Support de formation Missions V1.2 Date : 18/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Missions V1.2 Date : 18/09/2007

Introduction Programme du cours 1er jour et 2ème jour : flux dépense 4 jours 3ème jour et 4ème jour : flux mission Processus global mission, processus détaillé Présentation des agents et des missions dans BFC et suivi des flux dans BW Procédures à la liquidation Procédures particulières à la liquidation Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur

Introduction Objectifs de cette formation : A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E Valider le flux mission de l’engagement à la liquidation Analyser les principaux cas d’erreur

2 jours Introduction Programme du cours 1er jour 2ème jour Processus global mission, processus détaillé. Présentation des agents et suivi du flux dans BW Présentation des missions Procédures à la liquidation 2 jours 2ème jour Procédures particulières à la liquidation Un outil de gestion: les états Suivi du flux mission dans BW Traitement des principaux cas d’erreur

Sommaire J1 Concepts et processus du flux Mission Le référentiel Agent dans BFC Agents: ajout des coordonnées bancaires Suivi du flux agent BW Les missions dans BFC La gestion des avances et des trop-perçus La procédure de liquidation des missions Le complément de liquidation L’annulation d’une mission

Sommaire J2 Liquidation: le forfait global Liquidation: rajout des repas supplémentaires Liquidation: les OM permanents Liquidation: les abattements La visualisation des pièces comptables Le paiement Les états mission Suivi du flux mission Le traitement des principaux cas d’erreur Les évolutions en cours Annexe : corrections d’exercices

Le pro Le processus Missions

Concepts et Processus du flux Mission 1 Concepts et Processus du flux Mission

Description du processus Mission 1. Le processus mission, un processus Transverse 2. Détail du processus mission 3. Rappel des règles de gestion mission

Le processus mission, un processus Transverse Agent payé par le CNRS BFC Agents Missionnaires SIRHUS Agent non payé par le CNRS Missions Agents Fournisseurs XLAB Commentaire JDU: Comment décrire ce schéma: Les agents viennent soit d’XLAB (pour les agents non rémunérés par le CNRS), soit de SIRH (pour les agents rémunérés par le CNRS). BFC n’est en aucun cas le référentiel maître sur les agents. A l’arrivée dans BFC (ou plutôt lors du passage du batch à 20h30), les agents sont automatiquement transformés en fournisseurs si et seulement si ces derniers possèdent des coordonnées bancaires cf. sections suivantes. Des missions sont déclarées pour 1 et 1 seul agent, ce qui implique qu’on ne peut recevoir de missions dans BFC que si l’agent a été intégré. Vient ensuite l’étape de la comptabilisation des missions. Cette comptabilisation a un impact dans les 3 domaines suivants que sont la comptabilité budgétaire, analytique et générale. Seule la pièce de comptabilité générale est envoyée vers XLAB et génère alors la facture de mission dans XLAB. Rappel : ce cours, visant l ’apprentissage de l ’outil informatique SIG, ne détaille que les activités nécessitant d ’utiliser le SIG Légende : Saisir à l ’écran Editer/imprimer un état, une édition Comptabilité Budget Contrôle de Gestion

Le flux mission Les missions France BFC XLAB Opération manuelle Opération automatique Les missions France Etat liquidatif XLAB Missions et engagements associés Facture Xlab MAE / SESAME Missions Comptabilisation de l’avance Liquidation de la mission Comptabilisa-tion globale Règlement Mail à l’ambassade de France du pays principal Ordre de mission BFC

Prise en charge de l’avance Saisie des frais réels /liquidation Détail du processus mission Ordre de mission Facture Facture Xlab C M Ordre de mission C S Contrôle CMOD à posteriori Prise en charge de l’avance Saisie des frais réels /liquidation Comptabi-lisation Règlement BFCE Consommation AE D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Impact budgétaire analytique Écritures comptables D 47211x C 4xxx L’ordre de mission est envoyé d’XLAB en création ou suppression. (pas de modification). A l’arrivée dans BFC, l’autorisation d’engagement budgétaire est généré. L’avance est générée dans BFC au lancement du batch, ce qui induit que la mission passe du statut « Demande acceptée » « à décompter » à « demande acceptée » « Transféré FI » => une pièce comptable est créée automatiquement et envoyée directement au processus de paiement automatique (type de pièce RM). L’avance est payée au maximum 30 jours avant le départ de l’agent en mission. Une fois les frais réels saisis et la mission autorisée à passer en comptabilisation, la mission est entièrement comptabilisée avec une reprise automatique de l’avance si celle-ci a été générée automatiquement. La comptabilisation finale a un impact sur les crédits de paiement budgétaire, le réel CO et la comptabilité générale. La dernière étape est la remontée de la facture de mission vers XLAB (une pièce comptable BFC devient une facture de mission XLAB, il n’y a pas de facture de mission à proprement parler dans BFC). La facture de mission peut arriver dans XLAB en création ou en modification. C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet

Flux Mission BFCE XLAB BW + EAI Agent session Agent Xlab Mission Intégration Mission Mission + Commande(s) associée(s) Retour du matricule session Facture mission Facture Comptabilisation Mission Facture avec date de règlement Paiement Mission

Chronologie du flux mission Sens Xlab -> BFC 2 / jour BFCE À l’initiative du labo ECC agent agent XLAB EAI session Mission intégrée Mission Saisie frais rééls /liquidation comptabilisation Règlement Mission liquidée 23h 12h Mission réglée Sens BFC -> Xlab session Mise à jour BW: 2 fois par jour (1h et 13h). Par contre, rejeu des idocs: agents en erreur: tous les week ends Mission de – d’1 mois: 2 fois par jour (13h15 et 20h15) Mission de + d’1 mois: tous les week ends Missions Intégré Missions En erreur Rejeté vers xlab Agents Intégré En erreur BW 2 / jour 01h et 13h idocs

Règles de gestion Mission 1- Une mission est toujours liée à un matricule 2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour pouvoir être remboursé 3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB. 4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée. 5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas. 6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement 7- Les missions sont liquidées dans BFC. 8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission). 3- Presque  pour les liquidations d’OM Permanent (créé par copie depuis BFC) 4- Si tentative de modification par le labo d’une mission intégrée, idoc en erreur avec le message « Modification de mission non autorisée par le système  » (ZDER/037/#)

Concepts et processus du domaine Mission Mini-quizz ! oui non Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Peut-on modifier une mission dans BFC ? Les agents sont-il créés manuellement dans BFC ? Faut-il créer manuellement des factures mission dans BFC ? Une facture mission peut elle être modifiée ?

Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens ! oui non Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Il faut la supprimer et la recréer. Peut-on modifier une mission dans BFC ? A la liquidation seulement. Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ? Créés par interface. Faut-il créer des factures mission dans BFC ? Les pièces comptables sont créées automatiquement Une facture mission peut elle être modifiée ? Par interface seulement.

Le Référentiel Agent dans BFC 2

Un peu de vocabulaire… 2 types d’agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab Mise à jour des données Agent CNRS : SIRHUS  BFC  XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée. Catégorie salariés Une catégorie de salariés est une unité structurelle pour laquelle peuvent être définies des règles relatives au personnel. Une catégorie de salariés est divisée en plusieurs statuts de salariés. 1- Fonctionnaire CNRS 2- Autres CNRS 3- Fonct. Non CNRS 4- Autres

Mise à jour des données agent SIRHUS Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour 23h Sens BFC -> XLAB 1 / jour 2h15

Agent non CNRS : XLAB  BFC  XLAB La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Xlab La mise à jour d’un agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination d’Xlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d’un agent dans Xlab, l’agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L’agent correspondant est alors mis à jour dans BFC. Un agent provenant d’Xlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » n’écrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS. Exemple: Cas d’un agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab. Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH: Si agent français: NOM et INSEE Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale L’idoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 s’intègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC.

Mise à jour des données agent Xlab Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en même temps que la mission BFCE Ctrl N° matricule agent dans BFC Trouvé F15bis –Personnel Xlab Ctrl provenance agent Non trouvé XLAB SIRH Ctrl type missionnaire XLAB Agent typé CNRS Agent typé non CNRS Ctrl type missionnaire Agent typé CNRS Agent typé non CNRS Sens BFC -> XLAB N° matricule repart après intégration mission Pas d’intégration Agents Modification F74bis – Référence personnel Xlab Création

Un peu de vocabulaire… Les infotypes : Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité. 000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses

Chemin Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel 1 2 3

La transaction Agent (PRMS) N° de matricule Agent Récapitulatif infos agent Aides à la recherche sur les agents Aides à la recherche sur les périodes Liste des infotypes agent.

L’affectation Agent La provenance de l’agent est définie à la fois par l’affectation de l’agent à un domaine du personnel, et au gestionnaire administratif.

Données individuelles / Adresses Des données individuelles de l’agent Deux adresses pour chaque agent : Une personnelle Une administrative

Les données Propres aux missions / paiement: Le groupe de remboursement détermine le groupe de l’agent pour les déplacements à l’étranger (onglet Régime d'indemnisation frais dépl.) Deux types de coordonnées bancaires sont également gérés : Coordonnées bancaires principales Coordonnées bancaires pour les frais de déplacement

Visualisation d’un agent Exercice: Visualisation d’un agent 3

Visualisation d’un agent 1/ Vous devez visualiser la fiche agent de l’agent qui vous est affecté. 2/ Affichez : - Son affectation, - Son régime d’indemnisation - Ses coordonnées bancaires - Ses données individuelles - Son ou ses adresse(s). Stagiaire 1 : agent n°10 Stagiaire 2 : agent n°12 Stagiaire 3 : agent n°13 Stagiaire 4 : agent n°14 Stagiaire 5 : agent n°15 Stagiaire 6 : agent n°16 Stagiaire 7 : agent n°90034535 Stagiaire 8 : agent n°90034536 Stagiaire 9 : agent n°90034538 Stagiaire 10 : agent n°90034539 Stagiaire 11 : agent n°90034540 Stagiaire 12 : agent n°90034541

Agents: Ajout coordonnées bancaires 4

Règles des coordonnées bancaires: Les coordonnées bancaires principales de l’agent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS. Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS. Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si l’agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ». Aucune coordonnée bancaire ne vient d’XLAB. Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h). Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement. Transformation agent en fournisseur: par batch Chaque agent est associé à un tiers fournisseur en comptabilité. Cette étape est effectuée automatiquement toutes les nuits, elle permet de créer ou de mettre à jour automatiquement les informations communes de l’agent et du tiers fournisseur. Les agents sans coordonnées bancaires comme les agents Xlab ne seront pas créés en tant que tiers fournisseur. Les agents SIRHUS seront créés en tant que tiers fournisseur si la date de l’infotype « Coordonnées bancaires » est postérieure à la date de lancement du traitement.

Chemin Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Mesures administratives (Transaction PRMM) 2 1 3

Comment modifier les coordonnées bancaires ? 3 1 2 1. Choisissez le matricule sur lequel rajouter les coordonnées bancaires. 2. Sélectionner la mesure « Ajout Coordonnées bancaires ». 3. Exécuter la transaction.

Modifier la date de validité de l’infotype. Cliquez sur Sauvegarder afin d’accéder à la saisie des nouvelles coordonnées bancaires. Si c’est la première fois que vous ajoutez / modifiez les coordonnées bancaires sur l’agent, il est nécessaire de modifier la date d’entrée de l’agent (date entrée + 1 jour). Sinon, la date peut être maintenue.

Message d’erreur: Si vous n’avez pas modifié la date (1ière fois) : Si vous ne modifiez pas la date (autre fois) : Dans ce cas validez simplement le message.

