Formation HAL Les collections Estelle.Theveniaud@ccsd.cnrs.fr

Sommaire Qu’est ce qu’une collection? Comment obtenir une collection? Qui peut gérer une collection? Fonctionnalités disponibles Gérer sa collection (tamponner, personnaliser) Suivi de sa collection (statistiques, abonnements) Notion de sous collection Moissonnage OAI Flux RSS ………………………………………………………………………………

Qu’est ce qu’une collection? Permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte du type : http://hal.archives-ouvertes.fr/TAMPID (TAMPID : identifiant de la collection) Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés) En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit En mode manuel : le tamponneur contrôle l'entrée de chaque document Pour les collections en mode automatique un critère de tamponnage doit être défini: Laboratoire, équipe de recherche, collaboration, institution, organisme de thèse, auteur, domaine, référence interne, conférence, type de document, projet Pour les collections en mode manuel un critère de tamponnage peut être défini: Une liste d’articles sera proposée au tamponneur ……………………………………………………………………………… 3 3

Comment obtenir une collection? Il faut en faire la demande au CCSD à hal.support@ccsd.cnrs.fr Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont : L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire) Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire) Le mode de tamponnage (automatique ou manuel) Le critère de tamponnage ( un laboratoire, une équipe de recherche,…) L’identifiant de la personne responsable de la collection (le tamponneur) Il peut y avoir plusieurs tamponneurs pour une collection

Qui peut gérer une collection? Les rôles directement accessibles par l’interface Contributeur : s’inscrire pour déposer des documents, ainsi que de nouvelles versions de documents,… Abonné : s’abonner pour être alerté par mail des nouveaux documents déposés et correspondants à des critères Les rôles privilégiés Référent d’un laboratoire : pour enrichir, corriger, modifier les données des dépôts d’un laboratoire, accéder aux statistiques Tamponneur : pour marquer des dépôts afin de les faire apparaître dans une collection (un environnement de consultation dédié)

Exemple de collection http://hal.archives-ouvertes.fr/LORIA/ 6 ……………………………………………………………………………… 6 6

Fonctionnalités disponibles Accueil (contenu personnalisable) Consultation (par domaine, par année,…) Recherche (simple, avancée, par identifiant) Services (export de liste, création de page web) Liens (site du laboratoire, page d’aide,…)

Fonctionnalités disponibles Consultation Liste des documents Derniers dépôts Liste par type de documents Liste par année Liste par domaine Liste par auteur Liste par auteur du laboratoire Liste par laboratoire Liste par laboratoire d’une tutelle Liste par équipe de recherche Liste par projet collaboration Liste par sous collection Liste par métadonnées

Fonctionnalités disponibles Recherche Recherche simple Recherche avancée Recherche par identifiant Services Export d’une liste de publication Créer une page web Lien (Aide, Consulter les laboratoires connus de HAL, collection…) Liens

Fonctionnalités disponibles La recherche

Fonctionnalités disponibles Exporter une liste de publication

Gérer sa collection Possibilité de recevoir son mot de passe par mail à partir de son login ou de son adresse mail en cas d’oubli. ………………………………………………………………………………

Gérer sa collection Tamponner un article 1 - Renseigner l’identifiant du dépôt à tamponner 4 - Cliquer sur « Ajouter la collection » 2 - La référence du dépôt s’affiche 3 - Sélectionner la collection dans laquelle on veut faire apparaitre le dépôt A ce niveau il sera possible d’effectuer différentes opérations sur les dépôts déjà en ligne : Modifier les métadonnées Modifier le ou les fichiers Ajouter/ modifier la référence de publication Ajouter un domaine Récupérer des données pour effectuer un nouveau dépôt Ajouter le texte intégral à une notice ………………………………………………………………………………

Gérer sa collection Tamponner une liste d’articles 1 - Sélectionner la collection 2 – sélectionner les articles ……………………………………………………………………………… 3 – Tamponner la liste des articles sélectionnés Il est possible de retirer des articles de cette liste: il ne seront pas tamponnés et ne seront plus proposés dans la liste

