Formation métier-outil spécifique aux bâtiments et restitutions Immobilisations Formation métier-outil spécifique aux bâtiments et restitutions V1.0 06/11/07 https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal Pour récapituler    Les formateurs : Accès aux mandants de formation 410, 420, 430 (en fonction du planning : J:\DSI-BFC\TRAVAIL\Conduite du changement\plan formation 2007 fichier Planning de rafraîchissement des mandants_v2.xls) Accès par login/mot de passe via le portail. Le user 1 (__FORM1410, __FORM1420, __FORM1430) est a réserver au formateur car il dispose de droits très larges dans ECC (ZALL_CUSTOMIZING, DEVELOPPEUR, KEYUSER ...) et dans BW et des entrées de menus portail correspondant aux rôles BFC ayant le + de droits. Pas de restriction dans ECC sur le périmètre délégation. Ils ont la possibilité d’utiliser des transactions qui ne figurent pas dans le portail en tapant directement le code transaction. Accès au mandant de production pour des besoins de démo, pour montrer un cas spécifique : Connexion par certificat sur le portail de production (utilisateur de type __spol). Leur user dispose de droits très larges dans ECC (ZALL_CUSTOMIZING, DEVELOPPEUR, KEYSUSER ...) et des entrées de menus portail correspondant aux rôles BFC ayant le + de droits. Ils ont la possibilité d’utiliser des transactions qui ne figurent pas dans le portail en tapant directement le code transaction Les stagiaires Accès par login/mot de passe via le portail users 2 à 15 (__FORM2410, __FORM2420, __FORM2430...) Droits ECC restreint à la délégation 13. Entrées de menu portail correspondant à des gestionnaires en délégation + accès BW aux états de suivi des flux entrant et états NCBC. Cordialement, Nadia Castandet CNRS/DSI 05 62 24 25 45 nadia.castandet@dsi.cnrs.fr 

Introduction Objectifs de cette formation A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Repérer et analyser une fiche bâtiment dans le système BFC Décrire le flux immobilisation de la comptabilisation en immobilisation en cours jusqu’à la mise en service Mettre en service une immobilisation en cours Utiliser les restitutions relatives au contrôle interne de l’inventaire

Introduction

Sommaire 0. Introduction La reprise des bâtiments Synthèse des différents cas d’entrée dans le patrimoine des bâtiments Les immobilisations en cours Etats de contrôle Questions - réponses Conclusion

La reprise des bâtiments 1 La reprise des bâtiments

Reprise des données bâtiment IMMEUBLES DONT LE CNRS A LE CONTRÔLE (cf. recensement) propriétaire Affectation dotation REPRISE AUTOMATIQUE 21100000 Terrains 21200000 Aménagements de terrains 21310000 Bâtiments 21350000 Installations des bâtiments 23130000 Immobilisations en cours/constructions Numérotation chronologique pour l’ ensemble du CNRS De 700000000000 à 799999999999 pour les bâtiments De 600000000000 à 699999999999 pour les immobilisations en cours

Reprise des données bâtiment Envoi d’un dossier par L’ACP à chaque DR des reprises effectuées : Fiches bâtiments Extrait TGPE Actes Extrait Transfert des balances d’entrée dans la comptabilité des ACS S’assurer que tous les immeubles (contrôlés) de la DR sont retracés dans BFC S’assurer que la DFI a créé l’OIP (arborescence analytique) dans la base avant de comptabiliser toute dépense y afférant

Arborescence des données bâtiments Un bâtiment peut correspondre à une ou plusieurs fiches immobilisations principales et/ou subsidiaires 21310000 N°70…..1 Principale 21310000 N°70…..1 Subsidiaire 0001 21310000 N°70…..1 Subsidiaire 002 21350000 N°70…3 23130000 N°60……1 Dès production du PV de réception Imputation définitive, déversement sur une fiche nouvelle ou une fiche existante

Tableau général des propriétés de l’État (TGPE) Objet : Inventaire destiné à recenser l’ensemble des biens immobiliers détenus en propriété ou en jouissance par l’Etat et les établissements publics en France et à l’étranger Finalité : Connaissance exacte du domaine immobilier de l’état Acteurs au CNRS : Inscription au TGPE par le Bureau des affaires immobilières Le gestionnaire DR s’assure que tous les biens sont inscrits