Autres messages avertissant Les messages suivants s’affichent automatiquement mais sont sans incidence pour BFC : Utilisé seulement pour la paie. Appuyez sur entrée. Rappel de la date de validité de l’infotype. Appuyez sur entrée. A cette étape, on peut enregistrer.

Ajouter/Modifier les coordonnées bancaires « frais de déplacement » Seules les données entourées peuvent/doivent être modifiées. Le CP et la ville. La banque et le compte bancaire.

Exercices: Ajout coordonnées bancaires 5

Ajout de coordonnées bancaires 1. Vous devez créer les coordonnées bancaires frais de déplacement de l’agent qui vous a été affecté. Matricule Banque N°de compte Clé RIB Stagiaire 1 : 1 1020700018 04118142347 78 Stagiaire 2 : 2 3000200461 0000089927W 43 Stagiaire 3 : 3 3000303542 00050061878 23 Stagiaire 4 : 4 3006610676 00010002201 31 Stagiaire 5 : 5 3004100001 0726418R020 64 Stagiaire 6 : 6 1010700238 00221388755 84 Stagiaire 7 : 90023997 1020700089 04189002070 97 Stagiaire 8 : 90026514 3004100001 1713411J020 07 Stagiaire 9 : 90028490 3000401593 00001080169 90 Stagiaire 10 : 90028705 3000400988 00000339206 84 Stagiaire 11 : 90034532 2004101012 3306159S033 42 Stagiaire 12 : 90034533 1870700030 03019160609 87

Suivi du flux Agent BW 6

BW Suivi du Flux Agent Cet écran de consultation permet d’avoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur

Chemin BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB 1 2

BW Suivi du Flux Agent Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC L’écran de variables sert à spécifier des filtres en entrée de la requête et ainsi améliorer les temps de traitement et la lisibilité du résultat, si on ne souhaite voir les résultats que pour certains champs. Sept paramètres constituent l’écran de sélection typique pour une requête. [champ obligatoire]: indiqué par un astérisque (*) On peut jouer avec les opérateurs mathématiques (=, [], <=, >, >=, <, *, <>) et inclure, exclure et insérer ligne.

BW Suivi du Flux Agent Zone pratique à rajouter pour analyse Supprimer zoom Eclater dans les lignes Sélectionner valeur filtre Effacer une valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse Supprimer le zoom: permet d’enlever une colonne dans le tableau Eclater dans les lignes: permet de rajouter un champs (+1 colonne) La sélection d’un filtre de variable se fait en cliquant sur l’icône entonnoir. Le filtre choisi va être visible sur le rapport ! Ce filtre peut être effacé en appuyant sur l’icône poubelle. A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité

BW Suivi du Flux Agent La requête de base : Avec les paramètres rajoutés :

Les missions dans BFC 7

Plan de présentation des missions Un peu de vocabulaire… Types de mission XLAB / schémas de déplacement BFC Les statuts de la mission et pictogrammes associées. De l’interface XLAB à l’interface BFC Présentation de la transaction mission dans BFC

Un peu de vocabulaire Correspondances : Un type de mission dans XLAB est une catégorie interne dans BFC. Un objet de mission dans XLAB est une catégorie d’activité dans BFC. Un séjour dans XLAB est une destination dans BFC. Une puissance fiscale dans XLAB est une Classe de véhicule dans BFC. Nouvelles notions : Le schéma de déplacement détermine les données affichées et le cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM etc.…). La ventilation des coûts remplace désormais la commande MI XLAB.

Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC 2 Types de schémas de déplacement : Les missions en provenance d’XLAB Déplacement intérieur Déplacement à l’étranger Déplacement DOM-TOM OM permanent Stage Les missions créées dans SAP (pour régulariser l’Ordre permanent) Liquidation sur OM permanent Intérieur Liquidation sur OM permanent étranger Liquidation sur OM permanent DOM-TOM

Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC (1/2) France avec frais France sans frais Concours Etranger à l’administration Non Déplacement intérieur Déplacement à l’étranger Déplacement DOM-TOM OM permanent Stage Non Indicateur OM Permanent? Indicateur de stage ? Oui Oui

Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC (2/2) Etranger avec frais Etranger sans frais Non Indicateur OM Permanent? Déplacement intérieur Déplacement à l’étranger Déplacement DOM-TOM OM permanent Stage Pays DOM-TOM ? Non Oui Oui Convocation administrative Non Oui Oui Indicateur OM Permanent? Pays France ? Pays DOM-TOM ? Oui Non Non

La gestion des statuts dans BFC: Automatique Manuel Intégration de l’OM Dem. Acceptée « A Décompter » Dem. Acceptée «Calculé » XLAB Batch 23H Batch Dem. Acceptée «Transféré FI » Manuel: Modif. du Statut Dépl. effectué « A Décompter » Manuel: Autorisation de La mission Dépl. accepté « Calculé » Dépl. accepté « A Décompter » Les deux actions utilisateurs a effectuer sont: La modif du statut et l’autorisation de la mission. Les batchs de comptabilisation sont automatiques et passent tous les jours à ??h00. Dans cet écran on est toujours DANS BFC sauf la ligne XLAB  Intégration de l’OM. Batch Batch 23H30 Dépl. accepté « Transféré FI »

Les pictogrammes et leur signification Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit: Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée. Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale). Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut: ‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas générée d’avance. Ce pictogramme signifie que la mission est en attente. Elle ne sera pas comptabilisée automatiquement à ce statut: En attente d’une action utilisateur: statut ‘dépl. effectué’ ‘a calculer’, c’est le statut avant l’autorisation de passage de la mission par le gestionnaire. A ne pas comptabiliser: statut ‘dem. saisie’, c’est le statut des OM permanents. Il ne doit pas être modifié puisque les OM permanents ne doivent jamais être comptabilisés.

Les pictogrammes et leur signification Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont été générées: Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI a créé une pièce comptable d’avance. Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré des pièces comptable, analytique et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: ) Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annulée En effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées. En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement. Ce pictogramme est peu utilisé et ne peut provenir que d’une action utilisateur, il s’agit de mettre la mission au statut ‘ouvert’. A ce statut la mission est en attente comme pour . Ce statut permet simplement à l’utilisateur de marquer certaines missions et ainsi de différencier par exemple les mission non encore traitées des missions déjà traitées à la liquidation manuelle mais nécessitant plus d’informations pour pouvoir être autorisées à la comptabilisation.

De l’interface XLAB à l’interface BFC Une mission est composée d’onglets et de boutons : XLAB BFC Données générales Onglet Forfait Financement mission Onglet remarques Onglet avances Autres frais Onglet justificatifs Onglet Trajets Transport de la mission Commande de mission Bouton: Ventilation Séjours de la mission Onglet Destinations Onglet Retenues Renseigné via interface Partiellement Renseigné via interface Données supplémentaires

Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession (Transaction PR05). 2 1 3

Présentation de la transaction mission dans BFC

Présentation de la transaction mission dans BFC Onglet Forfait : alimenté via Xlab Données générales du déplacement, Indemnités forfaitaires, Organismes financeurs de la mission… Onglet Justificatifs : alimenté par Xlab Catégories de frais type de transport autres frais (matériel, inscription, …). L’ONGLET FORFAIT: L’onglet « forfait » contient les données principales de la mission. On y retrouve les informations suivantes : les coches indemnités nuitées / indemnités repas : ces deux coches déterminent si des indemnités doivent être calculées sur la mission. Si elles sont cochées le système ira chercher l’indemnité en cours de validité en fonction des dates de mission. Pour les déplacements à l’étranger, seule la coche des indemnités repas est visible, en effet pour l’étranger on ne distingue pas les repas des nuitées puisque les déplacement à l’étranger sont soumis à des indemnités journalières (dans le jargon appelées IJ). le schéma de déplacement : Il permet de déterminer les règles de calcul de la mission Les catégories internes: - la catégorie légale : cette zone est toujours égale à : « F – Déplacement professionnel » pour la France « M – Déplacement professionnel » pour l’étranger « S – Stage » pour Stage - la catégorie interne : cette notion correspond à la notion de type de mission dans Xlab - la catégorie d’activité : cette notion correspond à la notion d’objet de mission dans Xlab. Il existe 8 objets de missions dans Xlab repris dans BFC. Il s’agit des objets suivants : 0 - Acquisition de nouvelles connaissances 1 - Administration de la recherche 2 - Autres 3 - Colloques et congrès 4 - Enseignement dispensé 5 - Recherche documentaire ou sur terrain 6 - Recherche en équipe, collaboration 7 - Visite, contact pour projet. - le nombre de kilomètres, la catégorie et la classe du véhicule : il s’agit ici d’informations relatives au véhicule personnel de l’agent utilisé pour la mission. Ce sont des données reprises de l’onglet « Trajet ». - le lieu de départ de l’agent : l’agent peut partir de son domicile personnel ou de son lieu de travail, cette donnée est stockée en bas à gauche de l’onglet forfait. Le bouton  motif  : ce bouton regroupe les informations relatives au cofinancement de la mission : c'est-à-dire quels sont les organismes qui ont subventionné la mission. L’ONGLET JUSTIFICATIFS: Cet onglet contient tous les justificatifs de déplacement de la mission : les justificatifs générés lors de l’intégration de la mission dans BFC puis les justificatifs qui sont saisis lors de la liquidation de la mission. Lors de l’intégration de la mission dans BFC, deux types de justificatifs sont générés : - des justificatifs de transport : A l’intégration de la mission dans BFC, les montants relatifs aux frais de taxi, véhicule administratif, passager, RER, métro et bus sont respectivement transformés en catégories de frais codées TAXI, VADM, PASS, RER, METR et BUS. Les montants relatifs aux frais de train, avion, location de véhicule, bateau sont respectivement transformés en catégories de frais codées TRN, VOL, LOC, BAT ou TRNP, VOLP, LOCP, BATP que les frais sont payés par l’agent ou par le CNRS. - des justificatifs d’autres frais : A l’intégration de la mission dans BFC, les montants relatifs aux frais d’inscription, aux frais de matériel sur le terrain et aux frais divers sont respectivement transformés en catégories de frais codées ‘FI’ ou ‘FIP’ suivant que les frais d’inscription sont payés par l’agent ou par le CNRS , ‘FMAT’ pour les frais matériels et ‘DIV’ pour les frais divers. Les frais liés à la « majoration expert scientifique » sont intégrés sous forme d’une catégorie de frais appelée ‘MAJ’. Attention : Pour les frais payés directement par le CNRS (bon de transport des frais d’ avion, train, bateau ou location de véhicule) qui ont générés les catégories de frais VOLP, TRNP, BATP ou LOCP, il n’est pas possible lors de la liquidation d’affecter un montant à ces catégories.

Présentation de la transaction mission dans BFC Onglet Destination: alimenté par Xlab Séjours. Remarque : Une mission peut se subdiviser en plusieurs séjours. Onglet Trajet  Informations relatives au véhicule personnel du salarié. L’ONGLET DESTINATION: L’onglet « destination » décrit les différents séjours effectués au cours de la mission avec les dates de départ et de retour ainsi que le pays et la ville de chaque séjour. L’ONGLET TRAJET: L’onglet trajet n’est renseigné que si l’agent a utilisé son véhicule personnel pour la mission. S’il existe un forfait sur la mission, les informations relatives au véhicule personnel sont renseignées dans la catégorie de frais « VP » et non pas dans cet onglet. Cet onglet comporte des informations telles que le nombre de kilomètres, le n° d’immatriculation du véhicule mais aussi la catégorie du véhicule, la puissance fiscale, et le libellé XLAB associé au véhicule personnel. Seul le montant des kilomètres saisi dans la mission Xlab est transmis à BFC puisque le montant des indemnités kilométriques est recalculé lors de l’intégration de la mission dans BFC. Les informations relatives au n° d’immatriculation et le libellé sont également transmis. La puissance fiscale quant à elle est intégrée dans une catégorie de puissances fiscales. Ces catégories correspondent aux bornes des indemnités kilométriques définies dans les décrets appliqués au CNRS pour les déplacements en France et à l’étranger.

