Séminaire de formation Cycle Inventaire Physique Méthodes d’Audit Cycle Inventaire Physique 2005 Ne pas hésiter à trouver des exemples vécus Penser aux aspects matériels Horaires Tenue vestimentaire adaptée Insister tout le long du cycle sur la nécessité D’assister physiquement à l’inventaire De veiller sur place à la formalisation (visas) des éléments inventoriés De disposer des états informatiques avant l’inventaire D’identifier sur place les écarts entre stocks informatique / comptable et le stock compté D’identifier les explications permettant de rationaliser les écarts De veiller aux zones de stockage délocalisées De récupérer les derniers / premiers bons d’entrée / sortie pour les travaux de cut off De suivre postérieurement à l’inventaire le suivi des points (écarts / cut off) De formaliser le dossier De synthétiser les travaux dès la fin de l’inventaire et après récupération des données

Revue du contrôle interne Mémo de synthèse Exploitation au final S O M M A I R E Introduction Fondamentaux comptables Approche de la démarche d’audit Objectifs d’Audit Revue du contrôle interne Mémo de synthèse Exploitation au final Conclusion Rôle et responsabilité de l’assistant

Fondamentaux comptables Les principes français sont globalement en adéquation avec les principes IFRS (IAS 2) Obligation annuelle de pratiquer un inventaire physique (la date n’étant pas obligatoirement le 31 décembre) Prévoit l’enregistrement des stocks à la valeur de recouvrabilité, c’est-à-dire : Coût d’achat (prix d’achat, frais de transport, de manutention et frais de la fonction achat) Dépréciation en fonction de l’état du stock (obsolescence, usure, défaut, ancienneté) Dépréciation complémentaire pour ramener la valorisation au prix de revente sur le marché, si celui-ci est inférieur à la valeur nette du stock La nomenclature des stocks est légèrement modifiée, à savoir : Les stocks de pièces de rechange sont classés en actifs immobilisés

Cycle Inventaire Physique OBJECTIFS D’AUDIT

DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE CONCERNE L’ENTREPRISE Risques généraux DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Existence Obsolescence … Vétusté EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT

Objectifs d’audit OBJECTIFS TRAVAUX réalité concerne l’entreprise sans oubli (exhaustivité) sans double emploi dans le bon compte pour le bon montant sur la bonne période TRAVAUX revue du contrôle interne contrôle de pièces apurement, circularisation méthodes et principes comptables contrôle de pièce, dépréciation, opérations en devises test de cut-off,

L’inventaire physique : Pourquoi? Obligation légale Nécessité de gestion Production Commercial Norme d’audit Objectif : valider la réalité du stock en quantité Obligation légale Article 8 du code de commerce Obligation fiscale Article 54 du CGI Obligation comptable PCG, CNCC De plus, le contrôle de l ’inventaire physique est une composante essentielle du contrôle du cycle stocks : l’un des objectifs du contrôle des comptes de stocks est de s’assurer que les montants inscrits dans les comptes annuels représentent tous des produits physiquement identifiables qui appartiennent à l’entreprise.

Cycle Inventaire Physique REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

Revue du contrôle interne 2.1 Connaissances des opérations 2.2 Principes d’organisation 2.3 Audit de l’inventaire physique 2.4 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne

2.1 Connaissance des opérations Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - méthodes de valorisation des stocks et en-cours - coûts de revient - mode et prise en compte des écarts d’incorporation, - méthodes retenues pour la dépréciation des stocks, RECENSEMENT Production Circuits d’approvisionnement Stocks et en cours de production Lieux de stockage

2.2 Principes d’organisation des inventaires 2.2.1 TYPES D’INVENTAIRES 2.2.2. PROCEDURE D’INVENTAIRE

2.2.1. Types d’inventaires DEUX TYPES D’INVENTAIRES PHYSIQUES INVENTAIRE ANNUEL INVENTAIRES TOURNANTS NECESSITE D'UNE ORGANISATION RIGOUREUSE : Inventaire tournant : système qui consiste à compter l ’intégralité du stock réparti sur une année PROCEDURE ECRITE SYSTEMES D ’INFORMATIONS FIABLES

2.2.2. Procédure d’inventaire La procédure d’inventaire doit prévoir : Planning détaillé et intervenants Arrêt de l'activité (ou procédure d'exception) Techniques de comptage Maîtrise de l'exhaustivité Maîtrise du cut off Auto-controle des comptages (double comptage systématique ou par exception)

2.2.2. Procédure d’inventaire Planning / Intervenants : Précise les dates, heures et modalités d ’arrêt des sites inventoriés Précise les noms et fonctions des intervenants Informations fournies aux CAC APPRECIER LA PROCEDURE ET LE RESPECT DE LA SEPARATION DES FONCTIONS

