Faites remplir à lensemble des participants (incluant les intervenants) un questionnaire de satisfaction

Un séminaire réussi Mesurer la satisfaction de lorganisateur et le ROI

La satisfaction de lorganisateur Son objectif a-t-il été atteint ? Le budget alloué était-il justifié? Le rythme et lenchaînement des activités Reprenez le cahier des charges et mettez en face les commentaires des participants

Ce quil faut retenir Dois-je faire appel à une agence ou suis-je capable dorganiser cet événement moi-même? Ne pas minimiser limportance de lévénement Mesurer les conséquences de la réussite ou de léchec sur le donneur dordre Et surtout anticiper!

Adresses et numéros utiles Besoin daide : « Réunir cherche pour vous » Par téléphone (Jean- Philippe) Par mail : rubrique « Réunir cherche pour vous » Un problème budgétaire: rubrique les promotions. Nos prochains rendez-vous : Les 14 et 15 septembre 2011 au Carrousel du Louvre Les 14 et 15 septembre 2011 au Carrousel du Louvre