Présentation de la transaction mission dans BFC Onglet Retenues  Retenues pour convenance personnelles à l’intégration de la mission. Les retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits ou repas administratifs . Onglet avance : alimenté par Xlab Avance des frais à verser à l’agent avant son départ en mission. L’ONGLET RETENUES: La gestion des retenues est semi automatique dans BFC et s’effectue sous forme de pourcentage. Une retenue différente peut être définie pour chaque jour indépendamment du reste du séjour. La gestion des retenues est différente selon que la mission se déroule en France ou à l’étranger. Missions en France : Les missions en France donnent droit à des remboursements de frais de repas et des remboursements de frais d’hébergement. Pour les missions en France on distingue donc les retenues pour les frais de repas des retenues pour les frais d’hébergement. Dans l’onglet « Retenues », les retenues repas sont saisies dans la colonne « retenue repas » et les retenues d’hébergement dans la colonne « Déduction nuitée ». Retenue nuitée : lorsqu’un agent est hébergé gratuitement, on saisit une retenue à 100% dans la colonne « Déduction nuitée » pour chaque jour avec hébergement gratuit. Retenue repas : La colonne « Retenue repas/héb » concerne les 2 repas de la journée. Ce qui veut dire que le pourcentage de retenue est différent selon le nombre de repas de la journée remboursable à l’agent. Missions à l’étranger ou l’outre-mer : Les missions à l’étranger ou l’outre-mer donnent droit à une indemnité journalière comprenant les frais de repas et les frais d’hébergement. Par conséquent, seule la colonne « Retenue repas/héb » doit être renseignée. Le fonctionnement des retenues à l’étranger ou l’outre-mer est un peu différent de celui de la France. On considère que la nuitée représente 65% du montant de l’indemnité journalière et un repas représente 17,5% du montant de l’indemnité journalière. Si un agent est hébergé gratuitement, on affecte donc une retenue de 65%. On affecte une retenue de 17,5% si l’agent est nourri gratuitement pour un repas et 35% pour les 2 repas. Les séjours pour convenance personnelle : Bien que les retenues soient saisies lors de la liquidation de la mission, une retenue peut être générée automatiquement lors de l’intégration de la mission, il s’agit de la retenue pour un séjour dit privé ou pour convenance personnelle. Pour ce type de séjour, lors de l’intégration de la mission, un séjour est généré dans l’onglet destination. Pour annuler le calcul des indemnités journalières fait automatiquement par le système, une retenue à 100% est générée dans l’onglet retenues pour chaque journée du séjour privé. Cette retenue ne doit pas être supprimée manuellement lors de la liquidation. L’ONGLET AVANCE: Le montant de l’avance calculé par Xlab n’est pas transmis à BFC ; c’est seulement l’information d’une demande d’avance qui est transmise. Lors de l’intégration de la mission dans BFC, le montant de l’avance est calculé sur la base de : 75% des indemnités de repas et de nuitées pour les missions en France minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3). 75% des indemnités journalières pour les missions à l’étranger ou l’outre-mer minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3).. Le résultat de ce calcul est visible dans l’onglet avance. Attention : le contenu de cet onglet ne doit jamais être modifié. ! Ne jamais modifier cet onglet

Présentation de la transaction mission dans BFC Onglet remarques : alimenté par Xlab Personnes à contacter et motifs de la mission. ! Ne pas modifier les données transmises d’Xlab. Mais possibilité de rajouter des commentaires en fin. Onglet Données supplémentaires : alimenté par Xlab Numéro de la mission XLAB, Ville de départ,Division XLAB, Organisation d’achat XLAB, Instance du comité national. L’ONGLET REMARQUES: Cet onglet regroupe les informations relatives au motif de la mission. Sont également stockées dans cet onglet des commentaires liés aux frais de transport saisis dans Xlab ; ils apparaissent préfixés de « Texte suite ». L’ONGLET DONNEES SUPPLEMENTAIRES: On retrouve dans cet onglet des données complémentaires telles que : - la structure opérationnelle qui a saisi la mission (code division) - la délégation de rattachement de ce laboratoire. - le n° de la mission Xlab - la ville de départ de l’agent pour la mission - le n° d’instance du comité national  pour les missions FMCAC. ! Ne jamais modifier cet onglet

Présentation de la transaction mission dans BFC Le bouton ventilation des coûts = La commande XLAB LE BOUTON VENTIALTION DES COUTS: Dans BFC, contrairement à Xlab, il n’existe pas de notion de commande de mission. Cette notion Xlab correspond dans BFC à la ventilation budgétaire et analytique du déplacement. Cette ventilation est accessible par le bouton  Ventilation Coûts  situé dans l’entête du déplacement. Dans cet onglet sont détaillées la ou les imputations analytiques et budgétaires sur lesquelles la mission est imputée. On retrouve également le ou les n° de la commande XLAB correspondant à cette imputation dans la colonne « Texte » de la ligne d’imputation. Si la mission est imputée sur des adresses analytiques et budgétaires différentes, le pourcentage de répartition (1ère colonne) donne la ventilation des coûts par adresse analytique et budgétaire. Ventilation analytique Ventilation budgétaire

Gestion des avances et trop perçus 8

Gestion des avances L’agent peut bénéficié d’une avance. Celle-ci est saisie dans Xlab. Le montant de l’avance calculé par Xlab n’est pas transmis à BFC ; c’est seulement l’information d’une demande d’avance qui est transmise (coche avance dans Xlab). Lors de l’intégration de la mission dans BFC, le montant de l’avance est calculé sur la base de : 75% des indemnités de repas et de nuitées pour les missions en France minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3) 75% des indemnités journalières pour les missions à l’étranger ou l’outre-mer minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3) 75% du montant du forfait pour les missions forfaitaires Le résultat de ce calcul est visible dans l’onglet avance. Le contenu de cet onglet ne doit jamais être modifié. ! !

Gestion des avances (suite) Le batch de nuit de pré-comptabilisation génère l’écriture comptable liée à l’avance pour les missions dont la date de début est dans moins d’un mois. Les avances sont payés à l’agent au plus tôt un mois avant le départ en mission. Par conséquent, la mission ne sera pré-comptabilisée qu’un mois avant la date de début de mission. Toutes les avances dans BFC sont bloquées au paiement. Il faut donc les débloquer (en modification sur la pièce comptable, enlever le code blocage paiement B).

Gestion des trop perçus Il peut arriver, suite à une annulation de mission (cf infra) ou un complément de liquidation (cf infra) à la baisse, qu’un agent ait un trop perçu. Dans ce cas il est nécessaire de le régulariser: Soit sur une mission suivante via blocage de la nouvelle mission au paiement et paiement du reste à l’agent. Soit demande de paiement via réception de chèque. Dans ce cas, il faut rédiger un courrier à l’agent pour lui demander de rembourser ce trop perçu. Trop perçu déduit sur mission suivante: Lorsqu’un trop perçu sur mission est constaté pour un agent et lorsque ce trop perçu doit être déduit du paiement qui sera fait sur la mission suivante, une opération manuelle en comptabilité est nécessaire car le système n’effectue pas de compensation automatiquement entre un poste débiteur et un poste créditeur pour un même agent. Par conséquent, il faut que la compta lie manuellement les 2 postes pour que le règlement s’effectue pour le solde. Une fois ce lien établi, le système présentera les 2 postes dans la proposition de paiement avec en mise en paiement le solde des 2. Remarque: tant que le lien n’est pas effectué, il faut bloquer en paiement le poste créditeur. Une fois le lien effectué vous devez débloquer le poste créditeur. Remboursement par encaissement d’un chèque

La procédure de liquidation des Missions 9

Règles générales à la liquidation La liquidation consiste à comparer les frais prévus et engagés par le labo aux frais réels consommés par le missionnaire. Ne liquider que des missions dont l’agent est rentré de mission (c’est-à-dire dont la date de fin de la mission est inférieure à la date du jour). Les missions concernées par cette section sont les missions dont le schéma est « déplacement int. », « déplacement à l’étranger », « Stage », « Déplacement DOM-TOM » Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation. Dans cette section, ne pas modifier l’onglet « Forfait », « Avances », « Données supplémentaires ».

Liquider une mission Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession. 1 2

Modification du statut

Modification du statut Modifier le statut de « dem. acceptée » à « Dépl. Effectué / rapport saisi », une fois que l’agent est revenu de mission.

Saisie des frais réels: Onglet Destination

Saisie des frais réels: Onglet Destination en France et Stage 1 2

Saisie des frais réels: Onglet Destination à l’étranger et DOM-TOM

Saisie des frais réels: Onglet Justificatif 2 1 3

Saisie des frais réels: Onglet Justificatif 1 2 3

Saisie des frais réels: Onglet Justificatif Rentrer le montant et valider en appuyant sur le touche entrée

Onglet Justificatif : ajout ou modification informations 1 3 2

Les catégories de frais BFC et XLAB Dans BFC, les différents frais relatifs à une mission à l’exception des indemnités journalières sont identifiés au travers de catégorie de frais. On distingue deux grands types de catégorie de frais: Celles créées lors de l’intégration de la mission dans BFC (donc saisies dans Xlab) Celles que l’on peut rajouter lors de la liquidation de la mission (donc saisies dans BFC) Les catégories de frais créées lors de l’intégration de la mission dans BFC ne doivent être modifiées que si elles ne correspondent pas à ce qui est spécifié sur l’état de frais remis par le missionnaire.

Quelques catégories de frais à l’intégration (XLAB) Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais BUS Bus DIV Divers FI Frais d’inscription METR Métro RER TAXI Taxi TRN Train VP Véhicule personnel MAJ Majoration FORF Forfait IMFE Indemnité France à l’étranger OMPE Engagement OM permanent RETN Autres retenues La catégorie de frais MAJ : Cette catégorie de frais correspond à des frais saisis dans la mission Xlab sous la dénomination « majoration pour experts scientifiques ». Elle permet de majorer les frais pour une certaine catégorie d’agent à savoir des agents étrangers à l’administration effectuant des missions pour le CNRS. Cette catégorie peut être saisie lors de la liquidation de la mission dans BFC mais dans ce cas aucun contrôle n’est effectué par le système quant à son montant sachant qu’elle peut représenter jusqu'à 1 fois le montant de l’hébergement et des repas. La catégorie de frais RETN : La catégorie RETN est utilisée pour reprendre la retenue saisie dans la mission Xlab. Le montant associé est signé négativement. D’autres retenues peuvent être saisies lors de la liquidation. La catégorie IMFE : Elle est utilisée, pour une mission à l’étranger ou l’outre-mer, lorsqu’il existe un séjour en métropole donnant lieu à des frais remboursable à l’agent. Cette catégorie est donc porteuse des indemnités (repas + hébergement) à devoir à l’agent au titre du séjour en France. Cette catégorie est automatiquement générée lors de l’intégration de la mission en provenance d’Xlab lorsqu’il existe un séjour en France pour une mission à l’étranger ou l’outre-mer dans la mission Xlab.

Quelques catégories de frais à la liquidation (BFC) Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais ESS Carburant HTL Hôtel PARK Parking PEAG Péage TAXE Taxe d’aéroport VISA Visa OMPR Régul. Engagement OM Permanent REPA Nombre de repas INDA Indemnité suite à abattement La catégorie HTL : Cette catégorie correspondant à des frais d’hôtel est plafonnée à 90,00 euros. En cas de dépassement, un message d’avertissement est envoyé au gestionnaire. De plus, cette catégorie ne peut pas être utilisée en même temps que des indemnités forfaitaires.

