Procédures de Déboursement Rapports financier & audit Séminaire De Démarrage IFAD Loan RW-613 Projet pour la Promotion des Petites et Micro-Entreprises Rurales – Phase II Montant autorisé Procédures de Déboursement Rapports financier & audit Modalités Pratiques Passation des Marchés Historique de l’ UNOPS L’Accord de prêt Dates Importantes Compte Spécial Caisse d’avance Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22

Historique De l’UNOPS Jusqu’en 1995 l’UNOPS était une unité du PNUD: le bureau d’appui aux projets . Au 1er Janvier 1995, l’UNOPS est devenu une entité indépendante, financée par les services rendus au sein des nations Unies. L’UNOPS est l’institution coopérante pour 65% des projets du FIDA. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 2 Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22

Rôle De l’UNOPS dans Le Cadre du FIDA Supervision de Projets Administration de prêts Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 3

Le Cycle du projet Fida Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 4

Le Prêt Est destiné à la réalisation du projet. Est approuvé pour réaliser les activités et composantes spécifiés dans l’accord de prêt. Ne peut être utilisé pour d’autres buts. que ceux spécifiés. Argent public devant être utilisé selon les règles de la comptabilité publique. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 5

L’accord de prêt Article 1: champ d’application Article 2: le prêt Article 3: le projet Article 4: rapports d’exécution et informations Article 5: rapports financiers et informations Article 6: moyens de recours du fonds Article 7: entrée en vigueur Article 8: divers Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 6

L’accord de Prêt Annexe 1: Description du projet Annexe 2: Affectation et retrait des fonds du prêt Annexe 3 : Exécution du projet Annexe 3A : Engagements complémentaires de l’Emprunteur Annexe 4 : Passation des marchés Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 7 Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22

Administration du Prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 8

Lettre à l’emprunteur (table des matières) Attestations pouvoirs signataires pour demandes de retrait Procédures de décaissement Compte Spécial Relevé Certifié de Dépenses Retraits des Fonds du Prêt (affectations, conditions, demandes) Date de Clôture du Prêt Passation de marchés concernant les biens et services Révision des documents par l ’UNOPS Appel à des services de consultants Revues du Projet, évaluations périodiques, établissement des rapports Rapports des Etats de dépenses et de vérification des comptes Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 9

ACCORD DE PRET entre la République du Rwanda - l’Emprunteur et le Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA) Daté du 3 novembre 2003 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 10

L’accord De Prêt Article 1: Provisions Générales Conditions Générales; Définitions; Institution Coopérante Article II: le prêt Article III: le projet Exécution du Projet Phases du projet et dates de clôture Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 11

L’accord De Prêt Article IV: Rapports d’exécution et information Article V: Rapports financiers et information Article VI: Moyens de recours du Fonds Article VII: Entrée en vigueur Article VIII: Divers; Représentants; Adresses Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 12 Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22

Le Fonds accorde à l’Emprunteur un prêt de Article II - Le Prêt Le Fonds accorde à l’Emprunteur un prêt de Montant = 000 000$EU (10 650 000 DTS) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 13

FINANCEMENT DU PROJET GOUVERNEMENT $EU 2 275 000 FIDA 15 050 000 TOTAL 17 325 000 La participation des BENEFICIAIRES, bien que très importante, n’a pas été incorporée dans les calculs du document du projet mais sera régulièrement rapportée dans la comptabilité du projet à des fins d’évaluation. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 14

Article III - Exécution du Prêt Conditions: Section 3.03 Un compte spécial Dans une banque acceptable par le FIDA Section 3.04 Retrait du compte de prêts - seulement pour les dépenses éligibles relatives aux biens, travaux et services pour le projet. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 15

Dates importantes Prêt FIDA No. 613-RW Signature de l’Accord de Prêt: 03/11/2003 Date effective: //2003 Date d’achèvement: //2010 Date de clôture: //2011 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 16

Article 2 - Section 2.03 de l’accord de prêt Compte Spécial Article 2 - Section 2.03 de l’accord de prêt Compte ouvert et géré auprès d’une banque du Rwanda acceptable par le FIDA. Compte est dans la devise spécifiée dans l’Accord de Prêt, en général Dollars E.U. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 17

