Formation outil BFC Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2

Planning de la formation 19 octobre : 1er groupe de délégations 20 octobre : 2ème groupe de délégations Présentation métier (DFI) Pause Présentation outil (DSI)

Formation Gestion des Opérations Immobilières OBJECTIFS Savoir utiliser BFC pour gérer les opérations immobilières Savoir exploiter les états à disposition PUBLIC CIBLE Gestionnaires des services financiers en charge de la gestion des opérations immobilières PUBLIC BENEFICIAIRE Gestionnaires des SLT (Service Logistique et Technique) des Délégations pour reporting AUTRES POINTS Lien sur le site de documentation BFC : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm Manuel utilisateur : gestion des opérations immobilières (V1.1) septembre 2009 http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP Les objets de suivi des flux liés à l’activité opérationnelle : Projets et Organigramme Technique de Projet (OTP) La gestion d’un projet est constituée de 4 objets 1-Définition projet Identification projet Dates de référence de l'ensemble du projet Paramètres de planification (dates, coûts) Cadre organisationnel (Société, division, centre de profit, ...) Le QUOI Structure hiérarchique Base de l'organisation et de la coordination Indicateurs d'état Budgétisation, imputation, facturation Responsabilités 2-OTP

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (1/9) Menu : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/Gestion des OTP/Project builder Les définitions de projet des OI sont codifiées de 1000 à 1999 cliquer sur pour rechercher le premier numéro libre de définition de projet : renseigner la plage de recherche puis cliquer sur

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (2/9) Renseigner les zones obligatoires : division et domaine fonctionnel Modifier le domaine d’activité Renseigner : les dates de début et de fin du projet, le modèle de structure « 1-OIP6 »

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (3/9) Modifier la désignation :  ville, nom, nature de l’opération sur 5 caractères (‘const’, ‘réhab’, ‘exten’)

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (4/9) Ajout des données : onglet « Données de base » : centre demandeur (périmètre analytique ‘9000’ et centre de coûts) Les codes opérationnels cochés sur l’EOTP le plus fin permettent : - « Elt de pré-budgét. » : la saisie du pré budget en dépenses - « Elt d’imputation » : l’imputation des dépenses - « Elt de facturation » : l’imputation des recettes

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (5/9) Ajout des données : onglet « Zones utilis. » : Le partenaire CNRS doit obligatoirement être noté « CNRS » pour les éOTP de recettes : partenaire pour tous les éOTP : n° OIP de la forme ’00xxxx’ avec xxxx = n° de l’OI code Labintel pour les éOTP de dépenses en ressources propres et les éOTP de recettes : n° partenariat en majuscules et de la forme RPOIyyyy avec yyyy = n° d’ordre

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (6/9) Ajout d’éOTP supplémentaires par rapport au modèle (1/2) : Pour un éOTP dépenses en ressources propres : dans l’onglet «OTP standard», saisir « 1-OIP6121 » dans la zone « Dessous » puis valider se positionner sur le code de l’éOTP dépenses en ressources propres (111512 dans l’exemple) et faire un clic droit puis menu : intégrer - éléments d’OTP modifier les données dans les onglets « Donn. base » et « Zones utilis. » 1 2 3

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (7/9) Ajout d’éOTP supplémentaires par rapport au modèle (2/2) : Pour un éOTP recettes : se positionner sur le code de l’éOTP recettes (éOTP 11152 dans l’exemple) et faire un clic droit 1 modifier le code de l’éOTP en mettant le n° suivant suivi d’un « R » 3 2 choisir le modèle « 1-OIP622R »

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (8/9) Modifier le statut des éOTP Sauvegarder Une gestion de statuts permet de positionner l’EOTP dans son cycle de vie - statuts : Ouvert – lancé – clôturé – archivé - permet d’interdire ou d’autoriser les flux en fonction du statut Si le projet n’est pas lancé, il ne sera pas possible d’imputer des dépenses ou des recettes sur les EOTP correspondants.

1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (9/9) Mise à jour des origines de crédits dans XLAB

1 Modélisation par les EOTP Etat de contrôle de la structure OTP créée Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse structure OTP/synthèse : éléments d’OTP

1 Modélisation par les EOTP Exercice : créer une nouvelle structure

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (1/4)

1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (2/4) Menu : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/Gestion des OTP/Project builder Ouvrir un projet existant Faire un clic droit de la souris sur l’éOTP de plus haut niveau :

1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (3/4) Onglet « OTP standard », saisir le modèle ‘1-OIP6’ dans la zone « dessous » : Compléter ou modifier les zones comme dans le cas de la création d’une nouvelle structure Ajouter un ‘R’ dans la codification des éOTP de recette le statut des éOTP est déjà « LANC »

1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (4/4) Clôture de l’ancienne branche Se positionner sur chaque éOTP de l’ancienne branche, dans l’onglet « Données de base » et cliquer sur pour modifier le statut utilisateur Sélectionner le statut « z002 » : Cdes interdites Cliquer sur , puis sauvegarder