Onglet Trajet : Modification des montants Total KM

Onglet Trajet : Modification Cat. de véhicules et Classes de véhicules

Les Catégories de véhicules valides Catégorie de véhicule Classe de véhicule Véhicule personnel 1 à 5 CV 6 à 7 CV 8 à 99 CV Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 Cm3 Vélomoteur De 50 à 125 Cm3 Motocyclette Plus de 125 Cm3

Onglet Retenues : Gestion des retenues Notion de retenue : La catégorie RETN est utilisée pour reprendre la retenue saisie dans la mission Xlab. Le montant associé est signé négativement. D’autres retenues peuvent être saisies lors de la liquidation. La gestion des retenues est semi automatique dans BFC et s’effectue sous forme de pourcentage. Une retenue différente peut être définie pour chaque jour indépendamment du reste du séjour. La gestion des retenues est différente selon que la mission se déroule en France ou à l’étranger. Les missions en France donnent droit à des remboursements de frais de repas et des remboursements de frais d’hébergement. Pour les missions en France on distingue donc les retenues pour les frais de repas des retenues pour les frais d’hébergement. Le fonctionnement des retenues à l’étranger ou l’outre-mer est un peu différent de celui de la France. On considère que la nuitée représente 65% du montant de l’indemnité journalière et un repas représente 17,5% du montant de l’indemnité journalière. Si un agent est hébergé gratuitement, on affecte donc une retenue de 65%. On affecte une retenue de 17,5% si l’agent est nourri gratuitement pour un repas et 35% pour les 2 repas.

La gestion des retenues Il est parfois utile de rajouter des retenues sur un séjour ou une partie du séjour pour lequel l’agent a bénéficié d’hébergement gratuit, de repas gratuit ou pris un repas administratif. La gestion des retenues est semi automatique dans BFC et s’effectue sous forme de pourcentage. Une retenue différente peut être définie pour chaque jour indépendamment du reste du séjour. La gestion des retenues est légèrement différente selon que l’on liquide une mission en France ou à l’étranger / DOM-TOM. !

La gestion des retenues – Mission en France Les missions en France donnent droit à des remboursements de frais de repas et des remboursements de frais d’hébergement. Pour les missions en France on distingue donc les retenues pour les frais de repas des retenues pour les frais d’hébergement. Dans l’onglet « Retenues », les retenues repas sont saisies dans la colonne « retenue repas » et les retenues d’hébergement dans la colonne « Déduction nuitée ». Retenue nuitée : lorsqu’un agent est hébergé gratuitement, on saisit une retenue à 100% dans la colonne « Déduction nuitée » pour chaque jour avec hébergement gratuit. Retenue repas : La colonne « Retenue repas » concerne les 2 repas de la journée. Ce qui veut dire que le pourcentage de retenue est différent selon le nombre de repas de la journée remboursable à l’agent.

La gestion des retenues – Mission en France Exemple1: pour une journée (de 9h à 16h) comportant 1 seul repas à rembourser à l’agent : si 1 repas gratuit  retenue à 100%. si 1 repas administratif  retenue à 50%. Exemple2: pour une journée (de 9h à 21h) comportant 2 repas à rembourser à l’agent : si 2 repas gratuits  retenue à 100% si 1 repas gratuit  retenue à 50% si 2 repas administratifs  retenue à 50% si 1 repas administratif  retenue à 25% si 1 repas administratif + 1 repas gratuit  retenue à 75%

La gestion des retenues – Mission à l’étranger ou l’outre-mer Les missions à l’étranger ou l’outre-mer donnent droit à une indemnité journalière comprenant les frais de repas et les frais d’hébergement. Par conséquent, seule la colonne « Retenue repas/héb » doit être renseignée. Le fonctionnement des retenues à l’étranger ou l’outre-mer est un peu différent de celui de la France. On considère que la nuitée représente 65% du montant de l’indemnité journalière et un repas représente 17,5% du montant de l’indemnité journalière. Si un agent est hébergé gratuitement, on affecte donc une retenue de 65%. On affecte une retenue de 17,5% si l’agent est nourri gratuitement pour un repas et 35% pour les 2 repas.

La gestion des retenues – Mission à l’étranger ou l’outre-mer Les séjours pour convenance personnelle : Bien que les retenues soient saisies lors de la liquidation de la mission, une retenue peut être générée automatiquement lors de l’intégration de la mission, il s’agit de la retenue pour un séjour dit privé ou pour convenance personnelle. Pour ce type de séjour, lors de l’intégration de la mission, un séjour est généré dans l’onglet destination. Pour annuler le calcul des indemnités journalières fait automatiquement par le système, une retenue à 100% est générée dans l’onglet retenues pour chaque journée du séjour privé. Cette retenue ne doit pas être supprimée manuellement lors de la liquidation.

Vérification des retenues saisies Pourcentage de la retenue : Montant de la retenue : À prendre en compte

Etat liquidatif: points de vérification Montants hébergement : 0 à l’étranger jours * indemnités de nuitées en France Montant IJ à l’étranger Montant repas en France Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et de celles déjà liquidées. Montants des justificatifs individuels. Montant Total à rembourser à L’agent.

L’autorisation L’autorisation est la dernière étape de la liquidation de la mission Autoriser une mission consiste à autoriser son passage dans la comptabilité Autoriser une mission, c’est autoriser le remboursement de l’agent Autoriser une mission, c’est accepter toutes les modifications que l’on a effectuées sur la mission Ne pas autoriser une mission revient à la laisser en attente d’informations complémentaires Si des frais ont été oubliés, on peut autoriser plusieurs fois une mission tant que le batch de comptabilisation n’est pas passé.

L’autorisation 3 2 1

Historique mission Visualisation historique Il est possible de voir l’historique des statuts d’ un déplacement . Un tableau s’affiche avec les différents statuts de la mission et les dates de la mission : cela vous permet de voir les dates d’intégration de la mission , de passage des traitements de nuit ( utilisateur « EXPLOIT »), de liquidation, d’impression de l’état liquidatif ( colonne « Formulaire » … WF_EAI = idoc en intégration EXPLOIT = batch de comptabilisation ou d’édition de l’état liquidatif.

Les cycles mission Une fois la mission autorisée un cycle de comptabilisation mission est généré le soir même Ce cycle de comptabilisation va comptabiliser toutes les missions liquidées et autorisées ainsi que les missions Xlab avec avance intégrées Toutefois, il est souvent nécessaire à la DSI que nous « rejetions ce cycle ». En effet des missions de 2006 s’intègrent sans contrôle budgétaire. Le contrôle budgétaire se fait alors sur l’exercice 2007 à la comptabilisation de la mission. Ainsi les missions au statut « dépl accepté » « calculé » n’ont pu être comptabilisée à cause d’un budget insuffisant ou d’un élément d’OTP non valide

Chronologie du traitement d’une mission sans avance (*) J J+1 J+N J+N+1 Nouvel agent ou modif. agent Sirhus 23h BFCE agent 22h30 et 4h25 fournisseur Nouvel agent ou modif. agent Xlab agent Liquidation Et autorisation mission Pré-comptabilisation Mission Xlab 9h 12h Batch de transformation agent en frs: 22h30pour agents Xlab 4h25 pour agents SIRH Rem: Transformation en frs si modif de l’agent ou RIB saisi dans la journée sinon la transformation se fait le soir de la saisie du RIB Comptabilisation globale mission 23h Proposition paiement Paiement 23h30 (*) Agent avec coordonnées bancaires

Chronologie du traitement d’une mission avec avance (*) J J+1 J+N J+N+1 Nouvel agent ou modif. agent Sirhus 23h BFCE agent 22h30 et 4h25 fournisseur Nouvel agent ou modif. agent Xlab agent 9h Pré-comptabilisation Avance dans prop. paiement Liquidation Et autorisation mission Mission Xlab 9h 12h 23h Paiement de l’avance Comptabilisation globale mission Proposition paiement Paiement 12h 23h30 (*) Agent avec coordonnées bancaires

Pièces comptables FI Visualisation des pièces comptables : 1/2

Pièces comptables FI Visualisation des pièces comptables : 2/2

Liquidation des missions Mini-quizz ! oui non Peut-on modifier l’onglet Forfait ? Peut-on modifier une mission au statut demande acceptée? Les retenues, peuvent elles être modifiées ? Peut-on liquider une mission à tout moment ? Si je veux rajouter des infos sur un justificatif, je le fais sur l’onglet remarque.

Liquidation des missions Mini-quizz ! oui non Peut-on modifier l’onglet Forfait ? Non, du moins pas encore… Peut-on modifier une mission au statut demande acceptée? Non, il faut d’abord changer son statut Les retenues, peuvent elles être modifiées ? Oui, sauf dans le cas des retenues pour convenance personnelle Peut-on liquider une mission à tout moment? L’agent doit être revenu de mission Si je veux rajouter des infos sur un justificatif je le fais sur l’onglet remarque. Non, sur la zone info du justificatif. 1) du moins pas encore…  Cf liquidation forfait global

Exercices sur la Liquidation 10

Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission France (1/3) Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°43007 Stagiaire 2 : agent n°43008 Stagiaire 3 : agent n°43009 Stagiaire 4 : agent n°43010 Stagiaire 5 : agent n°43011 Stagiaire 6 : agent n°43012 Stagiaire 7 : agent n°43013 Stagiaire 8 : agent n°43017 Stagiaire 9 : agent n°43020 Stagiaire 10 : agent n°43024 Stagiaire 11 : agent n°43026 Stagiaire 12 : agent n°43028

Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission (2/3) 1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté : - modifiez le statut de déplacement de cette mission. 2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs : - Taxi : 97,50 € - Taxe: 35,90 € 3/ Vous devez modifier les dates et heures de la mission à : - Début mission le 11.05.2007 à 09h00 - Fin de mission le 17.05.2007 à 21h00 La destination de la mission a la même caractéristique que l’en-tête du déplacement.

Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission (3/3) 4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 145. Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en « véhicule personnel » l’immatriculation est 1654XP75 et la classe fiscale est 6 CV. 5/ L’agent a bénéficié de 7 repas gratuits (1 par jour). - Effectuez une retenue légale qui s’impose dans la colonne correspondante. - Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération. 6/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch) Infos: Retenue légale = 50% dans chaque ligne de la colonne repas. En effet, à l’étranger on parles d’indemnités journalières et non d’indemnités repas et hébergement différenciées.

Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (1/3) Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°43030 Stagiaire 2 : agent n°43032 Stagiaire 3 : agent n°43037 Stagiaire 4 : agent n°43040 Stagiaire 5 : agent n°43041 Stagiaire 6 : agent n°43042 Stagiaire 7 : agent n°43044 Stagiaire 8 : agent n°43045 Stagiaire 9 : agent n°43048 Stagiaire 10 : agent n°43049 Stagiaire 11 : agent n°43054 Stagiaire 12 : agent n°43055

Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (2/3) 1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté : - modifiez le statut de déplacement de cette mission. 2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs : - Taxi : 175 € - Vaccin : 35 € 3/ Vous devez modifier la date et l’heure de début de la mission à : - Début mission le 05.03.2007 à 08h00 Infos: La deuxième partie de la salle devrait avoir un problème de chevauchement des dates. Il faut leur dire dans un deuxième temps de modifier leur heure et de mettre 22h00.

Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (3/3) 4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 25. Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en « motocyclette » (ATT. Modif de la classe de véhicule obligatoire), l’immatriculation est 1234XB31. 5/ L’agent a bénéficié d’un repas gratuit le 06.03.2007 et d’un hébergement gratuit dans la nuit du 07 au 08.03.2007. - Effectuez les retenues légales qui s’imposent dans la colonne « Retenue repas/héb. ». - Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération. 6/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch) Infos: la catégorie motocyclette a une classe de véhicule: plus de 125 cm cubes. Retenue légale = 25%: on est à l’étranger et les retenues se décomposent ainsi: 1 repas -25%, 2 repas -50%, hébergement -50%; 2 repas et 1 hébergement: 100%. En effet, à l’étranger on parles d’indemnités journalières et non d’indemnités repas et hébergement différenciées.

Complément de liquidation 11

Complément de liquidation Un complément de liquidation peut se faire à la hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un trop perçu) Un complément de liquidation peut se faire une fois que la mission a été liquidée et transférée FI (« dépl accepté » « transféré FI »). On double clique sur la mission et on effectue les modifications adéquates. On sauvegarde la mission. On autorise la mission. La comptabilisation se fera automatiquement par batch de nuit. Une pièce comptable est générée du montant des frais rajoutés. Le paiement s’effectue comme pour une mission normale si le montant est à rembourser à l’agent Le retour de facture vers Xlab sera du montant global de la liquidation. Exemple: 1ère liquidation de 100€  retour de facture vers Xlab de 100€ Complément de liquidation de 20€  retour facture vers Xlab de 120€ La récupération de trop perçu se fait comme une récupération pour une liquidation normale. Le complément de liquidation est visible dans l’historique de la mission et l’historique de paiement.

Complément de liquidation Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession. Complément de liquidation 1ère liquidation 1ère liquidation: RETN -451.50€ dans onglet justificatifs  montant à rembourser -344.75€ Complément de liquidation: enlever RETN  montant à rembourser etat liquidatif 106.75€

L’annulation d’une mission 12

La notion d’annulation Il est interdit de supprimer une mission dans BFC. C’est XLAB qui envoie la mission en suppression. XLAB peut solder ou supprimer une mission ce qui va l’annuler dans BFC si elle est au statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’.

Quand et dans quelles conditions annuler ? Une annulation peut se faire dans BFC si la mission est liquidée et comptabilisée. Une annulation ne se fait que sur la demande expresse du labo qui a saisi la mission. Si la mission a déjà été payée ou partiellement payée via l’avance (Cf section sur l’historique de paiement), il faudra penser à récupérer ces montants lors des prochaines missions. Conclusion : L’annulation nécessite une coordination entre le Labo, la Délégation. En principe, le gestionnaire ne devrait pas avoir à annuler une mission déjà réglée. L’annulation d’une mission réglée génère un trop perçu. L’annulation se fait plutôt avant la liquidation (agent qui n’a finalement pas fait sa mission).

Traduction des règles précédemment citées dans le système : Caractéristiques d’une mission comptabilisée: Pictogramme = Statut = « Transféré FI »

Actions pour annuler

Le statut d’annulation Le statut de calcul « annul. Enreg. FI » indique que la mission a bien été annulée.

Quelques notions sur l’annulation Une fois la mission annulée, les opérations de contre-passation ne s’effectuent que lors du prochain traitement de comptabilisation. Une fois qu’une mission a été annulée, on ne doit pas faire marche arrière sur le statut d’annulation (pb retour facture XLAB). Il faut donc faire très attention lors de l’annulation. Une annulation libère des dates de la mission et permet de créer une nouvelle mission aux même dates. 2) En fait, l’annulation d’une annulation est possible dans BFC mais il n’est pas conseillé de le faire sous peine de créer un déphasage entre BFC et Xlab (cas de la mission qui a été supprimée dans Xlab et qui n’existe donc plus. Si on annule l’annulation, la mission va être comptabilisée et une facture va être renvoyée à Xlab alors que la mission n’existe plus). Par contre, si la mission n’est que soldée, cela serait envisageable. Mais il vaut mieux demander au laboratoire de recréer une nouvelle mission.

Conclusion et clôture Avant de se quitter Merci de me rendre la feuille de présence signée. Au revoir et à demain !

Les procédures particulières a la liquidation

Les outils Agents et mission Liquidation: Le forfait Global 13 Les outils Agents et mission

Qu’est ce qu’un forfait global ? On parle de mission avec forfait lorsque le labo décide de ne pas payer à l’agent l’intégralité des frais réglementaires remboursables à l’agent et de ne lui rembourser qu’un montant forfaitaire. Le forfait global est utilisé au CNRS pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France). Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour le CNRS. Il est représenté par la catégorie de frais FORF (onglet justificatifs).

Procédure classique Supprimer catégorie de frais FORF (onglet justificatifs) Saisir frais réels de la mission (onglet justificatifs et trajet) ainsi que les retenues éventuelles (onglet retenues) Cocher zones « indemnité nuitée » et « Remboursement repas » (onglet forfaits) Simuler et éditer l’état de frais provisoire qui servira de pièces justificatives pour le choix du forfait Comparer montant des frais réels au forfait Si Forfait > Frais réels: conserver le calcul avec les indemnités réglementaires et sauvegarder Si Forfait < Frais réels: sortir sans sauvegarder vos modifications puis revenir sur la mission au forfait pour la liquider Expliquer aussi la méthode de Nadia

Le montant du forfait global est sur l’onglet justificatif

Opérations à effectuer pour vérifier les frais On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à l’ensemble des frais « normaux » de la mission. Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission. Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour le CNRS, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.

Comment connaître le montant des justificatifs ?

Supprimer le Forfait global (en notant son montant)

Saisie des montants des justificatifs On doit ici saisir tous les montants réels, sauf ceux déjà payés par le CNRS (ici VOLP). Un message d’avertissement bloquant nous le rappelle.

Justificatifs

Onglet Forfait Dans le cas d’un forfait global, la ou les coches d’indemnités sont désactivées. Il faut donc la ou les réactiver pour pouvoir simuler l’état de frais complet de la mission et le comparer au forfait global.

Simuler l’état de frais

Analyse de la simulation Le montant à comparer est : Si le montant est inférieur au montant du forfait global on sauvegarde. Si le montant est supérieur au montant du forfait global, on ne sauvegarde pas le déplacement et on laisse ainsi le forfait. Ici, on sauvegardera le déplacement car : 1740,80 < 2500. Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser les indemnités que le forfait global.

Les outils Agents et mission Exercice sur le forfait Global 14 Les outils Agents et mission

Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Exercice : Liquidation particulière d’une mission au forfait (1/2) Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°43056 Stagiaire 2 : agent n°43062 Stagiaire 3 : agent n°43063 Stagiaire 4 : agent n°43065 Stagiaire 5 : agent n°43067 Stagiaire 6 : agent n°43071 Stagiaire 7 : agent n°43073 Stagiaire 8 : agent n°43079 Stagiaire 9 : agent n°43082 Stagiaire 10 : agent n°43087 Stagiaire 11 : agent n°43093 Stagiaire 12 : agent n°43095

Vérification du forfait global Exercice : Liquidation particulière d’une mission au forfait (2/2) Vérification du forfait global 1/ Sélectionner la mission, elle contient un forfait global. 2/ Remplissez l’état de frais comme si le forfait n’existait pas… Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs : - Taxi : 50 € - Taxe: 70 € L’agent a bénéficié de 3 repas gratuit (un le 18.06 et deux le 19.06.2007) 3/ Sauvegardez ou non votre mission en fonction de ce qui est le plus intéressant pour le CNRS.

Liquidation : Rajout de repas supplémentaires 15

L’ajustement des repas Depuis le 1er novembre 2006, concernant ses frais de repas, l’agent est remboursé sur la base du nombre de repas qu’il déclare avoir pris pour ses frais de mission en France. BFC calcule le nombre de repas à rembourser à l’agent sur la base du calcul forfaitaire des indemnités de repas soit en fonction des heures de mission. Si, après simulation de la liquidation, le nombre de repas calculés par le système est inférieur à celui déclaré par l’agent, vous devez rajouter manuellement le montant des repas supplémentaires. La catégorie de frais « REPA  - nombre de repas» a été créée à cet effet. Remarque: Depuis le 1er novembre 2006, concernant ses frais de repas, l’agent est remboursé sur la base du nombre de repas qu’il déclare avoir pris pour ses frais de mission en France. BFC calcule le nombre de repas à rembourser à l’agent sur la base du calcul forfaitaire des indemnités de repas soit en fonction des heures de mission. Si, après simulation de la liquidation, le nombre de repas calculés par le système est inférieur à celui déclaré par l’agent, vous devez rajouter manuellement le montant des repas supplémentaires. La catégorie de frais « REPA  - nombre de repas» a été créée à cet effet.

Simulation de la mission

Analyse du nombre de repas

Rajout de repas Postulat: En réalité l’agent a consommé 32 repas, il faut donc rajouter 2 repas dans la catégorie repas Créer la catégorie REPA avec un montant élevé Appuyer sur entrée Affecter le nombre de repas. Valider l’insertion Affecter le montant spécifié dans la catégorie REPA

Visualiser les nouveaux frais générés Cliquer sur le bouton ‘simuler’ Le tableau des justificatifs de repas n’est pas modifié. Le tableau des justificatifs individuels prend en compte les 2 repas rajoutés.

Cliquez sur l’aide à la recherche Enlever des repas Postulat: En réalité l’agent a consommé 27 repas, il faut donc enlever 3 repas dans L’onglet retenues Cliquez sur l’aide à la recherche de la colonne repas Choisissez les retenues qui conviennent : ici 100 % (2 repas) et 50% (1 repas)

Visualiser les nouveaux frais générés Deux retenues ont été saisies: 1 de 50% correspondant à 1 repas 1 de 100% correspondant à 2 repas. Le montant total a été diminué de 3*15,25 € soit 45,75 €

Liquidation: Les OM permanents 16

Les OM permanents Lorsqu’un agent se déplace régulièrement au même endroit et pour le même motif pendant une période qui peut aller jusqu’à l’année, un ordre de mission permanent peut lui être établi. Ainsi, l’agent n’a pas à effectuer lors de chaque déplacement, une nouvelle demande de mission. Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est saisie avec l’ensemble des frais prévisionnels à rembourser à l’agent pour la période couverte par l’OM permanent. En parallèle, une commande prévisionnelle d’achats est saisie dans Xlab pour engager les frais de transport pris en charge par le CNRS associés à cet OM permanent. Lors de l’intégration dans BFC, cette mission est créée avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ». Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM permanent, l’agent établit son état de frais ; la liquidation de ce déplacement se fait directement dans BFC. La mission typée « OM permanent » dans Xlab est intégrée dans BFC avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ». Les déplacements de schéma « Ordres permanents » créés dans BFC ne correspondent pas à des missions « réelles », ils servent d’engagement pour les missions que l’agent va effectuer.

Les OM permanents Les OM permanents sont créés dans Xlab puis envoyés à BFC avec le montant global estimatif pour la durée de l’OM permanent. A chaque mission de l’agent dans le cadre de l’OM permanent, l’agent donne un état de frais (pas de mission saisie dans le labo) La liquidation d’un OM consiste à dupliquer l’OM permanent pour créer une nouvelle mission ‘Liquid. OM Permanent’ Après chaque liquidation sur OM permanent, il faut régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR) pour équilibrer le budget Les OM permanents sont porteurs de l ’engagement des missions à venir (missions régulières) Il sont régularisés via : Des missions de type liquidation sur OM permanent Des catégories de frais OMPR. Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation

Les particularités des OM permanents Les dates du déplacement sont initialisées au 1er janvier de l’année en cours ; les dates réelles de l’OM permanent sont dans la zone motif. Ceci est une astuce technique pour éviter des problèmes de chevauchement de date de mission. Dans l’onglet forfait, les zones « Indemnité nuitée » « Indemnité repas » pour la France (ou « Indemnités journalières » pour l’étranger et DOM-TOM) sont décochées Le montant de tous les frais prévisionnels saisis dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une catégorie de frais particulière « OMPE – Engagement OM permanent» Une catégorie de frais est créée pour chaque type de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un montant à 0 Il ne comporte qu’un seul séjour dans l’onglet destination, ce séjour pouvant mentionner plusieurs villes de destination.