Le Compte Spécial Objet: Financer les dépenses éligibles pour les catégories définies dans l’Annexe II de l’accord de prêt. Procédure: Banque Nationale du Rwanda Personnes Autorisées à gérer le compte spécial. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 18

DEPOT INITIAL Avance de déboursement demandée par l’Emprunteur Les pièces justificatives ne sont pas requises Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 19

Peut être utilisé dans une demande jusqu’à MONTANT AUTORISE Peut être utilisé dans une demande jusqu’à un niveau total de USD 1 000 000. Un premier versement de USD 600 000 sera effectué dès que le projet est déclaré effectif. Les dépôts successifs jusqu’à hauteur du reliquat de USD 400 000 seront effectués sur requête dûment motivée de l’Emprunteur et approuvée par l’UNOPS et le FIDA, dès lors qu’un certain montant de dépenses aura été effectué. Une fois que le montant des décaissements aura atteint DTS 1 000 000, un deuxième versement de USD 400 000 pourra être effectué. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 20

Montant autorisé (suite) Les conditions: une copie de l’accord entre l’Emprunteur et la banque hébergeant le compte spécial. Confirmant la mise en place du compte spécial et le numéro du compte. Procédures agréées pour l’opération du compte. Une liste des personnes (noms et fonctions) autorisées pour la signature du compte spécial. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 21 Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22

Procédures de Recouvrement Justification de l’avance/montant autorisé faite au compte spécial débutera quand: le solde disponible dans le compte du prêt moins les engagements non honorés = 2x le total du montant autorisé. Tout fonds restants dans le compte spécial à la date de clôture du prêt, sont reversés au FIDA, sur conseil de l’UNOPS dans la devise utilisée par le FIDA pour les retraits du compte de prêt. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 22

PROCEDURES DE DEBOURSEMENT Retraits des fonds du prêt Annexe 2 de la Lettre à l’Emprunteur Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 23

Procédures de Décaissement Retraits des Fonds du Prêt Remboursement et Réapprovisionnement du Compte Spécial (Annexe 2.1) Paiement direct (Annexe 2.5.C) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 24

Janvier 2004. UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II

Remboursement Annexe 2A Une dépense préfinancée par le Gouvernement ou d’autres sources. Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les 30 jours de la date de paiement, et en tout cas, pas plus tard que dans les 3 mois. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 26

Réapprovisionnement Annexe 2D Dépenses financées par le compte spécial Les DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial doivent être en Dollars des E.U. Elles doivent être préparées lorsque les dépenses sont au moins égales à 20% du montant autorisé, soit : 200 000 $EU Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 27

Réapprovisionnement Taux de change Pour retrouver le montant exact en Dollars retiré du compte spécial: le taux du jour doit être utilisé (taux historique) au moment du transfert en Dollar au compte d’opération du projet (en monnaie locale). ET NON PAS le taux du jour de la préparation de la DRF. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 28

Réapprovisionnement Solde du Compte Spécial + DRF déjà soumis mais pas encore payé + Le montant estimé en $EU, équivalant aux dépenses qui n’ont pas encore été réclamées pour remboursment. = Ce solde doit toujours être égal au montant autorisé, soit 1 000 000 $EU Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 29

Réapprovisionnement La DRF doit être supportée par l’extrait bancaire du Compte Spécial issu à la fin du mois considéré, notamment: solde en début du mois considéré le montant de chaque transaction effectuée pendant la période considérée, et la monnaie. la date de paiement le taux de change utilisé le(s) dépôt(s) au compte spécial effectué(s) par le FIDA pendant la période considérée la fin de la période considérée. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 30

Paiement Direct Pièce 2B FIDA à une tierce personne Le projet (UCP) instruit le FIDA d’effectuer un paiement direct au fournisseur de biens/services, entrepreneur, consultant ou toute autre tierce personne. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 31