Rappel sur les types de fiche immobilisation Il existe quatre types de fiches immobilisation : Z001 : « autres immobilisations » Z002 : « immobilisations en cours » Z003 : « immobilisations incorporelles » Z004 : « Terrains et bâtiments » Le type de fiche immobilisation est transparent pour l’utilisateur Pour chaque type de fiche immobilisation, il y a une structure d’écran différente

La fiche d’immobilisation des bâtiments repris Immobilisations Tenue de l’inventaire Gestion des fiches immobilisations Afficher fiche d’immobilisation CHEMIN Nom + adresse + libellé de l’opération Numéro BAI (Bureau des Affaires Internes) Toujours le numéro TGPE sur 19 caractères

La fiche d’immobilisation des bâtiments repris Certaines fiches de reprise ont une valeur d’origine à zéro, elles correspondent à des bâtiments identifiés mais valorisés sur une autre fiche.

La fiche d’immobilisation des bâtiments repris Four. de la loc. N° contrat de loc. Date de fin du ctr. Durée du contrat Date de déb. ctr. Cet onglet est saisi ou à saisir dans le cas des bâtiments, uniquement pour les bâtiments dont on a le contrôle (exemple : bail emphytéotique).

La fiche d’immobilisation des bâtiments repris

Exercice de recherche d’une fiche d’immobilisation bâtiment

Exercice 1 – Recherche de fiche immobilisation bâtiment Recherchez une fiche immobilisation dont le numéro TGPE est 0600303238501112018. Recherchez cette même fiche à partir du nom de la rue : « caquot » ET de sa catégorie : 21310000 A trouver 405652 /

Synthèse des différents cas d’entrée dans le patrimoine des bâtiments 2 Synthèse des différents cas d’entrée dans le patrimoine des bâtiments

Synthèse des différents cas d’entrée dans le patrimoine des bâtiments Acquisition de bâtiments Biens reçus en dotation ou en affectation Construction de bâtiments

Vue du flux de la dépense – Acquisition de bâtiments Cde Adresse budgétaire + nature de dépense + code famille Service fait Constatation de la charge à payer D/213…..1 C/40800000 facture Contrôle facture D/213…..1 rémanence de TVA D/40800000 montant HT de la facture C/40420000 montant TTC de la facture Lettrage automatique FICHE IMMO N°….. Valorisation de l’immobilisation D/213…..0 C/213…..1 Ecritures d’amortissement D/68…..0 C/28…..0 cat. Tableau 51 Affectation de la quote-part éventuelle de subvention à l’immobilisation Ecritures de reprises de subvention Tableau 52

Biens reçus en dotation ou en affectation arrêté Entrée du bien à l’actif selon montant précisé sur l’arrêté ou après évaluation par le service des domaines D/213…..1 C/10211000 Lettrage automatique Fiche immo n°…. Valorisation de l’ immobilisation D/213…..0 C/213…..1 CAT Ecritures d’amortissement Tableau 5.. Affectation de la quote-part de subvention D/10211000 C/10211009 Neutralisation de l’amortissement D/10211009 C/77600000

Vue du flux de la dépense – Construction Cde Adresse budgétaire + nature de dépense + code famille Service fait Constatation de la charge à payer D/23…..1 C/40800000 facture Lettrage automatique Contrôle facture D/23…..1 rémanence de TVA D/40800000 montant HT de la facture C/40420000 montant TTC de la facture FICHE IM N°….. Valorisation de l’immobilisation en cours D/23…..0 C/23…..1 Pas d’ écritures d’amortissement cat. Création de la fiche immo. définitive Fiche Immo N° cat Ecritures d’amortissement T 53 Affectation de la quote-part de subvention à l’ immobilisation et écritures de reprise de subv. Fin de Constru ction Mise en service de l’immobilisation D/21…..0 C/23…..0

Les immobilisations en cours 3 Les immobilisations en cours

3.1 Introduction

Immobilisations en cours création en interne Production immobilisée : Par exemple : cas des appareils en construction Non traitée dans cette formation OIP * Opérations immobilières Construction confiée à des tiers et SIRHUS et BFC HORS OIP Opérations immobilières et autres opérations *Sont suivies sur cette nature de dépenses, les opérations dont la durée d’exécution est supérieure à l’exercice budgétaire et dont le financement par le CNRS est supérieur à 210 000 euros HT.

