LES INDICATEURS AU BLOC OPERATOIRE Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010 Atelier n° 16 Indicateurs et tableaux de bord LES INDICATEURS AU BLOC OPERATOIRE RETOUR SUR EXPERIENCE Pertinence et limites des indicateurs Marie-Nadine CHAYS, Chef de bloc opératoire - Clinique Saint Vincent mnchays@capio.fr - 03 81 48 67 25

Présentation du plateau technique de la Clinique Saint Vincent 15 salles d’opération 1 SSPI de 24 postes Création d’1 SSPI avec 4 postes spécifiquement dédiés à l’activité d’endoscopie 85 à 100 patients pris en charge quotidiennement

2001: Premier indicateur Les difficultés de mise en œuvre Taux d’occupation moyen des durées de vacation par praticien sur 6 mois d’activité : réalisation à partir des registres de bloc, en manuel Dans quel Objectif ? Définition des durées de vacations pour l’ensemble des praticiens, dans le cadre du regroupement de la clinique Bon Secours sur le site de Saint Vincent Les difficultés de mise en œuvre Agressivité de certains praticiens 1 Praticien quitte la réunion

2002 : 1er indicateur informatisé Taux d’occupation global des vacations/ praticien Taux d’occupation moyen des durées de vacations sur 6 mois à partir des fiches de bloc Présentation des indicateurs en commission de bloc Les Objectifs: Définir des durées de vacations adaptées à l’activité pour l’ensemble des praticiens Mettre en adéquation les effectifs au bloc opératoire

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2002 : Nos difficultés 1ère présentation des indicateurs: Réunion difficile avec ajournement, départ de certains praticiens Contestation des données Refus de cette « lisibilité » partagée Désapprobation de la majorité des praticiens qui considèrent les indicateurs comme une surveillance non légitime de leur activité, et n’en comprennent pas l’intérêt Les praticiens demandent des preuves… Elles leur seront fournies par courrier Introduction d’une « révolution culturelle » au sein du bloc opératoire

2° Indicateur suivi en continu la variabilité des vacations / praticien Le Couplage des 2 indicateurs - taux d’occupation et variabilité - permet de : Travailler sur la régulation des programmes opératoires Mettre en lumière les dysfonctionnements générés par les sur et sous occupations des vacations

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2009-2010 : de nouveaux outils Informatisation de la saisie des données : salles équipées d’ordinateur Heure d’arrivée du patient au bloc Heure d’entrée du patient en salle Heure de début induction Heure de fin d’induction Heure de début d’intervention ou incision Heure de fin d’intervention Heure de sortie patient Heure de fin de nettoyage de salle Suivi en temps réel : VISUBLOC Base de données « requêtée » et mise à disposition d’indicateurs pour les chefs de bloc : QLIKVIEW Temps de saisie pour IDE: 1 à 2 mn

VISUBLOC Au quotidien pour la chef de bloc : Suivi des interventions en cours sur la matinée opératoire : heure de début de programme, durée intervention, temps entre 2 interventions Facilité de saisie Indicateurs complémentaires

Illustration : VISUBLOC

QlikView Indicateurs suivis : Délais moyens Taux d’occupation Démarrage Débordements Attente Nombre d’interventions… Intérêt : Direction CAPIO, Clinique et chef de bloc Benchmarking Analyse de l’activité Base de données complètes avec extraction Excel possibles => analyses multiples

Illustration : QlikView

Illustration : QlikView

Illustration : QlikView

QlikView: les limites L’indicateur de variabilité n’est pas disponible Communication difficile des indicateurs lors des réunions de commission de bloc : mieux vaut des éléments synthétiques

2010 : Introduction des indicateurs qualité Les signalements secteur en Hyperaseptique (Données issues des Fiches de non-conformité)

Introduction des indicateurs qualité Les signalements émis par les praticiens

Introduction des indicateurs qualité Les signalements émis par le personnel bloc, SSPI et unités de soins