Paiement Direct Pièce 2B Exige un minimum équivalent à 20 000 $EU pour chaque paiement direct. Pour le paiement inférieur à 20 000 $EU, le projet doit utiliser le fonds du Compte Spécial en considérant que chaque DRF pour l’approvisionnement du Compte Spécial doit être à au moins égale à 200 000 $EU (20% du montant autorisé). Les pièces justificatives doivent montrer l’évidence du montant réclamé. les avances de paiement, les paiement en cours sur un contrat ou l’ordre d’achat. Les instructions de paiement doivent être claires. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 32

RAPPORT et AUDIT FINANCIER Article 1 Section 1.02 (vii) Année Fiscale Du 1er Janvier au 31 Décembre Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 33

Rapports et Etats Financiers doivent être présentés à l’UNOPS et au FIDA pas plus tard que 3 mois après la fin de l’année fiscale, soit le 31 Mars de chaque année. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 34

Rapport d’Audit Section 5.02 de l’Accord de prêt Section 9.03 des Conditions Générales du FIDA La copie certifié du rapport d’audit doit être présentée moins de 6 moins après la fin de l’année fiscale, soit avant le 30 Juin de l’année suivante. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 35

L’auditeur général qui audite les comptes du projet, Examine: Si les systèmes et pratiques comptables (Procédures Administrative et Comptables) de l’Emprunteur sont appropriés. La capacité de l’Emprunteur à tenir une comptabilité saine et transparente. Les documents justificatifs des dépenses (factures, contrats, ordre de paiement etc.). Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 36

Audit Doit donner: Une opinion indépendante sur la validité des déclarations des dépenses Une analyse personnel sur l’utilisation des fonds du Compte Spécial. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 37

Rapport de fin de projet Après la fin du projet: Le rapport doit examiner: Le processus de réalisation du projet Les résultats finaux Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 38

Procédures techniques Annexe 2A Formulaire 100 Résumé des demandes de retrait des fonds - Formulaire SS1 Déclaration des dépenses - Formulaires SOE or SS2 Annexe 3C Registre des Contrats - RdC Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 39

Formulaire 100 A utiliser pour toutes DRF Numéro séquentiel Ce qu’il faut signaler: Numéro séquentiel Remplir toute les sections Les sections 5 & 6 ne sont pas requises pour la déclaration des dépenses La section 7 doit toujours être rempli Les instructions de paiement doivent refléter les noms et adresses complets de la Banque et le numéro du Compte du Bénéficiaire. (Section 8 à 11) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 40

Formulaire 100 DEMANDE DE DÉCAISSEMENT 1. No DU PROJET DE UNOPS: 2. No DU PRÊT : 3. No DE LA DEMANDE : Destinataire : M. le Chargé de Projet 4. Veuillez payer (Signature/s du/des représentant/s agréé/s (Date) Nom(s) et titre(s) du(des) représentant(s)agréé(s) en caractères d'imprimerie Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 41

ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE Etat de la caisse d ’Avance 1.Montant avancé par le FIDA 2.Moins montant total recouvré par le FIDA 3.= en cours actuel de l’avance au compte spécial Solde des comptes + montant des dépenses admissibles justifiées dans la demande jointe + montant déjà demandés mais pas encore crédités à la date du relevé bancaire : EGALE MONTANT TOTAL DE L’AVANCE JUSTIFIEE. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 42

Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1 Pour les dépenses non éligibles sous le SOE. Note: Les justificatifs doivent être impérativement attachés. Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 43

Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 44

SS2 = SOE Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 45

Déclaration des dépenses - SS2 = SOE Pour les contrats ou dépenses sur lesquels les pièces justificatives ne sont pas requises Utiliser un formulaire par catégorie Liste de dépense individuelle Période considérée. Paiement sous la colonne 6 doit correspondre à la période considérée Les pièces justificatives ne sont pas requises Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 46

Déclaration des dépenses Le formulaire SS2 doit être dûment rempli, certifié et certifié par: le Chargé de finance du projet le Gestionnaire du projet l’Autorité désignée représentant l’Emprunteur. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 47

Registre des contrats - RdC Liste des contrats conclus au cours du mois considéré Procédure de rapport mensuel Une copie doit être adressé à l’UNOPS. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 48

Registre des contrats - RdC Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 49

Acquisition des biens et des services Annexe 4 - L’Accord de Prêt Attachement 3A - Lettre à l’Emprunteur Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 50

PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Identification Budgetisation Specification Appel d’offre Depouillement Negociation Contractualisation Realisation Paiement Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 51

Acquisition des biens et des services Annexe 4 de l’Accord de Prêt Appel d’offre local Marchés des travaux de Génie Civil Marchés offert suite à un appel d’offres annoncés localement. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 52

Acquisition des biens et des services Annexe 4 Achat local Contrats pour l’acquisition des véhicules et équipements Les documents relatifs aux offres doivent être soumis à l’UNOPS. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 53

Acquisition des biens et des services Annexe 4 1) Notification de l’Appel d’offres aux fournisseurs potentiels. Capacité d’exécution Expérience et performance capacité en terme de qualification du personnel, équipement et atelier Solvabilité financière. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 54

Acquisition des biens et des services Annexe 4 2) Appel d’offres à travers les média locaux pour Achat local. Evaluation et comparaison d’offres , Recommandations pour l’octroi des contrats, 2 copies certifiées du contrat doivent être envoyé rapidement à l’UNOPS après sa signature et avant la soumission de la 1ère DRF. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 55

Projet d’appel d’offres à soumettre aux médias Les procédures d’acquisition du FIDA (Annexe 4) exigent les documents suivants: Projet d’appel d’offres à soumettre aux médias Explication des procédures d’annonce des biens à acquérir Formulaire de présentation des offres Modèle de contrat Rapport d’évaluation des offres comprenant l’évaluation technique et financière des offres et la composition de ce comité. Lettre d’octroi du contrat. Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI - Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d'Exportation 22 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 56

Demande de Retrait des fonds DRF A l’UNOPS : copie à UNOPS Nairobi et original à UNOPS Rome. Au FIDA : copie sans pièces justificatives Date de clôture du prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 57

Responsabilité du gestionnaire du projet Tenir une gestion séparée de toutes les ressources identifiées et financées en dehors du prêt Enregistrement des décaissements - Système de suivi Examiner et approuver tous les documents justificatifs Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 58

Demande de Retrait des fonds Le formulaire de paiement du FIDA comprend: Numéro de la DRF Valeur à la date de paiement Equivalent en Dollars Américain Equivalent en DTS Catégories affectées 6 semaines de délai maximum. Adresse complète pour la liste du FIDA. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 59

Demande de Retrait des fonds Les demandes de renseignement sur le statuts et le montant du paiement doivent être adressés au FIDA, “Section des prêts”, avec copie à l’UNOPS. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 60

Cheminement de décaissement Projet : Prépare la DRF UNOPS Nairobi: Revoit la DRF UNOPS Rome: Approuve DRF et envoie l’instruction de paiement au FIDA. FIDA: Procède au Paiement Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 61

Engagement Spécial Attachement 2C Formulaires: 201, 202, 203 Utilisés pour les biens importés en faveur du projet sous la facilité de la lettre de crédit. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 62

Engagement Spécial L’Emprunteur ouvre une Lettre de Crédit dans une banque commerciale. La Lettre de Crédit est supportée par l’ordre d’achat ou le contrat signé. Une fois la lettre ouverte, l’Emprunteur demande à l’UNOPS, agissant au nom du FIDA, de communiquer à la Banque Commerciale située dans le pays du fournisseur (dénomé Banque négociatrice) son engagement spécial par lequel il s’engage à rembourser à la Banque négociatrice les paiements effectués ou devant être effectués. Après approbation, l’UNOPS , au nom du FIDA, communique à la Banque négociatrice la Lettre Spéciale d’engagement (Formulaire 202) ainsi que la Lettre de Crédit proposé. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 63

Engagement Spécial Une fois que la Banque négociatrice reçoit la lettre d’engagement de l’UNOPS, la Lettre de Crédit devient opérationnelle. Quand les conditions de la LC sont remplies, la Banque négociatrice envoie une demande de remboursement (Formulaire 203) à l’UNOPS. Si la demande de la Banque Négociatrice est établie suivant les normes exigés, l’UNOPS envoie l’ordre de paiement au FIDA. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 64

ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 613-RW du FIDA INSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 65

ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 613-RW du FIDA INSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS (Suite) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 66