Procédure Vérifier le montant disponible de l’OM permanent Créer une copie de l’OM permanent, lui affecter un schéma de déplacement « Liquid OM permanent » et saisir les frais Simuler la mission Sauvegarder et autoriser Attention: si montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible sur l’OM permanent alors il faut sortir de la mission sans sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour solder l’OM permanent car il a été sous engagé Régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR du montant de la liquidation en négatif)

Comment créer la liquidation de cet OM ? Insérer ici la date réelle de départ de l’agent

Affichage OM Permanent copié Dates réelles de couverture Dates fictives Catégorie de frais porteuse de l’engagement

Modifier le schéma de déplacement

Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée

Modifier le motif et la ville

Supprimer / modifier les catégories de frais Supprimer OMPE

Supprimer / modifier les catégories de frais

Renseigner les destinations Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée

L’onglet trajet: si véhicule personnel utilisé Zones à renseigner

Affecter retenues si nécessaire 1 2

Recommandations Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à l’agent est inférieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation Si le montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la liquidation. Vous devez faire « Retour » et ne pas sauvegarder. Cela signifie que l’OM permanent a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez prendre contact avec le laboratoire et lui demander de solder l’OM permanent et d’en re-créer un autre. Le solde d’un OM permanent dans Xlab n’est pas transmis à BFC. Il vous faut également solder l’OM permanent dans BFC. Cette procédure sera explicitée plus loin (saisie d’une catégorie de frais OMPR du montant disponible de l’OM permanent).

Visualiser la nouvelle mission La liquidation est alors créée en statut « Dépl. Effectué » «  A décompter » : Vous pouvez poursuivre le processus normal de liquidation, c’est-à-dire validez la liquidation en cliquant sur le bouton Autoriser ainsi le déplacement pourra être comptabilisé. Les missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLAB Montant à reporter sur l’OM permanent

Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent La saisie d’une liquidation d’OM permanent met à jour automatiquement le budget d’engagement. Or ce budget avait déjà été mis à jour lors de l’intégration de la mission Xlab typée OM permanent ( par la catégorie de frais « OMPE »). Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire, il faut modifier le déplacement de schéma « Ordres permanents » en diminuant son montant du montant de la liquidation que vous venez de créer (catégorie de frais OMPR). Cette action de régularisation est à faire après chaque liquidation sur OM permanent.

Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent (suite) Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’un montant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)

Modification du statut Cliquer sur le bouton « statut » et sauvegarder

Astuce Les autres « liquidation sur OM perm. » sur le même OM permanent seront créées par copie de la « liquidation sur OM perm. » et non par copie de l’OM permanent. En effet, ceci évitera d’avoir à changer le schéma de déplacement. Cette procédure n’est pas obligatoire mais permet de remplir la liquidation plus rapidement.

Solde d’un OM permanent Lorsque le montant disponible sur l’OM permanent devient insuffisant pour liquider un déplacement ou lorsque c’est le dernier déplacement de l’agent dans le cadre de l’OM permanent et qu’il reste un disponible sur l’OM permanent, il faut le solde. Le solde d’un OM permanent doit se faire dans Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement aux autres types de mission, le solde d’un OM permanent n’est pas transmis à BFC. Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut saisir une catégorie de frais OMPR (onglet justificatifs) du montant restant (en négatif). Puis sauvegarder. Montant restant: Ce montant correspond au montant du justificatif OMPE déduit de la somme des justificatifs OMPR de l’OM permanent. Cela correspond au montant remboursable du gestionnaire de déplacement.

A ne pas oublier Ne jamais autoriser un OM permanent. Ne pas oublier de réduire l’OM permanent. Ne pas oublier de modifier le statut de l’OM permanent avant de sauvegarder.

OM Permanent Mini-quizz ! oui non Peut-on autoriser un OM Permanent ? L’OM permanent et sa copie ont-ils le même numéro de mission Xlab ? Faut-il régulariser l’OM permanent après chaque liquidation ? Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à BFC?

OM Permanent Mini-quizz ! oui non Peut-on autoriser un OM Permanent ? Non, il faut toujours procéder par copie de l’OM permanent en n’oubliant pas de modifier le schéma de déplacement L’OM permanent et sa copie ont-ils le même numéro de mission Xlab ? Oui, par contre ils ont un schéma de déplacement et un statut différents (Ordres Permanents Demde saisie A décompter et Liquid. OM perm. Dépl. Accepté Transféré FI)

OM Permanent Mini-quizz ! oui non Faut-il régulariser l’OM permanent après chaque liquidation? Oui il faut créer une catégorie de frais OMPR du montant de la liquidation pour mettre à jour le budget d’engagement. Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à BFC? Non, il faut solder l’OM permanent dans Xlab mais aussi dans BFC (Cat. de frais OMPR)

Exercice: liquidation OM permanent 17

Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Exercice : Liquidation particulière d’un OM permanent (1/3) Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°43130 Stagiaire 2 : agent n°43138 Stagiaire 3 : agent n°43167 Stagiaire 4 : agent n°43565 Stagiaire 5 : agent n°43566 Stagiaire 6 : agent n°43567 Stagiaire 7 : agent n°43569 Stagiaire 8 : agent n°43573 Stagiaire 9 : agent n°43574 Stagiaire 10 : agent n°43575 Stagiaire 11 : agent n°43577 Stagiaire 12 : agent n°43578

Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (2/3) 1/ Vous devez liquider l’ordre de mission permanent pour l’agent qui vous a été affecté : - sélectionnez l’OM permanent et copiez le, - renseignez les données d’en-tête suivantes, correspondant à la mission réelle de l’agent : * Début mission : 16.03.2007 à 9h * Fin mission : 20.03.2007 20h30 * Ville : Paris * Région : PA * Pays : FR 2/ Modifiez le schéma de déplacement et choisissez parmi les 3 propositions concernant la liquidation d’un OM Permanent 3/ Dans l’onglet Forfaits, renseignez - la catégorie interne : « France avec frais », - l’activité : « Autres ». 4/ Sur l’onglet Justificatifs, supprimez tous les postes repris de l’OM Permanent ne correspondant pas aux frais réels engagés dans la mission.

Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (3/3) Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont : - Taxi : 35 € - Taxe aéroport : 50 € L’agent déclare avoir pris 10 repas. 5/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch). 6/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée. 7/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ». 8/ Vérifiez si l’OM permanent est entièrement liquidé ou non. Les caractères en rouge sont-ils à supprimer (trop de précisions dans l’exercice) ?? Oui: J’ai supprimé: - Onglet Justificatifs, catégorie de frais : OMPR

Liquidation: Les abattements 18

La procédure d’abattement Les abattements dans BFC fonctionnent différemment en fonction du schéma de déplacement utilisé. En France : Dans SAP, les abattements liés aux déplacements en France sont gérés de façon automatique. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement: déplacement intérieur stage liquidation OM permanent intérieur Pour rappel, depuis le 1er novembre 2006, aucun abattement n’est appliqué pour les missions se déroulant en France. Auparavant, lorsque la durée de la mission était supérieure à 10 jours dans la même localité, un abattement de 10% était appliqué entre le 11ème et 30ème jour, de 20% au-delà du 30ème jour sur le montant de la nuitée. Néanmoins, ce calcul est opérationnel dans le système pour les missions en France de plus de 10 jours et dont la date de début de mission est antérieure au 1er novembre 2006. Remarque: ½ indemnité supplémentaire pour les missions à l’étranger avec retour après 17h ou mission d’1/2 journée Attention: si mission à l’étranger avec chevauchement de dates au niveau des séjours, sur l’état liquidatif le système prend l’indemnité la + élevée. Correction à faire.

La procédure d’abattement (suite) A l’étranger ou l’Outre-mer : Contrairement au déplacement en France, la gestion des abattements pour les déplacements à l’étranger et l’outre-mer est manuelle dans SAP. Les abattements doivent être gérés sous forme de retenue à effectuer sur le déplacement. Une catégorie de frais « INDA – Indemnité suite à abattement » a été créée à cet effet. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement: déplacement étranger déplacement DOM-TOM liquidation OM permanent étranger liquidation OM permanent DOM-TOM

Rappel des règles d’abattement En France : Plus d’abattements depuis le 01.11.2006 Stage : A l’étranger et DOM-TOM: Du 31ème au 60ème jour 20% A partir du 61ème jour 40% Au-delà de 120 jours 50% En France : Du 11ème au 30ème jour dans la même localité 10% A partir du 31ème jour 20% Plus d’abattements depuis le 01.11.2006 Stage : Du 31ème au 60ème jour dans la même localité 20% A partir du 61ème jour 40%

Calculer un abattement: Simuler une mission Mission à l’étranger: 1 à 30 jours 0% 31 à 59ième = 20% Soit: [107,37*30]*0% [107,37*((58-30) + 1,5)]*20% Total abattements: 107,37*29,5*0,2 = 633,48 €

Créer une catégorie INDA signée négativement

Visualisation des Pièces comptables 19

Visualiser les pièces comptables/ budgétaires/ analytiques créées Ou Autres > Afficher Historique paiement

Visualiser les pièces comptables/ budgétaires/ analytiques créées

Visualiser les pièces comptables créées

Visualiser la pièce analytique créée

Visualiser la pièce budgétaire créée

Le paiement 20

Le paiement: Le paiement est géré par délégation, puis envoyé aux ACS de chaque DR Le paiement s’effectue grâce à l’édition de propositions de paiement qui sont toujours acceptées (sauf indication contraire) pour les missions Le remboursement des missions à l’agent est donc un processus automatique que l’on peut surveiller Le processus de paiement est détaillé dans le manuel et le support de formation comptable, s’y référer pour plus d’informations sur le sujet

Les outils Agents et mission Les États Mission 21 Les outils Agents et mission

Les états mission Plusieurs états sont à votre disposition : L’état liquidatif Historique des paiements Liste des agents n’ayant pas de RIB Etat chevauchement des missions Liste des agents ayant un trop perçu Liste des justificatifs Liste des justificatifs par mission Liste des destinations d’un agent Visualisation des indemnités

L’état liquidatif: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Impression état liquidatif mission (Transaction ZPRF0) 1 1 2 3

Etat liquidatif Les états liquidatifs définitifs des missions comptabilisées sont générés automatiquement par batch de nuit et envoyés aux DR concernées tous les jours via une liste de diffusion. Néanmoins, les états peuvent être imprimés individuellement en mode copie si problème. Vous ne pouvez imprimer un état liquidatif définitif qu’une seule fois. Pour demander l’impression d’un nouvel état liquidatif, il faut cocher la mention « Déplacement imprimé ». Dans ce cas, la mention « Copie » apparaît. Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation. Pour connaître, la période à renseigner. La période à renseigner correspond à la période de comptabilisation de la mission, la date à laquelle la mission a été comptabilisée. Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ». Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complémént de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Justificatif de correction». Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent. Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.

L’état liquidatif

L’état Liquidatif Choisissez le n° de déplacement Le matricule de l’agent Et exécuter Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état. Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous

L’état s’affiche Ceci est une copie de l’état de frais. Une fois l’état édité cliquer sur le chemin: Menu > Liste > imprimer

Remarques et astuces Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation de la mission. Depuis l’historique de la mission:

Ou bien depuis l’historique des paiements: Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ». Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complément de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Justificatif de correction». Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent. Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.

