Séance plénière du 23 janvier 2004 GESTION DE PROJET Séance plénière du 23 janvier 2004

EFFET DE MODE OU PHENOMENE PLUS PROFOND ? Constat : développement de plus en plus répandu du management par projet EFFET DE MODE OU PHENOMENE PLUS PROFOND ?

Un management en pleine évolution… Qui génère des pratiques de décentralisation et de responsabilisation… …permettant de construire une organisation matricielle

POURQUOI MAITRISER LE MANAGEMENT PAR PROJET ? Pratique de plus en plus répandue  Dont le niveau d’exigence ne cesse de progresser  Rend nécessaire la maîtrise des compétences : Méthode/organisation Communication/relationnel

LA GESTION DE PROJET QU’EST-CE QU’UN PROJET ? QUELS SONT LES DIFFERENTS ACTEURS DU PROJET ? COMMENT DEFINIR LES CONTOURS ET L’ORGANISATION D’UN PROJET ? COMMENT PILOTER UN PROJET ?

1. UN PROJET S’INSCRIT DANS UNE DEMARCHE…  Elle conduit à un résultat concret  Elle ne peut être totalement prédéterminée Elle doit être d’une certaine importance (budget, durée) Elle implique plusieurs acteurs Elle laisse une place à la responsabilité et à l’initiative

Un projet est  porteur d’enjeux  vise un résultat concret  managé par un chef de projet qui coordonne une équipe  novateur… donc présente des risques  limité dans le temps  transversal  comporte une part d’incertitude

Le projet est soumis à plusieurs contraintes Le triangle magique (ou infernal) d’un projet QUALITE DELAIS COUTS

Responsables de lots de travaux 2 . QUELS SONT LES DIFFERENTS ACTEURS DU PROJET ? Commanditaire Comité de pilotage Utilisateurs Chef de projet Equipe de projet Hiérarchiques Responsables de lots de travaux Partenaires, experts, prestataires internes ou externes

3. COMMENT DÉFINIR LES CONTOURS ET L’ORGANISATION D’UN PROJET ?  pour maîtriser le déroulement du projet, on le divise en plusieurs phases  chaque phase est close par un jalon (un livrable) validé par le commanditaire

Le « phasage » du projet  Une ou plusieurs phases pour explorer le contexte du projet, en établir l’opportunité et la faisabilité  Une ou plusieurs phases pour définir précisément l’objet du projet  Une phase de réalisation pour piloter le projet jusqu’à son achèvement

Exemple de « phasage » Emergence Faisabilité Conception Réalisation Pour évaluer l’opportunité du projet Faisabilité Pour étudier la faisabilité et structurer Conception Pour définir précisément l’objet et l’organisation Réalisation Pour réaliser le projet jusqu’à l’obtention des résultats Pour dresser le bilan Clôture

Exemple de « phasage » et jalons Emergence Note de cadrage Faisabilité Cahier des charges, analyse des risques, plannings Conception Organigramme technique ou des tâches, fiches de lots,plannings Réalisation Système d’information et de communication, Système De coordination, pilotage, décision Réunion de clôture et rapport Clôture

4. COMMENT PILOTER UN PROJET ?  que signifie « piloter » un projet ?  comment mettre en place un système de pilotage ?

Qu’est-ce que piloter un projet ?  « Suivre » le chemin pour atteindre les objectifs  Mesurer et avoir des informations sur l’avancement réel  Les interpréter et anticiper ce qui peut arriver  Réagir, décider des mesures correctives…

Mettre en place un système de pilotage Le système de Coordination, pilotage de décision . Le pilotage stratégique avec le commanditaire . Le pilotage opérationnel avec l’équipe et les responsables de lots . L’animation Le système d’information et de communication . Le tableau de bord du Projet . Des règles de circulation de l’information . Les modalités de circulation de ’information

ZOOM : le tableau de bord du projet Informe régulièrement sur :  l’avancement physique  les dépenses  les risques majeurs  les principales mesures correctives en cours

Maîtriser l’avancement physique du projet, c’est : Maîtriser la performance, via le jalonnement Maîtriser les côuts Maîtriser les délais

ZOOM : les réunions spécifiques à la gestion de projet Réunion de pilotage, moment clé de la vie du projet Réunion « revue de projet », moment-clé de décision sur le projet

.Commanditaire, décideurs, Réunion de pilotage . Le noyau de l’équipe . Fréquence variable . Faire le point opérationnel d’avancement . Ordre du jour Réunion « revue de projet » .Commanditaire, décideurs, Comité de pilotage, chef de Projet . Lors des jalons majeurs . Assurer le pilotage stratégique . Ordre du jour

La gestion de projet assistée par ordinateur  Consolider plusieurs sous-projets  Comparer l’avancement réel par rapport à celui qui est prévu  Actualiser le planning en fonction de l’avancement réel Construire des « re-prévisions » Attention ! Ce ne sont que des outils d’aide à la décision

les formations arrivent… Et maintenant, vous vous demandez comment mettre en place la gestion de projet dés la rentrée 2004 en BTS NRC ? Un peu de patience, les formations arrivent…