Dr Vianney BREARD Hôpital Local de Sancerre E-santé le système d’information au service de la qualité/sécurité Mise en place d’un système d’information médicale : l’exemple de l’hôpital local de Sancerre Dr Vianney BREARD Hôpital Local de Sancerre Centre de congrès La Villette – Cité des Sciences et de l’Industrie – Paris Lundi 10 décembre 2007 / Mardi 11 décembre 2007 Atelier n° 15

Plan Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Méthodologie Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

Plan Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Méthodologie Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

Le système d’information hospitalier (SIH) Approche fonctionnelle (découpage en grandes fonctions) : système administratif – système comptable système logistique système médico-technique et logistique médicale système d’information médicale et para-médicale systèmes transversaux et de pilotage Approche structurelle (découpage par unités fonctionnelles) Approche processus

Systèmes d’information administratif et comptable Mis en place depuis longtemps ils existent partout Les tâches gérées sont multiples : Mouvements des patients – frais de séjour Comptabilité fournisseurs et « clients » Gestion financière, EPRD,… Ils suivent une logique financière : Par exemple : un patient peut être « présent » dans 2 unités à la fois : dans un service de soin et en réservation dans une unité d’hébergement

Système logistique C’est en fait tous les systèmes de gestions de stock (flux, commandes) Concerne donc de nombreuses fonctions : Magasin, économat Fonction linge, fonction restauration … Ces systèmes existent souvent mais disparates et rarement coordonnés

Systèmes médico-techniques et de logistique médicale En lien avec le plateau-technique : Unités d’imagerie, laboratoire, … Mais aussi la pharmacie En lien avec les appareillages bio-médicaux

Systèmes d’information médicale et para-médicale Suivi individuel du patient : Les différents dossiers professionnels : Dossier médical Dossier de soin Dossier social Dossier de rééducation (kiné, orthophoniste,…) La révolution du Dossier Médical Personnel Mise en œuvre difficile et repoussée… Inverse le raisonnement : centré sur le patient et pas sur le professionnel PMSI : intérêt épidémiologique et surtout budgétaire

Systèmes transversaux et de pilotage Architecture documentaire : Interne Externe Messagerie Recueil d’informations : Signalement d’incidents et d’évènements à risque Systèmes d’aide à la décision

Approche structurelle du SIH Découpage organisationnel par Unités Fonctionnelles (pôles, services de soin ou administratifs, plateau technique,…) Simplifie la gestion de projets ciblés… …mais perte de vision globale et intégration difficile

Approche processus du SIH Centrée sur le patient Basée sur l’analyse des différentes activités nécessaires autour du patient et leurs enchainements Système cohérent en termes d’intégration …mais plus complexe et beaucoup plus vaste (d’autant que l’hôpital est grand)

Plan Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Méthodologie Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

Objectifs spécifiques à Sancerre de la mise en place du SIM Remplir les obligations règlementaires : Mise en place du PMSI (du fait de l’augmentation de capacité du service de Soins de Suite de 15 à 30 lits) Rédaction du projet d’établissement Participer à la démarche qualité : Améliorer la traçabilité (soins, prescriptions…) Améliorer la permanence des soins Améliorer le partage de l’information Améliorer les différents circuits (médicament…) Fédérer tous les éléments de l’hôpital Secteur sanitaire et médico-social Site principal et sites distants

Atouts de l’hôpital de Sancerre Petite taille : Peu de services différents (1 SSR, 1 USLD, 3 EHPAD) Seulement 2 axes de prise en charge (gérontologie et soins palliatifs) 3 PH pour le secteur sanitaire Forte motivation des différents personnels et de la direction Paradoxalement le fait de partir de très bas

Difficultés Géographiques et architecturales 3 sites : 1 site principal et 2 sites distants Site principal comportant de vieux bâtiments Nombreux personnels n’ayant aucune connaissance en informatique Intervention dans les EHPAD de nombreux médecins généralistes

