L’appel à J-1 au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph L’appel de la veille et la régulation anticipée du flux d’activité du jour J Nadia Nouvion Directeur du développement et de la communication

Qu’est ce que l’appel à J-1 Anticipation de la venue des patients pour une séance de chimiothérapie L’appel à J-1 permet de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation du OK chimio de la veille (fatigue, nausée, poids,…,) Le OK chimio est réalisé par le médecin, en présence d’une IDE, et déclenche le processus de fabrication de la poche Les poches de chimiothérapies ne sont plus fabriquées le jour même mais préparées la veille

Présentation de l’HDJ oncologie Capacité et organisation 18 fauteuils et 4 lits 2 ou 3 médecins présents le matin pour l’activité de consultation Une équipe para-médicale composée de 4 IDE Une équipe de soins supports (psychologue, assistante sociale, socio-esthéticienne, diététicienne, kinésithérapeute…) Deux infirmières d’annonce et de coordination chargées de la continuité des soins pendant et après le traitement (relation ville hôpital, suivi intercure) Chiffres clés 30 patients programmés en moyenne par jour 3 à 5 annulations par jour (hospitalisation, fatigue, oubli…) Près de 3000 séances de chimiothérapie réalisées en 2011, soit une hausse de 20% de l’activité par rapport à 2010

La situation initiale Seulement 20 % des BS transmis la veille Risque d’annulation de 80 % des patients le jour même OK chimio réalisé par les médecins pour les BS reçus la veille vers 17 h OK chimio trop tard pour préparer les poches en pharmacie la veille, et sans tenir compte de l’état du patient Retard et désorganisation le matin : temps de consultation plus long, annulations, reprogrammations OK chimio le jour même en consultation pour 80 % des patients Allongement du temps de prise en charge : attente livraison poche Désorganisation du service et de la pharmacie : nombreux appels entre la pharmacie et les IDE Préparation des poches le matin même par la pharmacie

Heure d’arrivée dans la salle de soins Un activité non lissée Nb patients présents dans la salle de soins Analyse cumulée des arrivées patients en HDJ Heure d’arrivée dans la salle de soins Un pic d’activité en fin de matinée Un temps d’attente supplémentaire entre la consultation et le traitement Pas de lissage de l’activité et la charge de travail

Une démarche en deux temps Etape 1 L’IDE récupère les BS de tous les patients du jour J Elle appelle une liste pré-définie de patients « fragiles, coûteux et BS anormal » qui représente près de 50% des patients attendus En fin de matinée, OK chimio J-1 est réalisé OK chimio à J-1 Objectif pour 50% au moins des patients Etape 2 Une IDE et/ou la secrétaire récupèrent les BS de tous les patients Appel à J-1 pour tous les patients OK chimio pour la très grande majorité d’entre eux : 90% OK chimio à J-1 Objectif pour 90% au moins des patients

Logigramme à J-1 NON OUI OUI NON OUI NON Médecin IDE IDE IDE J-N programmation chimio IDE Vérification des bilans reçus à J-1 Bilans reçus ? NON Appel labos IDE OUI BS reçus ? OUI NON Analyse des dossiers patients avec BS Médecin IDE Appel à J-1 des patients « fragiles, coûteux et BS anormaux » IDE Patients confirmés ? OUI NON Médecin IDE OK chimio J-1 fin de matinée Reprogrammation Poches préparées à J-1 Pharmacie OK chimio J0

Logigramme à J0 Réduction du temps estimé de prise en charge de 20 % OK chimio la veille ? OUI NON Étape nouvelle ou systématique par rapport à l’organisation actuelle Pharmacie Livraison poches préparées Arrivée patient Arrivée patient Médecin Consultation médicale Médecin Consultation médicale NON IDE Séance chimiothérapie BS Normaux ? OUI NON Etat patient OK ? Réduction du temps estimé de prise en charge de 20 % OUI Reprogrammation Médecin OK chimio Poches préparées au fil de l’eau Pharmacie IDE Séance chimiothérapie

Des temps d’attente réduits tout au long du parcours de prise en charge en HDJ avant la consultation médicale (revue de la programmation) lors de la consultation médicale (OK chimio réalisé la veille au fauteuil, le patient n’attend plus sa poche de chimio Arrivée Consultation médicale Install. fauteuil Pré-médication traitement Sortie Avant appel à J-1 60 min 15 min 13 min 66 min 119 min 273 min Après appel à J-1 20 min 10 min 13 min 30 min 119 min 192min L’appel à J-1 permet de réduire de près de 20 % la durée moyenne de PEC

Les facteurs clés du succès 1 Une équipe médicale et para-médicale impliquée dans la démarche et actrice du changement La capacité à se projeter dans la nouvelle organisation afin de mettre en balance le temps supplémentaire que requiert l’appel à J-1 et les gains attendus 2 3 Un travail de pédagogie auprès des patients et de communication vis-à-vis des laboratoires Adaptation de la pharmacie à ce nouveau processus 4 Réaliser un état des lieux détaillé afin d’objectiver les difficultés ressenties et les impacts attendus (patient, personnel, établissement) des solutions proposées

Une situation gagnant-gagnant Patients Un temps moyen de prise en charge diminué de près de 20% Moins d’attente, avant la consultation médicale et en salle de soins Un suivi personnalisé en amont de la PEC perçu positivement par les patients Professionnels Un lissage de l’activité Plus de temps passé auprès des malades Moins de coups de téléphone intempestifs Pharmacie Une préparation effective des poches la veille Une meilleure maîtrise de son emploi du temps / gestion des risques De nouvelles marges de manœuvre pour faire face à la hausse d’activité GHPSJ Une gestion anticipée des annulations Une plus grande qualité de la PEC et un ressenti positif des patients Une hausse du volume potentiel de patients pris en charge Une image renforcée

Les prochaines étapes L’évaluation à 6 mois du dispositif Un travail sur la programmation Le passage à l’étape 2 si nécessaire La mise en place d’un appel à J+N