Schéma de traitement des IEC de type OIP 1 Flux des dépenses 2 OIP 2432 Valorisation de l’IEC OIP 2432 XLAB Entrée écriture contre partie auto. Catégorie IEC 23150009 23….1 X IEC 23......1 23….0 X X X 23….0 X Impact : Comptable Analytique Budgétaire Impact : Comptable Analytique Budgétaire Programme CB

Schéma de traitement des IEC hors OIP sur crédits banalisés 1 Flux des dépenses 2 ADO Valorisation de l’IEC Catégorie IEC 23150009 XLAB 23….1 ADO Entrée écriture contre partie auto. X 23….1 23….0 X X X IEC 23….0 X Impact : Comptable Analytique Budgétaire Impact : Comptable Analytique Budgétaire

Différences entre IEC de type OIP et IEC hors OIP dans leur traitement Service-fait Facture Analytiquement toutes les dépenses sont exécutées sur le même objet Fiche IEC WE……9ADOXXXX ou contrat XF…….9ADOXXXX ou contrat . EOTP 9ADOXXXX ou contrat . et EOTP dans la simulation : 9ADOXXXX ou contrat Budgétairement toutes les dépenses sont exécutées sur la même adresse 9ADOXXXX ou contrat 9ADOXXXX ou contrat État de pilotage IEC HORS OIP Analytiquement les dépenses sont exécutés sur différents objets Service-fait Facture Fiche IEC WE……1XXX XF…….1XXX . EOTP : 1XXX . et EOTP dans la simulation : 1XXX Budgétairement toutes les dépenses sont exécutées sur la même adresse 1XXX 1XXX État de pilotage IEC SUR OIP

Exemple d’une structuration d’OIP par phase

Exemple d’une structuration d’OIP par origine de financement

Traitement de la fiche d’immobilisation en cours 3.2 Traitement de la fiche d’immobilisation en cours

Valorisation d’une IEC Immobilisations Tenue de l’inventaire Gestion des fiches immobilisation Entrée écriture ctr-partie automat. CHEMIN Saisie de la fiche de l’immobilisation en cours

Valorisation d’une IEC Ne pas oublier de saisir l’eOTP dans l’onglet « Origine » Ne pas oublier également de saisir l’eOTP dans le poste du compte 2……1 au moment de la simulation

Valorisation d’une IEC Saisie de la fiche de l’immobilisation en cours

Schéma de revalorisation d’une immobilisation en cours de reprise Postulat : Une fiche d’immobilisation en cours existe déjà Cette fiche est valorisée (valorisation initiale < 2007) Traitement : Revalorisation de la fiche d’immobilisation en cours à partir de la dépense 2007 (Transaction : entrée écriture contrepartie automatique) Point de vigilance : un eOTP doit être positionné sur la fiche d’immobilisation en cours lors de la revalorisation Fiche IEC de reprise Compte 23XXXXX1 Catégorie 23XXXXXX 1000 Service-fait 2007 WE 500 revalorisation Valorisation issue de la reprise Facture 2007 XF 60 560 560

Exercice de valorisation d’une fiche d’immobilisation en cours

Exercice 2 – Valorisation d’une fiche d’immobilisation en cours Créez et valorisez une fiche d’immobilisation en cours : Créez et valorisez une fiche d’immobilisation en cours pour l’OIP IBPC à partir des deux factures distribuées et de l’état de pilotage ci-dessous.

Exercice 2 – Valorisation d’une fiche d’immobilisation en cours Créez et valorisez une fiche d’immobilisation en cours : 2. Créez et valorisez une fiche d’immobilisation en cours concernant l’aménagement d’un placard en brique au regard de la facture distribuée et de l’état ci-dessous.

Exercice 2 – Valorisation d’une fiche d’immobilisation en cours Correction : Vérifiez que votre immobilisation en cours correspondant à l’IBPC est valorisée pour un montant de 14409,63€. Vérifiez que votre immobilisation en cours correspondant au réaménagement du placard en brique est valorisée pour un montant de 351,74€. Un état est édité par le formateur pour vérifier la saisie des eOTPs.

