Démarche de benchmarking des blocs opératoires ARH La Réunion - Mayotte Réunion de lancement du 29 juin 2007

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Objectifs et acteurs de la démarche (1) Une démarche menée dans 9 autres régions De l’ordre 300 blocs opératoires concernés 12 établissements Réunion Mayotte Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Objectifs et acteurs de la démarche (2) Objectifs & attentes de l’ARH : Dans une optique d’augmentation de l’offre de soins, la région souhaite se caler sur des indicateurs d’efficience au-delà des indicateurs financiers et historiques. Ces indicateurs seront mis à profit pour les projets d’investissement et de regroupement dans le cadre d’hôpital 2012 Aide à la décision pour l’ARH et les établissements : Mutualisation entre établissements dans le cadre notamment de l’organisation en pôle (SROS 3) Examen du dimensionnement d’opérations d’investissement. Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Enquête régionale qui concerne ARH Réunion - Mayotte Enquête régionale qui concerne TOUS les établissements de la Réunion et de Mayotte qui ont un bloc opératoire

ARH Réunion - Mayotte Les résultats du benchmarking de tous les établissements de la Réunion et de Mayotte seront présentés lors d’un séminaire en janvier 2008. Indicateurs par établissements de la région (résultats non anonymisés), Moyennes nationales par type d’établissement.

Objectifs et acteurs de la démarche (3) L’ARH s’appuie sur La MeaH : Fournit d’outils méthodologiques issus des chantiers de réorganisation ; Propose un appui conseil aux établissements désireux d’agir sur l’organisation et la gestion du bloc opératoire. Le cabinet de conseil Ineum Consulting : Délivre un appui technique et méthodologique à la MEAH et aux ARH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Pourquoi se comparer aux autres ? Se situer par rapport aux autres Constater que d’autres établissements parviennent à une meilleure efficience Comprendre que « l’on n’est pas unique » Cerner ses marges de manœuvre et faciliter la mise en œuvre de changements Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Indicateurs proposés Temps de Mise à Disposition (TMD) Limite : On ouvre toutes les salles à 07h mais pas forcément utilisées tout de suite Ne prend pas en compte les salles de permanence : - dédiées urgences - césariennes

Indicateurs proposés Temps de Vacation Offert au praticien (TVO)

Lien entre les indicateurs TVO Temps conventionnel MeaH

Temps conventionnel MeaH Indicateurs proposés Temps de Vacation Offert au praticien / temps conventionnel MeaH Ratio de performance : Évaluation du Temps de Vacation Offert (TVO) au regard du potentiel des salles TVO Temps conventionnel MeaH

Indicateurs proposés Temps Réel d’Occupation des Salles (TROS) Définition du TROS d’une intervention Le TROS prend en compte une durée de remise en l’état standard : PhotoFlux : 15 min pour les interventions conventionnelles, 5 min pour l’ambulatoire Données tirées de la précédente étude MEAH Les temps réels, propres à chaque établissement, seront fournis également par PhotoFlux

Indicateurs proposés Temps Réel d’Occupation des Salles (TROS) Définition du TROS d’une salle

Indicateurs proposés Temps Réel d’Occupation des Salles (TROS) Le TROS ne comptabilise pas les temps perdus entre les interventions

Indicateurs proposés Temps Réel d’Occupation des Salles (TROS) Indicateur de performance : comparer TROS et TVO Cas théorique : aucun débordement : TVO Cas usuel : débordement en fin de vacation : TVO

Lien entre les indicateurs TROS TVO

Indicateurs proposés Temps Réel d’Occupation des Salles / Temps de Vacation Offert au praticien Ratio de performance de l’organisation : Évaluation de l’occupation des salles par les praticiens TROS

Indicateurs proposés Temps de débordement / Temps de Vacation Offert au praticien Ratio de performance de l’organisation : Évaluation du débordement en fin de journée par les praticiens TVO

Indicateurs proposés Productivité « TROS24h » = TROS + débordement + TROS des salles dédiées aux urgences, C’est la totalité de la production de soins quelle que soit la salle, quelle que soit l’heure TROS24h / ETP IBODE+IDE TROS24h / ETP IADE ETP : Équivalent Plein Temps

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Lien avec l’organisation (1) Exemple : rechercher une « juste » allocation des ressources « vacation »

Lien avec l’organisation (2) Courbe d’occupation des salles produite avec l’outil PhotoFlux© 60 % des salles sont occupées à 11h15 avec une intervention en cours i.e. entre « entrée du patient en salle d’op. » jusqu’à la « fin de la remise en l’état » 11h15

 Lien avec l’organisation (3) lundi Variation de l'occupation des salles sur la semaine Les vacations offertes pourraient encore être optimisées mardi jeudi mercredi vendredi

Lien avec l’organisation (4) Adéquation RH / activité – Cas 1 © Ineum Consulting salle d'opération Observations et marges de manœuvres usuelles adéquation entre mobilisation des RH et activité  1er cas : les plannings et l’activité sont relativement corrélés: Le chevauchement permet de préparer les chariots du lendemain.

