CONTRATS JUSTIFIABLES FORMATION DU 27 NOVEMBRE 2009 SUR LES CONTRATS JUSTIFIABLES

SOMMAIRE 1 – Typologie des contrats 1.1 – Contrats non justifiables 1.2 – Contrats justifiables 2 - Savoir compléter un dossier de contrat 2.1 - Documents juridiques 2.2 - Documents financiers 2.3 - Tableaux de suivi 3 - Savoir trouver les informations pour établir le relevé de dépenses 3.1 - Convention, Annexes, Plan de financement, ......... (exercices) 3.2 - Documents sur les règles générales d’attribution de certaines aides, ……… (quelques adresses) 4 - Justifications des Dépenses 4.1 - Tableau de relevé de dépenses 4.2 - Justification des Dépenses 4.3 - Transmission et contrôle des justifications P. 01 Service financier et comptable – le pôle ressources 2

1 – Typologie des contrats 1.1 – Contrats non justifiables Ce sont principalement des contrats avec des entreprises publiques ou privées. Les contributions sont forfaitaires et utilisables par le laboratoire jusqu’à épuisement des fonds sans fourniture de justificatif financier. Les paiements sont effectués le plus souvent après réception et acceptation du rapport scientifique par le partenaire : la copie de la lettre d’envoi du rapport scientifique doit être impérativement transmise à la délégation. P. 02 Service financier et comptable – le pôle ressources 3

1 – Typologie des contrats 1.2 – Contrats justifiables 1.2.1 Les contrats européens . Ce sont des contrats signés entre la Commission Européenne et plusieurs partenaires (établissements publics et/ou privés). L’un de ces partenaires est désigné comme coordinateur du projet. Les contributions sont justifiables. Leur justification sera développée dans le cadre d’une autre formation (prévue le 14/01/10). 1.2.2 Les autres contrats . Ce sont le plus souvent des subventions des différents Ministères, de la Région, du FEDER, de l’ANR et parfois d’autres organismes comme l’ADEME, le GIP SEINE AVAL,etc…. . Les paiements sont effectués la plupart du temps après réception et acceptation par l’organisme du rapport scientifique (transmis par le responsable scientifique du projet) et du rapport financier (transmis par la Délégation en accord avec le responsable scientifique). P. 03 Service financier et comptable – le pôle ressources 4

2 – Savoir compléter un dossier de contrat 2.1 – Documents juridiques (pour tous les contrats) Copie de la convention ou de l’arrêté ou de la décision Copie des avenants Ces documents doivent être dûment signés des parties Copie des annexes et en particulier de l’annexe financière P. 04 Service financier et comptable – le pôle ressources 5

2 – Savoir compléter un dossier de contrat 2.2 – Documents Financiers 2.2.1 – Documents financiers (pour tous les contrats) Copie des courriers transmis par la Délégation Courrier transmis lors de la prise en charge (annexe n°1) Courrier des mises en place des crédits (annexe n°2) Copie de la fiche de prévision des dépenses sur toute la durée du contrat (annexe n°3) Copie de la fiche financière et budgétaire du contrat (annexe n°4) P. 05 Service financier et comptable – le pôle ressources 6

Prévisions de Dépenses (annexe n°3)

Fiche budgétaire – Annexe n°4

2 – Savoir compléter un dossier de contrat 2.2 – Documents Financiers 2.2.1 – Documents financiers (pour les contrats justifiables) Copie des pièces justificatives de dépenses En laboratoire Déplacement : Ordres de Missions Factures FRAM Factures de location de véhicule Frais de réception : Factures et attestations indiquant le rattachement au projet Autres dépenses : Factures fournisseurs ou pièces de valeur probante équivalente Toutes ces pièces doivent être rangées au fur et à mesure dans votre pochette de justification P. 06 Service financier et comptable – le pôle ressources 10

2 – Savoir compléter un dossier de contrat 2.2 – Documents Financiers 2.2.1 – Documents financiers (pour les contrats justifiables) Copie des pièces justificatives de dépenses En Délégation Déplacement : Etat liquidatif des Ordres de Missions Personnels : Feuilles de temps, copie des contrats de travail, bulletins de salaire, etc…… P. 07 Service financier et comptable – le pôle ressources 11

