Organisation et responsabilités Situation actuelle L’équipe projet Chef de projet Représentant du MAE à Paris Orientations du projet Recadrages stratégiques Gestion financière du projet Prise de partenariat Commande de prestations sur le projet SIST Assistant technique en poste au Ghana Mise en place des structures opérationnelles nationales Communication au Sud sur le projet En charge du e-bulletin et du site Web projet Prise de partenariat au Sud Déploiement des SIST nationaux Suivi financier du projet Assistant conseil Maîtrise d’ouvrage sur la construction du dispositif technique Pilotage et suivi des sous-traitants Communication à l’international sur le projet Préparation des conventions de partenariat Prise de partenariats au Nord et au Sud en synergie avec l’assistant technique Logistique des comités de pilotage Déploiement des SIST nationaux Logistique technique

Organisation et responsabilités Situation actuelle (suite) Les entités de décisions et de validation Au niveau global COPIL Lancement du projet Validation du prototype SIST Comité scientifique Au niveau national CODP Choix de l’opérateur technique Gère les priorités thématiques Identifie les sources IST Choix des participants aux formations

Organisation et responsabilités

Organisation et responsabilités Remarques sur la situation actuelle Une équipe de projet restreinte donc une synergie et une coordination partagées plutôt qu’un pilotage centralisé du projet Une stratégie de projet soumise aux contraintes inhérentes à l’attribution des budgets annuels du MAE Un éloignement géographique ne permettant pas des réunions de travail fréquentes entre les acteurs mais compensé en partie par l’utilisation des NTIC Des délais trop long entre le besoin de passer une commande, son acceptation et son paiement Solutions proposées Décentraliser la gestion financière du projet (opérateur technique) Étendre l’équipe projet à des acteurs moteurs localisés dans les pays du projet

Organisation et responsabilités Chronologie simplifiée du projet 2004 Mise en place des structures opérationnelles dans les pays Conception du dispositif SIST 2005 Réalisation du dispositif technique Déploiement du SIST dans les pays 2006-2007 Partenariats pour l’alimentation des SIST Accompagnement au démarrage des SIST nationaux Réseaux d’expertises Les phases à venir du projet SIST se situent principalement au SUD. Il faut renforcer nos relais dans les pays du projet

Proposition d’une Organisation Comité de pilotage Directeur du projet Conseil scientifique CODP Pays Relais MAE Sud Partenaires Opérateur technique Assistance à maîtrise d’ouvrage

Organisation et responsabilités Situation proposée Directeur du projet Effectue les recadrages du projet si nécessaire Valide les propositions financières de l’opérateur technique Effectue le suivi général du projet Assure la communication auprès des relais pays MAE Mise en place des structures opérationnelles nationales Co-valide les propositions financières de l’opérateur technique En charge du e-bulletin mensuel sur le projet et du site web Communication au Sud sur le projet Prise de partenariat au Sud Déploiement des SIST nationaux Effectue le suivi journalier du projet Garant de l’accompagnement du bon démarrage des SIST dans les pays S’appuie sur les relais pays pour appliquer les opérations décidées par le chef de projet Assistant conseil Maîtrise d’ouvrage sur la construction du dispositif technique Pilotage et suivi des sous-traitants Communication à l’international sur le projet Préparation des conventions de partenariat Prise de partenariats au Nord et au Sud en synergie avec l’assistant technique Logistique des comités de pilotage Déploiement des SIST nationaux Logistique technique Opérateur technique Formule des propositions d’opérations découlant du plan d’action géré par le chef de projet Assure le suivi de la réalisation des opérations soumises puis validées par le chef de projet Assure le suivi financier et administratif du projet

Organisation et responsabilités Situation proposée Relais pays MAE Scac, assistants techniques en poste sur les projets scientifiques Chargés de l’appui à la mise en place des SIST dans les pays Relaient les demandes du chef de projet aux CODP Avertissent le chef de projet des problèmes locaux Participent aux arbitrages des CODP Proposent au CODP les partenariats nationaux pertinents Communiquent sur le projet au niveau national COPIL Amende et valide les orientations proposées par le chef de projet CODP Chargé du bon fonctionnement du SIST dans leur pays Garant de la qualité scientifique des informations nationales Chargé de la démultiplication des formations SIST Identifie et décide de l’attribution des projets de valorisation des productions de la recherche sur financement SIST Conseil scientifique Valide les orientations scientifiques du projet (thématiques SIST, Poste de travail du scientifique …)