1 Modélisation par les EOTP Exercice : transformer une structure existante

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

2 Création des programmes CB cf manuel Budget Tome 1 § 2.3.5 2 Création des programmes CB Menu : Référentiels/Axe budgétaire/Programme CB/Programme CB : gérer Renseigner le programme CB et le périmètre financier (9000), cliquer sur ou Menu-Programme budgétaire-Créer Renseigner la désignation, la description et les dates de validité puis sauvegarder Constitution du programme CB : pour les OI en SE : « n°OIP/ » (exemple : 001115/) pour les OI en RP : « n°OIP/n° partenariat » (exemple : 001115/RPOI0001)

2 Création des programmes CB Exercice : créer les programmes CB des nouvelles structures

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (1/2) cf manuel Budget Tome 1 § 2.3.6 3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (1/2) Adresse budgétaire Menu : Référentiels/Axe budgétaire/Gestion du plan struc. Budgétaire/Modifier les adresses de budget PSB : gestion des adresses budgétaires autorisées lors de la budgétisation catégorie budgétaire : ‘9G’ budget d’engagement ‘9F’ budget de paiement plan de structure budgétaire : « ZCNRS2 » pour les adresses budgétisables dans les versions 0 et DMU de report. Gestion assurée par la DFI pour le budget de paiement.

3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (2/2) saisir : périmètre analytique : ‘9000’ exercice comptable renseigner des éléments d’imputation : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel et programme CB ou fonds et taper entrée cliquer sur pour ajouter les éléments d’imputation manquants plan de structure budgétaire : ‘ZCNRS2’ catégorie budgétaire : ‘9G’ sauvegarder

3 Modification du Plan de Structure du Budget Exercice : ajouter les adresses budgétaires

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

4 Saisie des pré-budgets (1/2) cf manuel Comptabilité Analytique Tome 2 § 5.1.1.2 4 Saisie des pré-budgets (1/2) Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/ Saisie pré-bud par nat. Compt/ PS: modifier pré-bdgt n.c…. Renseigner : la version du pré-budget (0 ou CP), la période, l’exercice comptable l’éOTP, le fonds, la nature comptable natures comptables actuelles de dépenses : 96000000 et 96400000 (personnel) et de recettes : 13000000 à 13999999 70110000 à 71340000 et 74111000 à 77188000

4 Saisie des pré-budgets (2/2) Cliquer sur « Ecran de synthèse » saisir le montant du pré-budget enregistrer Les pré-budgets de recette sont saisis avec un montant négatif

4 Saisie des pré-budgets Exercice : saisir des pré-budgets sur les éOTP des OI créés ou modifiés

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (1/3) Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat de contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières 2 modes de sortie : Affichage des écarts de pré-budgets seulement

5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (2/3) Export vers excel : Menu-Liste-Exporter-Calcul avec tableur Exercice : visualiser l’état

5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (3/3) document envoyé une fois par semaine dans la SAP Business Workplace ouvrir le document puis la pièce jointe Faire la demande auprès du SSI pour être ajouté dans la liste de diffusion « CTRLOI »

5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes Exercice : visualiser l’état Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes des OI l’état peut être exécuté sur une ou plusieurs années

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

6 Mise en œuvre du budget Mise en place des crédits vers XLAB Le pré-budget doit être saisi en version XLA L’interface contrôle que le montant saisi en version XLA sur la période est égal au montant de la pièce de mise en place de crédits saisie sur la même période Tous les jours, dans la SAP Business Workplace, le compte-rendu du flux de mise en place des crédits « Export des pièces budgétaire » est édité Mise en place des crédits vers XLAB cf manuel Budget Tome 1

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat AE Contrôle de cohérence Pré-budgets/Répartis des OI AE/Réparti = Réparti – p-bdgt AE Exercice : visualiser l’état

7 Etats de contrôle de cohérence 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat CP Contrôle de cohérence Pré-budgets/Délégués des OI CP/Délégué = Délégué – p-bdgt CP Exercice : visualiser l’état

SOMMAIRE 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP 1.2 Création d’une nouvelle structure 1.3 Transformation des structures existantes 2 Création des programmes CB 3 Modification du Plan de Structure du Budget 4 Saisie des pré-budgets 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes 6 Mise en œuvre du budget 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués 8 Clôture

8 Clôture Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/Copie réel => pré-bud./OTP copier réel dans pré-budget (indiv.) Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/Copie réel => pré-bud./OTP copier réel dans pré-budget (groupé) Au début d’année N+1, les données de pré-budgets en CP (AE) de l’exercice N sont écrasées par les données des dépenses réalisées en exercice N. Les pré-budgets en CP (AE) des années N+1 à N+X doivent alors faire l’objet d’un réajustement pour respecter les principes d’équilibre entre les pré-budgets.

Des questions ? Merci de remplir et d’imprimer le formulaire d’évaluation : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/Formation/formation.htm