Principes retenus pour la mise en œuvre du SIM Schéma directeur de l’information basé sur : l’intégration la plus grande possible des différents systèmes et l’approche processus Mise en place d’un système unique dans les secteurs sanitaire et médico-social sur les 3 sites de l’établissement Notion de dossier patient partagé Un seul dossier patient mais plusieurs dossiers professionnels (médical, soins, kiné, orthophonie, pédicure,…) Partage optimisé par l’attribution de droits différents aux intervenants (en lecture et en écriture)

Méthodologie Les différentes étapes : Élaboration des cahiers des charges (software et hardware) Choix des solutions logicielles et matérielles Mise en place Formation Mise en œuvre Régulièrement : évaluation, formation Réalisées en pluri-disciplinarité : tous les agents sont concernés

Les cahiers des charges Hardware Architecture d’un réseau permettant la gestion centralisée des 3 sites Connections sans-fil quand cela est possible Nombre suffisant d’organes de saisie Software Compatibilité avec le logiciel administratif existant Dossier centré sur le patient Intégration de fonctions : Codage PMSI mais aussi AGGIR, PATHOS… Réception de résultats de biologie Messagerie, agenda patient et professionnels Aide à la prescription (interactions, livret du médicament,…)

Choix des solutions Éléments du choix : Respect des cahiers des charges liés au logiciel : ergonomie, évolutivité, … liés à la société : maintenance, pérennité,… Nécessite de tester les logiciels et matériels par les agents concernés En tenant compte des contraintes budgétaires

Les éléments du réseau informatique Un serveur avec système de sauvegarde Des systèmes de communication : câblé sans fil (hertzien) Des « organes » de saisie et consultation : Ordinateurs de bureau connectés au réseau Ordinateurs portables Clients légers : 1 écran, 1 souris, 1 clavier Des imprimantes asservies à un ordinateur dédiées au réseau (système préférable : utilisables depuis n’importe quel organe de saisie et consultation) D’autres périphériques éventuellement : scanners,…

Les postes installés sur le site de Sancerre ordinateur portable client léger Local Serveurs USLD 4 serveurs 4 serveurs Secteur « sans fil » IDE Administration 8 Ordinateurs AS 4 portables Cadre de santé médecins Maison de Retraite PH P H Secrétaire médicale AS IDE IDE kiné Cadre de santé Cadre de santé Cadre supérieur de santé AS Pharmacie Blanchisserie Services techniques Animation SSR Restauration 21

Réseau câblé et « sans fil » Local Serveurs Secteur « sans fil » USLD 4 serveurs routeur Fibre optique routeur IDE Administration 8 Ordinateurs AS 4 portables Cadre de santé médecins Maison de Retraite PH P H Secrétaire médicale AS IDE IDE kiné Cadre de santé Cadre de santé Cadre supérieur de santé AS Pharmacie Blanchisserie Services techniques Animation SSR Restauration 22

Architecture générale du réseau Maison de Retraitede Sury-en-Vaux - Accueil de jour Maison de Retraite de Boulleret 2 clients léger 1 ordinateur 1 client léger 3 ordinateurs accès Internet sécurisé par VPN accès Internet sécurisé par VPN Accès à distance pour les PH Site de Sancerre accès internet sécurisé par VPN Serveurs sessions TSE

Etapes de la mise en œuvre Formation : de tous les personnels concernés plus poussée pour des référents dans chaque unité Mise en place progressive phase de transition abandon du papier Évaluation de l’efficacité et nouvelles formations

Plan Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Méthodologie Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

Amélioration de la prescription des AVK par le SIM Prescription initiale Protocole consultable Détection d’interactions Traçabilité (horodatée) Dispensation - Distribution Consultation directe à la pharmacie Gestion des stocks Plan d’Administration des Médicaments Validation de la distribution Contrôles INR Prescription biologique optimisée Agenda patient et soignants messagerie Modification éventuelle de posologie Prescription systématique horodaté signée par PH Impression directe sur le site concerné

En conclusion La mise en œuvre d’un Système d’Information Hospitalier intégré, basé sur l’approche processus, aide à l’amélioration de la Qualité. L’hôpital local est, de par sa relative simplicité, un lieu d’expérimentation idéal de ce type d’approche