2.2.2. Procédure d’inventaire Arrêt de l’activité : Le plus souvent arrêt complet avec zones particulières pour : réceptions en cours d'inventaire expéditions en cours d'inventaire S ’ASSURER DE L ’ARRET DES MOUVEMENTS EN STOCKS

2.2.2. Procédure d’inventaire Techniques de comptage : Unités de mesure unitaires clairement précisées Modalités : comptage, pesée, jaugeage ! Attention à la formation du personnel VERIFIER QUE LES UNITES DE COMPTAGES SONT IDENTIQUES AUX UNITES DE GESTION

2.2.2. Procédure d’inventaire Maîtrise de l’exhaustivité : S’assurer de la couverture par l’inventaire de l’ensemble des zones de stockage S’assurer de l’étiquetage clair de l’ensemble de zones inventoriées Délimitation précise des lieux de stockage : internes sur des lieux de stockages extérieurs détenus pas des tiers détenues pour le compte de tiers Appréciation de la procédure d’inventaire des sites inventoriés par tiers

2.2.2. Procédure d’inventaire Maîtrise du cut off : BONS D'EXPEDITION Identification claire des listings de stocks avant et après inventaire BONS DE RECEPTION BONS DE TRANSFERT

2.2.2. Procédure d’inventaire Auto-contrôle du comptage : Double comptage systématique Double comptage sélectif Troisième comptage systématique en cas d’écart

2.3 Audit de l’inventaire physique 2.3.1. Préparation de l’intervention 2.3.2. Assistance à l’inventaire physique

2.3.1. Préparation de l’intervention Consulter le programme de travail du manuel d’audit Obtention et analyse critique des procédures Revue des dossiers de l’année précédente Se faire communiquer les dates et lieux d’intervention Programme de travail : Lire les instructions établies par la société et s’assurer qu’elles permettront d’effectuer convenablement les travaux. S’attacher particulièrement aux points suivants : - formalisation (procédure écrite, orale…) - distribution : à qui ? Est ce que les équipes de comptage en ont eu connaissance - organisation physique des aires de stockage avant inventaire - méthode de détermination des quantités (comptage, pesage et unité) - identification des articles recensés, du stade d ’avancement des travaux en-ours, des articles pouvant appartenir à des tiers, des articles détériorés ou à rotation lente (dépréciation) ou assorti d’une date de péremption - traitement des mouvements pendant l ’inventaire : et surtout réceptions et expéditions - composition et responsabilité des équipes de comptage - zones affectées à chacune des équipes - composition des équipes de contrôle et méthode de contrôle - rapprochement entre quantités recensées et inventaire permanent - présentation des étiquettes de comptage - contrôle séquentiel des étiquettes à l ’émission et au retour - contrôle de centralisation Prise de contact avec le RM

2.3.2. Assistance à l’inventaire physique Visiter les lieux de stockage Apprécier le respect des procédures Exhaustivité des comptages Compréhension par le personnel des travaux effectués Arrêt des mouvements Effectuer des contrôles de comptage par sondage Relever les stocks obsolètes ou à rotation lente Relever les éléments relatifs à la séparation des exercices En cas d’inventaire tournant : vérifier que le programme des comptages a bien couvert tous les stocks au moins une fois dans l’année. assister à certains comptages pour vérifier que les procédures sont correctement appliquées. vérifier le dépouillement des sondages effectués et la prise en compte des écarts identifiés. récapituler les écarts sur l’année et s’assurer qu ’ils ne sont pas significatifs. pour les stocks détenus par des tiers ou pour des tiers : appliquer la procédure de confirmation directe ou assister aux prises d’inventaire physique. pour les marchandises en transit, rapprocher les données des documents d’expédition, factures de douanes… contrôler la réception de ces marchandises par la suite. En cas d’inventaire exhaustif annuel : Ne pas hésiter à demander un plan de l’usine et/ou des zones à inventorier. S’il n’en existe pas, faire un dessin sommaire pour indiquer quelles sont les zones inventoriées et comment sont répartis les stocks. Si le plan existe, faire un tour dans l ’usine et s ’assurer que les zones indiquées sur papier sont clairement séparées et notamment : les stocks obsolètes, les aires de réception et expédition, les stocks n’appartenant pas à l’entreprise.