Les étapes de la mise en service 3.3 Les étapes de la mise en service

Schéma de mise en service d’une IEC ETAPE 3 Valorisation ETAPE 1 Dépenses IEC Fiche IEC Fiche immobilisation définitive Règle d’imputation Dépenses IEC Dépenses IEC Dépenses IEC ETAPE 2 Débit 231XXXX1 Débit 231XXXX0 Débit 2XXXXXX0

Mise en service d’une IEC Immobilisations Tenue de l’inventaire Gestion des fiches immobilisations Créer fiche d’immobilisation CHEMIN Etape 1 : Création de la fiche immobilisation définitive

Mise en service d’une IEC Etape 1 (suite) : Création de la fiche immobilisation définitive

Mise en service d’une IEC Immobilisations Immobilisations en cours Mise en service Répartir CHEMIN Etape 2 : Répartition de l’immobilisation en cours Immobilisation source = IEC Autre(s)/Saisir règle de répartition Pour répartir, l’IEC sur l’immobilisation définitive, activez la transaction : <Répartir> à partir du chemin Comptabilité > Immobilisations > IEC > Mise en service.

Mise en service d’une IEC Etape 2 (suite) : Répartition de l’immobilisation en cours Pour répartir, l’IEC sur l’immobilisation définitive, activez la transaction : <Répartir> à partir du chemin Comptabilité > Immobilisations > IEC > Mise en service.

Mise en service d’une IEC Immobilisations Immobilisations en cours Mise en servie Imputer CHEMIN Etape 3 : Imputation de l’immobilisation définitive Immobilisation source = IEC Simulez et comptabilisez

Exercice de mise en service d’une IEC

Exercice 3 – Exercice de mise en service d’une immobilisation en cours PARTIE 1 Créez la fiche immobilisation définitive relative à l’IBPC (exercice 2). Pour ce faire les informations suivantes peuvent être utiles : Catégorie : 2135 0000 Description de l’opération : IBPC 13 rue Pierre et Marie Curie 75005 Paris Extension A Numéro BAI : 4587 Numéro TGPE : 4500554785645745778 Imputation analytiques et budgétaires : à reprendre de la fiche IEC Créez la règle de répartition. Mettez en service en imputant la fiche d’immobilisation définitive : Date du PV de mise en service : aujourd’hui Correction : Constatez la valorisation de la fiche immobilisation définitive.

Exercice 3 – Exercice de mise en service d’une immobilisation en cours PARTIE 2 Créez la fiche immobilisation définitive relative à l’aménagement du placard en brique (exercice 2). Pour ce faire les informations suivantes peuvent être utiles : Catégorie : 2135 0000 Description de l’opération : CEMES 1 Rue Jeanne Marvig 31055 TOULOUSE Placard brique Numéro BAI : 7458 Numéro TGPE : 4500472785687775458 Imputation analytiques et budgétaires : à reprendre de la fiche IEC Créez la règle de répartition. Mettez en service en imputant la fiche d’immobilisation définitive : Date du PV de mise en service : aujourd’hui Correction : Constatez la valorisation de la fiche immobilisation définitive.

4 Les états de contrôle

Contrôle interne comptable Il convient de s’assurer de : Exhaustivité de la création des fiches immobilisations Exactitude de la catégorie d’immobilisations Inscription au TGPE pour les bâtiments et terrains Avancement des travaux en cours Création de toutes les mesures d’investissement Transfert des matériels des unités fermées , fusionnées Toutes les opérations d’entrées et de sorties de biens sont correctement enregistrées Cohérence entre la nature de l’entrée des fiches immobilisations et les arrêtés de dotation ou affectation Toutes les destructions, SSC, cessions sont correctement enregistrées Les écritures d’amortissement sont correctement enregistrées

Contrôle interne comptable Fait générateur Nature du contrôle États BFC Entrée du bien dans le patrimoine Exhaustivité des fiches Liste des PNS sur compte de classe 2XXXXXX1 Exhaustivité des entrées et des sorties Mouvement d’immobilisation Exactitude de la catégorie Afficher une immobilisation Création des mesures d’investissement Etat de développement des soldes comptables Cohérence des natures d’entrée des biens en dotation ou affectation Avancement des travaux en cours Liste d’inventaire Transfert de biens Cas des unités fermées ou fusionnées Sortie de biens SSC:Destructions,vols Cessions Fin de période Écritures d’amortissement Existant d’immobilisation Afficher soldes