L’historique des paiements: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Historique paiement Frais Dépl (Transaction PTRV_PAYMENT_HISTORY). 2 3 1 1

L’historique des paiements Pour l’historique des paiements deux variantes existent, elles représentent chacune une façon différente d’interpréter cet état: La variante NONLIQUID0: Elle affiche toutes les missions non liquidées / non comptabilisées avec un montant à 0. La variante NONANNULE Elle affiche toutes les missions passées en comptabilisation sauf celles qui ont été annulées. Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent. Sans variante: C’est le même état qu’avec la variante NONANNULE sauf que l’on voit en plus les mouvements d’annulation. Remarque: l’historique des paiements pour un agent est également accessible directement depuis le gestionnaire des déplacements. Variante NONLIQUID0: Utile pour avoir une liste des missions sans frais non liquidées Variante NONANNULE : Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent

L’historique des paiements

Accéder aux variantes

État des missions non liquidées avec un montant à 0 Ici, on voit deux OM permanents Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »

État global de paiement Missions comptabilisées État des pièces comptables Missions non liquidées Missions en cours de liquidation ou OM perm.

Date de comptabilisation de la pièce Pièce de rapprochement = payé

Date du règlement

Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (1/3) Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > SAP Query: Liste d’états (Transaction SQ01) 1 2 3 Cet état permet d’obtenir la liste des agents Xlab sans coordonnées bancaires. En effet, les agents en provenance d’Xlab s’intègrent dans BFC sans coordonnées bancaires. Il faudra donc renseigner les coordonnées bancaires de ces agents pour qu’ils puissent être transformés en fournisseur et donc payés.

Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (2/3) 1 2 3

Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (3/3) 2 1

Liste des agents n’ayant pas de RIB

Liste des agents n’ayant pas de RIB 1 Remarques: - La variante ‘STANDARD’ affiche toutes les coordonnées des frais de déplacement des agents dans BFC. - La variante ‘TOUTES COORDO’ affiche les coordonnées bancaires principales et de frais de déplacement des agents dans BFC. - La variante ‘COORD MODE T’ affiche tous les agents qui ont des coordonnées bancaires avec un mode de paiement T, c'est-à-dire de virement à l’étranger. Cet état peut être édité avec chacune de ces variantes en fonction du besoin. 2

Liste des agents n’ayant pas de RIB Renseigner le centre financier puis faire exécuter

Liste des agents n’ayant pas de RIB

Etat de chevauchement des missions: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction S_AHR_61016405) 2 3 1 1

Etat de chevauchement des missions: Chemin Remarque: Cet état, permet de connaître par agent le total des remboursements effectués pour cet agent. On peut ainsi savoir combien un agent dépense chaque année pour ses frais de déplacement. Entrer le matricule d’un agent et exécuter

Etat de chevauchement des missions: Chemin Cet état se décompose en 3 tableaux: Le 1er: les missions de l'agent avec les dates, heures, lieux de mission et montants remboursés Le 2ème: cumuls justificatifs Le 3ème: imputations analytique et budgétaire des missions ainsi que le labo qui a engagé la mission avec sa DR de rattachement. Ce dernier tableau permet la visualisation de toutes les missions de l’agent toutes DR confondues  Etat de chevauchement

Etat de chevauchement des missions: Chemin 1er tableau: Récapitulatif missions Dates du déplacement Destination principale du déplacement Durée du déplacement Montant à rembourser à l’agent et totaux Statut technique de la mission

Etat de chevauchement des missions: Chemin 2ème tableau: Justificatifs Cumul justificatifs

Etat de chevauchement des missions: Chemin 3ème tableau: Affectation Imputation analytique Imputation budgétaire C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues

Le trop perçu agent: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Liste des agents ayant un trop perçu (Transaction FBL1N) 2 3 1 1

Liste des agents ayant un trop perçu

Liste des agents ayant un trop perçu

Liste des agents ayant un trop perçu Exemple: Remarques: Ici, par exemple on voit bien que l’agent a eu un trop perçu qu’il doit reverser au CNRS. Le trop perçu est ici de 176€. Un total signé positivement signifie que l’agent (identifié comme fournisseur) doit de l’argent au CNRS. Attention, il se peut que ce montant positif corresponde à une avance non payée. Pour le savoir, il faut visualiser la pièce comptable et vérifié si le compte comptable est un compte d’avance. Si le total est négatif, c’est le CNRS qui doit de l’argent au missionnaire. Un montant nul signifie que le compte est équilibré. Le poste fournisseur est positif. Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS. Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.

Liste des justificatifs: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Justif. Déplacement ss données dépl (Transaction S_AHR_61016403). 1 2 3

Liste des justificatifs Remarque: Cet état permet de connaître tous les justificatifs qui ont été remis, toutes missions confondues. Cet état peut être ventilé, si besoin est par agent ou par type de justificatif.

Liste des justificatifs Catégorie de frais Montant justificatif Date justificatifs Description Matricule N° déplacement

Liste des justificatifs par mission: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Justificatifs déplacement (Transaction S_AHR_61016402) 1 2 3

Infos sur justificatifs justificatifs mission Total mission Infos sur justificatifs Code et libellé justificatif Montant justificatif Date justificatif Total des justificatifs mission

Liste des destinations: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Recherche par destinat. (Transaction S_AHR_61016406) 1 2 3 Remarque: Cet état récapitulatif permet de connaître tous les lieux de séjours d’un agent dans le cadre des missions effectuées pour le CNRS. Ceci permet de faire des statistiques sur les villes les plus fréquentées par cet agent (notamment par exemple pour obtenir des réductions sur ces trajets)

Liste des destinations Le premier tableau est un récapitulatif des destinations principales de toutes les missions

Liste des destinations Le deuxième tableau montre des statistiques sur les destinations les plus fréquentées par un agent basées sur le pays principal de la mission.

Liste des destinations Le troisième tableau présente des statistiques par combinaison de pays/ville différent. Toujours basées sur les données d’en-tête.

Liste des destinations Le quatrième tableau présente des statistiques par combinaison de motif/pays/ville différent. Toujours basées sur les données d’en-tête. Utile simplement pour analyser les OM permanents (les seuls a avoir des motifs en en-tête)

Liste des destinations Le cinquième tableau présente les pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués

Liste des destinations Le sixième tableau présente les combinaisons Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués

Liste des destinations Enfin, le septième tableau présente les combinaisons Motif/Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués Ce tableau ne doit être utilisé que pour les OM permanents

Données de dépl./Cumuls dépl.: chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données de dépl./Cumuls dépl. (Transaction S_AHR_61016401) 1 2 3

Cf 1er tableau de l’état « Données dépl./cumuls/justif./Coûts »

Liste indemnités de mission à l’étranger: chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction ZINDEMNITE) 3 1 2

Cet état récapitulatif permet de visualiser les indemnités journalières à l’étranger pour chaque pays

Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez. La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »

Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »

La liste des indemnités journalières et de leur historique s’affiche alors :

Double cliquez sur une des indemnités pour visualiser son montant :

Vous pouvez cliquer sur pour afficher d’autres valeurs dans le temps pour ce pays. Vous pouvez cliquer sur « Positionner » pour accéder directement à un pays en particulier puis cliquez sur

Suivi du flux Mission BW 22

Alimentation BW : rejeu des idocs BFCE À l’initiative du labo Le dimanche ECC XLAB EAI Rejeu des Idocs (agent) session BW Missions Intégré Missions En erreur 2 / jour 13h15 et 20h15 Rejeu des Idocs en erreur de moins d’un mois Le dimanche session Rejeu des Idocs en erreur de plus d’un mois

BW Suivi du Flux Mission Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Mission. On peut consulter tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur Rejeté vers Xlab Par défaut, on n’affiche pas les idocs avec le statut intégré.

BW Suivi du Flux Mission Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC

BW Suivi du Flux Mission Supprimer zoom Eclater dans les colonnes Sélectionner valeur filtre Effacer une valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité

BW Suivi du Flux Mission La requête de base : Avec les paramètres rajoutés :

Traitements des principaux cas d’erreur 23 Manuel en ligne qui permet de traiter tous ces cas d’erreur « Annexe – Traitement des rejets » Info: - Désignation du code rejet - Informations complémentaires - A faire dans Xlab - A faire dans BFC - Rejet manuel vers Xlab : cf mode d'emploi

Erreurs d’intégration (BW) Action du laboratoire : Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n'est pas définie dans le Custo » Action de la DSI: Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à disparaître) Infotype "&" pour & inexistant (cas d’erreur amené à disparaître pour infotype 17) Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2»… Lorsqu'une mission est rejetée vers Xlab pour cause de chevauchement de dates, cela peut provenir : d'une erreur du laboratoire dans les dates de la mission. Dans ce cas il faut se retourner vers le missionnaire pour qu'il vérifie ses dates de mission. Une fois le rejet de la mission intégré dans Xlab, les dates de missions peuvent être corrigées. La mission est de nouveau transmise à BFC. de l’existence dans BFC d'une autre mission aux mêmes dates sur le même matricule, et imputée sur les crédits d'une autre délégation. Dans le suivi du flux mission de BW rajouter les paramètres 1 et 2 (dates de début et fin de la mission) puis aller voir l’état de chevauchement «Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts » DR2 – labo 0379 – Mission Xlab L00453 1/ Vérifier si pas de mission à cette date engagée sur ces dates par la DR2 2/ Etat de chevauchement pour voir qu’elle est la DR qui a engagé une mission pour cet agent. Se mettre en contact avec elle.

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Pour visualiser les missions d'un agent toutes DR confondues, vous pouvez utiliser le reporting « Données dépl./cumuls/justif./Coûts »  du menu « Dépenses/Gestion des déplacements/Reporting gestion des déplacements ». Vous devez renseigner le n° de matricule de l'agent dans l'onglet  "Données du personnel" puis cliquez sur "Exécuter", vous obtenez alors : - dans le 1er tableau, les missions de l'agent avec les dates et heures et lieux de mission

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 - dans le 3ème tableau, les délégations concernées par les missions (colonne DomA : Domaine activité).

Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Il faut se mettre en rapport avec le missionnaire et potentiellement avec l’autre délégation pour détecter la mission erronée. Cette mission doit être corrigée. Si la mission à rectifier est celle qui a déjà été intégrée, la délégation concernée peut intervenir sur les dates et heures de mission lors de la liquidation ainsi qu’après la comptabilisation de la mission et le paiement au missionnaire. Si la mission à corriger est la mission qui a été rejetée, c’est au laboratoire d’intervenir sur les dates de la mission.

Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da La mission (et/ou l’agent) est (et/ou sont) en erreur dans le suivi du flux mission (et/ou agent) avec le message d’erreur «Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da»… Demandez au labo de vérifier les données suivantes: Si agent de nationalité française: INSEE (13 premiers caractères, on ne tient pas compte de la clé) et Nom de famille Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale Les comparer aux données présentes via la transaction «Afficher données de base personnel » (Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel) Enfin demandez au laboratoire de faire les modifications et de vous renvoyer la mission et l’agent corrigés.

Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da 1er exemple: Informations visibles depuis suivi du flux mission: Informations visibles depuis suivi du flux agent: DR14 – labo 0239 – mission xlab L00424 Message « Agent Xlab mais type missionnaire ‘Fonctionnaire CNRS’ ou ‘Autre CNRS’ » n’est pas un pb en soi si l’agent possède un matricule SIRH dans BFC. 1- Si agent possède matricule SIRH dans BFC, alors comparer avec le labo les données saisies suivantes et celles présentes dans BFC : Agent français: Nom et INSEE Agent étranger: Nom, date naissance et code pays de l’adresse principale Ces données qui permettent de retrouver le matricule SIRH. 2- Si pas de matricule SIRH pour cet agent dans BFC alors ne pas le typé en tant que tel.

Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da 2ème exemple: Informations visibles depuis suivi du flux mission: Informations visibles depuis suivi du flux agent: Vérifier les zones obligatoires mais aussi si le code pays et/ ou le code nationalité n’est pas erroné. Attention: Si adresse à l’étranger, demander au labo de ne pas renseigner le code postal.

Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo » La mission est en rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »… 1ère cause: le type de la mission est soit égal à « Etranger avec frais » ou « Etranger sans frais » alors que le pays principal est « France ». Dans ce cas, le message est justifié et vous devez dire au labo de modifier le type de mission pour que celle-ci soit intégrée. 2ème cause: l’agent a eu droit à une mission alors qu’il n’était pas encore embauché. Contactez la DSI qui modifiera la date d’embauche de l’agent de manière à permettre l’intégration de la mission.

Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &»… Si vous avez le message suivant lorsque vous scrutez BW pour savoir si votre mission a bien été intégrée: « Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » où XX est le n° de mois de la mission et YYYY l’année de la mission. Et si votre mission n’est pas intégrée (BW). Dans ce cas la DSI doit « réactiver l’agent ». DR14 – labo 0250 – mission xlab L00545

Infotype "&" pour & inexistant La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Infotype "&" pour & inexistant»… Parfois un agent intégré ne possède pas d’infotype de régime d’indemnisation des frais de déplacement. Dans ce cas il est absolument nécessaire de lui en créer un. Cette procédure ne peut être faite que par une personne ayant les droits suffisants (AU de la DSI). Infotype 17: en relation avec agent inactif

Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas»… Ce message d’erreur apparaît dans le suivi du flux mission de BW, lorsque l’envoi en suppression de la mission arrive dans BFC après la liquidation de la mission. Dans ce cas, contactez la DSI qui va: Régresser le statut de la mission à « demande acceptée – Transféré FI » Puis rejouer l’idoc en erreur

Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de la mission

Erreurs à la liquidation (BFC) Action de l’utilisateur Aucune autorisation écriture déplacement Entrée non trouvée dans la table T706V Action de la DSI ou du labo Labo: Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A DSI: Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas Aucune action (message informatif): Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à disparaître)

Aucune autorisation écriture déplacement Je ne peux absolument pas liquider cette mission. Un message bloquant apparaît: «Aucune autorisation écriture déplacement »… Ce message apparaît car la mission n’est pas au bon statut pour être liquidée (Demande acceptée – Transféré FI). Si la mission a été intégrée le jour-même, elle arrive au statut « Demande acceptée – A décompter ». Il faut attendre que le batch de nuit passe pour comptabiliser une éventuelle avance et faire passer la mission au statut « Demande acceptée – Transféré FI » Si la mission est au statut « Demande acceptée – Calculé », le batch de comptabilisation a échoué. Il faut regarder si l’agent possède des coordonnées bancaires pour être transformé automatiquement en fournisseur et être payé.

Entrée non trouvée dans la table T706V J’essaie de liquider un OM permanent. Un message apparaît: «Entrée non trouvée dans la table T706V»… Vous créez une mission de type liquidation sur OM permanent et vous avez oublié de renseigner la zone « pays » sur une ou plusieurs des destinations de la mission. Renseignez correctement la destination.

Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «L’adresse budgétaire TOUS-FONDS / N/A / N/A ne peut être enregistrée»… Ce message apparaît dans le cas où la mission a été saisie dans XLAB sans frais et qu’à la liquidation on s’aperçoit qu’en fait elle devait comporter des frais. Dans ce cas la structure analytique et budgétaire de la mission n’est plus en phase entre les 2 système (pas de commande dans XLAB et une « commande » dans BFC) Le seul moyen est de demander au Labo de détruire la première mission et d’en créer une autre ayant un montant à rembourser à l’agent strictement supérieur à 0,00 EURO.

Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas»… Tous les matins, une personne de la DSI débloque le cycle comptable des missions. En effet un certain nombre de mission sont en erreur pour cause de budget insuffisant. Toutes les missions prises dans le cycle (c'est-à-dire toutes les missions intégrées et liquidées la veille) sont alors bloquées avec le message que vous avez eu. La seule solution est de commencer par liquider les missions qui ont été intégrées avant la veille. Vers 10h vous pouvez être sur que le cycle est débloqué.

Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & Le message «« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » (où XX est le n° de mois en cours et YYYY l’année en cours) apparaît dans le gestionnaire des déplacements. Si sa mission est intégrée (BW), il suffit de cliquer sur « Entrée ». En effet votre mission n’est pas sur la période où l’agent est sorti, toutefois le système vous informe qu’il n’a plus le droit d’effectuer des missions pour le mois en cours.

Autres problèmes: budget / comptabilité analytique Dans tous ces cas, rapprochez-vous de votre service budget et/ou contrat. Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Prog. Budgét. &2 dans pér. Fin. &1 n’est pas valable Elément d’OTP & inexistant

Les évolutions en cours 24

Les évolutions en cours Décision de remboursement: Dans le cas d’une commande de fonctionnement, l’agent pourra partir vers BFC sans mission Marché d’hébergement Dans le cadre d’une mission avec marché d’hébergement, la mission dans BFC comporte automatiquement des retenue sur nuitée à 100%. Les frais de nuitée sont pris en charge dans une commande xlab.

25 Conclusion et clôture

oui non Procédures particulières à la liquidation Mini-quizz ! Peut-on créer un forfait global dans BFC ? Les abattements sont t’ils tous manuels ? Un OM permanent doit t’il être comptabilisé / autorisé? Peut-on créer des missions dont le schéma est « Déplacement étranger »? La catégorie STPE est elle utilisée pour tous les stages?

oui non Peut-on créer un forfait global dans BFC ? Non, Il vient seulement d’XLAB. Les abattements sont t’ils tous manuels ? Non, pas pour les déplacement en France et Stages Un OM permanent doit t’il être comptabilisé / autorisé? Non, jamais. Peut-on créer des missions « Déplacement étranger »? Non, seulement des liquidation sur OM perm étranger. La catégorie STPE est elle utilisée pour tous les stages? Non, seulement pour les stage premier emploi

Conclusion et clôture En quelques mots Des questions, remarques, réactions ? Pensez à remplir votre fiche d’évaluation : http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement- changement/evaluation-formation/evalformation.asp La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

Conclusion et clôture Avant de se quitter Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !

Correction des Exercices Annexe Correction des Exercices 26

Correction des exercices Exercice : la visualisation d’un agent (1/2) Sélectionnez un à un les infotypes correspondants à chaque donnée que vous souhaitez afficher Affectation Régime d’indemnisation Coordonnées bancaires Données individuelles Adresses Cliquez sur le bouton Afficher Stagiaire 1 : agent n°10 Stagiaire 2 : agent n°12 Stagiaire 3 : agent n°13 Stagiaire 4 : agent n°14 Stagiaire 5 : agent n°15 Stagiaire 6 : agent n°16 Stagiaire 7 : agent n°90034535 Stagiaire 8 : agent n° 90034536 Stagiaire 9 : agent n°90034538 Stagiaire 10 : agent n°90034539 Stagiaire 11 : agent n°90034540 Stagiaire 12 : agent n°90034541 Données affectées à chaque stagiaire à rajouter CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Correction des exercices Exercice : la visualisation d’un agent (2/2) Agent 10: 1 adresse, 1 CB Agent 12: 1 adresse, 1 CB Agent 13: 1 adresse, 1 CB Agent 14: 1 adresse, 1 CB Agent 15: 1 adresse, 1 CB Agent 16: 1 adresse, 1 CB Agent 90034535: 2 adresses, 1 CB Agent 90034536: 2 adresses, 1 CB Agent 90034538: 2 adresses, 1 CB Agent 900345339: 2 adresses, 1 CB Agent 90034540: 2 adresses, 1 CB Agent 90034541: 2 adresses, 1 CB Stagiaire 1 : agent n°10 Stagiaire 2 : agent n°12 Stagiaire 3 : agent n°13 Stagiaire 4 : agent n°14 Stagiaire 5 : agent n°15 Stagiaire 6 : agent n°16 Stagiaire 7 : agent n°90034535 Stagiaire 8 : agent n° 90034536 Stagiaire 9 : agent n°90034538 Stagiaire 10 : agent n°90034539 Stagiaire 11 : agent n°90034540 Stagiaire 12 : agent n°90034541

Correction des exercices Exercice : Ajout des coordonnées bancaires Les données bancaires des agents doivent avoir été modifiées avec succès. Vérifier l’agent de votre voisin de droite.

Correction des exercices Exercice 1 : liquidation classique d’une mission France La retenue légale à affecter est: Le Statut de la mission est: Le montant de la mission est: 642,20 €

Correction des exercices Exercice 2 : liquidation classique d’une mission Etranger (1/2) Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez le statut de votre mission pour les colonnes Autorisation et Calcul. La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter. Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher. Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …) Stagiaire 1 : agent n°43030 Stagiaire 2 : agent n°43032 Stagiaire 3 : agent n°43037 Stagiaire 4 : agent n°43040 Stagiaire 5 : agent n°43041 Stagiaire 6 : agent n°43042 Stagiaire 7 : agent n°43044 Stagiaire 8 : agent n°43045 Stagiaire 9 : agent n°43048 Stagiaire 10 : agent n°43049 Stagiaire 11 : agent n°43054 Stagiaire 12 : agent n°43055 CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Correction des exercices Exercice 2 : liquidation classique d’une mission Etranger (2/2) La catégorie motocyclette a une classe de véhicule: plus de 125 cm cubes. Retenues légales : A l’étranger on parle d’indemnités journalières et non d’indemnités repas et hébergement différenciées. Montant de la mission: 1.828,47€

Correction des exercices Exercice : liquidation forfait global (1/1) 1/ l’utilisateur doit cocher les indemnités journalières sur l’onglet forfait Les frais sont de 50 € de Taxi et 70 € de taxe d’aéroport. Lors de la simulation voici le détail des frais: 437,25 € d’indemnités « forfaitaires » 120 € de justificatifs Total mission aux frais réels : 557,25 € 2/ Le forfait global vaut 500 € pour la 1ère moitié de la salle et 600€ pour les autres. 1ère moitié: 500 € < 557,25 € Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser au forfait. 2ème moitié: 600 € > 557,25 € Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser aux frais réels.

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (1/3) Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez la génération d’une nouvelle ligne portant le même numéro de mission Xlab que celui de l’OM Permanent. Vérifiez également le statut de cette ligne qui correspond à la liquidation de l’OM Permanent (colonnes Autorisation et Calcul). La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter. Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher. Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …) Stagiaire 1 : agent n°43130 Stagiaire 2 : agent n°43138 Stagiaire 3 : agent n°43167 Stagiaire 4 : agent n°43565 Stagiaire 5 : agent n°43566 Stagiaire 6 : agent n°43567 Stagiaire 7 : agent n°43569 Stagiaire 8 : agent n°43573 Stagiaire 9 : agent n°43574 Stagiaire 10 : agent n°43575 Stagiaire 11 : agent n°43577 Stagiaire 12 : agent n°43578 CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (2/3) 1/ Onglet forfait: 2/ Destinations: 3/ Justificatifs: 4/ Le montant total de la mission est: 477,50 €

Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (3/3) 5/ Les statuts doivent être: Liquidation OM perm intérieur OM permanent 6/ Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 477,50€), le montant final de ce dernier doit être à 2.022,50€.