2 – Savoir compléter un dossier de contrat 2.3 – Tableaux de suivi Des installations de crédits Export des mises en place à partir des l’Histos-Labo mensuels – Fichier intitulé : ECCU-MEP_0019_XXXX.xx Des dépenses réalisées sur le contrat Export des des dépenses à partir des l’Histos-Labo mensuels – Fichiers intitulés : Pour la situation budgétaire : HISTO-BUD_0019_XXX.csv ou pdf Pour les factures d’achats: HISTO-FAC_0019_XXXX.csv ou pdf Pour les Missions : HISTO-MIS_0019_XXXX.csv ou pdf Pour les liquidations des salaires : HISTO-FAE_0019_XXXX.csv ou pdf Des CDD engagés sur le contrat Voir modèle ci-joint (annexe n°05) Des échéances de justification Voir modèle ci-joint (annexe n°06) P. 08 Service financier et comptable – le pôle ressources 12

Modèle de fiche de suivi des CCD engagés sur le contrat (annexe n°05)

Modèle de calendrier de suivi des dates de justifications (annexe n°06)

3 – Savoir trouver les informations pour établir le relevé de dépenses 3.1 – Convention, Annexes, Plan de financement……. Exercices P. 09 Service financier et comptable – le pôle ressources 15

3 – Savoir trouver les informations pour établir le relevé de dépenses 3.2 – Documentation sur les règles générales d’attribution de certaines aides Quelques adresses * ANR : http://www.agence-nationale-recherche.fr/documents/uploaded/2007/reglement-modalites-attribution-aide.pdf * ADEME : http://www2.ademe.fr/servlet/KBaseShow?sort=-1&cid=96&m=3&catid=12372 * FEDER – Région HN http://WWW.europe-haute-normandie.fr P. 10 Service financier et comptable – le pôle ressources 16

Il doit être rempli régulièrement à l’aide de l’Histo-Labo 4 – Justifications des dépenses 4.1 – Le tableau de relevé de dépenses C’est un état qui doit comporter au minimum : Le numéro du contrat ou de la décision Le libellé et la durée de l’opération Le laboratoire bénéficiaire La période justifiée Les différents postes de dépenses (investissement, fonctionnement (salaire, missions, consommables, frais généraux, ……) et leurs montants Le nom du fournisseur Le numéro et la date de la facture Le montant HT de la dépense Le numéro et la date de paiement de la pièce comptable Il doit être rempli régulièrement à l’aide de l’Histo-Labo (annexes n°7 et n°8) P. 11 Service financier et comptable – le pôle ressources 17

Modèle N° 1 : Tableau CPER – Annexe n°7

Modèle n° 2 : Tableau ANR – Annexe n°8 Service Financier et comptable – le pôle ressources 19

4 – Justifications des dépenses 4.2 – Les dépenses éligibles Elles doivent être strictement rattachées à la réalisation de l’opération Elles doivent être conforme à l’annexe financière jointe au contrat Elles doivent être réalisées durant la période d’exécution de l’opération Elles doivent être imputées sur les EOTP ouverts au titre de(s) l’(es) opération(s) Elles doivent être classées dans le relevé de dépenses suivant les différentes rubriques prévues au plan de financement du projet et, dans chaque rubrique et sous-rubrique dans l’ordre de l’histo-labo P. 12 Service financier et comptable – le pôle ressources 20

4 – Justifications des dépenses 4.3 – Transmission et contrôle du justificatif Plusieurs justifications en cours d’exécution Aux échéances prévues au contrat ou pour les subventions d’équipements au fur et à mesure des acquisitions Une seule justification en fin de contrat Au nimimun, une fois par an Le relevé de dépenses doit être accompagné du double ou du scan des factures correspondantes. (attention : ne pas transmettre les factures de votre pochette de justification mais bien une copie) P. 13 Service financier et comptable – le pôle ressources 21

4 – Justifications des dépenses 4.3 – Transmission et contrôle du justificatif Contrôle par le SFC Présence des pièces L’éligibilité des dépenses Respect du plan de financement Exactitude des données indiquées sur le relevé Etc, ……….. Aller / Retour possible avec le laboratoire si problème constaté donc attention au délai de transmission Envoi du relevé de dépenses dûment signé et des pièces demandées par le SFC aux financeurs P. 14 Service financier et comptable – le pôle ressources 22