Journée d’étude des agents comptables d’universités 7 octobre 2011 Accélération des délais de clôture en milieu universitaire : retours d’expérience et modalités pratiques Journée d’étude des agents comptables d’universités 7 octobre 2011

Sommaire L’accélération des délais de clôture : une opportunité d’amélioration du pilotage budgétaire et comptable Comment mener un projet de réduction des délais de clôture Exemples d’actions permettant de réduire les délais de clôture

L’accélération des délais de clôture : une opportunité d’amélioration du pilotage budgétaire et comptable

Une opportunité d’amélioration du pilotage budgétaire et comptable Enjeux stratégiques et de pilotage Répondre à une exigence de la Tutelle lui permettant d’accélérer les délais de clôture et de fiabiliser les comptes de l’Etat Améliorer le pilotage et accélérer la prise de décisions  Une vision tournée vers le futur Enjeux opérationnels Améliorer le contrôle interne et le contrôle budgétaire durant la phase transitoire Accroître la fréquence de mise à jour des informations  La contrainte de rapidité conduit à améliorer l’efficacité des processus Enjeux de communication Accélérer la présentation de données financières utiles pour obtenir des financements  Des réponses plus rapides aux attentes des parties prenantes

Les tendances observées dans le secteur privé Sociétés du CAC 40 Sociétés moyennes et petites Etat des lieux dans les universités Publication en 30 jours Publication des états financiers à J+90 Clôture de la comptabilité générale en 2 jours Publication des états financiers à J+120 Clôture de la comptabilité générale à J+30 Véritable programme de transformation Logique de rupture Vision prospective des chiffres Adaptation des méthodes de clôture et des systèmes Amélioration de la structure et de la qualité des données Adaptation des systèmes d’information Priorité donnée à la qualité de la clôture

Comment mener un projet de réduction des délais de clôture

Les facteurs clés de succès d’un projet de réduction des délais de clôture Une impulsion de la direction générale et une implication de tous les acteurs Un pilotage en mode projet Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de l’année et un système d’information adapté Une remise à plat des procédures d’arrêté des comptes dans un souci d’anticipation Une communication au fil de l’eau avec les commissaires aux comptes sur l’évolution du projet

Un pilotage en mode projet Coordination et gestion du projet Lancement du projet Analyse des SI, des procédures de contrôle interne et d’arrêté des comptes Diagnostic et recensement des leviers d’optimisation Définition d’un plan d’actions sur la base de scénarii Suivi et mise en œuvre des actions Une conduite de projet réussie repose sur les principes directeurs suivants : Une approche méthodologique définie, validée, partagée et déclinée Un calendrier défini et suivi Une organisation des responsabilités et de la coordination entre les différents acteurs contribuant au projet Une structure de pilotage efficace

Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de l’année et un système d’information adapté Une démarche qui s’appuie sur une évaluation du contrôle interne et la cartographie des risques La qualité du dispositif de contrôle interne comptable et financier influence directement la qualité comptable et le délai de révision de comptes L’accélération des délais de clôture nécessite de prioriser les différentes étapes de l’arrêté des comptes en fonction : des enjeux et des risques de chaque processus de la qualité du contrôle interne La cartographie du contrôle interne comptable et financier sera un outil précieux pour mener ce projet de manière pertinente Un diagnostic des systèmes d’information Réaliser un état des lieux du niveau d’automatisation et d’intégration des systèmes Identifier les leviers d’optimisation des états de contrôle S’assurer qu’il permet d’arrêter les opérations comptables et financières en amont de la date de clôture

Une remise à plat des procédures d’arrêté 1. Identifier et formaliser dans un calendrier les différentes étapes de l’arrêté des comptes : Intervenants, tâches, dates de réalisation au plus tôt et durée de chaque tâche Partir de l’étape d’alimentation des systèmes opérationnels amont jusqu'à la production des documents finaux (compte financier, annexes, rapport annuel de performance, etc.…) 2. Identifier les zones d’inefficience : risque d’erreur, de surcoût, de non qualité, de non obtention de la donnée, de non respect des délais En lien avec la cartographie des risques En précisant pour chaque cause d’inefficience Les sources potentielles d’optimisation Leur difficulté et coûts de mise en œuvre Les gains en découlant En intégrant les constats résultant du diagnostic des SI 3. Identifier les leviers d’optimisation pour y remédier

