MSS : La Plate-forme de dématérialisation de masse - Présentation technique et fonctionnelle Présentation générale L'ingénierie Documentaire

Les différents types de dématérialisation Numérisation Utilisation des images comme support de l’information. Numérisation + lecture de documents structurés Utilisation des données saisies manuellement ou extraites (lecture codes à barres, formulaires pré-casés, …) des documents numérisés pour intégration dans le SI Client, et des images au besoin. Numérisation + lecture de documents non structurés Utilisation des données saisies manuellement ou extraites (lecture codes à barres, formulaires pré-casés, écriture cursive manuscrite …) des documents numérisés (contexte, position et contenu du document non pré-définis) pour intégration dans le SI Client, et des images au besoin. … Directement accessibles via le Système d’Information client.

Une démarche qualité L’offre de « Dématérialisation» de Digitech s’adresse aux organisations ayant des besoins de capture / dématérialisation de documents à des fins d’exploitation : Des images issues de la numérisation Du contenu des images extrait de la lecture automatique des documents par le système d’information existant ou par une GED.

Une démarche qualité Digitech propose une approche globale visant à offrir à chaque client l’ingénierie complète de la solution de dématérialisation correspondant à ses attentes: Étude et dimensionnements technique, fonctionnel, organisationnel, économique, Méthodologie de mise en œuvre des processus de dématérialisation, Fourniture et déploiement de la solution technique s’appuyant sur des « briques » logicielles développées en interne et/ou issues du marché et intégrées dans la plate-forme MSS, Assistance au démarrage et /ou pilotage de la production, Formation et support après-vente ( maintenance, évolutions…).

MSS : une approche modulaire

MSS – La dématérialisation des flux Approche modulaire du processus de dématérialisation. Fonctionnement centralisé / décentralisé des différents modules. Répartition de la charge entre les diverses unités de Production. Traitement « des flux de documents entrants » de quelques dizaines à plusieurs milliers par jour en lots séparés ou non. Corrections automatiques d’images (rotation, détourage, redressement, …).

MSS - La Dématérialisation des flux Intégration des meilleures technologies du marché (LAD/RAD/OCR/ICR)(*) : Traitement de tout type de document (structuré, semi-structuré ou non structuré), Lecture automatique de caractères (dactylographiés ou manuscrits), Typage automatique des documents. Traçabilité des données et des actions (de la préparation jusqu’à l’archivage). Suivi statistique : rapports d’analyse de productivité du système par poste de travail, par opérateur, par client, ... Intégration dans le SI du client / exportation (XML/PDF) sur supports optiques.

MSS – Un Progiciel Modulaire Ecran d’accueil

Module Numérisation Scannérisation Scission manuelle ou automatique des documents numérisés par dossiers (détection d’intercalaires, de code à barre, dyp(trip)tique, nombre de pages, … Navigation dans les lots avec visualisation des images. Gestion d’endosseur (*) Ajout d’annotations – Notion d’estampillage / compostage. compostage verso recto (*) Selon les caractéristiques du matériel

Formats de Numérisation / restitution Gestion de tous types de scanners (ISIS ou TWAIN) : moyenne et grande production ou spécifique (lecture de chèques) Numérisation : N&B / niveaux de gris / couleur (*) Fonction de scan à façon pour renumérisation d’images à lisibilité médiocre (encres passées, photocopies de documents d’identité, …) Binarisation des images pour restitution finale en N&B Restitution aux formats TIFF GIV, JPEG, JPEG 2000, PDF Images couleur au format PDF avec un poids comparable à l’équivalent TIFF GIV (N&B)

Traitements d’images, OCR, ICR, LAD, RAD Module de Paramétrage Traitement des images Reconnaissance du type de document Extraction des informations Mise en concurrence de divers moteurs d’OCR / LAD / RAD et voting Traçabilité des traitements automatiques des documents (images, OCR, typage, …)

Indexation, vidéo codage Personnalisation des grilles de saisie liée au flux ou au type de document Saisie / correction manuelle des données (Index, type de document, …) Fonctionnalités de traitement d'images (découpage, déplacement, …), Validation d’une valeur par rapport à un index ou une liste d’autorité. Fonctionnalités de contrôle de cohérence (champ obligatoire, format de saisie, …), Gestion de liste de valeurs

Module de Contrôle Qualité Contrôle qualité dans le respect des normes Z42–013, X 06 022 : Lisibilité Mono / Multi index Un contrôle industriel avec une gestion de NQA (Niveau de Qualité acceptable). Ajout d’annotation

Affectation des profils Administration Sélection des formats d’export : Export des images au format TIFF G4, JPEG, PDF et/ou natif, Export des Données au format XML, CSV ou intégration dans le SI du Client. Gestion complète et paramétrable des utilisateurs par site : Gestion des utilisateurs, Affectation des profils aux utilisateurs, Définition des droits associés aux profils. Définition des droits Associés aux profils Affectation des profils aux utilisateurs

Outil de Gestion de Production : Statistiques Outil de Gestion de Production : Rapports d’activité présentés sous forme de tableaux, graphiques ou exportables au format XML ou PDF. Outil de Supervision complet : Rapports d’analyse de productivité du système par poste de travail, par opérateur, par client, …

Annexe : Contrôle Qualité Sommaire Annexe : Contrôle Qualité

Contrôle Qualité – Norme - 1/2 L’algorithme retenu s’appuie sur la norme AFNOR NF X 06-022 d’octobre 1991 (> ISO 2859-1-1989). Le titre de cette norme est : Sélection de plan d’échantillonnage pour le contrôle par comptage de la proportion d’individus non conformes ou du nombre moyen de non-conformités par unité. L’objet de la norme est de donner une sélection de plans d’échantillonnages pour le contrôle du pourcentage d’individus non conformes. Exemple : Niveau de qualité acceptable (NQA) proposé : Moins de 5 % des documents devront présenter des défauts de numérisation Au moins 98 % des images doivent être présentées dans le sens de visualisation Au moins 98% des pages enregistrées doivent être des pages utiles (non blanches) Le typage des documents devra être exact pour 95 % des documents Contrôle Réduit Contrôle Normal Contrôle Renforcé

Contrôle Qualité – Échantillonnage - 2/2 ETAT NORMAL ETAT NORMAL Si : 1- Dix lots consécutifs ont été acceptés 2- le responsable qualité approuve le passage en contrôle réduit. Si : 1- sur cinq lots consécutifs soumis au contrôle normal deux sont rejetés ETAT RENFORCE ETAT Réduit Si : 1- un lot est rejeté 2- autre condition justifiant le retour au contrôle normal (maintenance scanner) Si : cinq lots consécutifs sont acceptés Si : cinq lots consécutifs ne sont pas acceptés Arrêt de la numérisation et modification des règles de production et/ou de contrôle ETAT NORMAL ETAT NORMAL