Entrée du bien dans le patrimoine 4.1 Entrée du bien dans le patrimoine

Contrôle de l’exhaustivité des fiches Immobilisations Reporting immobilisations Liste d’inventaire Liste des postes non soldés sur compte de classe 2 non auxiliarisés CHEMIN

Contrôle de l’exhaustivité des entrées et des sorties Le code mouvement permet de sélectionner le type d’entrée ou de sortie. Transferts entrants : 310 et 330 Transferts sortants : 300 et 320 (Cf. Annexes) Mouvement d’immobilisation S_ALR_87012039

Contrôle de l’exhaustivité des entrées et des sorties

Contrôle de l’exactitude de la catégorie Immobilisations Tenue de l’inventaire Gestion des fiches immobilisations Afficher fiche d’immobilisation CHEMIN > J’affiche une immobilisation dont la catégorie est la 21540000 Copier le numéro d’affectation

Contrôle de l’exactitude de la catégorie Immobilisations Reporting immobilisations Liste d’inventaire Liste des postes non soldés sur compte de classe 2 non auxiliarisés CHEMIN Coller le numéro d’affectation

Contrôle de l’exactitude de la catégorie (suite)

Contrôle de la création des mesures d’investissement Comptabilité Comptabilité générale Reporting compta. géné. Etat de développement des soldes Afficher/modifier postes CHEMIN Par exemple 13120000 compte subvention région

Contrôle de la création des mesures d’investissement Mettre en cohérence le code mouvement avec le tableau de subvention choisi (Cf. Annexes)

Contrôle de la cohérence des natures d’entrée des biens en dotation ou affectation Comptabilité Comptabilité générale Reporting compta. géné. Etat de développement des soldes Afficher/modifier postes CHEMIN Et les comptes 10211 10211000 bien reçu en dotation

Contrôle de l’avancement des travaux en cours Immobilisations Reporting immobilisations Etats d’immobilisations Par catégorie d’immobilisation CHEMIN

Contrôle de l’avancement des travaux en cours

4.2 Transfert de biens

Cas des unités fermées ou fusionnées Dès connaissance de la fermeture ou de la fusion d’une unité, le gestionnaire doit se rapprocher du gestionnaire laboratoire pour connaître la division de transfert. Les états qui suivent permettent de contrôler les sorties du laboratoire : Liste d’inventaire Mouvement d’immobilisation (se reporter à la partie sur les sorties) Pour mémoire, les matériels sur CDP sans correspondance dans BFC et donc placés lors de la reprise sur la division de la délégation sont à transférer (ou à sortir) sur la division adéquate.

Cas des unités fermées ou fusionnées Immobilisations Reporting immobilisations Liste d’inventaire Liste d’inventaire par divisions CHEMIN

Cas des unités fermées ou fusionnées

4.3 Sorties de biens

SSC : Destruction et vol Mouvement d’immobilisation S_ALR_87012039 Utilisez la sélection multiple pour sélectionner les codes mouvements 200 et 250 (Cf. Annexes)

Cessions Utilisez la sélection multiple pour sélectionner les codes mouvements 210 et 260 (Cf. Annexes)

4.4 Fin de période

Ecritures d’amortissement Immobilisations Reporting immobilisations Etats d’immobilisations Par catégorie d’immobilisation CHEMIN

Ecritures d’amortissement

Ecritures d’amortissement Comptabilité Comptabilité générale Ecritures comptables Affichage et modification de pièces (…) Afficher soldes CHEMIN

Ecritures d’amortissement

5 Questions réponses

Conclusion et clôture 6 Conclusion et clôture

Conclusion et clôture En quelques mots Des questions ? Pensez à remplir votre fiche d’évaluation : http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement- changement/evaluation-formation/evalformation.asp La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

Conclusion et clôture Avant de se quitter Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !

Comptes généraux d’immobilisation Annexes Annexes Comptes généraux d’immobilisation

Liste des comptes généraux d’immobilisation

Les principaux codes mouvements du tableau comptable des immobilisations

Les principaux codes mouvements et les tableaux concernant les subvention Code mouvement Tableaux

Correction d’exercices Annexes Annexes Correction d’exercices