Une remise à plat des procédures d’arrêté : exemples de leviers d’optimisation Thèmes Etapes de travail Acteurs Utilisation d’estimations Identifier les cycles pouvant faire l’objet d’estimations : provisions, passifs sociaux, … Définir les méthodes d’estimation Tester et documenter la méthode La valider avec les CACs DSF Agence Comptable Anticipation du calcul de la paie Définir une méthode d’arrêté anticipé de la paie Adapter les outils et optimiser les interfaces DRH, Service Paie DSI Accélérer la comptabilisation des charges Mise en place d’un service facturier Agence comptable Composantes Refonte du processus de rapprochement des soldes avec les filiales Cartographier les principaux types de flux Définir un calendrier commun Adapter les règles de facturation, règlement, déclaration et rapprochement Utiliser le cas échéant un outil d’aide à la déclaration/rapprochement Direction des Systèmes d’Information Direction des filiales

Une remise à plat des procédures d’arrêté 4. Prioriser les leviers potentiels d’optimisation en fonction des risques et contraintes 5. Intégrer les leviers retenus dans un plan d’actions suivi Etapes Solutions Mise en œuvre Rapide Elimination des défauts évidents Facile Moyen terme Modification des méthodes de travail Moyenne Long terme Refonte structurelle Difficile

Exemple de calendrier de clôture cible d’une société (jour J = 31/12) Principaux cycles Date d’arrêté Immobilisations J-30 Transactions avec les filiales Stocks J-30 (selon activité) Paie J-10 Fournisseurs J-5 Clients J Trésorerie Ecritures d’inventaire J+1 Revue et validation de la balance générale J+2 Arrêté de la balance générale J+10 Dossier de révision J+15 Information financière J+30 Audit final des comptes J+20 à J+30 Envoi des dossiers au CA J+35 CA J+40

Exemples d’actions permettant de réduire les délais de clôture

La réalisation d’une clôture intermédiaire revue par les commissaires aux comptes Arrêté ou préparation des principales opérations comptables et financières en amont de la clôture (cf exemples ci après) Principaux bénéfices d’une telle démarche : Anticipation des problématiques Maintien/ renforcement de la qualité Plus de temps consacré à des travaux à valeur ajoutée Renforcement du travail en équipe auquel toutes les composantes de l’Université vont être amenées à contribuer Une clôture intermédiaire est donc réalisée en toute sérénité La garantie d’une phase finale de l’audit sans surprise  Pour les universités, il pourrait être envisagé de positionner cette clôture intermédiaire au 31 octobre de chaque année

Exemples d’opérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (1/3) Les amortissements et les immobilisations Lancer le calcul des dotations et neutralisations Circulariser les composantes pour s’assurer que toutes les sorties d’immobilisations ont été communiquées à l’Agence Comptable Saisir toutes les fiches d’immobilisation collectées en attente S’assurer que tous les comptes techniques ont été affectés Les subventions d’investissement Mettre à jour le tableau de suivi des subventions d’investissement indiquant leur rattachement aux immobilisations financées S’assurer que toutes les subventions perçues ont été identifiées

Exemples d’opérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (2/3) Recettes Identifier les encaissements reçus parmi les recettes à classer Réaliser un maximum de titres de recettes (réactivité de l’Etat et des Régions attendue et nécessaire sur le sujet) Pour les recettes étalées sur plusieurs exercices (type contrats de recherche pour les SAIC ou formations), établir un tableau de suivi des recettes en fonction de leur période de rattachement Les subventions gérées en ressources affectées S’assurer que les charges et produits sont correctement enregistrés sur la période comptable à partir d’un tableau de suivi des subventions Les opérations avec les filiales Envoyer les états de rapprochement des comptes de produits, charges, dettes et créances aux filiales Analyser les éventuels écarts identifiés par les filiales

Exemples d’opérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (3/3) Les achats S’assurer qu’aucun retard n’a été accumulé sur les services faits : revue des commandes ouvertes et des engagements non soldés Lancer l’écriture de comptabilisation des factures non parvenues Enregistrer et acter les DBM en amont de la clôture (idéalement avant le 30 septembre) Les provisions pour risques et charges Circulariser le service juridique et les autres services (DRH, …) afin de prendre connaissance de tous les litiges en cours La paie Réaliser des estimations sur les provisions relatives à la paie (heures complémentaires, congés payés, CET…) Présenter les méthodes d’évaluation retenues aux commissaires aux comptes S’assurer que tous les mois de paie ont bien été comptabilisés