Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Externalisation (sous-traitance) des opérations de recensement Division de statistique des Nations Unies

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Vue densemble de la présentation Raisons pour externaliser Déterminer si et quoi externaliser La procédure dappel doffres Types dexternalisation Points à considérer en cas dexternalisation Conclusions

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Pourquoi externaliser? Manque de ressources, dexpertise technologique ou déquipement dans lONS Pour améliorer la rapidité de production et la précision des données Afin que lONS puisse se concentrer sur ses tâches principales Parce que le travail à sous-traiter est complexe LONS en profite pour accéder à une expertise externe et acquérir de la compétence

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Déterminer si et quoi externaliser La décision dexternaliser ou non devrait être basée sur: -Définir les besoins tehniques de lONS en termes de résultat attendu -Spécifier les exigences pour les livrables en termes de délai, dassurance qualité, de précision, de confidentialité, etc -Un état des lieux du marché vis-à-vis des besoins de lONS pour déterminer sil est envisageable dexternaliser

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Définir les besoins techniques LONS doit définir clairement les produits ou résultats désirés pour lesquels lexternalisation peut être nécessaire Le document doit comprendre Les objectifs du projet Les produits ou résultats à réaliser Le calendrier

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Spécifications des livrables Le contractant et lONS doivent avoir une compréhension partagée des spécifications du marché, y compris les objectifs, les résultats attendus et les priorités Des spécifications claires, incluant les standards à satisfaire, sont des éléments clés pour sassurer que vous obtenez ce que vous voulez et que chacun comprend ce qui est attendu Les spécifications doivent décrire en détail les tâches qui sont de la responsabilité de lONS et celles qui sont de celle du contractant Les spécifications doivent inclure des jalons détaillés avec les livrables correspondant Les spécifications pour les livrables doivent aussi préciser les exigences en termes de délai, de confidentialité et sécurité, dassurance qualité

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Etat des lieux du marché Il est important que lONS ait une compréhension claire du marché avant de se lancer dans lexternalisation Important pour: Evaluer les possibilités technologiques pour le travail à réaliser Evaluer les offreurs potentiels pour le projet Estimer les coûts dexternalisation Evaluer si lONS a les moyens dexternaliser Aider à préparer lappel doffre

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 La procédure dappel doffres La procédure prend du temps Le choix du contractant doit être basé sur un processus transparent de compétition La procédure peut différer dun pays à lautre, mais généralement il y a besoin: De règles pour lappel doffres (procédure, délais, seuils…) De documents pour décrire la prestation LONS peut collaborer utilement avec dautres administrations pour bénéficier de leur expérience

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Le choix du contractant Il est conseillé de choisir une entreprise ayant des références solides, de préférence pour le même type de prestation et dans la région Le contrat doit être attribué à ceux qui satisfont les spécifications requises et ne doit pas être basé uniquement sur des considérations de coûts mais aussi sur la qualité de la prestation, y compris la précision, les délais et la confidentialité Il est important de classer les critères sur lesquels les offres seront évaluées Une grille peut être établie afin de montrer les performances de chacun des candidats pour chaque critère Comme part du processus de choix, les candidats peuvent avoir à réaliser un test compétitif, par exemple demander aux candidats de saisir un lot de questionnaires afin dévaluer leur performance

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Exemple de calendrier dappel doffres - France

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Types dexternalisation Il y a différents types de contrats et de sous-traitance avec des avantages et des inconvénients Contrats types: Externalisation complète (le sous-traitant réalise lensemble des travaux) Externalisation mixte (différents aspets du projet sont confiés à des entreprises différentes) Sous-traitance (le contractant sous-traite à une ou plusieurs entreprises des parties de la prestation à réaliser) Le contrat mixte présente lavantage de pouvoir choisir la meilleure entreprise pour chaque partie de la prestation, il présente quelques inconvénients en termes de management et de répartition des responsabilités en cas de problème Plusieurs variantes existent, de lexternalisation totale à des combinaisons de réalisation en interne de certaines parties du projet et externalisation dautres.