Gérer sa collection Détamponner un article 1 - Renseigner l’identifiant du dépôt à détamponner 4 - Cliquer sur « Détamponner » 2 - La référence du dépôt s’affiche 3 - Sélectionner le tampon à enlever A ce niveau il sera possible d’effectuer différentes opérations sur les dépôts déjà en ligne : Modifier les métadonnées Modifier le ou les fichiers Ajouter/ modifier la référence de publication Ajouter un domaine Récupérer des données pour effectuer un nouveau dépôt Ajouter le texte intégral à une notice ………………………………………………………………………………

Gérer sa collection Voir la liste des tampons d’un article ………………………………………………………………………………

Gérer sa collection Personnaliser sa collection Personnalisation du bandeau du haut Choix des onglets (fonctionnalités) Nombre d’article par page Couleurs alternées des listes d’articles Contenu de la page d’accueil Couleur des onglets, police et taille des textes Pour certains domaines de physique, mathématique et informatique (domaines présents sur Arxiv), un transfert sur arxiv sera proposé. En cas de transfert sur arxiv, le premier domaine sélectionné est considéré comme le domaine principal et les autres comme des cross-list. Les cross-list directs sur Arxiv n’étant pas possible, il faut attendre la parution pour que le cross-list se fasse automatiquement (le lendemain). ………………………………………………………………………………

Gérer sa collection Personnaliser sa collection Ajout de logo dans le bandeau du haut Choix des onglets par glisser / déplacer ……………………………………………………………………………… 18 18

Gérer sa collection Personnaliser sa collection Contenu de la page d’accueil Possibilité d’ajouter une ressource dans la page d’accueil (image, fichier pdf,…) ……………………………………………………………………………… 19 19

Gérer sa collection Personnaliser sa collection ……………………………………………………………………………… 20 20

Suivi de sa collection Les statistiques Utiliser « Ajouter un laboratoire » seulement si le laboratoire n’est pas trouvé dans la liste des laboratoires pré-renseignés. L’ajout d’un laboratoire par ce biais n’ajoute pas le laboratoire directement dans la liste, pour cela il doit être validé par l’équipe du CCSD. ……………………………………………………………………………… 21 21

Suivi de sa collection Les statistiques Une fois transférés les fichiers apparaissent en bas de la page. ……………………………………………………………………………… 22 22

Suivi de sa collection Les statistiques Une fois transférés les fichiers apparaissent en bas de la page. ……………………………………………………………………………… 23 23

Suivi de sa collection Les statistiques ………………………………………………………………………………

Suivi de sa collection Les statistiques ………………………………………………………………………………

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Suivi de sa collection Les statistiques

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Suivi de sa collection Les abonnements Pour recevoir des alertes il faut souscrire à un abonnement. L’abonné est un utilisateur qui s’est inscrit pour recevoir des alertes selon une fréquence et des critères choisis. seulement abonné (rubrique « Service > S’abonner ») contributeur qui souscrit à un abonnement (rubrique « Mon Compte > Mes alertes) L’intérêt de se créer une alerte pour un tamponneur est d’être averti dès qu’un article correspondant au critère de sa collection est déposé. Il est possible de s’abonner dans la rubrique « Services > S’abonner », mais si l’utilisateur est déjà inscrit pour pouvoir déposer, il ne doit pas se recréer de compte et doit s’abonner dans la rubrique  « Mon espace > Mes alertes ». Un compte abonné ne permet pas de déposer. Pour devenir contributeur à partir d’un compte abonné, il faut aller dans « Mon espace > Mon compte> et cliquer sur le lien « !!! modifier mon compte pour devenir contributeur!!! » pour renseigner les informations complémentaires. ……………………………………………………………………………… 38 38

Suivi de sa collection Les abonnements Entrez les critères de votre abonnement :fréquence, type de document, auteur, laboratoire, etc. Cliquer sur « Modifier » pour valider l’alerte. L’abonnement peut être utile aux responsable de collection en mode manuel, pour être prévenu de dépôts correspondant au critère de tamponnage. Pour se désabonner, il faut sélectionner la valeur « Aucune » pour la fréquence. ……………………………………………………………………………… 39 39