Exemple d’indicateurs utilisés, en fonction des problématiques à traiter Nombre de patients/jour, dans l’objectif de mettre en lumière la variabilité globale de l’activité du bloc opératoire Nombre de patients présents en SSPI après l’heure de sortie fixée Pourcentage de vacations non occupées Durée moyenne du temps entre 2 interventions Pourcentage de retards en début de programme…

Illustration : vacations non occupées

Illustration : Taux d’occupation global par journée opératoire

Illustration : Nombre de dépassements en SSPI

Que retenons-nous des indicateurs Un outil de pilotage de la performance incontournable : communication lors de chaque commission de bloc Ce qui suppose en amont de : Définir la stratégie de pilotage de la performance au bloc opératoire que cherchons-nous, dans quel objectif ? « Contrôler le cap d’un navire n’a de sens que si ce navire a une destination   »

Les indicateurs : leurs limites Attention aux « usines à gaz » : trop d’indicateurs ou indicateurs non adaptés Les indicateurs restent des outils : un tableau de bord n’est pas une finalité et sa communication( individuelle et collective ) doit faire l’objet de toute notre attention. Quelques questions essentielles Rôle du cadre dans le pilotage de la performance: exemple dans les changements organisationnels à mettre en place avec les praticiens: répartition des journées opératoires pour éviter les pics d’activités sur certaines journées opératoires Quels sont les co acteurs du pilotage ? Qui détient le pouvoir décisionnel dans les établissements privés?

Merci de votre attention

Annexe

Notions de base Les indicateurs sont des Outils : De communication D’optimisation des ressources: humaines, temporelles et matérielles D’évaluation D’aide à la décision Ils sont issus de données objectives: Ils confirment ou invalident le ressenti des intervenants du bloc opératoire

Historique sur les indicateurs utilisés 2002: indicateurs support papier 2003 : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation 2004 : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation et la variabilité Utilisation d’indicateurs adaptés aux problématiques exemples: Pourcentage de vacations utilisées/ vacations offertes Pourcentage des débordements de programme Nombre de vacations non occupées sans respect du délai de prévenance…. 2010 : Introduction des Indicateurs de qualité

Exemple de modélisation de la performance et des indicateurs associés

Proposition de modélisation du pilotage de la performance du bloc Garantir la qualité, la sécurité des soins Développer une image positive Suivre et évaluer les pratiques professionnelles des soignants Régule les Conflits internes et externes Evaluation des compétences Gérer les équipements, l’instrumentation , les DMS Gérer la planification opératoire Intégrer la dimension économique Favoriser le développement des compétences formations professionnels Formaliser protocoles, procédures interfaces entre les services fournisseurs et clients Relayer l’information atour du patient entre les différents secteurs de prise en charge Définir des durées de vacations ajustées Plannings du personnel Intégrer les aléas dans la gestion de l’activité quotidienne Favoriser les conditions d’un apprentissage organisationnel (Know ledge Mangement Contrôler le respect des procédures de fonctionnement et des protocoles de soins Favoriser la Communication entre acteurs internes et externs au bloc Favoriser le questionnement Individuel et l’innovation contribuant à améliorer l’organisation du bloc Organiser et formaliser l’activité Véhiculer des valeurs dans l’action de management opérationnel Evaluer l’activité et apporter les modifications correctives Favoriser le retour sur expérience Favoriser des conditions de travail satisfaisantes Définir et formalizer des valeurs consensuelles Nombre de formations réalisées / an Nombre et nature des dysfonctionnements Nombre d’infections du site opératoire / trimestre Suivi des indicateurs d’activité : variabilité, … Mesure de l’absentéisme Suivi des FNC Indicateurs de satisfaction des patients au bloc Optimiser les ressources humaines, matérielles et temporelles Nature et Nombre d’évaluations formalisées Suivi mensuel des heures supplémentaires COUTS VALEUR Définir et mettre en oeuvre une stratégie