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Administration du contrat Il est important de disposer dun document légal (contrat) décrivant les obligations et les responsabilités de lONS et du contractant Le contrat doit: -Préciser la ligne hiérarchique de responsabilité au sein de lONS (responsabilité administrative, technique…) -Prévoir des pénalités pour rupture du contrat de part ou dautre, et des pénalités en cas de retard -Toutefois, il est nécessaire de donner à lONS la possibilité de rompre le contrat ou de le différer (par exemple si le recensement est ajourné) et de prévoir les conditions dindemnisation du contractant correspondantes -Donner la possibilité dinclure des modifications techniques (par exemple pour tenir compte des enseignements du recensement pilote)

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Points à considérer en cas dexternalisation Planification de lopération Tests Différence dobjectifs Responsabilité inaliénable de lONS sur lensemble de lopération de recensements, y compris les parties externalisées Confidentialité et sécurité Établir des standards dassurance qualité pour la prestation Gestion du risque

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Planification adéquate La planification de la prestation doit être incluse dans la planification globale du recensement La planification de la saisie des données et de limpression des questionnaires doivent tenir compte lune de lautre Il peut être judicieux de choisir un contractant pour la saisie qui réalise aussi limpression des questionnaires La planification de la formation des agents recenseurs doit prendre en compte la technique de saie choisie afin dssurer un remplissage correct des questionnaires

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Tester le système Le processus externalisé doit être testé et les défectuosités corrigées Il est primordial de tester tous les aspects du processus Prévoir une période de montée en charge du processus afin de régler finement le système jusquà ce que le résultat désiré soit atteint Les questionnaires doivent être finalisés suffisamment à lavance afin de tester le processus de saisie Le recensement pilote est une opportunité de tester linfrastructure dexploitation des données Les tests doivent être inclus dans les spécifications du contrat Apprendre de lexpérience des autres

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Objectifs différents Il y a structurellement une différence dobjectifs entre lONS et son contractant Le contractant est intéressé à maximiser son profit LONS est intéressé à minimiser le coût et les délais et maximiser la qualité

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Confidentialité et sécurité Confidentialité: non accès/divulgation dinformations confidentielles Sécurité: assurer la protection des données contre la perte, laccès non autorisé et lutilisation abusive Que les opérations de recensement soient externalisées ou non, la confidentialité et la sécurité restent un problème de première importance de la responsabilité de lONS LONS doit sassurer que les sous-traitants ont mis en oeuvre des règles strictes afin de prévenir tout accès non autorisé à linformation Le personnel du/des contractants doit être soumis aux mêmes règles de confidentialité que le personnel de lONS et doit signer un engagement de confidentialité Le contrat doit inclure des pénalités en cas de rupture de confidentialité, ou de perte de données

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Assurance qualité LONS est responsable du management de la qualité des résultats du recensement LONS doit sassurer que le contractant saisit les données avec précision, dans les temps requis et de manière efficace au regard du coût Etablir des critères dassurance qualité, par exemple taux de reconnaissance, taux de faux-positifs… Le suivi de la qualité est souvent difficile si lONS et le contractant nont pas les mêmes critères ni les mêmes procédures de mesure LONS na parfois pas assez dexpérience et dexpertise pour établir les critères de mesure de la qualité, particulièrement sagissant de technologies nouvelles

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Suivi de la prestation La capacité de lONS à manager et à contrôler la prestation externalisée est critique pour le succès de lopération Le suivi régulier est indispensable pour assurer une vérification de lavancement au regard des jalons du projet Le suivi est particulièrement critique quand la prestation est réalisée hors des locaux de lONS Un système de suivi doit être inclus dans le contrat Le suivi doit comprendre aussi des réunions régulières Il est indispensable détablir une relation claire et ouverte avec le contractant pour un suivi transparent

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Gestion des risques Lexternalisation ne transfert pas les risques de lONS vers le contractant Lexternalisation peut apporter de nouveaux risques lONS est responsible de tous les problèmes et assume tous les risques LONS doit développer une stratégie de gestion des risques pour la prestation externalisée

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Conclusions La décision dexternaliser dépend de lévaluation de la situation Besoin de spécifications claires du contrat Importance de tester le système Rôle de lONS dans le management et le suivi de la prestation Beaucoup à apprendre de lexpérience des autres

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Merci