Notion de sous collection HAL Collection labo 1 Equipe de recherche 1.1 Equipe de recherche 1.2 Collection labo 2 Equipe de recherche 2.1 Equipe de recherche 2.2 Collection Projet Pour déposer une nouvelle version  « Mon espace > mes dépôts » bouton « créer une nouvelle version ». ………………………………………………………………………………

Notion de sous collection Une collection peut avoir plusieurs « sous collections », par exemple une collection laboratoire peut avoir plusieurs sous collections équipes de recherche. Pour rendre les sous collections visibles dans la collection il faut ajouter l’onglet « Consultation > par sous collection » dans la configuration générale de la collection. Il est possible de le renommer en « Consultation > Par équipe de recherche ». Si une sous collection est en mode automatique: pour être automatiquement tamponné, le dépôt devra aussi respecter le critère de tamponnage de la collection de niveau supérieur. Les dépôts tamponnés dans une sous collection apparaîtront automatiquement dans la collection de niveau supérieur. Pour déposer une nouvelle version  « Mon espace > mes dépôts » bouton « créer une nouvelle version ». ………………………………………………………………………………

Exemple de sous collections ……………………………………………………………………………… 42 42

Moissonnage OAI Le protocole Open Archive Initiative (OAI) permet d'accéder aux documents d'un organisme de dépôts. Ces documents sont retournés sous forme d'enregistrement. Un fichier XML est retourné par un serveur de dépôts en réponse à une demande OAI. La consultation ne montre que les dépôts avec texte intégral. ……………………………………………………………………………… 43 43

Moissonnage OAI Les verbes de requête du protocole sont : Identify informations sur le serveur OAI ListMetadataFormats liste des formats des métadonnées exportés ListSets liste des collections de documents ListIdentifiersliste des identifiants GetRecord rechercher un enregistrement ListRecordsliste des enregistrements Les paramètres sont : Restriction sur la date : from=2006-01-01,until=2006-05-01 Restriction sur une collection : set=MATH Format de données : metadatePrefix = oai_dc (Dublin core), oai_hal (Hal) Identifiant : identifier=oai:hal.archives-ouvertes.fr :hal-xxxxxxxx Jeton : éléments renvoyés par fraction : resumptionToken=valeur du jeton 45

Moissonnage OAI Exemples: Pour récupérer un enregistrement à partir d’un identifiant : http://hal.archives-ouvertes.fr/oai/oai.php?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_hal&identifier=oai:hal.archives-ouvertes.fr:hal-00676855 Pour récupérer les enregistrements liés à une collection : http://hal.archives-ouvertes.fr/oai/oai.php?verb=ListRecords&metadataPrefix=oai_hal&set=UR-NAVIER Pour accéder à la suite des enregistrements : http://hal.archives-ouvertes.fr/oai/oai.php?verb=ListRecords&resumptionToken=lr4f5f23f7cc773 46

Flux RSS Format rss 2.0 + métadonnées Dublin Core, encodage utf-8 Sans paramètre, le canal rss vous permet de vous abonner aux derniers dépôts sur l'archive. Paramètres permettant de s’abonner à davantage d'articles (lab, author, researchteam, tampon,…) Exemple de flux rss pour s’abonner aux articles d’une collection : http://hal.archives-ouvertes.fr/rss.php?tampon=UR-NAVIER&published=2012 ……………………………………………………………………………… 48 48

Flux RSS

Exercice S’authentifier sur http://paol.ccsd.cnrs.fr avec les identifiants fournis (identifiant : usern (n=1,.., 15), mot de passe : formhal) Personnaliser votre collection à l’aide des fichiers disponibles à cette url : http://www.ccsd.cnrs.fr/ANF2012/collection/ logo : lelogoduccsd.gif page d’accueil : accueil.htm style de la collection:style.css Tamponner un article de votre choix dans votre collection