2.3.2. Assistance à l’inventaire physique Contrôle des comptages : ! Attention : Contrôler n’est pas faire l ’inventaire Relever toutes les informations permettant une exploitation ultérieure : n° de référence lieu n° étiquette description stade d'avancement pour les en-cours unité de mesure quantité comptée société quantité comptée par M&G observations Parler des différents problèmes possibles : "comptage" par une jauge utilisation de balance compteuse stocks non facilement accessibles : dans des cartons, chambres froides, ... ou non identifiables report direct des fiches de stocks sur les étiquettes sans comptage etc … Ne jamais détruire les papiers de travail, même si on fait un mémo par la suite qui reprend les résultats de tests. Il est très important de garder une trace des contrôles qui ont été effectués. Prendre une copie des feuilles de comptage et étiquettes pour alimenter le dossier Ne pas oublier de se faire éditer en fin d’inventaire, l’historique d’inventaire afin de s’assurer de la correcte prise en compte des éléments inventoriés. De même, qu’il faudra demander l’état des écarts d’inventaire et leur analyse au client.

2.3.2. Assistance à l’inventaire physique Contrôle de l’exhaustivité : Omission de certaines références Possibilité de prise en compte par la société de quantités non présentes en stock RISQUE : Présence d’une (et une seule) étiquette par stock Vérification des séquences numériques des étiquettes utilisées annulées non utilisées Se faire communiquer l'ensemble des séquences attribuées

2.3.2. Assistance à l’inventaire physique Contrôle de cut off : RELEVER LES NUMEROS AVANT ET APRES INVENTAIRE DES : bons de livraison bons d'expédition bons de transfert inter-dépôt POUR EXPLOITATION ULTERIEURE

2.4 Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques La revue du contrôle permet d ’orienter les travaux au final. Plusieurs cas de figures se présentent : Le contrôle interne est fiable: les travaux sont donc allégés. Par exemple: le travail sur les rapprochements bancaires se limitera au cadrage des soldes comptable et bancaire et à la revue de la nature des écritures en rapprochement (pertinence et absence de montants aberrants); la revue des frais financiers se limitera à un test de cohérence du coût de l ’endettement par rapport à l ’endettement moyen; La revue du contrôle interne révèle des faiblesses: nous devons effectuer de nouvelles diligences. Par exemple : si le contrôle interne relatif aux opérations de trésorerie est insuffisant, il convient de s ’assurer que les recommandations formulées (renforcement du contrôle et analyse systématique des montants inhabituels en rapprochements) ont été respectées, par le contrôle sur pièces de la matérialisation du visa du supérieur et le contrôle par sondage des écritures en rapprochement.

Cycle Inventaire Physique MEMO DE SYNTHESE

3. Mémo de synthèse Rappel des objectifs poursuivis Présentation des données chiffrées : présentation synthétique éléments de la revue analytique - commentaires Récapitulatif des travaux effectués : indexé avec les sous sections Points notés (indexés avec les travaux) Conclusion Quand rédige-t-on le mémo de section ? Au fur et à mesure. Les objectifs poursuivis pourront être renseignés avant de commencer les travaux, et ce afin de s’assurer de la correcte compréhension des travaux que l’on va réaliser. La présentation des données chiffrées se fait après avoir établi la feuille maîtresse et effectué la revue analytique : cela permet ainsi d’axer les travaux sur les postes importants. La récapitulation des travaux et les points notés se font une fois que les travaux sont terminés : par soucis de clarté, on pourra référencer non seulement les travaux mais aussi les points notés La conclusion doit permettre à la personne qui relit les travaux de se faire une opinion sur les comptes; de comprendre la démarche d ’audit et de savoir quels sont les travaux qui ont été réalisés : - il faut éviter les phrases toutes faites - il faut prendre position : s’il reste des suspens qui ne permettent pas de conclure, on le dit. Il faut aussi prendre connaissance des points à suivre N-1 et les traiter !

3. Mémo de synthèse Tous les papiers de travail doivent être classés en section stock dans le dossier de contrôle : note de procédure note de synthèse feuilles de comptages liste des obsolètes contrôle du cut off contrôle des séquences… Les travaux doivent être revus par le RM

Cycle Inventaire Physique EXPLOITATION AU FINAL

4. Exploitation au final ANALYSE DU LISTING DE STOCK FINAL Validation de l’égalité quantité comptée / quantité en stock ANALYSE DU TRAITEMENT DES ECARTS D ’INVENTAIRE RELEVES LORS DES COMPTAGES L’exercice doit être réalisé par étapes en communiquant au fur et à mesure l’énoncé. L’énoncé comporte 13 pages : 1ère étape : pages 1 à 5 => communiquer l’énoncé puis procéder à la correction, 2ème étape : communiquer page 6 à 12 puis procéder à la correction 3ème étape : communiquer page 13 puis procéder à la correction. Exercice n°1

Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche Responsabilité directe des contrôles UN INVENTAIRE RATE EST IRRATTRAPABLE Prévenir immédiatement en cas de problème le RM ou sinon l'associé responsable