Lien avec l’organisation (5) Adéquation RH / activité – Cas 2 © Ineum Consulting salle d'opération  2ème cas : les plannings et l’activité ne sont pas corrélés: Régulièrement, le personnel n’a pas de patient à prendre en charge.

Lien avec l’organisation (6) Adéquation RH / activité – Cas 3 NB DE PATIENTS SSPI  3ème cas : les plannings et l’activité ne sont pas corrélés: Très lourde charge en fin de matinée / Sureffectif en fin de journée.

Lien avec l’organisation (7) Exemple 1 : TVO TVO Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec ! H3 dépense plus de moyens que H4 pour la même production de soins (TROS)

Lien avec l’organisation (8) Taux d’occupation du bloc en cliniques privées clinique privée / bloc de +20 salles / circuit patient ordonnancé

Lien avec l’organisation (9) Centre Hospitalier

Questions Discussion

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Planning et phasage de la démarche (1) Mai 2007 Juillet 2007 Septembre 2007 Octobre 2007 Nov.2007 à Janv.2008 Cadrage national Cadrage régional Lancement régional Mesure des indicateurs Évaluation & capitalisation Environ 300 établissements RSA Benchmark Région France Fiche d’identité Mesures 4 indicateurs Chargés de mission EOH des 10 ARH MeaH hotline analyse Restitution DARH Restitution établissement

Planning et phasage de la démarche (2) Exposer les objectifs et modalités de travail Identifier les professionnels référents pour chaque établissement (coordonnées) Lancement régional Mesures effectuées / 4 semaines Réunion : 17/9-14/10 Métropole : octobre Mise à disposition d’un outil simple Une « hotline » (au lancement des mesures) sera assurée par Ineum Consulting Mesure des indicateurs

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Présentation de l’outil de mesure CDROM fourni par l’ARH aux établissements : Les coordonnées de la hotline Ineum Consulting Les outils : 1 grille pour caractériser les salles « INEUM - Fiche d'identité.xls » 1 outil de mesure pour déterminer les 4 indicateurs temps conventionnel MeaH, TVO, TROS, débordement, (Cf. présentation suivante) « INEUM - PhotoTROS.xls » Les bordereaux de recueil à éditer Le manuel utilisateur (dans présentation « INEUM Benchmark ARH - Organisation du recueil d'indicateurs.ppt »)

Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Sommaire Objectifs et acteurs de la démarche Pourquoi se comparer aux autres ? Le dispositif proposé Les indicateurs proposés Lien avec l’organisation Le planning et phasage de l’opération Présentation de l’outil de mesure Les ateliers d’auto-diagnostic proposés par la MeaH Chaque thème était limité à un petit nombre d’établissements. 2 ans après, nous sommes en mesure d’accompagner un plus grand nombre d’établissements volontaires pour bénéficier d’un appui pour procéder à des changements organisationnels. Pourquoi ce changement de braquet : Les chantiers pilotes ont permis de capitaliser des pratiques, d’engranger de la matière et de confronter des méthodes – Une première étape indispensable avant de déployer. Nous pensons qu’aujourd’hui nous avons des choses à dire, et disposons d’une offre documentée. Nous sommes également aujourd’hui en mesure de dimensionner au mieux les prestations de consulting que nous achetons. C’est un autre type de capitalisation. Les phases de diagnostic sont cernées, voire pré formatées. Cela nous permet, avec l’effet volume, d’acheter des prestations qui devront se focaliser sur l’accompagnement du changement = faire sur le terrain avec !

Organisation d’ateliers MEAH (1) Objectifs : Mettre à la disposition des établissements impliqués « un kit d’autodiagnostic » leur permettant : Évaluer leur organisation et identifier leurs marges de manœuvre ; D’être en mesure de négocier des objectifs d’amélioration avec les ARH et d’anticiper les actions de changement à conduire pour les atteindre ; Quand ? 24 septembre 2007 8 octobre 2007 15 octobre 2007 5, 7 et 8 novembre 2007 Où ? Paris – MeaH 8 octobre 2007  à la Réunion Dr.Anne-Weiner /consultant Ineum Consulting

Planning et phasage de la démarche (2) Mai 2007 Juillet 2007 Septembre 2007 Octobre 2007 Nov.2007 à Janv.2008 Cadrage national Cadrage régional Lancement régional Mesure des indicateurs Évaluation & capitalisation Environ 300 établissements Sessions de formation au kit d’autodiagnostic MeaH

Organisation d’ateliers MEAH (3) Cf. présentation de l’outil Cf. présentation de « INEUM - Autoéval_Bloc-v0.1.xls »